II. thực trạng hoạt động nhập khẩu ở côngty Vật t,vận tải & xếp dỡ Hà Nội:
3.Công tác giao dịch đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu:
Công ty Vật t, vận tải & xếp dỡ Hà Nội đã có quan hệ với một số đơn vị tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc. Các mối quan hệ đó đợc xây dựng trên tinh thần hợp tác tơng trợ lẫn nhau để đảm bảo mang lại lợi ích cho cả hai bên. Trong quá trình kinh doanh của mình công ty phải vận dụng quy luật giá trị, phải tính toán chi phí cho hoạt động mua bán của mình để có thể mang lại lợi nhuận cho công ty. Hợp đồng kinh tế là công cụ duy nhất ràng buộc hai bên về trách nhiệm và quyền lợi với nhau. Trong hợp đồng phải quy định rõ quyền hạn và nghĩa vụ của các bên nhằm thức hiện mục tiêu kinh doanh chiến lợc của mình.
Trong công ty, các trởng phòng đều đợc uỷ quyền Giám đốc có đủ t cách pháp nhân để ký hợp đồng. Một hợp đồng có thể ký bằng hai cách: các bên cùng ký hoặc một bên ký trớc rồi chuyển qua bên kia ký sau. Tuỳ vào từng hợp đồng mà có thể có các cách khác nhau. đôi khi đối với những hợp đồng phức tạp phải kết hợp cả hai hình thức ký kết trên.
Một số nội dung cơ bản thờng gặp trong các hợp đồng là: hàng hoá, giá cả, phơng thức thanh toán, điều kiện vận chuyển, bảo hiểm, chất lợng phẩm
chất...Trong trờng hợp là bạn hàng truyền thống thì công ty có thể áp dụng phơng án trả tiền bằng điện, còn đối với những bạn hàng mới thì công ty có thể đề nghị thanh toán bằng th tín dụng chứng từ ( L/C ). Cũng trong đàm phán ký kết hợp đồng thì việc xảy ra những tranh chấp là điều khó tránh khỏi. Trong trờng hợp đó hai bên có thể gặp gỡ bàn bạc và tìm cách giải quyết.
Ký kết hợp đồng là một quá trình phức tạp đòi hỏi phải có trình độ nghiệp vụ cao cũng nh khả năng giao tiếp của các bên . Khi ký kết, hợp đồng công ty và các bên có liên quan tiến hành chi tiết hoá các cam kết trong thoả thuận. Hợp đồng sẽ chỉ có hiệu lực khi các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt theo quy định.
Sau khi đã có sự phê duyệt của các cơ quan chức năng đối với hợp đồng nhập khẩu. Công ty sẽ tiến hành nhập khẩu và chịu trách nhiệm thi hành những nội dung của hợp đồng đã ký. Quá trình ký kết hợp đồng đợc tiến hành một cách kết hợp từ khi chuẩn bị dự thảo, nghiêncứu kỹ khả năng của đối tác để tránh những rủi ro có thể xảy ra quá trình tiến hành hoạt động nhập khẩu.
Quá trình chuẩn bị hình thành một hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị:
Xuất phát từ nhu cầu trong nớc
Căn cứ vào khả năng tài chính của công ty
Nghiên cứu thị trờng và chọn đối tác cung cấp
Tính toán hiệu quả của việc nhập khẩu máy móc thiết bị
Quyết định của các cấp có thẩm quyền
Quá trình đàm phán ký kết hợp đồng của công ty có thể biểu diễn qua sơ đồ sau: Chào hàng Chuẩn bị hợp đồng Dự thảo hợp đồng Chuẩn bị hợp đồng Ký kết hợp đồng
Theo sơ đồ ta thấy công tác thơng lợng ký kết hợp đồng mua bán đợc thực hiện đầy đủ, bảo đảm những nguyên tắc của hạch toán kinh tế, kết hợp với việc lãnh đạo tập trung của nhà nớc đối với công ty với việc mở rộng quyền làm chủ, độc lập về nghiệp vụ kinh doanh của Công ty