V. Tổ chức giải quyết tranh chấp về hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế
2-Trình tự ký kết hợp đồng xuất khẩu nông sản tại Công ty xuất nhập khẩu với Lào
ty xuất nhập khẩu với Lào
Để ký đợc một hợp đồng xuất khẩu nông sản, trớc hết các cán bộ kinh doanh của Công ty phải tìm ngời mua (khách hàng nớc ngoài) thông qua công tác marketing, các bạn hàng quen biết hay qua các thơng vụ của Việt Nam ở n- ớc ngoài hoặc đại diện thơng mại của các nớc đặt tại Việt Nam. Sau khi tìm hiểu xong hai bên tiến hành các giao dịch đàm phán để ký kết hợp đồng
Việc đàm phán ký kết hợp đồng thờng đợc tiến hành bằng một trong hai phơng thức:
1-Đàm phán trực tiếp:
Theo phơng thức này thì hai bên sắp xếp gặp nhau trực tiếp để bàn bạc những điều khoản trong hợp đồng.
Nhợc điểm của phơng thức này là tốn kém cả về tiền bạc về thời gian. Bởi vì bên nớc ngoài thờng ở xa nên thời gian cũng nh kinh phí cho việc đi lại ăn ở đòi hỏi rất nhiều. Cho nên phơng thức này chỉ đợc Công ty xuất nhập khẩu với Lào áp dụng trong trờng hợp khách hàng mới hay hợp đồng có giá trị lớn.
2-Đàm phán gián tiếp
Theo phơng thức này thì hai bên không cần trực tiếp gặp nhau mà chỉ thông qua các phơng tiện thông tin nh fax, th điên tử,…để thoả thuận thống nhất
các điều khoản trong hợp đồng. Đây là phơng thức thích hợp nhất và đợc dùng chủ yếu trong hoạt động ký kết hợp đồng của Công ty. Công nghệ thông tin càng phát triển thì phơng thức này càng phát huy hiệu quả trong thực tế. Nó đảm bảo tính kịp thời cũng nh việc giảm thiểu nhất các chi phí giao dịch.
Quá trình giao dịch gián tiếp của Công ty xuất nhập khẩu với Lào đợc thực hiện theo các bớc sau:
B
ớc 1 : Công ty gửi báo giá( quotation) hay còn gọi là th điều tra cho khách hàng nớc ngoài hoặc khách hàng nớc ngoài gửi th yêu cầu chào hàng tới Công ty (Requires letter). Đây là bớc đầu tiên để tiến tới ký kết hợp đồng. Cơ sở để thực hiện bớc này là nhu cầu mua bán hàng hoá của hai bên và các thông tin về thị trờng.
B
ớc 2 : Bớc chào hàng (chào mua hàng(order), hoặc chào bán hàng(offer))
Đây là bớc tiếp theo đợc thực hiện nếu bên đợc báo giá hay yêu cầu ở b- ớc một muốn giao kết hợp đồng, khi đó nếu đợc yêu cầu Công ty sẽ lập một đơn chào hàng chi tiết hay còn gọi là th đề nghị giao kết hợp đồng (offer). Đối với bên nớc ngoài nếu nhận đợc bảng báo giá của Công ty mà có nhu cầu giao kết hợp đồng thì bên nớc ngoài đó sẽ gửi cho Công ty một đơn đặt hàng (order). Đơn hàng này đợc lập trên cơ sở báo giá của Công ty và nhu cầu của bên bán. Đơn hàng hay chào hàng chi tiết thờng gồm các nội dung:tên hàng, số lợng, giá cả, quy cách phẩm chất, phơng thức thanh toán, thời gian giao hàng.
Thông thờng chào hàng chỉ có hiệu lực trong một thời gian ấn định đuợc ghi trong th. Đối với hàng nông sản thời hiệu này lại càng đợc quan tâm vì giá cả nông sản rất bất ổn định, thậm chí có sự biến động trong ngày, cho nên việc quy định thời hiệu là rất cần thiết và không thể thiếu.
B
ớc 3 : Chấp nhận chào hàng và thiết lập hợp đồng
Trong thực tế đàm phán ký kết hợp đồng của Công ty, nguyên tắc tự do thể hiện ý chí để đi đến thống nhất giữa hai bên là nguyên tắc đợc đề cao nhất. Một bên có thể chấp nhận hoặc không chấp nhận toàn bộ nội dung trong chào hàng nhng nếu đợc bên kia chấp nhận thì hợp đồng vẫn đợc giao kết. Bên chào hàng cũng vậy, họ có thể huỷ bỏ chào hàng hay từ chối những yêu cầu sửa đổi của bên kia và không giao kết hợp đồng.
Nếu bên đợc chào hàng ký chấp nhận toàn bộ nội dung trong đơn chào hàng thì hợp đồng đợc giao kết và phát sinh hiệu lực kể từ thời điểm ký chấp nhận. Hình thức của hợp đồng trong trờng hợp này chính là đơn chào hàng (order hoăc offer), và đợc gọi là hình thức ký kết hợp đồng đơn giản của Công ty. Với loại hợp đồng này do nó không đợc soạn thảo một cách kỹ lỡng các điều khoản nh một hợp đồng chính thức, nên hai bên thờng phải có thêm một hợp đồng diễn giải hoặc đợc chi tiết hoá trong L/C nếu áp dụng phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ.
Trờng hợp hai bên có sửa đổi bổ sung đơn chào hàng sau đó mới đi đến thống nhất, thì hợp đồng thờng đợc một trong hai bên soạn thảo một cách chi tiết đầy đủ và gửi cho bên kia ký vào hợp đồng. Hợp đồng sẽ phát sinh hiệu lực khi có đủ chữ ký của cả hai bên.
Nội dung của hợp đồng do hai bên ký kết thờng bao gồm các điều khoản sau:
1-Điều khoản về tên hàng, quy cách phẩm chất, số lợng, đơn giá, tổng giá trị;
2-Điều khoản giao hàng
Điều khoản này quy định rõ về địa điểm giao hàng thời hạn giao hàng và phơng thức giao hàng.
Các quy định trong điều khoản giao hàng thờng đợc đãn chiếu áp dụng các điều khoản giao hàng Incoterms 1990, 2000. Trong các hợp đồng xuất khẩu
nông sản do Công ty ký kết thì điều kiện Fob đợc áp dụng là chủ yếu. Tuy nhiên Công ty thờng mua bảo hiểm và thuê tàu hộ bên nớc ngoài. Ngoài ra một số hợp đồng của Công ty còn dẫn chiếu áp dụng điều kiện CFR và CIF nhng số lợng rất ít.
Trong điều khoản này hai bên còn quy định thêm về nghĩa vụ của ngời bán trong việc thông báo bằng fax hay telex cho ngời mua sau khi giao hàng lên tàu. Đồng thời Công ty phải gửi bộ chứng từ đây đủ chứng nhận việc đã giao hàng đúng quy cách chất lợng, số lợng lên tàu. Quy định này là căn cứ để xác định nghĩa vụ của ngời bán đã hoàn thành hay cha cũng nh việc xác định thời điểm chuyển giao rủi ro từ ngời bán sang ngời mua.
3-Điều khoản về thanh toán
Điều khoản thanh toán là điều khoản quy định về phơng thức thanh toán, thời hạn thanh toán,và các chứng từ cần thiết cho việc thanh toán.
Các hợp đồng xuất khẩu của Công ty thờng áp dụng phơng thức thanh toán L/C, T/T, D/P, tuy nhiên chủ yếu vẫn là phơng thức T/T.
Việc thoả thuận áp dụng phơng thức thanh toán nào thờng phụ thuộc vào nhiều yếu tố nh: sự cạnh tranh, độ tin cậy của khách hàng nớc ngoài, tính thời vụ và đặc điểm riêng của hàng nông sản. Ví dụ nh đối với mặt hàng cạnh tranh khá gay gắt nh gạo, nếu áp dụng phơng thức thanh toán L/C thì chi phí sẽ tăng và đẩy giá lên cao làm cho hàng của Công ty kém khả năng cạnh tranh so với hàng của các Công ty khác của các nớc nh Trung Quốc, Thái lan. Hoặc với hàng biến động giá nhanh nh Cà fê hay mang tính chất mùa vụ nh đại đa số các nông sản khác, thì Công ty không thể chờ đợi bên kia mở L/C mới thực hiện việc thu mua hay giao hàng. Nếu nh vậy các quy định trong hợp đồng sẽ không còn phù hợp với thực tiễn nữa, và một trong hai bên sẽ phải chịu thiệt thòi. Cho nên phơng thức T/T vẫn là phơng thức thích hợp nhất với đặc điểm của hàng nông sản. Mặc dù vậy đây vẫn là phơng thức gặp nhiều rủi ro nhất. Cho nên để
ngân hàng hoặc phải trả tiền trớc khi nhận hàng. Tuy nhiên với những thị trờng mới thâm nhập nh Braxin, Angola… thì Công ty phải đòi hỏi phơng thức thanh toán L/C để giảm bớt rủi ro.
Trờng hợp thanh toán bằng L/C, các chứng từ mà Công ty phải gửi cho ngân hàng thông báo thờng gồm các chứng từ đợc quy định trong điều khoản này;
4-Điều khoản về khiếu nại và giải quyết tranh chấp
Điều khoản này quy định về thời hạn khiếu nại của bên mua về việc thực hiện hợp đồng, chất lợng, số lợng hàng hoá đợc giao…Ngoài ra hai bên còn ghi rõ phơng thức áp dụng để giải quyết tranh chấp nếu có, cũng nh luật áp dụng cho việc giải quyết đó. Việc thoả thuận áp dụng phơng thức nào tại đâu và luật nào điều chỉnh phụ thuộc vào lợi thế của mỗi bên trong quá trình đàm phán. Sự tơng quan này có thể phụ thuộc vào yếu tố thị trờng hay uy tín thơng mại của hai bên. Khi một bên có lợi thế hơn sẽ thoả thuận cách giải quyết có lợi cho mình, tất nhiên vẫn phải đảm bảo nguyên tắc tự do thoả thuận và thống nhất ý chí. Trong thực tế các hợp đồng xuất khẩu nông sản của Công ty thờng đợc quy định áp dụng Luật Việt Nam và giải quyết tại Trung tâm Trọng tài quốc tế Việt Nam ở Hà nội. Tuy nhiên trong một số hợp đồng bên nớc ngoài không chịu nh- ợng bộ thì hai bên thoả thuận luật áp dụng là luật của một nớc thứ ba, thờng là luật của Singapore và giải quyết tại đó. Việc áp dụng điều ớc quốc tế hay luật của nớc mua là rất hãn hữu trong các hợp đồng này. Bởi vì việc áp dụng nh vậy sẽ rất bất lợi cho phía Công ty cả về kinh phí đi lại nếu có tranh chấp cũng nh rủi ro do hiểu không rõ về nguồn luật điều chỉnh đó.
5-Điều khoản về các điều kiện khác liên quan đến việc thực hiện hợp đồng.