* Thanh toán L/C nhập khẩu
- Tiếp nhận hồ sơ: Khách hàng nhập khẩu thanh toán bằng phương thức L/C thì phải lập hồ sơ gửi tới Sở bao gồm: Đơn xin mở L/C; Hợp đồng nhập khẩu (đối với doanh nghiệp nhập ủy thác, ngoài hợp đồng nhập khẩu phải có hợp đồng ủy thác nhập khẩu); Giấy phép nhập khẩu.
Sở cần xác định nguồn vốn đảm bảo khả năng thanh toán L/C của khách hàng. Trường hợp, khách hàng có nhu cầu xin vay thanh toán L/C bằng VND (để mua ngoại tệ) hay bằng ngoại tệ thì Sở xem xét giải quyết theo đúng qui định hiện hành về cho vay ngắn hạn (nội tệ hoặc ngoại tệ), và về quyền phán quyết cho vay của Tổng Giám đốc NHNo & PTNT Việt Nam, Khế ước nhận nợ sẽ được ký khi thanh toán L/C nhưng Sở phải ký hợp đồng tín dụng.Sở xác định mức ký quỹ đối với khách hàng dựa vào: uy tín của khách hàng, mặt hàng nhập khẩu, mức ký quỹ cạnh tranh của NHTM khác trên địa bàn (nếu có).
- Mở và phát hành L/C: Sau khi xem xét tính pháp lý của hồ sơ, tư cách khách hàng, nguồn vốn thanh toán... nếu chấp nhận thì Sở sẽ tiến hành mở L/C theo các phương thức sau:
Điện: Bằng Swift theo qui trình nghiệp vụ Swift của NHNo & PTNT Việt Nam; Bằng Telex có mã khóa của NHNo & PTNT Việt Nam.
Thư: Theo mẫu qui định của NHNo & PTNT Việt Nam và phải có đầy đủ chữ ký được ủy quyền (bản chính gửi qua đường bưu điện và gửi ngay qua Fax có ký hiệu mật về Sở đầu mối).
- Điều chỉnh L/C: Sau khi L/C đã được phát hành, nếu có nhu cầu tu chỉnh khách hàng phải lập giấy yêu cầu điều chỉnh gửi cho Sở, tu chỉnh tăng giá trị L/C Sở xem xét khả năng thanh toán của khách hàng cho số tiền tăng thêm. Nếu chấp nhận tu chỉnh thì yêu cầu khách hàng ký quỹ cho phần tăng thêm và tiến hành các bước tiếp theo như qui trình mở L/C.
Các tu chỉnh sửa đổi khác hoặc đề nghị hủy L/C: thực hiện khi có văn bản chấp thuận nội dung sửa đổi hoặc hủy L/C của bên bán và Ngân hàng thông báo. Sau khi nhận điện xác nhận của Ngân hàng thông báo thì thu phí tu chỉnh và hạch toán hoàn lại tiền ký quỹ (nếu hủy L/C).
+ Trường hợp khách hàng yêu cầu mở L/C xác nhận, trước khi mở L/C thanh toán viên phải kiểm tra: nguồn vốn thanh toán L/C đảm bảo chắc chắn, phí xác nhận. Khi mở L/C xác nhận, trong L/C phải chỉ ra tên địa chỉ đầy đủ của Ngân hàng xác nhận. Trường hợp Ngân hàng thông báo đồng thời là Ngân hàng xác nhận thì trong L/C phải ghi rõ: Đề nghị xác nhận của Ngân hàng ngài" "Please add your confirmation" (đối với
L/C mở bằng Telex và bằng thư) và chỉ rõ phí xác nhận do ai chịu. Trường hợp, Ngân hàng xác nhận yêu cầu ký quỹ, trên lệnh chuyển tiền ký quỹ phải yêu cầu họ trả lãi trên số tiền ký quỹ kể từ ngày họ nhận được tiền đến khi thanh toán xong L/C đó. Thanh toán viên phải theo dõi chặt chẽ và hạch toán tiền kỹ quỹ theo chế độ hiện hành.
Trong thời hạn hiệu lực của L/C mà Ngân hàng thông báo yêu cầu hủy L/C thì Sở phải thông báo ngay cho khách hàng và đề nghị họ trả lời bằng văn bản. Khi nhận được chấp nhận hủy L/C của khách hàng bằng văn bản phải điện ngay cho Ngân hàng thông báo biết đồng thời hủy số dư L/C. Nếu khách hàng không chấp thuận hủy L/C thì thông báo đến Ngân hàng thông báo, đồng thời yêu cầu khách hàng làm việc với bên bán. - Tiếp nhận kiểm tra chứng từ, trả tiền: Trường hợp L/C cho phép đòi tiền bằng điện: Khi nhận được điện đòi tiền của Ngân hàng nước ngoài, xác nhận chứng từ phù hợp, đơn vị đầu mối kiểm tra sự xác nhận mã (nếu bằng Telex) các mẫu điện theo qui định (nếu bằng Swift). Nếu hợp lệ, không có gì sai sót đơn vị đầu mối tự động trích tài khoản tiền gửi của Sở thanh toán cho Ngân hàng nước ngoài, đồng thời báo Nợ ngay cho Sở để ghi Nợ cho khách hàng trong cùng ngày làm việc.
Nếu điện đòi tiền của Ngân hàng nước ngoài chuyển thẳng về Sở thì trong vòng 03 ngày làm việc, Sở phải kiểm tra và trao đổi với khách hàng, để có lệnh cho đơn vị đầu mối ghi Nợ tài khoản tiền gửi của Sở thanh toán cho Ngân hàng nước ngoài.
Trường hợp, nhận được điện của Ngân hàng nước ngoài thông báo chứng từ không phù hợp, đơn vị đầu mối hoặc Sở thông báo ngay cho khách hàng chi tiết những điểm không phù hợp. Yêu cầu khách hàng trả lời bằng văn bản trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của NHNo & PTNT VN.
+ Nếu khách hàng chấp nhận thanh toán, thực hiện việc thanh toán như trên.
+ Nếu khách hàng không chấp nhận thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần, Sở phải điện báo ngay cho Ngân hàng nước ngoài biết.
Trường hợp L/C qui định đòi tiền bằng chứng từ: Khi nhận được bộ chứng từ nước ngoài xác nhận phù hợp, Đơn vị đầu mối kiểm tra. Nếu không có gì sai sót đơn vị đầu mối tự động trích tài khoản tiền gửi của Sở thanh toán cho Ngân hàng nước ngoài, đồng thời sẽ báo Nợ ngay cho Sở, Sở sẽ ghi Nợ ngay cho khách hàng trong cùng ngày làm việc.
Nếu bộ chứng từ chuyển thẳng về chi nhánh thì trong vòng 03 ngày làm việc, Sở phải kiểm tra và trao đổi với khách hàng để có lệnh cho đơn vị đầu mối ghi Nợ tài khoản của Sở thanh toán cho Ngân hàng nước ngoài. Lập phiếu kiểm nhận chứng từ và giao chứng từ cho khách hàng.
Nếu chứng từ không phù hợp với các điều diện qui định của L/C, thanh toán viên phải báo ngay cho người mua những điểm không phù hợp và yêu cầu họ trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của Ngân hàng phải có ý kiến bằng văn bản về bộ chứng từ đó. Đồng thời, phải điện báo cho Ngân hàng chuyển chứng từ và những điểm không phù hợp. Trên điện báo phải nêu rõ: "Chúng tôi đang giữ chứng từ và chờ sự định đoạt của các ngài" "We are holding the documents at your disposal". Việc thông báo cho Ngân hàng chuyển chứng từ không được quá 07 ngày làm việc của Ngân hàng kể từ ngày nhận chứng từ.
Trường hợp, nhận được chứng từ của Ngân hàng nước ngoài gửi đến nhờ thu theo L/C do chứng từ không phù hợp, khi nhận được thông báo của đơn vị đầu mối, Sở phải thông báo cho khách hàng và nêu rõ các điểm không phù hợp... Yêu cầu khách hàng trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của Sở, phải có ý kiến bằng văn bản về bộ chứng từ đó:
+ Nếu chấp nhận thanh toán thì giao chứng từ cho khách hàng và thực hiện việc trả tiền như trên.
+ Nếu không chấp nhận thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần, phải thông báo ngay cho Ngân hàng chuyển chứng từ biết.
* Thanh toán L/C xuất khẩu
- Thông báo L/C, tu chỉnh L/C: Khi nhận được L/C hoặc sửa đổi L/C từ đơn vị đầu mối, thanh toán viên của Sở phải kiểm tra: xác nhận mã, mẫu chữ ký ủy quyền của Ngân hàng đại lý, mẫu Swift. Sau khi kiểm tra thấy hợp lệ, thanh toán viên lập thông báo theo mẫu qui định gửi khách hàng, lưu ý phải xóa khóa mã điện trên bức điện.
Những bức điện mở L/C hoặc sửa đổi L/C từ Ngân hàng đại lý gửi đến có xác nhận mã hợp lệ (nếu bằng Telex) hoặc theo mẫu qui định (nếu bằng Swift) được coi là văn bản thực hiện. Nếu có xác nhận bằng văn bản gửi đền thì xác nhận đó không có giá trị.
Trường hợp, nhận được bức điện của Ngân hàng đại lý ghi: "các chi tiết đầy đủ gửi sau" "Full details to follows" hay một câu có nội dung tương tự, trên thông báo gửi khách hàng phải ghi rõ: "thông báo sơ bộ, chưa có hiệu lực thi hành".
Khi nhận được bản L/C hoặc sửa đổi chi tiết, thanh toán viên kiểm tra như qui định và thông báo cho khách hàng. Thư thông báo L/C hoặc sửa đổi L/C được làm thành 2 bản, 1 bản giao cho khách hàng, 1 bản lưu tại hồ sơ L/C. Thanh toán viên giao thông báo kèm L/C hoặc sửa đổi L/C gốc cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký nhận vào bản lưu của Ngân hàng.
- Tiếp nhận, kiểm tra, gửi chứng từ và đòi tiền: Khi nhận được thư yêu cầu thanh toán kèm chứng từ do khách hàng xuất trình cùng bản gốc L/C và các điều chỉnh liên quan (nếu có) thanh toán viên phải kiểm tra số lượng chứng từ, loại chứng từ và ghi rõ giờ ngày xuất trình và ký nhận.
Việc kiểm tra chứng từ phải thực hiện khẩn trương ngay sau khi nhận được đầy đủ chứng từ của khách hàng và phải đảm bảo đúng qui định các qui tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ ấn bản số 500.
Khi kiểm tra chứng từ, thanh toán viên kiểm soát viên, phụ trách phòng phải ghi ý kiến của mình trên phiếu kiểm tra chứng từ, trước khi lập thư gửi chứng từ hoặc lập điện đòi tiền chuyển cho đơn vị đầu mối để đòi tiền Ngân hàng nước ngoài, hoặc thông báo cho khách hàng (nếu chứng từ có sai sót), trình Giám đốc ký duyệt.
Sau khi kiểm tra chứng từ: Chứng từ phù hợp với L/C, chứng từ được gửi và đòi tiền theo qui định của L/C.
Đối với L/C cho phép đòi tiền bằng điện trên thư gửi chứng từ phải ghi rõ: Chứng từ đã được đòi bằng điện ngày... tránh thực hiện 2 lần.
Chứng từ không phù hợp với L/C:
+ Thông báo cho khách hàng biết khi sửa đổi L/C nhờ thu. Chứng từ xuất trình không phù hợp với điều kiện, điều khoản L/C, khách hàng không thể sửa chữa được, trên thư hoặc điện đòi tiền gửi Ngân hàng nước ngoài thông qua đơn vị đầu mối phải nêu rõ các khoản không phù hợp và yêu cầu trả tiền nếu được chấp nhận (sử dụng theo mẫu qui định, nếu bằng Swift).
+ Trường hợp chứng từ không phù hợp thì không được gửi lệnh đòi tiền cho Ngân hàng hoàn trả mà yêu cầu Ngân hàng mở L/C khi chấp nhận thanh toán điện báo cho NHNo & PTNT Việt Nam (Ngân hàng đòi tiền) để đòi tiền Ngân hàng hoàn trả.
+ Chứng từ xuất trình không phù hợp với L/C, mặc dù có thể sửa chữa thay thế được nhưng nếu khách hàng không đồng ý với ý kiến của Ngân hàng, thanh toán viên yêu cầu khách hàng phải ký bảo lưu và chịu trách nhiệm về những điểm không phù hợp đó nếu nước ngoài từ chối thanh toán và tiến hành lập thủ tục đòi tiền gửi kèm chứng từ như qui định.
Biểu 4: Kết quả thanh toán L/C
Loại ngoại
tệ
Năm 98 Năm 99 Năm 2000 Quý I/2001 Số mó n Số tiền Số mó n Số tiền Số mó n Số tiền Số mó n Số tiền USD 8 117.289,26 112 20.440.120 160 36.729.953 22 4.067.014 FRF 2 233.483 1 101.715 DEM 5 604.067 5 407.046 3 121.475 JPY 1 1.488.265 2 2.700.000 1 5.248.800 SGD 1 8.220 2 120.825 GBP 2 1.714 1 150 EUR 2 25.185 5 150.080 8 123 173 31
(Nguồn: Báo cáo kết quả thanh toán quốc tế năm 98, năm 99, năm 2000, quý 1 năm 2001)
Qua bảng số liệu trên ta thấy phương thức thanh toán L/C của Sở ngày càng phát triển không chỉ về số món mà cả về giá trị thanh toán. Mặc dù so với các Ngân hàng khác
thì đây vẫn là một con số khiêm tốn nhưng cũng thấy rõ là khách hàng sẽ ngày càng tin tưởng hơn vào Sở giao dịch I nói riêng và vào hệ thống NHNo VN nói chung. Cụ thể:
Đơn vị: USD Chỉ tiêu 1998 1999 2000 Số món Số tiền Số món Số tiền Số món Số tiền
Thông báo và đòi tiền L/C xuất
2 17.000 4 15.000 20 2.303.281
Mở và thanh toán L/C
6 100.289 119 36.000.000 153 39.000.000
- Thông báo và đòi tiền L/C xuất
Trong hoạt động thanh toán xuất khẩu, Sở giao dịch đóng vai trò là Ngân hàng thông báo. Với các mặt hàng xuất khẩu chiến lược như: gạo, cà phê, chè... có nhiều L/C với giá trị lớn. Đây chính là nguồn thu ngoại tệ lớn đáng kể cho hệ thống NHNo & PTNT Việt Nam nói chung và Sở nói riêng trong việc cân đối trạng thái ngoại tệ. So sánh các số liệu năm 1998, năm 1999 và năm 2000 ta thấy Thông báo và đòi tiền tăng 16 món gấp 5 lần so với năm 1999, tăng 18món gấp 10 lần so với năm 1998, còn về giá trị tăng lên rất nhiều tăng 2.288.281 USD tăng 153 lần so với năm 1999, tăng 2.286.281 USD tăng 135 lần so với năm 1998.
Tuy số món và doanh số thanh toán đạt được năm sau cao hơn năm trước song so với các Ngân hàng khác thì còn quá nhỏ bé, đồng thời do tính chất đặc thù của Sở là hỗ trợ cho các doanh nghiệp cá nhân hộ gia đình trong lĩnh vực nông nghiệp. Xét về cơ cấu mặt hàng xuất khẩu chủ yếu là những mặt hàng nông lâm sản như gạo, chè, cà phê... trị giá không lớn.
Thị trường xuất khẩu chủ yếu của Sở là những thị trường Châu á như: Nhật Bản, Singapo... với các mặt hàng chè, lạc, thủy sản, thủ công mỹ nghệ. Xuất khẩu sang các nước Châu Âu còn hạn chế vì những mặt hàng xuất khẩu của ta chưa đủ tiêu chuẩn để
xuất sang đó. Điều này cũng phần nào giải thích được vì sao doanh số xuất khẩu lại thấp như vậy.
- Mở và thanh toán L/C
Năm 2000, số món mở và thanh toán LC tăng 34 món so với năm 1999, với giá trị tăng 3.000.000 USD so với năm 1999, vượt xa năm 1998 cả về số món lẫn số tiền. Để đạt được kết quả trên là do:
Thủ tục mở L/C tại Sở rất gọn nhẹ, khách hàng tới giao dịch được cán bộ thanh toán hướng dẫn tận tình, chu đáo. Đồng thời, Sở giao dịch không ngừng thay đổi qui định mức ký quỹ mở L/C một cách linh hoạt theo từng đối tượng khách hàng. Khách hàng nào có tình hình tài chính tốt, thanh toán đúng hạn, giữ chữ tín trong thanh toán thì mức ký quĩ sẽ được giảm như Công ty XNK Hồng Hà, tổng Công ty Thép...
Năm 2000, doanh số mở L/C tăng mạnh do nền kinh tế tăng trưởng, các doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng sản xuất, hiện đại hóa tư liệu sản xuất dẫn tới việc phải nhập khẩu trang thiết bị máy móc, công nghệ hiện đại, đặc biệt là những mặt hàng sắt thép, phân bón chiếm tỉ trọng lớn. Vấn đề trước mắt hiện nay là giải quyết tốt nhu cầu mua ngoại tệ của khách hàng, có thời điểm ngoại tệ rất khan hiếm, điều này ảnh hưởng lớn đến doanh số mở và thanh toán L/C của Sở giao dịch I nói riêng và các NHTM nói chung vì không đáp ứng ngoại tệ cho doanh nghiệp khi bộ chứng từ đến hạn thanh toán.
So với hai phương thức kia thì phương thức tín dụng chứng từ là phương thức có nhiều ưu điểm nhất, do đó nó thường chiếm tỉ trọng lớn trong các nghiệp vụ thanh toán quốc tế. Trong tổng lợi nhuận thu được từ hoạt động thanh toán quốc tế thì phần lớn là thu từ phương thức này. Vì sử dụng phương thức thanh toán L/C thì quyền lợi của các bên được đảm bảo nhất là đối với người xuất khẩu vì khi sử dụng phương thức thanh toán này thì họ sẽ an tâm là sẽ được tiền đầy đủ, đúng hạn mà Việt Nam là nước chủ yếu nhập khẩu (kim ngạch nhập khẩu chiến trên 80 %), do vậy, phía nước ngoài họ thường yêu cầu phía nhập khẩu phải mở L/C để đảm bảo quyền lợi cho họ. Chính vì vậy, không chỉ có Sở