II. Thực trạng phỏt triển dịchvụ chuyển phỏt nhanh của VPT
5. Tổ chức phỏt triển thị trường dịchvụ chuyển phỏt nhanh
Quy trỡnh kinh doanh dịch vụ chuyển phỏt nhanh bao gồm cỏc khõu chớnh sau:
Tổ chức khai thỏc, chia, chọn, phõn tuyến, kiểm soỏt thư, bưu phẩm bưu kiện, vận chuyển và phỏt thư, bưu phẩm,bưu kiện. cỏc khõu này phải được phối hợp nhịp nhàng, thụng suốt tạo thành hệ thống phõn phối hoàn chỉnh.
* Đối với khõu khai thỏc gồm cú khõu khai thỏc bưu gửi theo chiều đi và khai thỏc theo chiều đến:
Quy trỡnh khai thỏc, chia, chọn và phõn loại bưu gửi chiều đi.
Trước tiờn là hướng dẫn khỏch hàng hoàn thiền cỏc thủ tục trờn vỏ phiếu gửi, giấy tờ kốm theo trong quỏ trỡnh vận chuyển, đối với bưu phẩm quốc tế cần phải hoàn thiện tờ khai hải quan đối với vật phẩm, hàng hoỏ. Sau đú nhõn viờn giao dịch kiểm tra lại thụng tin ghi trờn phiếu gửi, vỏ bọc để phỏt hiện đỳng sai. Cõn bưu gửi, tớnh cước theo từng loại dịch vụ, hoàn thiện mọi thủ tục trờn phiếu gửi, vỏ bưu phẩm. vào bảng kờ chi tiết hoặc giao sang bộ phận khai thỏc, điền thụng tin nhận vào sổ nhận bưu phẩm, bưu kiện. phõn loại bưu gửi trong tuyến VPT hoặc kết nối qua cỏc hóng chuyển phỏt nhanh
khỏc. Phõn chia bưu gửi theo tuyến, loại dịch vụ, đối chiếu số hiệu trờn bảng kờ với hiện vật để xỏc định thừa thiếu trỏnh bỏ sút bưu gửi khụng khai thỏc.
Đúng tỳi gúi theo hành trỡnh đường thư, cõn đối số lượng theo từng tỳi gúi và ghi khối lượng trờn nhón cổ tải, vào bảng kờ tổng của chuyến thư. Lập phiếu giao nhận, vào sổ theo dừi chuyến thư đi tại bưu cục, vào sổ xuất bưu phẩm, bưu kiện tại bưu cục. Sau đú bưu gửi được tập kết về cỏc trung tõm khai thỏc, chia chọn khu vực theo phạm vi cỏc bưu cục ở cỏc tỉnh, thành phố, sau đú bưu gửi chuyển phỏt nhanh sẽ được chuyển thẳng tới cỏc bưu cục tỉnh, thành phố hay chuyển tiếp tới cỏc trung tõm phõn phối khu vực của VPT. Kết thỳc cụng việc chia chọn theo chiều đi.
Quy trỡnh khai thỏc, chia, chọn và phõn loại bưu gửi chiều đến.
Nhõn viờn tiếp nhận bưu gửi từ cỏc nơi chuyển đến phải kiểm soỏt mở tỳi gúi thư, đối soỏt số lượng, chất lượng của tỳi gúi, bưu gửi, sau đú phõn loại, sắp xếp, chia bưu gửi theo tuyến phỏt và thực hiện giao bưu gửi tới tay người nhận, khi phỏt bưu gửi nhõn viờn phỏt bưu gửi phảivào sổ phỏt bưu gửi hoặc bảng kờ chi tiết, giao lại kiểm soỏt viờn hoặc tổ trưởng những bưu gửi khụng phỏt được, lưu phiếu phỏt theo ngày gửi để xử lý khi cú khiếu nại. Mạng lưới trung tõm khai thỏc của VPT chia thành 4 trung tõm: Khu vực1 (Hà Nội), khu vực 2 (Đà Nẵng), khu vực 3 (Hồ Chớ Minh), khu vực 4 (Cần Thơ). với 64 tỉnh thành. Những thành phố lớn như Hà Nội, Thành Phố Hồ Chớ Minh, mỗi quận VPT mở một bưu cục do cú nhiều khỏch hàng và cú nhiều bưu gửi phỏt.
Việc tổ chức khai được thực hiện theo nguyờn tắc mỗi bộ phận khu vực chia bưu gửi thành 4 loại: loại 1 phỏt trực tiếp, 1 đi nội tỉnh, một loại đi mỏy bay và một loại đi nước ngoài.
Cú 3 hỡnh thức vận chuyển bưu gửi:
Vận chuyển bằng ụ tụ của Cụng Ty: hỡnh thức này được sử dụng phổ biến với cước phớ vận chuyển thấp, cú tớnh chủ đụng cao.
Vận chuyển bằng đường hàng khụng: vận chuyển bằng phương tiện này tiết kiệm được thời gian, bưu gửi được chuyển đi nhanh chúng nhưng cước phớ lại rất cao, cỏch vận chuyển này thường được thực hiện với cỏc bưu gửi quốc tế và một số tyuến trong nước cú cự ly tương đối xa như vận chuyển bưu gửi chuyển phỏt nhanh Bắc – Nam, cỏc trung tõm đầu mối chớnh thuận tiện cảng hàng khụng như: Đà Nẵng, Nha Trang, Thành Phố Hồ Chớ Minh, Hà Nội. Việc vận chuyển hàng khụng trong nước độc quyền bởi Việt Nam Airline, do vậy với hỡnh thức vận chuyển này VPT hoàn toàn bị động.
Vận chuyển bằng đường sắt: vận chuyển bằng cỏch này thời gian chậm hơn nhưng chi phớ thấp, do vậy khi lựa chọn phương tiện này phải cõn nhắc trước thời gian gian cho bưu gửi chuyển phỏt nhanh mặc dự đường truyền tương đối ổn định, cước phớ thấp. Trong trường hợp cự ly tương đối xa, khụng vận chuyển bằng đường hàng khụng và đường bộ, nếu thuận tiện gần ga, đường sắt thỡ việc lựa chọn cỏch vận chuyển này là hợp lý.
VPT vận chuyển bưu gửi chuyển phỏt nhanh trong nước và quốc tế:
Đường vận chuyển trong nước:
Theo đường hàng khụng: để thực hiện việc vận chuyển bưu gửi chuyển phỏt nhanh VPT đó ký hợp đồng với hóng hàng khụng ViệtNamAirline với 9 tuyến hoạt động theo đường bay nội địa, thực hiện vận chuyển bưu gửi đi và đến, trong đú cú tuyến Hà Nội – Thành Phố Hồ Chớ Minh và ngược lại cú khối lượng bưu gửi lớn nhất
Vận chuyển bằng đường sắt: VPT ký hợp đụng vận chuyển bằng đường sắt, sử dụng tầu hành trỡnh 44 h để vận chuyển bưu gửi chuyển phỏt nhanh,
VPT chỉ vận chuyển bằng đường sắt đối với những tỉnh cú đường bộ đi lại khú khăn hay xảy ra thiờn tai, sạt lở…như tỉnh Lào Cai chẳng hạn.
Vận chuyển bằng đường bộ: VPT sử dụng ụtụ của chớnh cụng ty mỡnh để vận chuyển đối với những chặng đường ngắn.
Đường vận chuyển quốc tế:
Đối với những bưu gửi quốc tế VPT vẫn phải nhờ qua VNPT để chuyển, do VPT chưu ký hợp đồng với cỏc hóng bay quốc tế.
* Khõu giao nhận chuyển thư: Bưu cục đúng chuyến thư phải lập phiếu giao nhận chuyến thư cho từng bưu cục nhận tỳi gúi trờn tuyến đường thư, phiếu giao nhận được lập thành 03 liờn, 01 lưu lại bưu cục, 02 giao cho hộ tống viờn. Nhõn viờn nhận chuyến thư phải đối soỏt số lượng tỳi gúi, kiểm tra chất lượng từng tỳi gúi (vỏ bọc, niờm phong, khối lượng…). Căn cứ vào phiếu giao nhận tỳi gúi để kiểm tổng, nếu số lượng, chất lượng tỳi gúi khụng được bảo đảm: bờn giao ghi rừ số lượng thừa hay thiếu lờn phiếu giao nhận, bờn nhận ghi số lượng thực tế đó nhận, hai bờn cựng ký xỏc nhận, lập biờn bản ghi đầy đủ hiện trạng hai bờn cựng ký, bỏo cho bộ phận liờn quan phối hợp xử lý. Hoàn thiện thủ tục giao nhận chuyến thư: ký nhận trờn phiếu giao nhận tỳi gúi trả hộ tống viờn hoặc lỏi xe 01 liờn, 01 liờn lưu lại tại bưu cục nhận, kiểm tra cổ tỳi phỏt hiện lạc tuyến.
* khõu chia chọn phõn phỏt: đõy là khõu cuối cựng của quỏ trỡnh kinh doanh dịch vụ chuyển phỏt nhanh, cỏc nhõn viờn phỏt bưu gửi theo tuyến của mỡnh phải cú trỏch nhiệm phỏt bưu gửi đến tận tay người nhận. Bưu gửi chuyển phỏt nhanh tiến hành phỏt riờng, khụng thực hiện cựng với cỏc dịch vụ bưu chớnh khỏc để đảm bảo đến tay người nhận nhanh nhất.