Điều hành là một trong các chức năng quản lý nhằm tác động lên hành vi của hệ thống, hướng hệ thống vào mục tiêu quản lý theo đường lối, chiến lược đã định sẵn của doanh nghiệp.
Điều hành vừa là một hoạt động, vừa là một quá trình tác động mang tính nghệ thuật của chủ thể quản lý lên con người với những động cơ rất khác nhau sao cho họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp bảo hiểm và từng bước biến mục tiêu, mục đích quản lý thành hiện thực.
Điều hành liên quan đến việc ra quyết định, tổ chức, truyền đạt và thực hiện các quyết định bằng cách giao việc, ra lệnh, động viên, khen thưởng cấp dưới, tích cực hoá thái độ và tinh thần làm việc của đại lý bảo hiểm.
Điều hành phải xuất phát từ động cơ và nhu cầu của con người. Để đạt hiệu quả cần sử dụng nhiều phương pháp( hành chính, kinh tế, giáo dục và tâm lý ); phối hợp nhiều công cụ và biện pháp ( thưởng – phạt, khen – chê đại lý đúng lúc, đúng chỗ; đảm bảo điều kiện làm việc an toàn, tạo bầu không khí vui tươi lành mạnh …) để tác động lên động cơ của con người.
Mạng lưới đại lý bảo hiểm thường rất rộng, đặc biệt là đại lý bảo hiểm nhân thọ và họ tạo nên một tập thể. Vì vậy, trong quá trình điều hành cần quan tâm đến đặc tính tâm lý tập thể, đó là tính lây truyền tâm lý, bầu không khí tâm lý cũng như dư luận xã hội trong tập thể, truyền thống tập thể…
Đại lý phân phối bảo hiểm thường phải tự quản về thời gian nên doanh nghiệp bảo hiểm áp dụng các biện pháp khuyến khích đại lý sử dụng thời gian sao cho có hiệu quả nhất. Ví dụ, doanh nghiệp bảo hiểm thường yêu cầu đại lý lập lịch trình khai thác hàng tuần hoặc xác định mức bán hàng tối thiểu trong một đơn vị thời gian( hàng tháng, hàng quý…). Nếu hoàn thành tốt các định mức này, đại lý sẽ được doanh nghiệp khen thưởng xứng đáng.
Công tác điều hành cũng cần tạo ra bầu không khí thuận lợi trong tổ chức. Bầu không khí trong tổ chức là ý thức của đại lý bảo hiểm về khả năng, về giá trị của mình và về thù lao khi hoàn thành và hoàn thành tốt công việc. Nếu doanh nghiệp bảo hiểm xem trọng công tác này và dành cho đại lý những cơ hội, cũng như tạo cho họ khả năng để có thu nhập thoả đáng và thăng tiến trong nghề nghiệp thì chắc chắn doanh nghiẹp sẽ đạt được mọi mục tiêu của mình.
Các doanh nghiệp bảo hiểm thường sử dụng các biện pháp kích thích tích cực trong công tác điều hành. Để khuyến khích các cố gắng của đại lý, các doanh nghiệp bảo hiểm thường sử dụng các biện pháp như tổ chức các hội nghị thương mại thường kỳ nhằm tạo điều kiện cho đại lý giao tiếp, phát biểu ý kiến cũng như khuyến khích các đại lý cố gắng hơn nữa bằng các hình thức khen thưởng nhất định…
Kiểm tra là quá trình xem xét, đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu và kế hoạch do doanh nghiệp bảo hiểm đặt ra.Thực tế, đại lý thường làm việc tại nơi có thể đón tiép khách hàng hoặc đến nhà khách hàng. Vì vậy, doanh nghiệp bảo hiểm cần kiểm tra hoạt động của đại lý về nhiệm vụ về quyền hạn, sau đó tiến hành đánh giá hoạt động của đại lý. Thông thường việc đánh giá được thực hiện qua các chỉ tiêu như sau: Số hợp đồng khai thác mới, số hợp đồng bảo hiểm đã cấp còn đến cuối năm, số phí bảo hiểm đã thu trong kỳ, tổng số tiền bảo hiểm khai thác được, số đại lý còn hoạt động, số hợp đồng bị huỷ, tỷ lệ huỷ bỏ hợp đồng, năng suet khai thác, cơ cấu đại lý, tỷ lệ đại lý vi phạm kỷ luật…
