Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ th−ơng mại Hà Nội đã thiết lập và quy định thống nhất các thủ tục nhập, xuất kho NVL của đơn vị mình theo đúng mục đích nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình luân chuyển chứng từ nh− sau:
- Thủ tục và các chứng từ sử dụng để nhập kho NVL
NVL, của công ty chủ yếu đ−ợc nhập kho từ 2 nguồn: mua ngoài và sử dụng không hết nhập lại kho (đối với NVL, đề xê và các sản phẩm hỏng).
Ta có:
• Đối với NVL mua ngoài về nhập kho
Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của ng−ời bán, hoá đơn kiêm phiếu nhập kho, hợp đồng mua vật t−.
Bảng số 16: Mẫu hoá đơn GTGT
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 2: (Giao cho khách hàng) Số: N18471
Ngày 12 tháng 8 năm 2006
Đơn vị bán hàng:Công ty Th−ơng mại sản xuất Minh Ph−ơng Địa chỉ: 78, Thanh Nhàn, Hà Nội
Điện thoại:……….MS……… Họ tên ng−ời mua hàng: Anh Hiếu
Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ th−ơng mại Hà Nội Địa chỉ: Kho 1 ph−ờng Vĩnh H−ng - quận Hoàng Mai - Hà Nội Hình thức thanh toán: tiền mặt
STT Tên sản phẩm Đơn vị tính Số l−ợng Đơn vị Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Mực 305 cam Kg 1,00 370.000 370.000
Cộng tiền hàng: 370.000
Thuế suất GTGT (10%) Tiền thuế GTGT: 18.500
Tổng cộng tiền thanh toán: 388.500
Số tiền viết bằng chữ: [Ba trăm tám tám ngàn năm trăm đồng] Ng−ời mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán tr−ởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ tr−ởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)
Ban kiểm nghiệm vật t− bao gồm: - 01 ng−ời ở bộ phận cung tiêu - 01 ng−ời ở phòng kỹ thuật - 01 thủ kho
Sẽ tiến hành kiểm nghiệm NVL nhập khọ Nội dung của cuộc kiểm nghiệm đ−ợc phản ánh lên "Biên bản kiểm nghiệm vật t−" (theo mẫu)
Bảng 17: Biên bản kiểm nghiệm vật t−, hàng hoá tr−ớc khi nhập kho
KH/BM 12.01
STT Danh mục kiểm tra ĐVT Số l−ợng Ngày nhập
1 Mực 305 cam Kg 1.00 15/08/2006
… … … …. …
Chất l−ợng vật t−, hàng hoá theo thực tế kiểm tra
….. Mực 305 cam, chất l−ợng đảm bảo, số l−ợng đúng nh− trong hợp đồng, không có gì sai sót sau khi đã viết thử... ... ... ... ... Ph−ơng h−ớng xử lý: ... ... ... ... Ngày 15 tháng 8 năm 2006
Phòng kế hoạch Thủ kho Ng−ời giao hàng
Biên bản này đ−ợc phòng kế hoạch lập làm 03 liên: - 01 liên giao cho ng−ời bán
- 01 liên giao cho thủ kho để tiến hành nhập kho, sau đó chuyển cùng phiếu nhập kho do phòng kế hoạch lập lên phòng kế toán
- 01 liên phòng kế hoạch giữ
Sau khi tất cả các thủ tục kiểm tra đã hoàn tất, nếu chất l−ợng hàng nhập đảm bảo đúng yêu cầu nh− trong hợp đồng mua bán, thủ kho tiến hành các thủ
Bảng 18:
Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ th−ơng mại Hà Nội
Phiếu nhập kho
Ngày 15 tháng 8 năm 2006
Số: N497/VT Nợ: 152
Có: 111
Ng−ời nhập: Công ty th−ơng mại Minh Ph−ơng Lý do nhập: Nhập vật t− sản xuất mực 305 cam Nhập tại kho: Chị Thuý
Theo hoá đơn số: 018471 ngày 12/8/2006 Mã số thuế: 01008917761
STT Mã HH Tên sản phẩm ĐVT Số l−ợng Đơn giá Thành tiền 1 KH0053 Mực 305 cam Kg 1,00 370000 370000
Cộng 370.000
Số tiền ghi bằng chữ: (Ba trăm bảy m−ơi nghìn đồng)
Ng−ời giao hàng Thủ kho Phòng TCKT Giám đốc
Phiếu nhập kho đ−ợc lập làm 04 liên: - 01 liên phòng kế hoạch giữ
- 01 liên thủ kho giữ để chi thẻ kho trong công tác hạch toán chi tiết - 01 liên đ−ợc giao lên phòng tài chính kế toán để kế toán vật t− hạch toán chi tiết.
- 01 liên đ−ợc giao cho ng−ời cung cấp để làm thủ tục thanh toán sau nàỵ
Trong tr−ờng hợp có sai sót về số l−ợng thì ban kiểm nghiệm sẽ lập biên bản báo cáo cho bên bán biết để xử lý đúng nh− hợp đồng quy định.
Nếu có sai sót về chất l−ợng, hàng giao không có đủ quy cách phẩm chất thì sẽ bị trả lại ng−ời bán mà không đ−ợc làm thủ tục nhập kho (ngoại trừ tr−ờng hợp công ty chấp nhận với một mức giảm nào đó thì sẽ nhập kho bình th−ờng).
* Đối với đề xê, sản phẩm hỏng, NVL xuất dùng không hết nhập lại kho để tái sản xuất, thủ tục nhập kho chỉ khác là không tiến hành kiểm nghiệm vật t− bằng cách lập biên bản kiểm nghiệm đối với NVL mua ngoài, còn thì thủ kho vẫn viết phiếu nhập kho bình th−ờng.
Ngày 28 tháng 8 năm 2006, phân x−ởng tổ in nhập lại kho số vật t− dùng không hết để tái sản xuất sản phẩm, thủ kho ghi phiếu nhập kho cho những vật t− này nh− sau:
Bảng số 19
Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ th−ơng mại Hà Nội
Phiếu nhập kho
Ngày 28 tháng 8 năm 2006
Số: N142/NL Nợ: 152 Có: 111
Ng−ời nhập: Phân x−ởng kho in Lý do nhập: Nhập vật t− tái sản xuất Nhập tại kho: Chị Thuý
Theo hoá đơn số: ngày 28/8/2006 Mã số thuế:
STT Mã HH Tên sản phẩm ĐVT Số l−ợng Đơn giá Thành tiền 1 2 NLM004 MLM005 Mực 102 trắng Mực 801 nhũ Kg Kg 136,00 34,00 29.000 29.000 3.944.000 986.000 Cộng: 4.930.000
Số tiền ghi bằng chữ: (Bốn triệu chín trăm ba m−ơi nghìn đồng)
Ng−ời giao hàng Thủ kho Phòng TCKT Giám đốc
- Thủ tục và chứng từ xuất kho NVL
Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ th−ơng mại Hà Nội th−ờng xuất kho NVL cho 2 mục đích: phục vụ cho hoạt động sản xuất và phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Song về cơ bản phục vụ cho hoạt động sản xuất.
• Khi xuất kho NVL cho sản xuất, căn cứ vào phiếu báo về xuất vật t− theo định mức của phòng kế hoạch đã có chữ ký của phòng TCKT, thủ kho tiến hành xuất kho NVL và lập phiếu xuất khọ
Ví dụ:
Bảng số 20:
Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ th−ơng mại Hà Nội
Phiếu xuất kho
Ngày 28 tháng 8 năm 2006
Số: N461/VT Nợ: 621
Có: 15210003
Ng−ời nhập: Phân x−ởng kho in
Lý do nhập: Xuất vật t− phục vụ sản xuất mực Nhập tại kho: Chị Thuý
Theo hoá đơn số: ngày 28/8/2006 Mã số thuế:
STT Mã HH Tên sản phẩm ĐV T Số l−ợng Đơn giá Thành tiền 1 2 VTM004a KH0053 Mực 302 màu đỏ cờ Mực 305 cam Kg Kg 170,00 153,00 46.000 44.000 7.820.000 6.732.000 Cộng: 14.552.000
Số tiền ghi bằng chữ: (M−ời bốn triệu năm trăm năm hai nghìn đồng)
Ng−ời giao hàng Thủ kho Phòng TCKT Giám đốc
Phiếu xuất kho đ−ợc phòng kế hoạch lập thành 04 liên: - 01 liên do thủ kho giữ để ghi thẻ kho
- 01 liên chuyển lên phòng kế toán để kế toán vật t− ghi sổ, thẻ chi tiết NVL, cuối kỳ đối chiếu với kế toán tổng hợp.
- 01 liên giao cho ng−ời lĩnh (th−ờng là quản đốc các phân x−ởng) giữ để cuối kỳ giao cho kế toán theo dõi tình hình nhập xuất đối với từng phân x−ởng làm căn cứ để tính chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm
- 01 liên phòng kế hoạch giữ.
• Đối với NVL xuất kho cho hoạt động kinh doanh (để bán)
Thủ kho căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho đã có chữ ký của phòng kế toán và phòng kế hạch để xuất kho NVL nh− đã quy định
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho đ−ợc lập thành 03 liên::
- 01 liên giao cho ng−ời mua để làm căn cứ thanh toán tại cơ quan ng−ời muạ
- 01 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán ghi sổ, thẻ chi tiết NVL
- 01 liên gốc do phòng kế hoạch giữ