II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại Xí nghiệp sản
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Xí nghiệp sản xuất bao bì là một xí nghiệp có quy mô vừa và nhỏ,sản xuất kinh doanh tại 3 điểm (tương ứng là 3 phân xưởng).Vì vậy,xí nghiệp tổ chức bộ máy theo hình thức kế toán tập chung.Xí nghiệp có một phòng tài chính kế toán thu nhận ,xử lý và cung cấp thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý.Là nơi thu nhận toàn bộ chứng từ kế toán từ phân xưởng I,phân xưởng II,phân xưởng III chuyển lên thực hiện hạch toán kế toán ,ghi chép các nghiệp vụ phát sinh ,lập báo cáo tài chính cho toàn doanh nghiệp.Qua đó kiểm tra việc thực hiện kế hoạch ,giám đốc bằng tiền việc sử dụng vật tư ,lao động, tiền vốn và mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.
Bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức như sau:
+Một kế toán trưởng:Giúp giám đốc xí nghiệp chỉ đạo công tác hạch toán kinh tế trong toàn xí nghiệp theo pháp lệnh thống kê của nhà nước và quy chế quản lý của công ty xây lắp -vật tư -vận tải -Sông Đà 12.
-Tổ chức công tác kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.Định kỳ lập các kế hoạch tài chính, kế hoạch vốn lưu động,lo vốn và công tác thu hồi vốn.
-Làm các báo cáo hàng tháng ,quý,năm trình Giám đốc xí nghiệp và kế toán trưởng Công ty xây lắp -vật tư-vận tải Sông Đà 12.
+ Một kế toán tổng hợp có nhiệm vụ: hàng ngày căn cứ vào các chứng từ, hoá đơn cập nhật vào máy vi tính vào sổ nhật ký chung ,sổ cái các tài khoản liên quan,cuối tháng lập các báo cáo tài chính trình kế toán trưởng.
+Một nhân viên kế toán phân xưởng I, một nhân viên kế toán phân xưởng II, một nhân viên kế toán phân xưởng III đều có nhiệm vụ chung là tính lương tháng cho phân xưởng mình ,ngoài ra còn làm nhiệm vụ :
-Kiểm tra ,ghi chép, phân loại các phiếu nhập kho, xuất kho vật tư, thành phẩm lên các bảng kê ,vào mã vật tư,cuối tháng làm báo cáo vật tư thừa thiếu cho kế toán trưởng và Giám đốc xí nghiệp.
-Hàng tháng cùng bộ phận OTK (bộ phận kiểm tra) tiến hành kiểm tra khối lượng sản phẩm dở dang ở từng bộ phận ,từng tổ thuộc phân xưởng mình sau đó gửi lên cho kế toán tổng hợp.
+Một thủ quỹ:Theo dõi các khoản thu chi tiền mặt hàng tháng ,cuối tháng tính ra tổng số tồn quỹ gửi cho kế toán trưởng.
Nhìn chung ,mỗi bộ phận ,mỗi thành phần kế toán tuy có nhiệm vụ riêng song chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong phạm vi,chức năng, quyền hạn của mình dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng đảm bảo sự chuyên môn hoá của cán bộ kế toán ,đồng thời phù hợp với trình độ của từng nhân viên.Có thể khái quát bộ máy kế toán của xí nghiệp theo sơ đồ sau:
Sơ đồ bộ máy kế toán của xí nghiệp
Kế toán PX3 Thủ quỹ Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán PX2 Kế toán PX1
1.1. Hình thức kế toán
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh và yêu cầu hạch toán kinh tế của đơn vị.Hiện nay xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật kí chung với hệ thống sổ sách ,tài khoản sử dụng tương đối phù hợp theo đúng chế độ nhà nước ban hành.
Việc áp dụng hình thức kế toán này phù hợp với trình độ quản lý ở xí nghiệp ,đơn giản ,thuận tiện cho việc sử dụng máy vi tính phục vụ công tác kế toán.Cùng với hình thức kế toán ,xí nghiệp áp dụng phương pháp đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.Kỳ hạch toán theo tháng phù hợp với kì báo cáo và xí nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Toàn bộ qui trình hạch toán ,xử lí chứng từ ,cung cấp thông tin kinh tế ,được thực hiện trên máy vi tính theo hình thức nhật kí chung được thể hiện qua sơ đồ sau:
sơ đồ lUân chuyển chứng từ theo hình thức nhật kí chung
: Ghi cuối tháng. : Ghi hàng ngày. : Đối chiếu. Chứng từ gốc Bảng chi tiết SPS Sổ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ cái tài khoản Bảng cân đối SPS Báo cáo kế toán BC quỹ hàng
1.2. Tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính.
Các đơn vị Tổng công nói chung và Xí nghiệp sản xuất bao bì nói riêng được trang bị bằng máy vi tính đã cài đặt chương trình phần mềm kế toán SAS ( Sông Đa Accounting System ) do trung tâm Unesco phát triển công nghệ thông tin và Tổng công ty xây dựng Sông Đà phối hợp thực hiện.
Xí nghiệp sản xuất bao bì đã mở một hệ thống tài khoản phù hợp và thuận tiện cho công tác hạch toán. Phần mềm kế toán SAS chỉ cho phép mở các tài khoản do Bộ tài Chính ban hành ( các tài khoản này do những người có mật khẩu hệ thống khai báo, người sử dụng không thể sửa đổi).
Công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tínhgiá thành sản phẩm tại Xí nghiệp sản xuất bao bì được kế toán thực hiện trên máy vi tính theo các bước sau:
- Việc tập hợp chi phí sản xuất hoàn toàn do máy tự động tính toán, sàng lọc và tập hợp trêncác tài khoản chi phí từ những dữ liệu ban đầu do kế toán tổng hợp tại xí nghiệp cập nhật.
- Căn cứ vào kết quả kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang cuối tháng theo đối tượng tập hợp chi phí sản xuất, kế toán cập nhật khối lượng sản phẩm dở dang cuối tháng và số lượng thành phẩm.
- Máy tự động sử lý thông tin, kết chuyển chi phí sản xuất sang tài khoản chi phí
sản xuất kinh doanh dở dang.
- Căn cứ vào số lượng thành phẩm hoàn thành, kế toán sẽ tính được giá thành sản xuất của một vỏ bao xi măng.