4. Phạm vi nghiên cứu
4.1. Giải pháp cho việc sử dụng và quản lý chi phí:
Nền kinh tế hiện nay là nền kinh tế hội nhập, hoạt động kinh tế tuân theo quy luật “thương trường như chiến trường” hay “mạnh được, yếu thua”. Chính vì lẽ đó, mà đòi hỏi các doanh nghiệp trong nước và ngoài nước muốn duy trì sự tồn tại và phát triển trên thị trường thì việc kinh doanh phải đạt hiệu quả cao nhất, đặc biệt là các chiến lược về chất lượng và giá cả của sản phẩm.
Ngày nay cùng với sự tiến bộ và phát triển của khoa học công nghệ, đã giúp cho sản phẩm làm ra đạt được chất lượng cao, đáp ứng được nhu cầu của thị trường và được người tiêu dùng tin cậy. Vì vậy, các doanh nghiệp luôn không ngừng đầu tư vào trang thiết bị, máy móc hiện đại, nhằm không ngừng nâng cao chất lượng cho sản phẩm và hạ giá thành sản phẩm để có thể cạnh tranh được trên thị trường, đã có nhiều doanh nghiệp thành công nhưng cũng có không ít các doanh nghiệp thất bại trong quá trình hội nhập kinh tế ngày nay, muốn làm được diều đó các doanh nghiệp sản xuất cần có sự kiểm soát tốt chi phí sản xuất của mình như: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, và chi phí sản xuất chung. Việc tiết kiệm được các chi phí này là một trong những biện pháp hữu hiệu để gia tăng doanh thu và lợi nhuận, tăng độ lớn của đòn bẩy hoạt động cho doanh nghiệp.
Kiểm soát chi phí là một hoạt động quan trọng của quản lý chi phí. Đối với nhà quản lý, để kiểm soát được chi phí phát sinh hàng ngày, điều quan trọng là phải nhận diện ra các loại chi phí, đặc biệt là nhà quản lý nên nhận dạng những chi phí kiểm soát được để đề ra biện pháp kiểm soát chi phí thích hợp và nên bỏ qua những chi phí không thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soát sẽ không mang lại hiệu quả so với công sức, thời gian bỏ ra.
Chính vì lẽ đó mà công tác quản lý chi phí ở doanh nghiệp sản xuất rất quan trọng. Tôi xin đưa ra một số giải pháp trong quản lý chi phí để nâng cao vấn đề kiểm soát chi phí để công ty cổ phần Xi Măng Hà Tiên 2 tham khảo:
- Chi phí cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn có những biến động nhất định trong từng thời kỳ. Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản lý chi phí là xem xét, lựa chọn cơ cấu chi phí sao cho hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả nhất.
Quản l ý chi phí bao gồm:
- Tiến hành phân tích và đưa ra một cơ cấu chi phí và nguồn vốn huy động tối ưu cho doanh nghiệp trong từng thời kỳ.
- Thiết lập một chính sách phân chia chi phí cùng các mức lợi nhuận một cách hợp lý đối với doanh nghiệp.
- Kiểm soát việc sử dụng,quản lý tất cả các tài sản trong công ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích, tránh thất thoát tài sản. Để làm tốt điều này, công ty nên xây dựng một số quy trình để quản lý tài sản như sau:
Sơđồ tiến trình nghiệm thu, bàn giao TSCĐ mới đầu tư vào quản lý sử dụng
Trách nhiệm Sơđồ quy trình
P. CƯ – VT - VT, hội đồng nghiệm thu P. KT-TK-TC P. CƯ – VT - VT, đơn vị sử dụng Kế toán TSCĐ Đơn vị sử dụng Quyết định giao TSCĐ Giao TSCĐ cho ĐVSD - Báo cáo TSCĐ - Hạch toán ghi sổ Lập thẻ TSCĐ Nghiệm thu TSCĐ Sử dụng, quản lý TSCĐ
Sơđồ tiến trình quản lý khấu hao, phân bổ chi phí khấu hao, tài sản cốđịnh Trách nhiệm Sơđồ quy trình Kế toán TSCĐ Kế toán TSCĐ Kế toán TSCĐ Trích khấu hao TSCĐ, phân bổ chi phí khấu hao Đối chiếu khấu hao tài sản cốđịnh Lập kế hoạch khấu hao Sơđồ tiến trình kiểm kê tài sản cốđịnh Trách nhiệm Sơđồ quy trình Phòng KTTC, Đơn vị sử dụng, Phòng KTCĐ, P.CƯ-VT-VT, Phòng ĐT & XDCB Đơn vị sử dụng, P. KT-TC, P.KTCĐ, P.CƯ-VT-VT, Phòng ĐT & XDC
Phòng KT-TC, Hội đồng kiểm kê
Triển khai kiểm kê
Báo cáo kiểm kê và xử lý kiểm kê Chuẩn bị kiểm kê
Các quy trình này được đề ra nhằm theo dõi và quản lý toàn bộ tài sản cố định trong công ty, trích khấu hao, phân bổ chi phí khấu hao tài sản cố định vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Theo dõi tình hình mua sắm, xây mới, thanh lý, nhượng bán tài sản cố định tại công ty, theo dõi công tác kiểm kê tài sản cố định tại công ty.
Nếu việc thực hiện nhất quán, ý thức quản lý tài sản cố định tuân theo nguyên tắc của công ty thì hoạt động quản lý, khấu hao tài sản cố định của công ty sẽ được diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, dễ dàng và có hiệu quả cao.
Nhà quản lý phải luôn quan tâm đến chi phí trước khi chi tiêu ( định mức tiêu hao và hoạch định chi phí); trong khi chi tiêu ( kiểm soát chi tiêu trong định mức); sau khi chi tiêu ( phân tích sự biến động của chi phí để biết nguyên nhân tăng, giảm chi phí mà tìm giải pháp tiết kiệm cho kỳ sau).
- Để kiểm soát chi phí, công ty có thể thành lập các trung tâm quản lý chi phí ( một phòng ban, một nơi làm việc, một dây chuyền máy, một người hay một bộ phận cụ thể), việc phân chia chi phí ra thành nhiều trung tâm quản lý chi phí như vậy sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập thông tin về chi phí được dễ dàng hơn, qua đó cung cấp thông tin về chi phí phát sinh ở nhiều bộ phận khác nhau trong công ty. Để có thể kiểm soát chi phí thông qua các trung tâm chi phí, công ty cần xây dựng hệ thống mã số chi phí sau:
+ Một mã dặc biệt cho mỗi trung tâm quản lý chi phí, dùng để xác định bất kỳ khoản chi phí nào phát sinh trong trung tâm đó.
+ Một mã đặc biệt cho mỗi loại chi phí hay nhóm các chi phí dù cho chúng phát sinh bất kỳ nơi nào trong công ty.
=> Bằng cách kết hợp mã số của các trung tâm quản lý chi phí và mã số của từng loại chi phí sẽ giúp doanh nghiệp có thể xác định đã chi hết bao nhiêu cho một khoản mục chi phí cụ thể nào đó tại một trung tâm chi phí bất kỳ và cứ như vậy công ty có thể quản lý được chi phí trong toàn bộ công ty.
- Nhà quản lý chi phí có thể vận dụng các tiêu thức phân loại chi phí nhằm góp phần kiểm soát hoạt động của công ty:
+ Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí. + Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động.
+ Căn cứ vào mối quan hệ của chi phí với đối tượng chịu chi phí: chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
- Các cách phân loại chi phí khác nhằm mục đích đưa ra các quyết định. - Việc kiểm soát chi phí của nhà quản lý nên tuân theo 3 bước sau:
Bước 1: Nhận diện các biến động chi phí.
Bước 2: Xác định nguyên nhân gây biến động chi phí. Bước 3: Đề xuất các phương pháp khắc phục, cải tiến.
Kết Luận: Trong bối cảnh hiện nay, mỗi DN sẽ phải tìm cho mình một lợi thế cạnh tranh nhất định. Có DN chọn ưu thế về sự khác biệt trong chăm sóc khách hàng, có DN chọn ưu thế về mạng lưới phân phối... DN khác thì chọn uy tín thương hiệu làm lợi thế cạnh tranh. Tuy nhiên, việc tìm giải pháp tài chính tối ưu cho chiến lược phát triển bền vững trong thời kỳ hậu hội nhập luôn là vấn đề nan giải nhất đối với các DN nhỏ và vừa hiện nay. Và dù chọn phương án nào, các DN vẫn không tránh khỏi sự xuất hiện của các đối thủ cạnh tranh, vì họ cũng có những lợi thế cạnh tranh tương tự.Vì vậy, mà DN nào cũng cần phải tính đến là việc quản lý và tiết kiệm chi phí ngày một hiệu quả hơn để sản phẩm, dịch vụ của mình ngày càng có chất lượng, giá cả phù hợp hơn với khách hàng.
Quản lý và tiết kiệm chi phí là một cách để kiểm soát hoạt động của DN hiệu quả nhất. Tăng doanh thu và giảm chi phí, tăng doanh thu bằng cách tăng số lượng sản phẩm
bán ra thị trường hoặc là tăng giá bán, nhưng việc tăng giá bán là không nên, bởi vì công ty cổ phần Xi Măng Hà Tiên 2 vẫn là một công ty trực thuộc sự quản lý của Nhà nước nên việc tăng giá bán thì hơi khó; hơn nữa trong thị trường cạnh tranh ngày nay việc tăng giá bán sẽ làm cho công ty giảm năng lực cạnh tranh. Có nên chăng, là công ty sẽ điều chỉnh giá bán cho phù hợp với tình hình thực tế hiện nay. Do đó công ty cần phải có biện pháp để tăng doanh số, bên cạnh đó phải hết sức chú ý nâng cao chất lượng sản phẩm bằng cách sử dụng các quy trình công nghệ hiện đại trong việc sản xuất xi măng để ngày càng đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng. Nước ta đã chính thức áp dụng các quy định của AFTA và đã và đang là thành viên của tổ chức WTO, do vậy công ty cần thiết phải cắt giảm chi phí để có thể cạnh tranh với hàng hóa ngoại nhập. Để giảm chi phí công ty cần nhập mới hệ thống dây chuyền máy móc công nghệ hiện đại nhằm giảm bớt chi phí sản xuất cũng như chi phí nhân công hay kiểm soát, quản lý hiệu quả chi phí trrong sản xuất và kinh doanh chẳng hạn như: tiết kiệm điện, tránh sử dụng điện lãng phí, sử dụng lãng phí nguyên vật liệu ….