I. Khái quát về côngty Vật t,vận tải và xếp dỡ chi nhánh Hà Nội:
2. Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy:
2.1 Chức năng:
Kinh doanh xuất nhập khẩu vật t, vật liệu, trang thiết bị khoa học kỹ thuật hàng công nghiệp…theo đúng ngành nghề đã đăng ký kinh doanh, phục vụ cho các mỏ khai thác than và các đơn vị khác trực thuộc Tổng công ty than Việt Nam.
Kinh doanh nhập khẩu hàng công nghiệp, hàng dân dụng phục vụ nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong nớc.
Kinh doanh vận chuyển hàng hoá từ bên ngoài về trong nớc, từ cảng trong n- ớc về nơi sản xuất, t vấn về các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực xuất nhập khẩu, lắp đặt trang thiết bị…
Kinh doanh và mở rộng phạm vi kinh doanh xuất nhập khẩu, nhận uỷ thác xuất khẩu hoặc nhập khẩu, trao đổi vật t kỹ thuật với các cơ quan đơn vị trong và ngoài nớc, trong và ngoài ngành than.
2.2 Nhiệm vụ:
Với các chức năng nêu trên, Công ty vật t, vận tải & xếp dỡ Hà Nội có nhiệm vụ tiếp thị với các khách hàng trong và ngoài nớc, trong và ngoài ngành than đề khai thác mọi khả năng kinh doanh, liên doanh sản xuất trong nớc và nớc ngoài cũng nh các dịch vụ khác nhằm thực hiện một cách có hiệu quả các nhiệm vụ mà Tổng công ty giao phó, đúng với các quy định và luật pháp của nhà nớc. Thiết lập các mối quan hệ, các hợp đồng ngoại thơng, hợp đồng kinh tế, hợp đồng dịch vụ để trình Giám đốc Công ty ký duyệt. Trực tiếp ký kết các hợp đồng, thực hiện các giao dịch của Công ty trong các lĩnh vực:
Nhập khẩu hàng hoá từ nớc ngoài về để kinh doanh trong nớc và trong ngành có lãi.
Nhập khẩu hoặc nhận uỷ thác nhập khẩu hàng hoá, thiết bị vật t từ nớc ngoài để phục vụ cho các ngành công nghiệp trong nớc.
Xuất nhập khẩu uỷ thác hoặc uỷ thác xuất nhập khẩu các mặt hàng nhà n- ớc không quản lý hạn ngạch
Nhận vận chuyển và bán hàng hoá trên cơ sở kinh doanh hợp pháp, lấy thu bù chi và có lãi sau khi đã hoàn thành mọi nghĩa vụ với nhà nớc.
Thực hiện các dịch vụ: liên doanh, liên kết thơng mại, sản xuất, trao đổi hàng hoá, t vấn thơng mại, đầu t và vay vốn…
Giao dịch tiếp thị với khách hàng mua bán xăng dầu, nhận vận tải thuỷ bộ hoặc làm thủ tục xuất nhập khẩu, cho thuê nhà kho, bãi chứa hàng…
Quản lý tài sản của Công ty tại Hà Nội.
2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty vật t , vận tải & xếp dỡ Hà Nội:
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý:
Sau một thời gian hoạt động, Công ty vật t, vận tải & xếp dỡ Hà Nội đã củng cố và phát triển cơ cấu bộ máy tổ chức, bố trí sắp xếp đội ngũ lao động nhân viên của mình một cách khá hợp lý.
Hiện nay toàn Công ty có khoảng 25 cán bộ, nhân viên. Trong đó có trên 95 % số nhân viên có trình độ đại học và trên đại học. Hầu hết trong số họ đều có khả năng khai thác và sử dụng thành thạo máy vi tính, mạng internet và có một vốn ngoại ngữ rất tốt. Đặc biệt là rất am tờng, hiểu biết về các kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thơng cũng nh các trang thiết bị dây chuyền công nghệ phục vụ cho khai thác và sản xuất công nghiệp. Đây là một thế mạnh nổi bật của Công ty.
Tuy nhiên do số nhân viên còn ít, tính chất công việc của các chức danh không tập trung, mặt khác để tránh tình trạng rớm rà không gắn kết trong hoạt động giữa các phòng ban. Nên trong giai đoạn đầu, Công ty đã chọn mô hình trực tuyến để xắp sếp, tổ chức bộ máy của mình. Mô hình này phần nào đã thích ứng đ- ợc tình hình biến đổi của thị trờng, đáp ứng đợc yêu cầu đòi hỏi về tính hiệu quả trong các hoạt động kinh doanh của Công ty trong giai đoạn hiện nay. Song về lâu về dài, nhất là trong điều kiện môi trờng kinh doanh bên ngoài luôn biến đổi, để
nắm bắt đợc những thay đổi đó, Công ty cần không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý, nâng cao tính chất chuyên môn trong các hoạt động tác nghiệp của mình. Để làm tốt đợc điều này, trong thời gian tới Công ty cần phải đào tạo và bổ sung thêm các nhân viên chuyên viên có năng lực, có lòng say mê nhiệt tình với công việc, nhạnh bén trong quản lý và xử ký các thông tin trên thị trờng một cách nhanh tróng, kịp thời nhằm đa ra những quyết định chính xác mang lại hiệu quả kinh tế cho Công ty.
Bảng 2. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty vật t, vận tải & xếp dỡ Hà Nội: Giám đốc Công ty Vật t, vận tải & xếp dỡ Hà Nội Phó Giám đốc Giám đốcPhó Nv 1 Nv 2 Nv 3 Nv 4 Phòng tổng hợp Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh
2.4 Cơ cấu bộ máy tổ chức & chức năng các bộ phận:
Ban Giám đốc:
Bao gồm giám đốc và hai phó giám đốc do Giám đốc Công ty Vật t, vận tải & xếp dỡ bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Ban Giám đốc phải chịu trách nhiệm toàn diện về các cán bộ nhân viên cũng nh mọi hoạt động kinh doanh của chi nhánh trớc thủ trởng cơ quan cấp trên ( Giám đốc công ty Vật t, vận tải & xếp dỡ ). Nghĩa là ban giám đốc công ty có trách nhiệm quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn và các nguồn lực khác đợc nhà nớc giao, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh của đơn vị mình, bảo toàn và phát triển vốn, chịu trách nhiệm dân sự đối với các hoạt động kinh doanh của đơn vị mình trớc pháp luật và trong phạm vi nguồn vốn của doanh nghiệp, trong đó có nguồn vốn nhà nớc giao.
Phòng kế toán:
Phòng gồm có 4 ngời trong đó có 1 kế toán trởng, 2 kế toán viên và 1 thủ quỹ. Phòng có chức năng phản ánh mọi hoạt động kinh tế phát sinh, tổng hợp, phân tích hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua Giám đốc Công ty, tổ chức nghiệp vụ quản lý thu chi tiền tệ, đảm bảo thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả, tiết kiệm phù hợp với cơ chế hiện hành.
Phòng kế toán- tài vụ có nhiệm vụ ghi chép, tổng hợp báo cáo lên Giám đốc về các hoạt động tài chính của Công ty, lập kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, hạch toán lỗ lãi, điều tiết hợp lý tài sản lu động, quản lý vốn lu động, vốn cố định, tập hợp doanh thu chi phí, xác định lợi nhuận, điều tiết vốn của công ty phân bố cho từng hạng mục để đảm bảo cho hạot động sản xuất kinh doanh đợc cân đối nhịp nhàng, liên tục và đạt hiệu quả cao nhất. Phòng còn có nhiệm vụ hợp đồng chặt chẽ, đoàn kết có nguyên tắc với các đồng nghiệp, các bộ phận khác của công ty. Mở rộng quan hệ hợp tác quan hệ đối ngoại với khách hàng, các đơn vị quản lý cấp trên, đặc biệt với các ngân hàng, các công ty bảo hiểm.
Phòng kế toán tài vụ cũng có nhiệm vụ tính toán việc thu chi toàn bộ công ty cũng nh tính trả tiền lơng cho toàn bộ các cán bộ nhân viên của Công ty, đồng thời
thực hiện một nhiệm vụ chính là hạch toán kiểm toán, theo dõi thu chi vào tài khoản, xác định các khoản phải nộp vào ngân sách, lập báo cáo hoạt đốngản xuất kinh doanh và bảng quyết toán tài sản sau mỗi chu kỳ kinh doanh theo đúng chế độ chính sách Nhà nớc quy định, sẵn sàng giải trình và báo cáo với các cơ quan chức năng nh tài chính, cơ quan thuế bất cứ lúc nào.
Phòng tổng hợp:
Là một bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo các điều kiện trong hợp đồng, ký kết các văn bản thoả thuận hợp đồng cũng nh việc lu giữ các hợp đồng nội thơng ngoại thơng của Công ty qua các năm. Phòng cũng có trách nhiệm cùng với phòng kinh doanh thực hiện đàm phán ký kết các hợp đồng kinh doanh của Công ty, tổ chức thực hiện theo dõi và trực tiếp giao nhận hàng từ các sân bay bến cảng hoặc các tổng kho. Thực hiện giao dịch với các sở Hải quan, các Bộ nghành có liên quan đến việc xuất nhập khẩu hàng hóa. Ngoài ra phòng cũng có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ vối các phòng ban, bộ phận khác trong Công ty, đặc biệt là phòng kinh doanh để giải quyết các vấn đề nẩy sinh trong quá trình kinh doanh, nâng cao hiệu quả kinh tế cho kinhh doanh.
Cùng với sự phát triển của Công ty, số thành viên của phòng gồm 4 ngời đã tích luỹ đợc nhiều kinh nghiệm trong việc ký kết, soạn thảo hợp đồng với các điều khoản rõ ràng, công tác giao nhận hàng hoá ở cơ quan Hải quan nhanh chóng, kịp thời với yêu cầu của khách hàng.
Phòng kinh doanh:
Đây là bộ phận quan trọng, là xơng sống của Công ty bao gồm 10 nhân viên. Tất cả các nhân viên trong phòng đều có trình độ đại học và trên đại học, đa số họ đều có kiến thức sâu rộng về các nghiệp vụ buôn bán ngoại thơng cũng nh các kiến thức có liên quan đến vật t, trrang thiết bị công nghiệp. Nếu nhìn qua thì có thể nói, bộ phận sau này hoạt động nh một bộ phận chuyên về thị trờng trong các doanh nghiệp lớn. Phòng có nhiệm vụ nghiên cứu nắm bắt tình hình thị trờng trong và ngoài nớc, phối hợp với các bộ phận khác nhằm tìm kiếm và khai thác có hiệu quả nhu cầu của thị trờng, thực hiện các hợp đồng mua bán, hợp đồng uỷ thác
nhập khẩu, xuất khẩu, liên doanh liên kết với nớc ngoài, tham gia đấu thầu trong nớc và đấu thầu quốc tế.
Phòng kinhh doanh cũng có nhiệm vụ báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh định kỳ cho ban giám đốc, để rút ra kinh nghiệm, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Lựa chọn cơ hội thị trờng, đề xuất và lập ra các phơng án kinh doanh trình lên Giám đốc, xây dựng và tiến hành các kế hoạch kinh doanh, kế hoạch marketing…
3. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty vật t , vận tải & xếp dỡ Hà Nộitrong những năm gần đây: