Ban Dịch vụ khách hàng của VIETFAIR hoạt động dựa trên những nhiệm vụ như sau :
Chăm sóc khách hàng.
Giải đáp thắc mắc của khách hàng qua điện thoại.
Nhận và trả lời Email của khách hàng.
Theo quy trình chăm sóc khách hàng, hoạt động chăm sóc khách hàng được Ban Dịch vụ khách hàng – Phòng Thị trường thực hiện trên 2 mảng chính:
Chăm sóc trong kinh doanh (cung cấp thông tin, tài liệu, điều tra sự hài lòng, mức độ thỏa mãn của khách hang,… ).
Chăm sóc ngoài kinh doanh (chúc mừng nhân ngày thành lập, sinh nhật,…).
Hàng tháng, ban dịch vụ khách hàng sẽ lựa chọn trong danh sách khách hàng được lưu trữ trong các phần mềm mà VIETFAIR đang sử dụng các khách hàng đạt tiêu chuẩn phục vụ, chăm sóc thông qua hình thức gửi thư
chúc mừng sinh nhật hoặc thiệp chúc mừng ngày thành lập. Qua đó VIETFAIR đã xây dựng được mối quan hệ rất tốt với khách hàng điều này được thể hiện qua số lượng khách hàng luôn đồng hành cùng VIETFAIR ngày càng gia tăng.
Hoạt động hỗ trợ khách hàng qua Email cũng được VIETFAIR thực hiện rất tốt và đạt kết quả cao. Trung bình mỗi ngày, bộ phận tiếp nhận thông tin qua mail của VIETFAIR nhận được khoảng hơn 20 mail mỗi ngày. Các mail này thường được trả lời ngay trong ngày, có những trường hợp phức tạp khác liên quan đến các khiếu nại của khách hàng không thuộc thẩm quyền giải quyết thì bộ phận tiếp nhận sẽ hẹn thời gian trả lời khách hàng và chuyển lên cấp trên giải quyết sau đó phản hồi lại cho khách hàng trong thời gian sớm nhất.
Ngoài việc thực hiện tốt các mảng hoạt động của chăm sóc khách hàng (Gửi thư chúc mừng ngày thành lập, giải quyết khiếu nại,…) các nhân viên trong Ban Dịch vụ khách hàng của VIETFAIR còn hoàn thành tốt trong việc cung cấp những dịch vụ cá nhân bằng sự nỗ lực, ham học hỏi và sáng tạo. Và bên cạnh đó cũng còn tồn tại những thiếu sót, Trưởng ban và những nhân viên chuyên viên đã nhận ra những thiếu sót về một số hoạt động chưa thực hiện được tốt trong thời gian qua và rất mong nhận được sự hỗ trợ của Ban Lãnh đạo VIETFAIR và Trưởng Phòng Thị trường để công việc này được thực hiện tốt hơn trong thời gian tới.
Năm 2008 đánh dấu một bước phát triển mới đối với hoạt động dịch vụ khách hàng tại VIETFAIR. Ban Dịch vụ khách hàng ngày càng thực hiện tốt vai trò đầu mối tiếp nhận và cung cấp thông tin, giải đáp các thắc mắc, đáp ứng yêu cầu của khách hàng điều này được thể hiện bởi trong năm 2008 Ban Dịch vụ khách hàng đã trả lời trên 11.000 cuộc điện thoại và 2.400 thư và Email chủ yếu với nội dung tư vấn về sản phẩm dịch vụ và trợ giúp khách hàng. Ban Dịch vụ khách hàng luôn cố gắng làm hài lòng khách hàng tối đa
bằng việc phối hợp với các bộ phận liên quan để đáp ứng yêu cầu khách hàng sớm nhất.
Theo kế hoạch thì trong năm 2009, VIETFAIR sẽ đầu tư nâng cấp hệ thống cho Ban Dịch vụ khách hàng nhằm hoàn thiện hơn cho hệ thống. Như vậy, trong thời gian tới, ngoài các kênh hỗ trợ đang sử dụng (điện thoại, email, thư,..) Ban Dịch vụ khách hàng của VIETFAIR sẽ có thể triển khai hỗ trợ khách hàng qua nhiều kênh hơn: web, chat, fax,...
Bên cạnh đó, do còn bị chi phối nhiều bởi yếu tố ngân sách, công nghệ và kinh nghiệm chuyên viên, nên công tác chăm sóc khách hàng vẫn còn tốn tại một số vấn đề như : Chính sách chăm sóc khách hàng của VIETFAIR còn đơn giản, chưa tạo được sự khác biệt lớn với các doanh nghiệp khác điều này thể hiện qua phần lớn các khách hàng, đối tác của VIETFAIR tìm hiều về VIETFAIR thông qua internet, trang web của công ty, tuy nhiên chưa có nhiều bài báo viết về VIETFAIR, trang web của VIETFAIR còn đơn giản. .
Mặt khác, cơ sở dữ liệu về khách hàng của VIETFAIR chưa hoàn thiện, gây khó khăn trong phân loại khách hàng để có chính sách chăm sóc riêng (như với khách hàng lớn, khách hàng trung thành, khách hàng tiềm năng,...).