a) Chức năng:
Là doanh nghiệp thuộc ngành công nghiệp nặng Việt Nam, Công ty có các chức năng: Thực hiện các hoạt động thương mại dịch vụ, trực tiếp tham gia hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu (tự doanh và uỷ thác) với các đối tác trong và ngoài nước.
b) Nhiệm vụ:
Xây dựng và tổ chức các kế hoạch dài hạn và ngắn hạn của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.
Xây dựng và tổ chức các kế hoạch dài hạn và ngắn hạn của hoạt động kinh doanh.
Tổ chức nghiên cứu thị trường, tìm hiểu và xác định các mặt hàng kinh doanh phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của khách hàng trong nước và ngoài nước.
Bảo toàn và phát triển nguồn vốn được giao. Công ty được phép huy động vốn của các tổ chức và các thành phần kinh tế để tổ chức hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật.
Thực hiện nghĩa vụ và nhiệm vụ Nhà nước giao đồng thời thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ chung của Nhà nước.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty
Với phương châm gọn, nhẹ nhưng hiệu quả, Công ty MECANIMEX có cơ cấu tổ chức bộ máy được bố trí, tổ chức theo sơ đồ sau:
Phòng Hành chính Phòng Tổ chức Kế Phòng Tài chính Kế toán Phòng Kinh doanh Chi nhánh tại TP HCM Ban giám đốc
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty MECANIMEX
Ban giám đốc Công ty: Bao gồm: Giám đốc và các Phó giám đốc:
Đứng đầu Công ty là Giám đốc do Bộ trưởng Bộ Công nghiệp trực tiếp bổ nhiệm. Giám đốc điều hành Công ty theo chế độ một thủ trưởng và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Công ty trước pháp luật, trước Bộ Công nghiệp và toàn thể công nhân viên chức của Công ty. Giám đốc được quyền tổ chức bộ máy quản lý và mạng lưới kinh doanh cho phù hợp với nhiệm vụ của Công ty và các quyết định phân cấp quản lý của Bộ. Giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc, Phó giám đốc do Giám đốc Công ty lựa chọn và đề nghị Bộ Công nghiệp bổ nhiệm. Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc điều hành Công ty và chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc về các nhiệm vụ được phân bổ và uỷ quyền.
Các phòng ban chức năng:
Với quy mô nhỏ Công ty MECANIMEX có 04 phòng trực thuộc, 01 chi nhánh và 01 văn phòng đại diện. ở cấp thực hiện này, thì các trưởng phòng, giám đốc chi nhánh, trưởng văn phòng đại diện chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về phần việc do bộ phận mình đảm trách
Trong Công ty, các phòng ban đều có nhiệm vụ, chức năng riêng và có mối quan hệ mật thiết với nhau. Tuy nhiên, do phạm vi nghiên cứu của chuyên để thực tập nên chúng ta sẽ đi sâu vào cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Phòng Tài chính Kế toán.
Phòng Tài chính Kế toán
Công tác tài chính kế toán của Công ty là một bộ phận quan trọng có mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận, phòng ban khác. Phòng Tài chính Kế toán thực hiện báo cáo trực tiếp với Giám đốc và các Phó giám đốc. Tất cả các hoạt động kinh tế phát sinh của các bộ phận trong Công ty đều được phản ánh tại Phòng Tài chính Kế toán, riêng chi nhánh TP Hồ Chí Minh được hạch toán độc lập.
- Theo dõi, quản lý vốn, nguồn vốn, tình hình sử dụng vốn, đề ra những chiến lược của Công ty về tiền vốn, tham mưu cho Giám đốc về những vấn đề tài chính...
- Tổng hợp tất cả các số liệu kế toán để tiến hành lập các báo cáo tài chính định kỳ hàng năm theo quy định của chế độ kế toán.
- Thực hiện các thủ tục thanh toán nội bộ giữa Công ty với các đơn vị trong nước và thanh toán ngoại giữa Công ty với các đối tác nước ngoài khi xuất khẩu, nhập khẩu các mặt hàng kinh doanh.
- Lập kế hoạch tài chính cho các kỳ kinh doanh.
Tổ chức nhân sự của Phòng Tài chính Kế toán: Gồm 6 nhân viên.
- Kế toán trưởng là người phụ trách chung về tình hình tài chính kế toán của Công ty. Kế toán trưởng có nhiệm vụ giúp Giám đốc chỉ đạo và thực hiện công tác tài chính kế toán và thống kê của Công ty.
- Phó kế toán trưởng có nhiệm vụ thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến kinh doanh ngoại như: mở L/C thanh toán, xuất nhập khẩu hàng hoá, thanh toán với khách hàng nước ngoài, thanh toán với Ngân hàng, quyết toán các hợp đồng uỷ thác, phụ trách tiền ngoại tệ.
Ngoài ra còn có 4 kế toán viên:
- Kế toán viên theo dõi chi phí, tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh, quản lý các quỹ, giám sát tình hình tăng, giảm của tài sản cố định.
- Kế toán viên đảm nhiệm việc thống kê thu nhập cá nhân và kiêm giữ vai trò thủ quỹ.
- Kế toán viên phụ trách các khoản mục thuế và tiêu thụ hàng hoá.
- Kế toán viên đảm nhiệm theo dõi tình hình công nợ, quyết toán Hợp đồng mua bán, thanh toán với khách hàng trong nước, phụ trách khoản mục tiền gửi Việt Nam đồng (VNĐ) của Công ty tại các Ngân hàng.
Điều kiện hoạt động của Công ty
Công ty MECANIMEX được tổ chức rất gọn nhẹ, hiện nay tổng số cán bộ, công nhân viên của Công ty có 87 người. Hầu hết các cán bộ tại Công ty MECANIMEX chủ yếu là những người đã tốt nghiệp các trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học Bách khoa Hà Nội, Đại học Ngoại thương Hà Nội... cho nên trình độ cán bộ ở đây đảm bảo được những yêu cầu cơ bản cho hoạt động của Công ty.
Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty khá tốt và đầy đủ với một toà nhà 5 tầng và một bãi để xe với diện tích mặt đất hơn 200m2 và các thiết bị máy vi tính, máy Fax, điện thoại, máy Photocoppy, Ôtô... Vì không có kho hàng nên khi có hàng Công ty thường phải đi thuê. Đây cũng chính là những điều bất lợi cho Công ty, có thời gian phải thuê với giá rất đắt khi nhu cầu kho hàng trên thị trường tăng lên. Điều này đã làm ảnh hưởng chi phí hoạt động kinh doanh của Công ty.
2.1.4. Hoạt động kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây
Trong gần 20 năm hoạt động Công ty MECANIMEX đã có những bước phát triển nhanh chóng. Đóng góp một phần quan trọng trong việc cung ứng các sản phẩm máy móc, thiệt bị, phụ tùng, nguyên vật liệu phục vụ kịp thời, hiệu quả cho các hoạt động sản xuất của các doanh nghiệp trong ngành cơ khí, luyện kim, hoá chất... Những năm qua cùng với sự phát triển của đất nước, với sự năng động của bản thân, Công ty liên tục kinh doanh có hiệu quả và không ngừng lớn mạnh. Điều này được thể hiện rất rõ qua kết quả kinh doanh mà Công ty đã đạt được.
Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty MECANIMEX
Chỉ tiêu Đ.vị Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 1.Nguồn vốn chủ sở hữu Tr.đ 18..496,5 31.173,5 32.534,1 2.Nguồn vốn kinh doanh Tr.đ 17.667,7 29.731,4 29.702,8 3.Tổng giá trị tài sản Tr.đ 107.530,8 116.989,5 101.102,9 4.Tổng doanh thu Tr.đ 288.636,0 351.179,0 362.467,0 5.Tổng giá trị kim ngạch XNK Tr.$ 30,6 28,5 29,5 6.Lợi nhuận sau thuế Tr.đ 618,3 651,0 676.,8 7.Nộp ngân sách Tr.đ 60.344,1 85.871,5 87.642,3
8.Thu nhập CNV Tr.đ 2,1 2,2 2,5
(Nguồn: Báo cáo tài chính của Công ty năm 2001, 2002, 2003)
Qua việc xem xét nội dung của Bảng 2.1, chúng ta có thể rút ra những nhận nhận xét, đánh giá cơ bản như sau:
Hoạt động kinh doanh của Công ty trong thời gian qua có sự tăng trưởng theo chiều hướng tốt: quy mô hoạt động kinh doanh ngày càng được mở rộng, lợi nhuận sau
thuế tăng đều qua các năm, thực hiện tốt nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước, thu nhập bình quân của cán bộ, công nhân viên luôn ở mức cao và ổn định.
Mặc dù, là một doanh nghiệp Nhà nước được thành lập trong cơ chế kinh tế cũ, nhưng cùng với sự chuyển mình của nền kinh tế đất nước từ cơ chế kinh tế tập trung, bao cấp sang cơ chế kinh tế thị trường, Ban giám đốc Công ty cũng đã có những sự đổi mới cần thiết trong cách nghĩ, cách làm để nhanh chóng thích nghi với cơ chế kinh tế mới. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều khía cạnh nội dung của công tác quản trị doanh nghiệp vẫn chưa được quan tâm đúng mức, đặc biệt là trong công tác quản lý tài chính.
Công tác phân tích tài chính doanh nghiệp của Công ty vẫn chưa được quan tâm đúng mức. Mặc dù, trong cơ cấu tổ chức của Công ty có Phòng Tài chính Kế toán, nhưng thực ra chức năng và nhiệm vụ của Phòng chỉ thiên về công tác hạch toán kế toán - theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhân sự của Phòng có 6 người, nhưng chỉ có duy nhất một người đảm nhận vai trò thực hiện công tác phân tích tài chính.
Ngoài ra, khi nghiên cứu hoạt động kinh doanh của Công ty trong các năm 2001, 2002, 2003 ta thấy Công ty không gặp phải những khó khăn trở ngại lớn. Nguyên nhân là do Công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tương đối đặc biệt, không phải bất cứ doanh nghiệp nào cũng có thể tham gia.
2.2. Thực trạng công tác phân tích tài chính tại Công ty
Phân tích tài chính doanh nghiệp là một nội dung rất quan trọng đối với bất kỳ một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế thị trường nói chung. Song tại Việt Nam, tất cả các doanh nghiệp Nhà nước cũng như Công ty MECANIMEX thì phân tích tài chính doanh nghiệp mới được áp dụng khi Nhà nước có chủ trương ban hành chế độ kế toán mới. Trong khoảng thời gian tuy ngắn ngủi đó, công tác phân tích tài chính doanh nghiệp tại Công ty MECANIMEX đã góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh và vẫn không ngừng hoàn thiện.
2.2.1. Tổ chức công tác phân tích tài chính tại Công ty
Hiện nay, việc tổ chức công tác phân tích tài chính của Công ty còn hết sức sơ sài, mang hình thức bắt buộc. Điều này xuất phát từ nhiều nguyên nhân, trong đó nguyên nhân chính là việc nhận thức tầm quan trọng của công tác phân tích tài chính đối với Ban giám đốc.
Công tác này do Phòng Tài chính Kế toán đảm nhận và thực hiện nhằm mục đích đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty trong năm qua; tìm ra những nguyên
nhân và các nhân tố tác động đến kết quả đó; xây dựng các báo cáo, kế hoạch, chiến lược tài chính ngắn hạn và dài hạn, định hướng phát triển cho Công ty trong thời gian tới. Tuy nhiên, hiện nay công tác phân tích tài chính của Công ty chỉ do một cán bộ của Phòng Tài chính Kế toán đảm nhận và thực hiện tất cả các bước phân tích. Bên cạnh đó, Công ty chưa có sự trợ giúp của các phần mềm tài chính chuyên dụng nên công tác phân tích chủ yếu được thực hiện thủ công. Do đó, hiệu quả của công tác phân tích tài chính chỉ dừng lại ở mức độ nhất định.