2.1.1. Khỏi niệm tổ chức
Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ cỏc cỏ thể cú chung mục đớch
cựng làm việc với nhau để đạt được mục đớch đú bằng sự hợp tỏc và phõn cụng lao động.
2.1.2. Khỏi niệm thụng tin
Thụng tin vừa là nguyờn liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ
thống quản lý. Thụng tin cũng cú thể được hiểu là dữ liệu đó được qua xử lý. Khụng cú thụng tin thỡ khụng cú hoạt động quản lý đớch thực.
Cỏc khỏi niệm liờn quan đến thụng tin: đối tượng truyền tin (Chủ
thể phản ỏnh) và đối tượng nhận tin (đối tượng nhận sự phản ỏnh). Vỏ vật chất chuyờn chở thụng tin là vật mang tin. Cỏc vật mang tin thụng dụng là ngụn ngữ, chữ số, cỏc ký hiệu…Khối lượng tri thức mà một thụng tin mang lại gọi là nội dung của thụng tin đú. Sơ đồ truyền tin được biểu diễn như hỡnh dưới (Hỡnh 2.1)
Hỡnh 2. 1: Sơ đồ truyền tin
Vai trũ của thụng tin trong tổ chức
Chủ thể quản lý thu nhận thụng tin từ mụi trường và từ chớnh đối tượng quản lý của mỡnh mà xõy dựng mục tiờu, bố trớ cỏn bộ, chỉ huy, kiểm tra sự hoạt động của tổ chức. Vỡ thế thụng tin cú vai trũ rất quan trọng trong quỏ trỡnh ra quyết định, nú là yếu tố ảnh hưởng tới sự đỳng đắn, hợp lý cho quyết định của người quản lý.
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Chủ thể phản ỏnh Đối tượng nhận tin Thụng tin Vật mang tin
Lao động quản lý của nhà quản lý cú thể được chia làm hai phần: lao động ra quyết định và lao động thụng tin. Lao động ra quyết định thường là lao động nghệ thuật, ớt mang tớnh quy trỡnh và cú nhiều yếu tố chủ quan, thời gian lao động quyết định chỉ chiếm khoảng 10% thời gian lao động của nhà quản lý. Lao động thụng tin của nhà quản lý là toàn bộ phần lao động dành cho việc thu thập, lưu trữ, xử lý và phõn phỏt thụng tin, mang tớnh khoa học, cú quy trỡnh và mang nhiều tớnh khỏch quan, chiếm 90% thời gian lao động. Việc phõn chia lao động của nhà quản lý một mặt khẳng định tầm quan trọng của thụng tin trong quản lý mặt khỏc giỳp nhà quản lý phõn biệt cỏn bộ lao động thụng tin và cỏn bộ lónh đạo. Số lượng lao động sử dụng và làm việc với thụng tin ngày càng tăng.
Thụng tin tỏc động đến hệ thống như sau: (Hỡnh 2.2)
Hệ thống thông tin quản lý
Đối tượng quản lý
Thông tin tác nghiệp Thông tin từ môi
trường
Thông tin ra môi trường
Thông tin quyết định
Hỡnh 2. 2: Sơ đồ luồng thụng tin giữa cỏc cấp
2.2. Tỡm hiểu về hệ thống thụng tin quản lý2.2.1. Khỏi niệm 2.2.1. Khỏi niệm
Hệ thống thụng tin là một tập hợp những con người, cỏc thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phõn phối thụng tin trong một tập cỏc ràng buộc gọi là mụi trường.
Nú được thể hiện bởi những con người, cỏc thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc khụng tin học. Quy trỡnh hoạt động của hệ thống thụng tin được mụ tả trong hỡnh dưới (Hỡnh 2.3)
Nguồn Đích
Thu thập Xử lý và lưu Phân phát
trữ