c. Sử dụng vốn:
2.2. Thực trạng hoạt động Công ty cho thuê tài chính Ngân hàng Đầu t và phát triển Việt Nam:
phát triển Việt Nam:
2.2.1.Qui trình cho thuê tài chính tại Công ty:
Phòng kinh doanh xây dựng chính sách tiếp thị và phơng pháp tiếp cận với khách hàng thông qua việc thu thập thông tin về khách hàng, phân loại khách hàng theo loại hình doanh nghiệp, cử cán bộ tiếp xúc với khách hàng và giới thiệu về nghiệp vụ cho thuê tài chính với nhng thuận lợi của nó.
Hớng dẫn khách hàng về điều kiện tín dụng và lập hồ sơ thuê tài chính.
Khi khách hàng có đề nghị cho thuê tài chính, phòng kinh doanh có trách nhiệm trực tiếp hớng dẫn khách hàng, giải thích rõ ràng, đầy đủ điều kiện, tín dụng, thủ tục, hồ sơ xin thuê tài chính. Nội dung hớng dẫn bao gồm:
- Về điều kiện, thủ tục cho thuê tài chính. - Về lập hồ sơ cho thuê tài chính.
- Trong quá trình hớng dẫn khách hàng nếu khách hàng có yêu cầu những vấn đề cụ thể nh lãi suất, thời hạn thuê, cán bộ phòng kinh doanh xin ý kiến chỉ đạo cấp trên của Ban lãnh đạo trớc khi trả lời chính thức khách hàng.
Chú ý: Hồ sơ thuê tài chính phải do chính khách hàng lập, cán bộ phòng kinh doanh không đợc làm thay.
Thẩm định hồ sơ khách hàng:
Khi nhận đợc hồ sơ xin thuê tài chính của khách hàng gửi cho công ty, cán bộ phòng kinh doanh sẽ kiểm tra hồ sơ. yêu cầu khách hàng cung cấp những tài liệu còn thiếu và tiến hành thẩm định hồ sơ.
Thông thờng hồ sơ thuê tài chính gồm có: - Giấy tờ chứng nhận về t cách pháp nhân
+ Đối với cá nhân: Quyết định thành lập, giấy phép hoạt động, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, chứng chỉ hành nghề (nếu có), quyết định bổ nhiệm Giám đóc, Kế toán trởng v.v..
+ Đối với khách hàng đang có quan hệ thuê tài chính đối với công ty phải đố chiếu, kiểm tra tài liệu có liên quan đến t cách pháp nhân của khách hàng về thời hạn hiệu lực, nghành nghề kinh doanh để bổ xung các tài liệu còn thiếu.
- Đơn đề nghị xin thuê tài chính.
- Phơng án sản xuất kinh doanh đối với dự án thuê:
+ Bên thuê cần phải giải trình rõ dự định, mục đích, các điều kiện, để thực hiện phơng án, kế hoạch sử dụng tài sản thuê, tính toán hiệu quả kinh tế của tài sản thuê, nguồn trả nợ và kế hoạch trả nợ.
+ Các văn bản đợc cấp có thẩm quyền phê duyệt theo điều lệ quản lý đầu t và xây dựng có liên quan đến việc đầu t tài sản thuê nh: quyết định phê duyệt dự án, quyết định phê duyệt tổng mức đầu t, quyết định phê duyệt dợ án dự toán đầu t, quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu.
- Báo cáo tài chính trong hai năm gần nhất
- Các biện pháp bảo đảm an toàn cho tài sản thuê (bảo lãnh, thế chấp, tham gia góp vốn).
- Các giấy tờ khác có liên quan.
Điều tra, thu thập các thông tin về khách hàng thuê và dự án thuê tài chính :
Để quyết định đồng ý hay từ chối cho thuê, cán bộ phòng kinh doanh phải điều tra, thu thập và phân tích các nguồn thông tin về khách hàng bao gồm: thông tin do khách hàng cung cấp và thông tin do cán bộ công ty tự điều tra từ các nguồn thông tin ở các cơ quan có liên quan và thị trờng.
Các phơng pháp thu thập thông tin: - Phỏng vấn ngời thuê tài chính.
- Những thông tin từ các Ngân hàng có quan hệ thanh toán tiền gửi, tín dụng với khách hàng.
- Những thông tin do khách hàng cung cấp từ hố sơ vay vốn và sổ sách kế toán, báo cáo tài chính của bên thuê.
- Các thông tin từ các tổ chức có liên quan và thông tin từ thị trờng. - Điều tra thực tế tại nơi sản xuất kinh doanh của ngời đi thuê.
Phỏng vấn dự án thuê tài chính , đề xuất các vấn đề càn bổ xung để hoàn thiện dự án thuê tài chính.
Quyết định cho thuê:
Sau khi thẩm định dự án thuê và tiến hành điều tra thu thập thông tin tìm hiểu khách hàng thuê theo qui định, cán bộ phòng kinh doanh lập báo cáo thẩm định nêu rõ ý kiến của mình về dự án báo cáo cho Trởng phòng. Trởng phòng kinh doanh sau khi kiểm tra hồ sơ và báo cáo thẩm định trình Ban lãnh đạo công ty xem xét quyết định cho thuê hay từ chối, hay có ý kiến khác để làm căn cứ trả lời doanh nghiệp xin thuê.
Giám đốc hay Phó Giám đốc đợc uỷ quyền là ngời là ngời có thẩm quyền quyết định cho thuê hay từ chối cho thuê trên cơ sở tờ trình của phòng kinh doanh.
Những trờng hợp vợt mức giải quyết cho thuê với một khách hàng phải trình Tổng Giám đốc Ngân hàng Đầu t và phát triển Việt Nam phơng án giải quyết để Tổng Giám đốc xem xét quyết định.
Ký kết hợp đồng cho thuê tài chính và tiến hành các thủ tục để thực hiện hợp đồng:
Cán bộ phòng kinh doanh căn cứ mẫu hợp đồng theo qui định của Ngân hàng Nhà nớc để soạn thảo hợp đồng cho thuê tài chính và thực hiện đầy đủ các thủ tục để hợp đồng có hiệu lực.
Thanh toán tiền mua tài sản dùng để cho thuê tài chính:
Sau khi Ban lãnh đạo đã duyệt cho thuê, ký hợp đông thuê tài chính với bên thuêvà ky hợp đồng mua bán với bên cung ứng tài sản theo biên bản thoả thuận giữa bên thuê và bên cung ứng, phòng kinh doanh lập tờ trình đề nghị thanh toán căn cứ vào hợp đồng cho thuê tài chính và hợp đồng cung cấp thiết bị.
Phòng kế toán có trách nhiệm kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ tài sản thuê tài chính và thanh toán cho bên cung ứng theo tiến độ thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế sau khi kiêmt tra hồ sơ đầy đủ hợp lệ.
Hồ sơ gốc về thuê tài chính phòng kinh doanh bàn giao cho phòng quản lý hành chính theo dõi. Sau khi công ty thu hồi hết phí thuê (bao gồm cả gốc và lãi) công ty tiến hành thanh lý hợp đồng cho thuê tài chính.
Cán bộ phòng kinh doanh phải lu giữ đầy đủ một bộ hồ sơ thuê tài chính và các văn bản bổ sung trong suốt quá trình thu nợ, gia hạn nợ cho đến khi khách hàng trả hết nợ.
Giao tài sản cho bên thuê:
Khi hợp đồng mua bán đợc thực hiện, công ty tiến hành nghiệm thu và bàn giao tài sản thuê cho bên thuê với sự tham gia của Đại diện Ban Giám đốc, Đại diện phòng kinh doanh, đại diện phàng Kế toán - Hành chính.
Khi tiến hành nghiệm thu giao tài sản phải có biên bản nghiệm thu bàn giao với các nội dung chủ yếu: chi tiết các bộ phận của tài sản theo danh mục, chất lợng tài sản, tình trạng hoạt động của tài sản v.v..
Quản lý tài sản thuê trong quá trình cho thuê:
Tài sản thuê phải đợc thờng xuyên theo dõi, kiểm tra trong thời hạn thuê. Cán bộ tín dụng có trách nhiệm kiểm tra theo dõi tài sản thuê. ít nhât trong 6 tháng cán bộ tín dụng phải trực tiếp kiểm tra tài sản thuê một lần. Trờng hợp tài sản đặt ở xa, chi phái đi lại tốn kém, cán bộ tín dụng phải có tờ trình Ban lãnh đạo để ký hợp đồng hợp tác với chi nhánh, đề nghị Chi nhánh Ngân hàng Đầu t và phát triển kiểm tra, theo dõi tài sản thuê.
Cùng với công tác kiểm tra theo dõi tài sản thuê, cán bộ tín dụng còn phải thờng xuyên theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tình hình công nợ, khả năng trả nợ...
Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện bên thuê vi phạm hợp đồng cho thuê tài chính, cán bộ tín dụng phải báo cáo ngay Ban lãnh đạo để giải quyết. Thu phí, gia hạn nợ, điều chỉnh kỳ hạn thuê, miễn giảm phí thuê:
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm đôn đốc khách hàng thuê thanh toán tiền thuê( gốc và lãi ) đúng thời hạn thoả thuận trong hợp đồng cho thuê tài chính.
Trờng hợp bên thuê vì lý do khách quan dẫn đến tình hình sản xuất kinh doanh gặp khó khăn, việc trả tiền thuê gặp khó khăn. Nếu doanh nghiệp có văn bản đề nghị cho gia hạn nợ, điều chỉnh kỳ hạn thuê, hoặc xin giảm phí thuê. Khi đó, cán bộ tín dụng trình ban giám đốc để giải quyết. Nguyên tắc gia hạn thời hạn thuê không quá một nửa thời hạn thuê ban đầu. Khách hàng phải có phơng án trả nợ trong thời gian gia hạn khả thi.
Nếu có khoản nợ không có đơn đề nghị gia hạn nợ của khách hàng và không đợc công ty chấp thuận gia hạn nợ đã quá hạn trả, công ty phải tiến hàng chuyển nợ quá hạn và áp dụng các biện pháp kiên quyết để thu hồi nợ gốc và phí thuê. Cán bộ tín dụng có trách nhiệm lên phơng án thu hồi, thanh lý tài sản thuê và các phơng án khác để đề nghị bên thuê hoàn trả nợ trong thời gian trả nợ ngắn nhất.
Xử lý rủi ro:
Trong thời hạn thuê, nếu bên thuê gặp rủi ro trong sản xuất kinh doanh hay rủi ro xảy ra trực tiếp với tài sản thuê, theo hợp đồng cho thuê tài chính bên thuê sẽ có phơng án khắc phục rủi ro ngay lập tức, cán bộ tín dụng trình ban lãnh đạo để xử lý:
- Xây dựng phơng án giúp bên thuê khắc phục khó khăn, nhanh chóng ổn định tình hình sản xuất kinh doanh.
- Thu hồi tài sản thuê, tổ chức thanh lý tài sản thuê. - Đề nghị cơ quan bảo hiểm thanh toán tiền bảo hiểm.
- Đề nghị bên bảo lãnh cho bên thuê thực hiện trách nhiệm bảo lãnh. - Các biện pháp khác.
Thanh lý hợp đồng:
Sau khi bên thuê hoàn tất các nghĩa vụ quy định trong hợp đồng cho thuê tài chính, cán bộ tín dụng lập biên bản thanh lý hợp đồng cho thuê tài chính( CTTC), trình ban lãnh đạo công ty làm thủ tục thanh lý với bên thuê.
Trờng hợp bên thuê không nhận lại tài sản thuê, cán bộ tín dụng phải lập phơng án xử lý tài sản thuê theo nguyên tắc bảo đảm tính hiệu qủa.