- Việc lập kế hoạch hoạt động hàng năm thường được lập vào cuối năm tại Hội thảo Lập kế hoạch và được chia thành 2 cấp: Ở cấp trung ương có sự tham gia của BQLDA trung ương và tất cả các cơ quan kể trên; kế hoạch cấp địa phương có sự tham gia của: nông dân trồng khoai tây, các thương gia, chế biến, cơ quan quản lý và hoạch định chính sách địa phương cũng như các đơn vị tham gia thực hiện dự án. Các kế hoạch cấp trung ương được lập trước sau đó Ban chỉ đạo dự án trung ương sẽ truyền đạt, cụ thể hóa ở từng địa phương mình thông qua Hội thảo Lập kế hoạch cấp địa phương, sau khi được sự thống nhất của giám đốc BQLDA trung ương và cán bộ phụ trách dự án sẽ trở thành văn bản pháp lý để các đơn vị thành viên thực hiện.
(*) Với dự án phát triển chè và cây ăn quả:
- Kế hoạch thực hiện hợp phần công nghệ: Quá trình biên soạn, phổ biến sổ tay kỹ thuật sẽ theo các bước sau: 1/ Các viện thành lập tổ biên soạn sổ tay kỹ thuật, các thành viên của tổ bao gồm các chuyên gia với các chuyên môn khác nhau; 2/ Hội đồngkhoa học-kỹ thuật của viện tổ chức hội thảo lần thứ nhất để thống nhất nội dung; 3/ tổ biên soạn sẽ chỉnh sửa, hoàn chỉnh nội dung theo ý kiến đóng góp của hội đồng khoa học-viện; 4/ hội thảo lần 2 với sự chủ trì của ban lãnh đạo Vụ khoa học và công nghệ; 5/ tổ kỹ thuật kiểm soát và đánh giá của BQLDA trung ương kiểm tra, chỉnh sửa theo góp ý của các giáo sư;
6/ BQDLA trung ương trình Vụ khoa học và công nghệ thẩm định; 7/ phổ biến tài liệu qua nhiều hình thức như tọa đàm, hội thảo, tập huấn, khóa đào tạo...
- Kế hoạch thực hiện hợp phần chứng nhận chất lượng: Sau khi biên soạn và phổ biến các cuốn sổ tay kỹ thuật và tiêu chuẩn chứng nhận vườn ươm tới các hộ dân, hàng năm tại các tỉnh tham gia dự án đều tổ chức hội đồng hoặc đoàn kiểm tra, đánh giá, xếp loại vườm ươm. Tại các vườn ươm, đoàn sẽ đánh giá về số lượng, chất lượng cây giống, số lượng cây đạt tiêu chuẩn xuất vườn, địa chỉ nguồn giồng gốc, khả năng tiêu thụ của chủ hộ v.v... sau nhiều lần kiểm tra, đoàn sẽ đánh giá, xếp loại các vườn ươm.
- Kế hoạch thực hiện hợp phần thông tin thị trường: Sau khi triển khai, dự án sẽ xây dựng trang web riêng nhằm cập nhật kịp thời tình hình biến động về giá cả các sản phẩm chè và cây ăn quả tại từng địa phương, sau đó sẽ tổ chức các cuộc hội thảo và các lớp tập huấn nhằm giúp các PPMU tham gia xây dựng nội dung trang web, các biện pháp và thủ tục thẩm định nội dung trước khi đăng tải. Ngoài hình thức truyền thông này, dự án sẽ tổ chức các lớp tập huấn, cấp phát tạp chí, tuyên truyền trên tivi, báo, đài về thông tin thị trường cho các cán bộ PPMU, các đơn vị tham gia dự án và đặc biệt là trực tiếp với người dân tham gia vay vốn.
(*)Với dự án phát triển sản xuất khoai tây:
BQLDA đã lập“tài liệu lập kế hoạch dự án„ gồm “ma trận dự án„ và “kế hoạch hoạt động hàng năm„. Nhìn chung các tài liệu này có chất lượng tốt và đáp ứng chuẩn của GTZ. Việc lập ma trận dự án tuân theo mẫu giới thiệu trong hướng dẫn “Lập kế hoạch theo hướng mục tiêu dự án của GTZ„ theo đó BQL không xác định chỉ tiêu cho các mục tiêu chung trong ma trận dự án và cũng không xác định chỉ tiêu cho các giả định. Trong ma trận dự án này không cụ thể hóa phần tăng diện tích đất trồng khoai tây, năng suất tăng thêm hay thu nhập/ha mà các chỉ tiêu này được chi tiết hóa trong kế hoạch hoạt động hàng năm. Trong giai đoạn 1 thì công tác lập kế hoạch được thực hiện theo hướng sản xuất (tập trung vào khối lượng khoai tây giống sản xuất được, tăng diện tích, năng
suất...) nhưng trong giai đoạn 2, BQLDA đề xuất tập trung vào các chỉ tiêu lợi ích của người hưởng lợi cuối cùng (tăng thu nhập, tăng tỷ trọng thu nhập từ sản xuất khoai tây). Nhìn chung, quan điểm của dự án là rõ ràng và phản ánh đặc thù của khu vực sản xuất khoai tây ở Việt Nam. Khu vực can thiệp (sản xuất khoai tây giống, phát triển các kỹ thuật nhân giống thích hợp, cải tiến hệ thống xác nhận giống, can thiệp tăng cường hiệu quả sản xuất,...) đều khá phù hợp song chưa bao gồm khía cạnh khuyến nông và hoạt động can thiệp trong lĩnh vực này chưa cân xứng.