Đặc trng cơ bản của hình thức này:
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là:" Chứng từ- Ghi sổ". Việc ghi sổ kế
toán tổng hợp bao gồm:
+Ghi theo trình tự thời gian ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. +Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ Cái.
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ gốc Sổ chi tiết NVL Nhật ký-Sổ Cái TK 152 Bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng tổng hợp nhập –xuất tồn NVL Báo cáo tài
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ đợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm theo thứ tự ghi trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Và kèm theo chứng từ gốc.
Những chứng từ đó phải đợc kế toán trởng duyệt trớc khi ghi sổ kế toán. Các loại sổ kế toán chủ yếu theo hình thức này bao gồm:
-Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ -Sổ Cái TK 152
-Các sổ chi tiết nguyên vật liệu. Trình tự ghi sổ:
Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sau đó đợc dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào các sổ và thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng tiến hành khoá sổ để tính ra tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Tính ra tổng phát sinh Nợ, Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng tiền trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số d Có và Nợ của các tài khoản trên bảng cân đối phát sinh phải bằng số d của từng tài khoản trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Nh vậy, trong hình thức chứng từ ghi sổ, việc ghi sổ kế toán các hoạt động kinh tế tài chính đợc tiến hành tách rời giữa việc ghi theo trình tự thời gian (Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) với ghi theo hệ thống (Sổ cái tài khoản), tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái tài khoản, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) với ghi sổ kế toán chi tiết. Trong một số trờng hợp có sự kết hợp giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết trên Sổ Cái tài khoản (Sổ nhiều cột).
Việc kiểm tra đối chiếu số liệu ghi chép trên sổ kế toán cũng đợc tiến hành trên các bảng chi tiết số phát sinh và bảng đối chiếu số phát sinh nh trong hình thức sổ Nhật ký chung.
Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép thuận tiện cho phân công lao động kế toán, nh- ng nhợc điểm lớn nhất là công việc bị trùng lặp. Khối lợng công việc ghi chép nhiều, việc kiểm tra đối chiếu số liệu tồn vào cuối tháng nên công việc cung cấp số liệu báo cáo thờng chậm. Nó đợc áp dụng cho những doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, có nhiều cán bộ, nhân viên kế toán.
Qua những u nhợc điểm phân tích rõ ràng mỗi doanh nghiệp đều có thể tìm ra cho mình một giải pháp có thể phù hợp với doanh nghiệp họ.
Hình thức Nhật ký –Sổ Cái đợc tổng quát theo sơ đồ 1.9 – Trang 35 nh sau:
1.6.4. Hình thức sổ kế toán Nhật ký Chứng từ.– Đặc trng cơ bản của hình thức này:
+ Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.
+ Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán).
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 152 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
+ Kết hợp việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
+ Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập Báo cáo tài chính.
Các loại sổ kế toán chủ yếu đơc sử dụng ở hình thức này: -Nhật ký- Chứng từ
-Bảng kê -Sổ Cái
-Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào ác chứng từ gốc đã đợc kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký – Chứng từ hoặc bảng kê và sổ chi tiết liên quan.
Đối với Nhật ký- Chứng từ đợc ghi căn cứ vào bảng kê, Sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán và Bảng kê, Sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê sổ chi tiết vào Nhật ký- Chứng từ.
Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký- chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các Nhật ký- chứng từ với sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy tổng số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ Cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì đợc ghi trực tiếp vào sổ thẻ liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ Cái.
Số liệu tổng hợp ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập Báo cáo tài chính. Nh vậy trong hình thức Nhật ký – Chứng từ việc ghi sổ kế toán đợc kết hợp giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết ở một số bảng kê, Nhật ký –Chứng từ, các sổ kế toán đều ghi theo hệ thống kết hợp ghi theo trình tự thời gian đối với các hoạt động kinh tế tài chính cùng loại. Việc kiểm tra đối chiếu số liệu ghi trên Bảng kê, Nhật ký
chứng từ đợc tiến hành thờng xuyên và rất chặt chẽ nhờ mẫu sổ đợc bổ trí theo quan hệ đối ứng tài khoản.
Sơ đồ 1.10: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký- Chứng từ
Theo hình thức này, u điểm thể hiện ở: Giảm nhẹ khối lợng công việc ghi sổ kế toán do việc ghi theo quan hệ đối ứng ngay trên tờ sổ và kết hợp kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết ngay trên cùng một trang sổ. Việc kiểm tra đối chiếu số liệu đ- ợc tiến hành thờng xuyên ngay trên trang sổ, kịp thời cung cấp số liệu cho việc tổng hợp tài liệu theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính. Tuy nhiên hình thức này có nhợc điểm là mẫu sổ kế toán phức tạp nên không thuận tiện chi việc cơ giới hoá kế toán, công việc ghi sổ kế toán đòi hỏi cán bộ, nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng.
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ nhập xuất NVL Sổ chi tiết NVL Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4,5,6 Nhật ký– Chứng từ số 7 Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Sổ cái TK 152
Báo cáo tài chính Bảng kê Sổ chi tiết TK 331 Nhật ký liên quan Nhật ký- chứng từ số 5,6
Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ đợc áp dụng cho các đơn vị có quy mô lớn đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao. Nó không thích hợp với những đơn vị đã ứng dụng rộng rãi tin học trong kế toán.
Chơng II
Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại công ty dệt may hà nội
2.1. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Dệt may Hà Nội có ảnh hởng đến hạch xuất kinh doanh của công ty Dệt may Hà Nội có ảnh hởng đến hạch toán nguyên vật liệu.
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển.
Công ty Dệt may Hà Nội là một trong bốn doanh nghiệp nhà nớc lớn ở phía Bắc thuộc Tổng Công ty Dệt may Việt Nam (VINATEX). Công ty có đầy đủ t cách pháp nhân, hoạt động theo chế độ hạch toán kinh doanh độc lập, có trụ sở và con dấu riêng. Bao gồm tài khoản tiền Việt và tài khoản ngoại tệ tại Ngân hàng Công th- ơng Hai Bà Trng, Ngân hàng Ngoại thơng, Ngân hàng Indovinabank. Có bộ máy quản lý theo mô hình quản lý chức năng tham mu và hoạt động theo luật định doanh nghiệp nhà nớc.
Tên đầy đủ : Công ty Dệt May Hà Nội.
Tên giao dịch quốc tế: Ha Noi Textile and Garment Company. Tên viết tắt: HANOSIMEX.
Loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp nhà nớc.
Trụ sở chính: Số 1 Mai Động- Quận Hoàng Mai- Hà Nội. Tel: 04.8621463- 04.8622335.
Fax: 84-4-862334.
Hình thức sở hữu vốn: Quốc doanh.
Hình thức hoạt động: Sản xuất kinh doanh.
Những thời điểm lịch sử đáng nhớ:
*Ngày 7/4/1978, hợp đồng xây dựng nhà máy đợc ký kết chính thức giữa TECHNO-IMPORT Viet Nam và hãng UNIOMATEX(CHLB Đức)
*Tháng 2/1979: Công trình đợc khởi công.
*Tháng 4/1990 Bộ Kinh tế Đối ngoại cho phép xí nghiệp đợc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp, với tên viết tắt là HANOISIMEX.
*Ngày 30/4/1991: Chuyển đổi tổ chức hoạt động của nhà máy sợi Hà Nội thành xí nghiệp liên hiệp sợi - dệt kim Hà Nội (QĐ-138-cnn-tclđ ngày 30/4/1991)
*Ngày 19/6/1995: Công ty đổi tên là Công ty Dệt Hà Nội. (840-TCLĐ, ngày 19/6/1995- Bộ công nghiệp nhẹ)
*Ngày 28/2/2000: Đổi tên Công ty Hà Nội thành CÔNG TY Dệt may hà nội (QĐ-103-HĐQT ngày 28/2/2000)
Công ty Dệt May Hà Nội là một doanh nghiệp thuộc nhóm những doanh nghiệp hàng đầu của nghành Dệt – May Việt Nam. Có uy tín cao trên thị trờng trong nớc và quốc tế. Công ty đã có giai đoạn chuyển đổi hoạt động sản xuất kinh doanh từ cơ chế tập trung bao cấp sang cơ chế thị trờng, và giai đoạn thực hiện chiến lợc tăng tốc hội nhập quốc tế của ngành Dệt – May Việt Nam. Với chiến lợc lâu dài của công ty là không ngừng nâng cao năng suất lao động và chất lợng sản phẩm, đa dạng hoá mặt hàng. Từng thời kỳ công ty đã thực hiện chơng trình đầu t chiều sâu, đổi mới công nghệ sản xuất. Đầu t đa dạng hoá sản phẩm:
Ban đầu Công ty chỉ sản xuất các loại sợi đến nay các sản phẩm của công ty rất phong phú bao gồm: Sợi, vải DENIM, vải dệt kim, khăn bông các loại và sản phẩm may mặc bằng vải dệt kim - dệt thoi.
Công ty đã áp dụng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9000, tiêu chuẩn trách nhiệm xã hội SA8000...nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lợng quản lý thật sự.
Nh vậy, sau hơn 20 năm, tính từ thời điểm bàn giao đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh (ngày 21/11/1984) và 25 năm ngày khởi công xây dựng (tháng 2/1979). Mặc dù đã trải qua nhiều bớc thăng trầm nhng Công ty Dệt May Hà Nội vẫn đứng vững và ngày càng lớn mạnh với tốc độ phát triển nhanh và ổn định.
Công ty đã có những đóng góp không nhỏ cho Ngân sách Nhà nớc cũng nh cho nền kinh tế quốc dân, đợc thể hiện qua báo cáo kết quả kinh của một số năm gần đây nhất nh sau:
ĐVT: Triệu đồng
STT Chỉ tiêu 2001 2002 2003 2004 2005
1 Giá trị SX công nghiệp 498 376 592 409 699 889 807 415 923 200
2 Tổng doanh thu 474 878 556 199 668 319 868 757 967 020
3 Lợi nhuận 2 298 1 460 2 007 3 957 12 500
4 Nộp NSNN 4 288 5 293 3 175 4 252 6 327
Với sự cố gắng của toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty đã đợc Nhà nớc trao tặng trong những năm gần đây:
-1 Huân chơng độc lập hạng ba (Năm 2000) -1 Huân chơng lao động hạng nhất (Năm 2005) -1 Huân chơng lao động hạng nhì (Năm 2004) -1 Huân chơng lao động hạng ba (Năm 2000) -10 Bằng khen của Thủ tớng chính phủ
-Hàng trăm Cờ thởng, Bằng khen của thành phố và các bộ ngành.
Công ty luôn không ngừng học hỏi các doanh nghiệp đội bạn trong và ngoài nớc và phấn đấu nhằm đa công ty phát triển vững mạnh nhất.
2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.1.2.1 Chức năng của công ty:
-Tổ chức sản xuất kinh doanh, xuất khẩu các loại sản phẩm dệt may có chất lợng cao. Nhập khẩu các loại bông xơ, hoá chất, phụ tùng thiết bị.
-Thực hiện các hoạt động buôn bán với các đối tác trong và ngoài nớc.
2.1.2.2 Bộ máy tổ chức quản lý công ty.
Công ty Dệt May Hà Nội, do sản phẩm chủ yếu xuất khẩu, đòi hỏi chất lợng cao nên công tác tổ chức quản lý chất lợng đợc cán bộ lãnh đạo đặc biệt quan tâm. Công ty Dệt May Hà Nội thực hiện chế độ quản lý theo hình thức trực tuyến. Công ty áp dụng mô hình hệ thống chất lợng từ Giám đốc đến các phòng ban và đến các công nhân sản xuất.
Công ty Dệt May Hà Nội đã có những bớc phát triển vợt bậc luôn trên đà phát triển. Có đợc nh ngày hôm này là phần lớn nhờ vào công của bộ máy tổ chức quản lý của Công ty. Với đội ngũ cán bộ công nhân viên đảm nhận tốt chức vụ của mình một cách triệt để. Để hiểu rõ hơn về bộ máy công tác của Công ty ta lần lợt tìm hiểu từng phòng ban và nhiệm vụ của mỗi phòng đó. Sơ đồ bộ máy Công Ty đã thể hiện rõ ràng vị trí từng phòng ban và mối quan hệ qua lại giữa các phòng ban đó.
Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty Dệt May Hà Nội 2.1.2.3. Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận: + Tổng Giám Đốc : Tổng GĐ Phó tổng GĐ điều hành may Đại diện lãnh đạo HTQLCL và HTQLTN- XH GĐ điều hành GĐ điều hành dệt nhuộm GĐ điều hành QT- HC GĐ điều hành tiêu thụ nội địa Phòng KHTT N/M May1 N/M May2 N/M May3 N/M Maythời trang N/M May Đông Mỹ Trung tâm thí nghiệm Phòng KTTC Phòng KTĐT Phòng TCHC Thương Phòng mại Đại diện LĐ về sức khoẻ và an toàn N/M Sợi Phòng XNK N/M DN N/M Sợi Vinh N/M Dệt Denim TT cơ khí tự động hoá Nghành ống giấy Phòng đời sống N/M Dệt Hà Đông TT Ytế
Chức năng:
Điều hành mọi hoạt động của công ty. Nhiệm vụ :
Nhận vốn, đất đai tài nguyên và các nguồn lực khác do Tổng công ty giao. Sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn, xây dựng chiến lợc phát triển, và kế hoạch dài hạn. Hàng năm, dự án đầu t mới và đầu t chiều sâu, dự án hợp tác và đầu t với nớc ngoài, dự án liên doanh, các hợp đồng kinh tế có giá trị lớn, báo cáo tổng công ty và cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo tài chính tổng hợp, bảng cân đối tài sản của Công ty theo qui định của Nhà nớc và cấp trên phê duyệt sổ tay chất lợng, quy trình, các hợp đồng kinh tế, các hơp đồng mua bán hàng hoá, vật t thiết bị, danh sách nhà thầu phụ, các biện pháp xử lý khiếu kiện, chịu trách nhiệm cao nhất trớc khách hàng về chất lợng sản phẩm của Công ty.
+ Phó Tổng Giám Đốc (kiêm đại diện lãnh đạo phụ trách hệ thống chất lợng