II. Cỏc giải phỏp để làm việc theo nhúm hiệu quả
1 .Nhúm giải phỏp chủ quan
1.2. Giải phỏp cho trưởng nhúm
Để nhúm làm việc hiệu quả thỡ nhúm phải hội đủ những kỹ năng mà cụng việc cần và điều khụng thể thiếu được của mỗi nhúm là phải chọn ra được một trưởng nhúm thực sự cú năng lực và biết cỏch tổ chức, điều hành nhúm hiệu quả. Tuy khụng phải là cấp trờn, nhưng người trưởng nhúm lại giữ bốn vai trũ quan trọng quyết định sự thành cụng của nhúm, đú là: Người khởi xướng, người làm gương, người thương thảo và người huấn luyện.Với những vai trũ này đũi hỏi một trưởng nhúm phải biết thu hỳt, định hướng hành động cho cỏc thành viờn, là người biết bằng hành vi của mỡnh thiết lập tiờu chuẩn để những người khỏc phấn đấu, là người giải quyết nhưng mõu thuẫn nảy sinh trong khi làm việc giữa cỏc thành viờn và cũn là người cú khả năng huấn luyện một số kỹ năng cần
thiết cho những người khỏc. Vậy một trưởng nhúm cần phải cú những giải phỏp trợ giỳp như sau:
Thứ nhất, Người trưởng nhúm phải cú khả năng đảm nhận cỏc chức năng đú là:
+ Kớch thớch tinh thần làm việc của cả nhúm, tạo sự hưng phấn cho cỏc hoạt động của nhúm, tạo ra sự phối hợp và hũa đồng trong toàn nhúm, yờu cầu cỏc thành viờn khỏc phải thực hiện và tuõn theo cỏc nguyờn tắc điều phối và hoạt động của nhúm.
+ Theo dừi thường xuyờn hoạt động của cả nhúm, quản lý nhúm, thụng bỏo đầy đủ cỏc thụng tin liờn quan đến cụng việc của nhúm, phõn cụng nhiệm vụ và trỏch nhiệm cho những người khỏc phự hợp với khả năng mỗi người và tiến trỡnh thực hiện cụng việc.
+ Hướng dẫn cỏc thành viờn trong nhúm thực hiện nhiệm vụ theo chương trỡnh và kế hoạch cụ thể của nhúm, đặc biệt là hoàn thành đỳng thời gian và đảm bảo chất lượng.
+ Tham dự cỏc buổi học rốn luyện kỹ năng dành cho trưởng nhúm, tỡm kiếm lời khuyờn và sự hỗ trợ từ bờn ngoài khi cần thiết, làm cầu nối giữa cỏc thành viờn trong nhúm và giữa nhúm với bờn ngoài.
Thứ hai, Trưởng nhúm đúng vai trũ xõy dựng nhúm và điều hành hoạt động của cả nhúm, thể hiện qua cỏc nhiệm vụ cụ thể:
+ Tập hợp những cỏ nhõn xuất sắc. Khả năng làm việc của những nhõn viờn hàng đầu và phự hợp với cụng việc cú thể mang lại kết quả mỹ món nờn đừng ngần ngại để tỡm kiếm cho nhúm cỏc thành viờn “cú sạn trong đầu” và phự hợp. Một người giỏi bang 3 người trung bỡnh, đừng quỏ quan tõm độn số lượng và phải tỡm hiểu rừ tớnh cỏch, động cơ làm việc của những người được lựa chọn cũng như năng lực chuyờn mụn của họ.
+ Phõn cụng nhiệm vụ phự hợp với khả năng và động cơ. Đõy là một sự đảm bảo chắc chắn cho cỏc nhiệm vụ được hoàn thành hiệu quả nhất. Bạn cú thể giỳp cỏc nhõn viờn khỏm phỏ ra động cơ làm việc và khả năng của họ qua giao tiếp giao việc và thử việc…
+ Đảm bảo sự cõn bằng trong tớnh cỏch giữa cỏc cỏ nhõn, điều này sẽ thỳc đẩy mối quan hệ tốt đẹp trong nhúm. Luụn đề cao tinh thần tập thể, lựa chọn thành viờn cú chuyờn mụn cao đồng thời với khả năng thớch ứng và linh hoạt với cụng việc cũng như với những người khỏc.
+ Kiểm soỏt và điều chỉnh kịp thời. Bạn phải luụn sõu sỏt mọi hoạt động của nhúm để phỏt hiện và cú điều chỉnh kịp thời, hợp lý kể cả trong cụng việc cũng như cỏc mối quan hệ của cỏc thành viờn trong nhúm. Cần tổ chức cỏc buổi thảo luận cụng khai, cú quy mụ để cỏc thành viờn cú cơ hội đúng ghúp ý kiến và trỡnh bày quan điểm của mỡnh.
+ Gõy dựng lũng tin đối với những người khỏc. Khụng nờn vạch lỏ tỡm sõu và khiển trỏch tựy tiện, phải biết biểu dương và đỏnh giỏ cao sự đúng ghúp của người khỏc. Biết chấp nhận sai sút của mọi người, coi đú như một cỏch để học hỏi.
+ Chặt chẽ trong cụng việc và thõn mật với mọi người. Tạo cơ hội cho cỏc thành viờn phỏt huy tối đa khả năng của mỡnh. Động viờn cỏc thành viờn trong nhúm khi họ gặp thất bại và cho phộp họ sửa sai. Đặt con người lờn hàng đầu, cư xử chõn thành với cỏc nhúm viờn.
+ Nhắc nhở thường xuyờn và kiểm tra sự thực hiện của cỏc thành viờn trong nhúm.
Thứ ba, Sắp xếp chương trỡnh làm việc cho nhúm theo cỏc bước cụ thể và thực hiện một cỏch hiệu quả. Tổ chức cỏc cuộc họp nhúm định kỳ theo kế hoạch và để đảm bảo cho cỏc cuộc họp diễn ra thành cụng, người trưởng nhúm cần thực hiện một số việc sau:
+ Nờn cú những dự kiến chương trỡnh buổi họp trước về nội dung, cỏch thức và thời gian cụ thể. Cần dự kiến cả quỹ thời gian thực hiện và kết thỳc chương trỡnh cũng như hoàn thành cụng việc của nhúm.
+ Cần túm tắt được những điểm chớnh cần phải làm trong cuộc họp xem mỡnh cần phải làm gỡ, trỏch nhiệm ra sao. Phải giữ sao cho cuộc họp đi đỳng hướng cần giải quyết, trỏnh việc cỏc thành viờn đi chệch hướng khi thảo luận vấn đề và
chứng tỏ sự quan tõm đến tiến trỡnh hoạt động của nhúm và những vấn đề cần tiếp tục giải quyết.
+ Biết lắng nghe và chọn lọc ý kiến của cỏc thành viờn đưa ra, cởi mở đầu úc và đỏnh giỏ một cỏch khỏch quan những thụng tin mà người khỏc cung cấp để cú thể tổng hợp và thống nhất ý kiến của cỏc nhúm viờn, đề ra phương hướng giải quyết vấn đề tốt nhất. Trỏnh tỡnh trạng đỏnh giỏ sai lầm hoặc thiờn vị giữa cỏc thành viờn, cú thể gúp ý một cỏch khú lộo để cỏc thành viờn cảm thấy sự cụng bằng trong nhúm.
+ Khởi xướng vấn đề ngắn gọn, sỳc tớch nhưng đảm bảo đầy đủ và mọi người thấu hiểu hết. Đặt vấn đề theo nguyờn tắc điểu khiển và nếu cú thể thỡ nờn sử dụng cỏc bảng, cỏc biểu dễ thấy giỳp giảm thiểu thời gian trong việc trỡnh bày vấn đề, giảm thời gian trống trong khi họp.
Ngoài ra, nhúm trưởng cần học cỏch trỡnh bày vấn đề rừ ràng, nhanh gọn mà đặc biệt là phải cú kỹ năng trỡnh bày, giao tiếp và nhanh nhạy trong cỏc tỡnh huống, cú thể xoa nhẹ khụng khớ căng thẳng của nhúm khi tranh luận.
Trờn đõy là những giải phỏp cụ thể để khắc phục cỏc nguyờn nhõn chủ quan hạn chế khả năng làm việc theo nhúm của sinh viờn hiện nay. Nhưng cú lẽ giải phỏp tốt nhất đối với sinh viờn hiện nay là rốn luyện kỹ năng này ngay từ trờn giảng đường. Học nhúm trờn giảng đường, tại sao khụng? Việc học kiểu này sẽ giỳp mỗi người hiểu sõu vấn đề hơn, học hỏi được nhiều kinh ngiệm phục vụ cho kỹ năng làm việc nhúm hiệu quả.