Nếu phát sinh thêm chi phí, phòng KTKT thông báo với khách hàng, tiến hành đàm phán để thống nhất, đi đến ký kết hợp đồng mới hoặc phụ lục hợp đồng. Trong trường hợp khách hàng không chấp nhận, Trưởng phòng KTKT xin ý kiến giám đốc công ty để đàm phán lại. Nếu không đạt được sự thoả thuận thì giải quyết theo các điều khoản đã ghi trong hợp đồng.
* Phòng KTKT có trách nhiệm thông báo việc sửa đổi hợp đồng đến các đơn vị có liên quan để tổ chức thực hiện.
1.2.3. Tổ chức phối hợp thực hiện công tác tham dự thầu giữa các phòng ban có liên quan liên quan
Việc phân cấp thực hiện công tác tham dự thầu được quy định cụ thể trong
« quy chế quản lý và giao khoán nội bộ » của công ty.
- TGĐ là người có quyền hạn cao nhất trong việc quyết định có tham dự thầu hay không
- Phòng KTKT là đầu mối tiếp nhận, tìm hiểu, tổng hợp, phân tích thông tin, đề xuất ý kiến, báo cáo TGĐ về việc công ty quyết định tham dự hoặc không tham dự đấu thầu.
Khi có quyết định tham dự thầu thì phòng KTKT tiến hành đăng ký mua HSMT và chủ trì, kết hợp với các phòng ban chức năng trong công ty, các đơn vị trực thuộc cùng phối hợp lập biện pháp thi công, tính giá dự thầu và hoàn chỉnh HSDT.
Phòng KTKT là đơn vị chủ trì, đầu mối trong quá trình đấu thầu, chịu trách nhiệm chính trước công ty về chất lượng và kết quả HSDT
- Phòng Tài chính kế toán có trách nhiệm cung cấp các số liệu báo cáo tài chính và làm bảo lãnh dự thầu
- Trong quá trình lập HSDT, cán bộ của các phòng ban, các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm tham gia phối hợp với phòng KTKT nếu như có quyết định điều động của công ty