V. Tổ chức giải quyết tranh chấp về hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế
1.Về ký kết và thực hiện hợp đồng.
a. Công tác nghiên cứu thị tr ờng.
Nh cơ cấu tổ chức của Công ty đã trình bày ở phần trớc thì hoạt động xuất khẩu hàng hoá nói chung đợc giao trực tiếp cho các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, trên cơ sở chỉ đạo chung của ban lãnh đạo. Cho nên các phòng kinh doanh đợc tự chủ độc lập một cách tơng đối trong hoạt động ký kết và thực hiện hợp đồng của mình. Việc giao doanh số cung nh tỷ lệ phí (lợi nhuận) mà các phòng phải nộp cho Công ty đã khuyến khích các phòng năng nổ hơn trong việc tìm kiếm khách hàng cung nh lợi nhuận, tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên của phòng. Đó chính là đòn bẩy kinh tế, là gắn lợi ích của cá nhân với lợi ích của tập thể, thúc đẩy việc tìm kiếm lợi ích cá nhân nhng cũng chính là lợi ích của tập thể. Phơng pháp tổ chức này đã phát huy đợc mọi khả năng của cấn bộ công nhân viên trong Công ty, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Tuy nhiên do Công ty xuất nhập khẩu với Lào cha có một phòng marketing chính thức nên việc tìm kiếm thị trờng đều do các cán bộ của phòng kinh doanh
xuất nhập khẩu tự làm. Chính vì vậy mà việc quảng bá cũng nh thâm nhập vào các thị trờng mới là rất hạn chế mà chủ yếu là các thị trờng không lớn mang tính truyền thống nh Lào, Thái lan, … Mặt khác do các cán bộ kinh doanh tự tìm kiếm thị trờng nên các hợp đồng ký kết đợc mang tính lẻ tẻ, manh mún. Nó không có tính chất của một chiến dịch hợp tác lâu dài ổn định với quy mô lớn.
Hơn nữa, do Công ty không đợc đầu t về cơ sở vật chất cũng nh việc chuyên môn hoá và công tác marketing nên khâu nghiên cứu thị trờng mới chỉ dừng lại ở việc quan sát giá cả thị trờng kết hợp với việc tìm khách hàng mới, trớc mắt mà cha có sự nghiên cứu phân tích để vạch kế hoạch trong việc khai thác thị trờng tiềm năng.
Mặc dù có những hạn chế trên, nhng với sự năng động và bề dày kinh nghiệm của các cán bộ kinh doanh, Công ty xuất nhập khẩu với Lào đã đạt đợc những thành tựu đáng kể trong việc mở rộng thị trờng, trên cơ sở khai thác triệt để các quan hệ truyền thống và tìm kiếm các quan hệ kinh doanh mới. Hiện nay Công ty đang có quan hệ buôn bán với hơn 30 nớc trên thế giới với tổng kim ngạch xuất khẩu hàng năm đạt khoảng 11 triệu USD.
b.Về ký kết hợp đồng.
Với bề dày truyền thống trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, Công ty xuất nhập khẩu với Lào đã tạo đợc uy tín và đợc nhiều khách hàng nớc ngoài tin cậy. Bên cạnh đó chính sách đầu t phát triển nông nghiệp theo hớng xuất khẩu đã tạo đà thuận lợi để đẩy mạnh kinh doanh xuất khẩu nông sản trong thời gian tới.
Hàng nông sản Việt Nam ngày càng đa dạng, chất lợng đợc cải thiện đã tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty tăng khả năng cạnh tranh trong việc chào bán hàng hoá của mình. Mặt khác với nguồn cung cấp nông sản rồi rào nh Việt Nam, Công ty xuất nhập khẩu với Lào thực sự là địa chỉ quen thuộc và tin cậy của các thị trờng nớc ngoài có nhu cầu nhập khẩu nông sản. Chính vì vậy các hợp đồng
xuất khẩu nông sản đợc Công ty ký kết và thực hiện ngày càng nhiều với chủng loại nông sản ngày càng đa dạng và phong phú.
Mặt khác, sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là trong lĩnh vực thông tin liên lạc, và sự linh động của Công ty trong việc áp dụng các hình thức thông tin điện tử đã góp phần không nhỏ tới hoạt động ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế của Công ty. Các hình thức trao đổi gián tiếp này đã giúp Công ty thực hiện việc tìm kiếm đối tác, cũng nh đàm phán để ký kết hợp đồng một cách nhanh gọn mà không tốn kém. Việc Công ty áp dụng phơng thức đàm phán gián tiếp đối với hầu hết các hợp đồng, không câu lệ về thủ tục đã giúp cho Công ty chớp đợc nhiều cơ hội kinh doanh trong sự biến động bất lợi của thị tr- ờng.
Hình thức hợp đồng cũng đợc đơn giản hoá thích hợp hơn. Nó không nhất thiết phải cần hai bên soạn thảo từng điều khoản, câu chữ mà có thể là đơn đặt hàng hay chào hàng. Sự đơn giản hoá hình thức hợp đồng nh vậy đã giúp cho khâu ký kết đợc tiến hành nhanh gọn hơn tạo sự đơn giản thuận tiện giữa hai bên. Tuy nhiên xét về lợi ích lâu dài, hay một sự bảo đảm chắc chắn cho lợi ích của cả hai bên, thì sự đơn giản hoá trong khâu ký kết cung nh hình thức của hợp đồng nh trên lại có nhiều hạn chế. Bởi vì hợp đồng là căn cứ pháp lý để bảo vệ lợi ích của cả hai bên. Cho nên hợp đồng càng đợc soạn thảo đầy đủ rõ ràng thì tranh chấp càng ít xảy ra và nếu có thì việc giải quyêt tranh chấp càng đơn giản và đảm bảo sự công bằng hơn.
Ngoài các quy định chung cho việc đàm phán, thiết lập và ký kết hợp đồng ngoại thơng thì việc ký kết hợp đồng xuất khẩu nông sản còn sự điều chỉnh bởi các quy chế riêng. Hàng nông sản là hàng thiết yếu, đồng thời nó là sản phẩm chủ yếu, là nguồn thu nhập chính của đại bộ phận nông dân Việt Nam . Cho nên việc điều chỉnh cung cầu trong nớc để đảm bảo mức giá cho nông dân có cuộc sống tối thiểu là trách nhiệm của Nhà nớc. Do vậy tuỳ tình hình trong n- ớc mà từng giai đoạn Nhà nớc có cơ chế điều hành khác nhau thông qua các
công cụ thuế, hạn ngạch… nhìn chung cả chính sách chung và các quy định riêng đều đợc Công ty thực hiện nghiêm chỉnh, không vi phạm pháp luật. Các văn bản cuả các cơ quan Nhà nớc có liên quan ban hành đều đợc ban lãnh đạo Công ty xuất nhập khẩu với Lào tiếp nhận đày đủ và kịp thời ban bố xuống các phòng ban, tới trực tiếp từng cán bộ của Công ty.
Bên cạnh những u điểm trên thì việc ký kết hợp đồng xuất khẩu nông sản của Công ty xuất nhập khẩu với Lào cũng có những hạn chế nhất định. Đó chính là việc áp dụng giá fob trong hầu hết các hợp đồng. Đây cũng chính là hạn chế chung của các doanh nghiệp Việt Nam tham gia hoạt động thơng mại quốc tế hiện nay. Việc áp dụng giá Fob trong các hợp đồng làm giảm nguồn thu ngoại tệ của Việt Nam trong việc thuê tàu, mua bảo hiểm cũng nh lợi nhuận thu đợc từ các hoạt động đó. Đồng thời việc áp dụng giá Fob với trách nhiệm không nhiều của bên bán đã không giúp các cán bộ kinh doanh Việt Nam thành thục hơn trong các nghiệp vụ thơng mại quốc tế.
Mặt khác việc áp dụng phơng thức thanh toán T/T cũng gây nhiều bất lợi cho phía Công ty. Theo phơng thức này rủi ro trong thanh toán cao hơn và thờng bị giao tiền chậm.
c-Đánh giá về tình hình thực hiện hợp đồng
Sau khi ký kết Công ty thờng triển khai thực hiện ngay hợp đồng. Công ty thờng chủ động trong việc thu gom lô hàng xuất khẩu, làm thủ tục hải quan… Nên hợp đồng thờng đợc thực hiện đúng tiến độ. Các cán bộ Công ty có kinh nghiệm trong công tác giao nhận nắm rõ lịch trình tàu nên việc giao hàng không gặp khó khăn. Có thể nói, Công ty xuất nhập khẩu với Lào có một đội ngũ cán bộ lành nghề trong lĩnh vực thơng mại quốc tế. Mọi cán bộ kinh doanh đều có thể tự mình triển khai việc thực hiện hợp đồng do mình tìm kiếm ở tất cả các khâu mà không cần tới một đội ngũ hay một phòng ban chuyên làm các thủ tục đó. Điều này giúp cho việc thực hiện hợp đồng đợc chặt chẽ hơn không bị gián
đoạn hay xa rời các cam kết do những ngời không trực tiếp đàm phán ký kết hợp đồng thực hiện.
Tuy nhiên trong quá trình triển khai thực hiện hợp đồng các cán bộ kinh doanh bị hạn chế bởi thủ tục xin cấp vốn. Bởi vì các phòng kinh doanh không trực tiếp quản lý vốn, nên khi có đợc hợp đồng họ phải làm phơng án kinh doanh trình phòng tài vụ xin cấp vốn cho việc thu mua chuẩn bị hàng xuất khẩu. Để đợc cấp vốn phòng tài vụ phải xem xét hợp đồng, phơng án kinh doanh và có khi còn chờ bên nớc ngoài mở L/C hay có bảo đảm gì khác. Nh vậy, việc xin cấp vốn mất rất nhiều thời gian, có thể tới một hoặc hai tuần, trong khi giá cả hàng hoá biến động rất nhanh, cạnh tranh thì gay gắt. Đặc biệt giá cả hàng nông sản của Việt Nam lại biến động mạnh thì cách thức cấp vốn nh trên là không phù hợp. Nếu cứ chờ đợi đủ những thủ tục nh vậy thì cơ hội kinh doanh cũng không còn. Chính vì vậy vấn đề cấp vốn đã gây không ít khó khăn cho các cán bộ làm công tác kinh doanh, đặc biệt trong khâu ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu nông sản.