2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI HỒNG AN
Tên giao dịch: HOANG AN CONSTRUCTION AND TRADING COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: HOANG AN C& TCO., LTD
Trụ sở chính: Số 10, ngõ 358/55/20, phố Bùi Xương Trạch, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
Cơng ty Hồng An C& TCO., LTD thành lập ngày 16/ 09/ 2003 theo quyết định số 10457/QĐ-TC với tên “Cơng ty TNHH XD và TM Hồng An”, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0102009898 cấp ngày 16/ 09/ 2003 tại sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội. Cơng ty được thành lập trên cơ sở tự nguyện cùng gĩp vốn của các thành viên là các ơng Nguyễn Ngọc Lương, Nguyễn Hữu Chính, Nguyễn Ngọc Tuấn, được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp đã được Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam khố X kỳ họp thứ V thơng qua ngày 10/ 02/ 1999.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động của cơng ty
Là một doanh nghiệp mới được thành lập, dù cịn rất mới nhưng cơng ty luơn đi đầu trong cơng tác đổi mới phương pháp kinh doanh, phong cách phục vụ khách hàng, nghiên cứu khai thác triệt để khả năng và tiềm lực sẵn cĩ để mở rộng thị trường, tìm kiếm và thiết lập các mối quan hệ hợp tác lâu dài với các bạn hàng trong và ngồi nước. Với phương châm “ Đơn vị giỏi một nghề, Cơng ty đa ngành
26 nghề”, Cơng ty TNHH XD và TM Hồng An luơn đổi mới đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
Cơng ty hoạt động kinh doanh trên các lĩnh vực:
Khảo sát thiết kế thi cơng xây dựng nền mĩng các cơng trình dân dụng và cơng nghiệp
Buơn bán vật liệu xây dựng, nguyên vật liệu, thiết bị, linh kiện phục vụ cho ngành nơng nghiệp và cơng nghiệp
Xây dựng cơng trình giao thơng thuỷ lợi
Sản xuất bao bì, in bao bì
Trang trí nội, ngoại thất cơng trình
Vận tải hàng hố và vận chuyển hành khách ( bao gồm cả vận chuyển khách du lịch )
Buơn bán, lắp đặt hệ thống thang máy, hệ thống máy điều hồ khơng khí
Dịch vụ kỹ thuật: Sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hành, bảo trì, cung cấp linh kiện, thiết bị phụ tùng thay thế của hệ thống thang máy, hệ thống máy điều hồ khơng khí
Buơn bán linh kiện điện, điện tử, điện lạnh, giấy và vật tư ngành giấy, máy mĩc thiết bị đồng bộ và phụ tùng thay thế phục vụ cho ngành xây dựng, giao thơng vận tải
Sản xuất giấy và các sản phẩm từ giấy
Sản xuất vật liệu xây dựng
Xuất nhập khẩu các mặt hàng Cơng ty kinh doanh
27 • Cơng ty căn cứ vào phương hướng nhiệm vụ và các chỉ tiêu kế hoạch của Nhà nước và căn cứ vào nhu cầu thị trường để chủ động đề ra kế hoạch sản xuất kinh doanh và triển khai thực hiện kế hoạch cĩ hiệu quả.
• Trên cơ sở các luận chứng kinh tế kỹ thuật, dự án đầu tư, Cơng ty tổ chức nhận thầu xây lắp các cơng trình dân dụng cơng nghiệp.
• Tổ chức quản lý chặt chẽ và sử dụng cĩ hiệu quả tiền vốn, vật tư trang thiết bị, lực lượng lao động… đạt hiệu quả tốt nhất.
2.1.3. Tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh, tổ chức cơng tác quản lý kế tốn tốn
Tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh
Để tăng cường bộ máy quản lý cĩ hiệu lực, đảm bảo quản lý chặt chẽ trên tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh, bộ máy quản lý của cơng ty được tổ chức theo mơ hình trực tiếp tham mưu với cấp trên. Việc quản lý của cơng ty do Giám đốc của cơng ty trực tiếp điều hành bao gồm các phịng ban và các đội sản xuất. Số cán bộ nhân viên thuộc cơ quan cơng ty hiện nay cĩ khoảng từ 20 đến 25 người, cơng ty hiện đang thực hiện chính sách ưu tiên những cán bộ cĩ năng lực quản lý và cĩ sức khoẻ bố trí điều hành các dự án trọng điểm.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CƠNG TY
Ban Giám đốc Phĩ giám đốc 1 Phĩ giám đốc 2 Phĩ giám đốc 3 Phịng tổ chức cán bộ Phịng thiết bị kỹ thuật Phịng tài chính kế tốn Phịng kinh doanh Phịng kinh tế kế hoạch
28 Cơ cấu bộ máy quản lý cơng ty như sau:
Ban Giám đốc: Là cơ quan quản lý cơng ty, cĩ tồn quyền nhân danh cơng ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến liên quan đến mục đích, quyền lợi của cơng ty.
Phĩ giám đốc 1: Là người phụ trách về kỹ thuật sản xuất và xây dựng, trực tiếp theo dõi các phịng vật tư, kế hoạch, kỹ thuật thiết bị.
Phĩ giám đốc 2: Là người làm cơng tác tham mưu cho giám đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh, trực tiếp theo dõi phịng tài chính- kế tốn, phịng kinh doanh.
Phĩ giám đốc 3: Là người điều hành nội chính phụ trách đời sống vật chất cho cán bộ cơng nhân viên, trực tiếp theo dõi các phịng tổ chức cán bộ và lao động, phịng hành chính bảo vệ.
Nhiệm vụ các phịng ban
Phịng tổ chức hành chính: Đảm nhiệm cơng tác quản lý lao động, theo dõi thi đua, cơng tác văn thư, tiếp khách, bảo vệ tài sản. Ngồi ra cịn làm cơng tác tuyển dụng lao động, quản lý theo dõi bổ sung nhân viên của tồn cơng ty.
Phịng tài chính – kế tốn: Cĩ nhiệm vụ hạch tốn tài vụ cũng như quá trình sản xuất kinh doanh của cơng ty. Tổ chức thực hiện việc ghi chép, xử lý, cung cấp số liệu về tình hình kinh tế, tài chính, phân phối và giám sát vốn, giám sát và hướng dẫn nghiệp vụ đối với những người làm cơng tác kế tốn trong cơng ty. Xây dựng kế hoạch sản xuất, giá thành kế hoạch của sản phẩm, ký kết hợp đồng sản xuất, quyết tốn sản lượng, tham gia đề xuất với giám đốc các quy chế quản lý kinh tế áp dụng nội bộ.
Phịng thiết bị kỹ thuật: Phụ trách vấn đề xây dựng và quản lý các quy trình trong sản xuất, nghiên cứu ứng dụng cơng nghệ mới đưa vào sản xuất, tổ chức hướng dẫn nhằm nâng cao tay nghề cho cơng nhân, tăng khả năng nghiệp vụ cho các kỹ thuật viên. Ngồi ra cịn cĩ nhiệm vụ cung cấp nguyên vật liệu cho quá trình
29 sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, điều hành mọi phương tiện thiết bịđược giao cho tồn cơng ty.
Phịng kinh doanh: Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh trước, trong và sau khi sản xuất, thiết lập mối quan hệ với các cấp, lập tồn bộ hồ sơ dự tốn cơng trình, định giá và lập phiếu giá thanh tốn, làm tham mưu bảo đảm tính pháp lý của mọi hoạt động kinh tế, kiểm tra bản vẽ thiết kế, tổng hợp khối lượng cơng trình, bám sát kế hoạch, tiến độ, biện pháp thi cơng và tham gia nghiệm thu.
Như vậy, mỗi phịng ban trong cơng ty đều cĩ chức năng nhiệm vụ riêng nhưng giữa chúng cĩ mối quan hệ chặt chẽ dưới sự điều hành của ban giám đốc cơng ty nhằm đạt lợi ích cao nhất cho cơng ty.
Về tổ chức sản xuất kinh doanh
Cơng ty TNHH xây dựng và thương mại Hồng An là đơn vị thi cơng xây lắp nên việc tổ chức sản xuất phải chịu ảnh hưởng trực tiếp đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản. Sản phẩm của cơng ty chủ yếu là các cơng trình dân dụng. Sản xuất mang tính chất đơn chiếc, thời gian sản xuất dài. Hoạt động xây lắp tiến hành ngồi trời chịu ảnh hưởng của điều kiện thiên nhiên, ảnh hưởng đến việc quản lý tài sản, vật tư, máy mĩc dễ bị hư hỏng và ảnh hưởng đến tiến độ thi cơng. Do vậy, vấn đề sinh hoạt cho người cơng nhân và an ninh cho người lao động cũng như phương tiện máy mĩc rất được cơng ty quan tâm. Để phù hợp với điều kiện xây dựng và đảm bảo ổn định cho hoạt động sản xuất kinh doanh, cơng ty tổ chức bộ máy quản lý sản xuất ngày càng gọn nhẹ mà vẫn mang lại hiệu quả cao.
Hiện nay, việc tổ chức sản xuất thành các đội sản xuất một cách hợp lý giúp cho cơng ty trong việc quản lý lao động và phân cơng lao động của cơng ty thành nhiều vị trí khác nhau với nhiều cơng trình khác nhau cĩ hiệu quả. Cơ cấu sản xuất của cơng ty gồm các đội sản xuất mỗi đội sản xuất cĩ đội trưởng quản lý.
30 Ngồi các đội này cịn cĩ đội xe cơ giới cĩ nhiệm vụ bảo dưỡng phục hồi các loại xe, máy, đảm bảo vận chuyển vật liệu, máy mĩc thiết bịđến nơi cần thiết, phục vụ trực tiếp cho quá trình thi cơng xây dựng sản xuất cĩ hiệu quả.
Về tổ chức lao động
Xuất phát từ đặc điểm của ngành Xây dựng cơ bản, mỗi cơng trình cĩ những đặc điểm khác nhau. Sản phẩm xây lắp cốđịnh tại nơi sản xuất, đơn vị xây lắp phải di chuyển vật tư, lao động theo mặt bằng và vị trí thi cơng mà vị trí thi cơng thường rải rác khắp nơi cách xa trụ sở cơng ty. Do vậy, số lao động trong cơng ty thường thay đổi theo khối lượng cơng việc mà cơng ty nhận thầu.
Tổ chức cơng tác kế tốn của Cơng ty
Cơng ty tổ chức bộ máy kế tốn theo mơ hình một phịng kế tốn trung tâm của cơng ty, bao gồm các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu cơng việc, các phần hành kế tốn, thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn của cơng ty. Phịng Tài chính – kế tốn của cơng ty thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của tổ, đội và gửi những chứng từ kế tốn đĩ về để hạch tốn và xử lý. Từ đĩ, đưa ra các thơng tin tài chính, kế tốn tổng hợp, chi tiết đáp ứng yêu cầu quản lý của cơng ty.
Tất cả các phần hành kế tốn trong cơng ty đều tuân thủ chung một hệ thống kế tốn đã ban hành theo QĐ1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 và các chuẩn mực kế tốn đã được ban hành.
Hình thức sổ kế tốn tại cơng ty: Hình thức kế tốn được Cơng ty áp dụng là hình thức “Chứng từ ghi sổ”. Cơng ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn: Phịng Tài chính – Kế tốn của cơng ty cĩ 3 người, đảm nhiệm các phần hành kế tốn khác nhau:
31
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN CỦA CƠNG TY
Kế tốn trưởng: Chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế tốn đơn giản, gọn nhẹ phù hợp với yêu cầu quản lý, hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra cơng việc do kế tốn viên thực hiện và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và cấp trên về thơng tin tài chính kế tốn.
Kế tốn tổng hợp: tổng hợp chi phí, tính giá thành và xác định kết quả kinh doanh.
Kế tốn vật tư, TSCĐ: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của vật liệu, xác định chi phí nguyên vật liệu cho từng cơng trình. Theo dõi tình hình biến động của TSCĐ, vật tư, phản ánh chính xác tình hình TSCĐ, khấu hao TSCĐ.
Kế tốn thanh tốn: Thực hiện thanh tốn khối lượng cơng trình, hạng mục cơng trình và theo dõi các khoản cơng nợ.
Kế tốn vốn bằng tiền: Thực hiện các phần liên quan đến các nghiệp vụ ngân hàng, cùng thủ quỹđi rút tiền, chuyển tiền, vay vốn tín dụng, lập các kế hoạch vay vốn tín dụng và lập các phiếu thu, phiếu chi.
Kế tốn lương và các khoản trích theo lương: Thanh tốn số lương phải trả trên cơ sở tiền lương cơ bản và tiền lương thực tế với tỷ lệ % quy định hiện hành,
Kế tốn Kế tốn vật tư, TSCĐ Kế tốn thanh tốn Kế tốn vốn bằng tiền Kế tốn thanh tốn tiền lương Thủ quỹ Kế tốn tổng hợp (phĩ phịng)
32 kế tốn tiền lương tính ra số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ. Căn cứ vào bảng duyệt quỹ lương của các đội và của khối gián tiếp của cơng ty, kế tốn tiến hành tập hợp bảng thanh tốn lương, kiểm tra bảng chấm cơng.
Thủ quỹ: Tiến hành thu, chi tại cơng ty căn cứ vào các chứng từ thu, chi đã được phê duyệt, hàng ngày cân đối các khoản thu, chi vào cuối ngày, lập báo cáo quỹ, cuối tháng báo cáo tồn quỹ tiền mặt.
2.2. Khái quát tình hình tài chính của Cơng ty.
2.2.1. Tình hình sử dụng vốn và nguồn vốn của cơng ty
Vốn là linh hồn của doanh nghiệp. Một cơng ty muốn chớp được cơ hội trong kinh doanh thì cần phải đảm bảo về vốn. Vì vậy, địi hỏi cơng ty phải biết cách sử dụng sao cho hợp lý để một đồng vốn bỏ ra thu được lợi nhuận tối đa.
Biểu 1:Tình hình sử dụng vốn và nguồn vốn của cơng ty
Đơn vị tính: đồng STT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Chênh loch Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Tỷ trọng (%) 1 Vốn lưu động 2259207573 36,56 1324799321 32,14 -934408252 - 41,36 45,41 2 Vốn bằng tiền 289681569 4,68 145999511 3,54 -143682058 -49,6 6,98 3 Các khoản phải thu 2686560873 43,48 429581083 10,42 - 2256979790 - 84,01 1,09 4 Hàng tồn kho 1901745 0,03 0 0 -1901745 0 0,09 5 TSLĐ khác - - - 1438894801 6 Vốn cốđịnh 3820494714 61,83 2797172774 100 - 1023321940 -26,1 49,73 7 Tổng nguồn vốn 6179457282 100 4121745090 100 - -33,3 100
33 2057730192 8 Nợ phải trả 3521866008 56,6 1715853119 41,41 - 1806012889 - 51,28 9 Nợ ngắn hạn 412758456 6,63 412758456 9,96 0 0 0 10 Nợ dài hạn 0 0 0 0 0 0 0 11 Nợ khác 0 0 0 0 0 0 0 12 Nguồn vốn CSH 2697173030 43,37 2427455727 58,58 -269717303 -10 100 Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy tổng vốn kinh doanh đầu năm 2004 của cơng ty là 6179457282đ, đến cuối năm thì tổng vốn kinh doanh của Cơng ty là 4121745090đ. Như vậy, trong năm 2004 tổng vốn kinh doanh của Cơng ty đã giảm 2057730192 đ tương ứng với -33,3% đi sâu phân tích từng khoản mục ta thấy:
Tổng Vốn lưu động giảm 934408252đ tương ứng với -41,36% trong đĩ: Vốn bằng tiền của Cơng ty cuối năm 2004 so với đầu năm giảm 143682058đ tương ứng với –49,6%. Điều này cho thấy khả năng thanh tốn của Cơng ty đã giảm.
Giá trị các khoản phải thu đến cuối năm 2004 so với năm 2003 giảm 2256979790đ tương ứng với - 84,01%. Điều này cho thấy các khoản vốn bị chiếm dụng của doanh nghiệp đã giảm rất nhiều và tỷ trọng các khoản phải thu giảm đi khá nhiều trên tổng vốn lưu động.
Giá trị hàng tồn kho của Cơng ty đến cuối năm 2004 là 0đ so với đầu năm đã giảm 1901745đ.
Tài sản lưu động khác, số cuối năm 2004 tăng 1438894801đ so với đầu năm. Giá trị Vốn cố định của Cơng ty cuối năm 2004 là 2797172774đ, giảm 1023321940đ so với năm 2003 hay giảm 26,1% .
Tổng nguyên giá tài sản cố định hữu hình giảm 1327517485đ. Điều này cĩ thể là do trong năm cơng ty đã tiến hành bán một số tài sản cốđịnh.
34 Qua bảng trên ta thấy tổng nguồn vốn của Cơng ty đã giảm 2057730192đ tương ứng với - 33,3% so với năm 2003.
Tổng nợ phải trả giảm đi 1806012889đ hay –51,28%% trong đĩ:
Riêng các khoản nợ ngắn hạn đã được cơng ty thanh tốn hết hay giảm 100%. Mặc dù nợ ngắn hạn chiếm tỷ trọng khơng nhiều nhưng việc thanh tốn hết nợ ngắn hạn đã giúp cơng ty giảm khoản nợ phải trả đi rất nhiều.
Các khoản nợ dài hạn của cơng ty khơng thay đổi vì cơng ty khơng sử dụng nguồn vốn vay dài hạn.
Nguồn vốn chủ sở hữu đã giảm 269717303đứng với 10% cho thấy dấu hiêu phát triển chưa được tốt của Cơng ty.
Ngồi ra các khoản khác khơng biến động nên khơng cĩ ảnh hưởng gì.
2.2.2. Kết quả kinh doanh của cơng ty trong thời gian qua
Sau hai năm kể từ ngày thành lập, Cơng ty đã đạt được một số thành tựu khả