II Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của Côngty trong những năm tớ
1) Tiến hành hoàn thiện hơn nữa bộ máy quản lý của Côngty 2) Tiến hành xây dựng và thực hiện chiến lợc kinh doanh
2) Tiến hành xây dựng và thực hiện chiến lợc kinh doanh 3) Tăng cờng nguồn vốn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn
4) Nâng cao hiệu quả công tác ttiêu thụ và tổ chức mạng lới Marketing 5) Nâng cao trình độ cho ngời lao động
1.1) Hoàn thiện hơn nữa bộ máy quản lý
Hệ thống tổ chức bộ máy có vai trò rất lớn đối với việc phát huy năng lực của các phòng ban, sử dụng hợp lý đội ngũ cán bộ công nhân viên và có vai trò chủ đạo hớng mọi hoạt động kinh doanh của Công ty hoạt động theo quỹ đạo của nó.Tổ chức bộ máy có goọn nhẹ thông suốt thì hoạt động của Công ty mới đạt hiệu quả cao
Thực tế hiện nay ở Công ty cơ cấu tổ chức bộ máy còn cha hoàn thiện,đặc biệt là công tác Marketing cha đợc chú ý.Với quy mô hoạt động kinh doanh, thị trờng XNK rông lớn, Công ty có quan hệ với nhiều nớc trên thế giới mà công tác Marketing chỉ tiến hành đơn lẻ do các phòng nghiệp vụ tự thực hiện và dới ssự giám sát của phòng kế hoạch thị trờng. Nh vậy sẽ không phát huy đợc khả năng nghiên cứu, tìm hiểu thị trờng của Công ty
Để không ngừng tăng cờng hoạt động Marketing, nâng cao hiệu quả hoạt động nghiên cứu,mở rộng thị trờng tạo sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng nghiệp vụ, hoạt động XNK đi vào chiều sâu, phòng kế hoạch thị trờng cần thành lập bộ phận Marketing, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ và chế độ trách nhiệm của phòng này
Bộ phận Marketing là bộ phận chính của phòng kế hoạch thị trờng,sẽ trực tiếp chịu sự quản lý của phòng và của Ban giám đốc. Phòng kế hoạch thị trờng
có vị trí tơng đơng với các phòng kế toán tài chính, tổ chức hành chính,có quan hệ hai chiều với các phòng nghiệp vụ
Mục đích của việc thành lập bộ phận Marketing là để điều tra, xác định nhu cầu thị trờng XNK, để từ đó kết hợp với các phòng nghiệp vụ đề ra các chiến lợc kinh doanh phù hợp với điều kiện kinh doanh cụ thể
Nh vậy, phòng kế hoạch thị trờng sẽ đi sâu vào công tác Marketing, nâng cao hiệu quả hoạt động nghiên cứu, điều tra thị trờng XNK.Do dó đội ngũ cán bộ công nhân viên của phòng này phải là ngời có kiến thức và trình dộ nghiệp vụ XNK. Mặt khác họ phải là những ngời trẻ tuổi, năng động,có năng khiếu giao tiếp, giỏi về ngoại ngữ.Có đợc những yêu cầu này đội ngũ nhân viên Marketing mới đáp ứng đợc yêu cầu về công tác Marketing
-Mốí quan hệ giữa các phòng kế hoạch thị trờng với các phòng nghiệp vụ trở nên quan trọng hơn. Các phòng nghiệp vụ vãn tiến hành công tác nghiên cứu thị trờng nhng tập trung vào nghiên cứu lĩnh vực phòng mình đảm nhận.Còn phòng kế hoạch thị trờng vẫn tập trung vào nghiên cứu thị trờng là chính để mở rộng thị trờng, đề xuất các chiến lợc kinh doanh, định hớng các chiến lợc kinh doanh cho các phòng nghiệp vụ. Khi đó phòng kế hoạch thị trờng gồm 3 bộ phạn:Bộ phận kế hoạch, bộ phạn Marketing,bộ phạn pháp chế tuyên truyền quảng cáo. Bộ phận Marketing có những chức năng sau
+Điều tra nghiên cứu thị trờng, đoạn thị trờng một cách chính xác
+Đa ra các biện pháp, chính sách nh:giá cả, sản phẩm để thâm nhập và khai thác thị trờng
+Phối hợp với các phòng nghiệp vụ để thực hiện các hoạt động kinh doanh
+Thu hồi thông tin pahản hồi từ các phòng nghiệp vụ
+Cung cấp nguồn thông tin chính xác để bộ phận thị trờng quyết định chính thức thông qua bộ phận pháp chế
-Những u điểm khi phân rõ các bộ phận trong phòng:
+Tạo điều kiện để Công ty thích ứng và chuyển đổi kịp thời với cơ chế thị trờng, với vạn hội mới của đất nớc. Đồng thời tăg khả năng cạnh tranh của Công ty trên thị trờng trong nớc và quốc tế
+Cho phép Công ty chuyển tù thế bị động sang thế chủ động trong nghiên cứu tìm kiếm thị trờngvà quan hệ khách hàng trong nớc và quốc tế
+Khắc phục đợc những nhợc điểm còn tồn tại, những bất hợp lý trong cơ cấu tổ chức, sự xe kẽ ,lấn sân giữa chức năng của các phòng nghiệp vụ,sự không hiệu quả của ban đề án và thanh toán công nợ.Một cơ cấu tổ chức phù hợp hơn
cần có sự phân dịnh rạch ròi, phân cáp quản lý khoa học rõ ràng.Qua đó Công ty sẽ đá ứng tốt nhất các hàng hoá XNK,làm tăng kim ngạch XNK sẽ dẫn đến tăng doanh thu,lợi nhuận và sẽ nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên
_Bên cạnh đó các bộ phận, các phòng ban trong Công ty ban đầu sẽ gặp những khó khăn nh gây xáo trộn trong cơ cấu tổ chức. Do đó hiệu quả ban đầu có thể giảm đi nhng sau đó sẽ tăng nhanh và ổn định. Nếu Công ty tiến hành sắp xếp lại phòng sẽ phát huy tối đa năng lực của phòng
Mặt khác hiện tại các phòng XNK đợc phép XNK tát cả các mặt hàng mà Công ty đợc quyền kinh doanh. Song do mối quan hệ làm ăn lâu dài của Công ty mà bạn hàng của phòng XNK trở nên quen thuộc
Qua nghiên cứu các mặt hàng các phòng nghiệp vụ đã và đang thực hiện cho thấy các phòng thờng xuyên xuất hoặc nhập một số mặt hàng nào đó. Cách quản lý này sẽ không phát huy hết kinh nghiệm theo chiều sâu. Nh vậy cùng với việc sắp xếp hành lập các phòng thì trong các phòng nghiệp vụ cũng nên đợc quy định các chức năng cụ thể phù hợp với sự thay đổi của thị trờng
Trên đây là những nét chủ yếu để hoàn thiện và sắp xếp lại hệ thống cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh của công ty cho phù hợp với tình hình và những đòi hỏi từ phía thị trờng
1.2 Tiến hành xây dựng và thực hiện chiến lợc kinh doanh
Chiến lợc là phơng thức mà công ty sử dụng để định hớng tơnglai nhằm đạt đợc và duy trì những thành công .
Chíến lợc là một chơng trình hành động tổng quát dài hạn hớng hoạt động của công ty tới việc đạt đợc các mục tỉêu đã xác định
Chiến lợc kinh doanh là hệ thống các mục tiêu, các chơng trình và các giải pháp cụ thể nhằm đạt đợc các mục tiêu đề ra.Chiến lợc kinh doanh chỉ ra cho Công ty biết đợc sẽ đi đến đâu, về đâu, bằng cách nào để đi đợc đến đích đó.Trong xu thế mới của nền kinh tế thế giới,quá trình cạnh tranh quốc tế càng trở nên gay gắt và phức tạp.Việc xây dựng chiến lợc kinh doanh có vai trò nh kim chỉ nam cho mọi hoạt động của Công ty.Tất nhiên chiến lợc kinh doanh không cứng nhắc vàluôn bất biến mà nó luôn đợc sửa đổi bổ sung sao cho phù hợp với những thay đổi của bản thân Công ty và môi trờng kinh doanh tác động trực tiếp đến hoạt động của Công ty
Với một chiến lợc kinh doanh tổng thể sẽ chỉ ra dợc các công việc cụ thể trong quá trình kinh doanh,hớng quá trình kinh doanh đi vào một quỹ đạo hoạt động thống nhất, hoạt động nhịp nhàng trong mối quan hệ với các đơn vị khác.
Ngoài ra chiến lợc kinh doanh của Công ty phải khai thác đợc lợi thế cạnh tranh để hoạt động có hiệu quả hơn
Công ty hiện nay cần xác định chiế lợc kinh doanh của mình bao gồm những vấn đề sau:
+ Chiến lợc thị trờng +Chiến lợc sản phẩm
+Chiến lợc thu mua tạo nguồn hàng
a) Hoàn thiện chiến lợc thị trờng
Trong hoạt động kinh doanh nói chung cũng nh hoạt động kinh doanh XNK nói riêng,vấn đề thị trờng đóng vai trò quyết định đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.Căn cứ vào tình hình diễn biến của thị trờng để xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh.Thị trờng tiêu thụ, thị trờng về nguồn hàng, thị trờng XNK có ý nghĩa quyết định đến sự tồn tại và phát triển của Công ty, nó quyết định đến sự thành bại và hiệu quả kinh doanh của Công ty
Nghiên cứu thị trờng là công việc cần thiết, có ý nghĩa thiết thực đối với hoạt động kinh doanh của Công ty.Thông qua nghiên cứu thị trờng Công ty sẽ nắm bắt đợc các thông tin nh:tình hình cung cầu của thị trờng, cơ cấu chủng loại, mức giá và khả năng biến động, các đối thủ cạnh tranh tỷ giá hối đoái, lãi suất để từ đó đa ra các quyết định đúng đắn và chính xác nhằm đảm bảo cho hoạt động kinh doanh đợc an toàn và tạn dụng khai thác đợc cơ hội có thể có
Hiện nay công tác nghiên cứu thị trờng của Công ty đẫ đợc chú ý nhng nó mới chỉ tập trung ở một số thị trờng XNK chính nh ASEAN, Hàn Quốc, Trung Quốc.
Hoạt động thị trờng phải đợc iến hành một cách chi tiết khoa học và do phòng thị trờng kết hợp với các phòng nghiệp vụ để thực hiện có hiệu quả.Đồng thời phải có sự kết hợp chặt chẽ các phơng pháp nghiên cứu thị trờng: giữa nghiên cứu tại bàn và nghiên cứu tại hiện trờng. Nghiên cứu tại bàn là nghiên cứu thu thập thông tin thong qua các tài liệu, sách báo, tạp chí… Nó cho phép ta nhìn nhận khái quát về thị trờng cần nghiên cứu mà tốn ít chi phí,dễ làm.Tuy nhiên thông tin thu thập đợc qua phân tích theo thời gian đã dẫn tới có độ trễ, sai lệch so với thực tế. Phơng pháp nghiên cứu tậi hiện trờng là cử cán bộ đến tận hiện trờng để xem xét, nghiên cứu và thu thập thông tin. Nh vậy sẽ thu đợc những thông tin cập nhật,thực tế nhng lại tốn kém. Ngoài ra Công ty cũng cần tham gia hội chợ triển lãm trong nớc và các nớc trong khu vực nhằm giơí thiệu mặt hàng kinh doanh và tìm kiếm những cơ hội kinh doanh mới cho Công ty
Hiện nay, Công ty ít chú ý đến phơng pháp này. Do đó, hạn chế rất nhiều khả năng tìm nguồn hàng, thị trờng tiêu thụ trong và ngoài nớc và mới chỉ tập trung đợc vào một số thị trờng XNK chiính. Nếu Công ty kết hợp chặt chẽ giữa phơng pháp nghiên cứu tại bàn và phơng pháp nghiên cứu tại hiẹen trờng thì thị trờng XNK sẽ đợc mở rộng. Trên cơ sở đó Công ty cần có chiến lợc mở rộng thị trờng trong nớc và quốc tế
* Về thị trờng quốc tế
Với xu thế hiện nay hội nhập kinh tế quốc tế,quan hệ kinh tế của Viêt Nam ngày càng mở rộng, quan hệ với Mỹ,úc,Bỉ, mở rộng hơn song Công ty cha có mặt hàng xuất khẩu sang thị trờng này.Đây là thị trờng tiềm năng mở ra cho Công ty hớng đi mới.Công ty cần mở rộng thị trờng sang Châu Mỹ, Châu úc nhất là sang Mỹ, Đức, Tiệp
- Cùng với việc Việt Nam là thành viên của ASEAN, quan hệ Việt Nam, ASEAN, Châu á gắn bó, tạo thuận lợi cho buôn bán giữa Việt Nam với các nớc này. Công ty cần có chiến lợc phát huy mở rộng hơn nữa thị trờng Châu á, tạo điều kiện thuận lợi hơn nữa để tăng hiệu quả kinh doanh
-Khôi phục thị trờng Đông âu và Bắc Mỹ cũng là chiến lợc mở rộng thị tr- ờng quốc tế. Khôi phục lại quan hệ với các nớc Liên Xô cũ, Ba Lan, Cu Ba là một trong những gải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh XNK của Công ty
Để thâm nhạp đợc thị trờng các nớc này, PROCOM cần có những bớc đi theo quan điểm sau:
Thứ nhất Công ty phải mở rộng và đa dạng hoá các hợp đồng kinh tế doanh nghiệp, đa dạng hoá các hình thức xuất khẩu nhằm mục đích giải quyết lao động thừa và tăg thu ngoại tệ
Thứ hai, PROCOM cần thiết phải mở rộng sự tham gia của các thành phần kinh tế và hoạt động ngoại thơng dới sự quản lý thống nhất của Nhà nớc
Thứ ba, để hoạt động tốt trong môi trờng kinh doanh quốc tế Công ty cần chú trọng đến hiệu quả kinh tế xã hội trong hoạt động ngoại thơng.Thông qua đó sẽ thể hiện mức độ dóng góp vào việc thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội của đất nuức
Thứ t, Công ty phải tăng cờng công tác tiếp thị xuất khẩu và nhập khẩu. Thực tế cho thấy những biểu hiện kém cỏi và thiếu thông tin về thị trờng là trở ngại rất lớn đôí với cả xuất khẩu và nhập khẩu
* Về thị trờng trong nớc
Trong thời gian qua PROCOM đã và đang nỗ lực mở rộng thị trờng kinh doanh cả trong và ngoài nớc.Mở rộng thị trờng trong nớc sẽ giúp PROCOM thu
hút nguồn hàng xuất khẩu và mở rộng tiêu thụ nguồn hàng nhập khẩu.Trong điều kiện hiện nay việc mở rộng thị trờng trong nớc là một tát yếu khách quan bởi lẽ nền kinh tế trong nớc đang dần phát triển, đời sống ngời dân ngày một cải thiện, nhu cầu têu thụ hàng ngoại lớn. Do đó Công ty cần tranh thủ nhập khẩu nhiều hơn nữa các mặt hàng tiêu dùng và thực phẩm mà trong nớc cha có điều kiện để sản xuất nhằm mở rộng thị trờng.Công ty cần sớm triển khai mở rộng thị trờng trong nớc và mở rộng phạm vi thu mua ở các tỉnh nhu: Cao Bằng, Lào Cai,Vĩnh Phúc, đặc biệt là thị trờng nông thôn để thu hút nguồn hàng cho xuất khẩu. Đồng thời mở rộng thị trờng tiêu thụ ở các tỉnh lân cận Hà Nội nh Vĩnh Phúc,Hà Tây,Bắc Ninh
Công ty cần phải triển khai có tổ chức hoạt động nghiên cứu thị trờng một cách cụ thể mà trong đó có việc tổ chức và hoàn thiện bộ phận nghiên cứu thị tr- ờng có chức năng tham mu cho lãnh đạo trong việc đa ra các quyết định phối hợp điều chỉnh các hoạt động của Công ty trong điều kiện hiện nay
Để làm đợc điều này PROCOM cần phải có những cán bộ chuyên sâu,có chuyên môn nghiệp vụ giỏi, có khả năng phân tích và đa ra những nhận định chính xác trên cơ sởđó lập kế hoach về nhu cầu làm cơ sở cho kế hoạch XNK
Nghiên cứu thị trờng có vai trò quan trọng trong hoạt động của Công ty nhằm tìm ra mặt hàng,bạn hàng và đối tợng giao dịch có lợi.Vì vậy ,trong thời gian tới phòng kế hoạch thị trờng cần phải đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị tr- ờng nh
+Chế độ chính sách luật pháp có ảnh hởng nh thế nào đến hoạt động kinh doanh trực tiếp ở thị troừng cũng nh phong tục tập quán ở thị trờng đó
+Cần nắm rõ hơn về uy tín,cơ sở vật chất, kỹ thuật và nhất là tình hình kinh doanh nội tại của bạn hàng.Xác định đợc phạm vi, quyền hạn của ngời đứng tên giao dịch
Để quá trình nghiên cứu thị trờng và mở rộng thị trờng có hiệu quả Công ty phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
+Xác định nhu cầu hàng hoá trên quy luật kinh tế thị trờng và tơng quan tác động qua lại giữa cacs yếu tố trên thị trờng
+Xác định rõ thị trờng trọng điểm và các thời cơ hấp dẫn
+Luôn mở rộng phạm vi nghiên cứu thị trờng và để có khả năng mở rộng phạm vi tiêu thụ trên toàn quốc
+Xác định rõ các yếu tố cạnh tranh, đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nớc Để xác định cụ thể và chính xác các yêu cầu trên Công ty phải thực hiện đúng trình tự thu thập thông tin, xử lý thông tin và ra quyết định chính xác
b) Xây dựng chiến lợc sản phẩm
Có thể nói việc đa dạng hoá các mặt hàng kinh doanh trên cơ sở chuyên môn hoá một vài mặt hàng chính nào dó là hình thức kinh doanh chắc chắn và phổ biến nhất trong các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại nói chung và PROCOM nói riêng.Trong những năm qua mặt hàng kinh doanh của Công ty luôn đợc mở rộng và đa dạng hơn nhằm đáp ngs nhu cầu mới cũng nh tình hình thị trờng
Đa dạng hoá mặt hàng kinh doanh thoả mãn đợc nhu càu muôn hình muôn vẻ của thị trờng,cho phép Công ty ngày càng mở rộng đợc thị trờng cả về chiều rộng lẫn chiều sâu do lúc này Công ty tham gia vào nhiều thị trờng hơn trên cơ sở vẫn duy trì đợc thị trờng của những mặt hàng chính.Mở rộng thj trờng kinh doanh có nghĩa là hàng hoá của Công ty ngày càng nhiều làm tăng doanh thu và tạo điều kiện để Công ty tăng lợi nhuận.Hơn nữa việc mở rộng mặt hàng kinh doanh hiện tại có thể d ẫn tới chuyển hớng kinh doanhcác mặt hàng chính