I. Khái quát về lịch sử hình thành và phát triển của Côngty hỗ trợ sản xuất và du lịch thơng mại (Production promotion and tourist trading
2) Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Côngty
Công ty hiện có 101ngời(5ngời lao đọng theo hợp đồng) trong đó các thành phần gồm
Trình độ đại học gồm:75ngời trình độ trung cấp gồm:15 ngời Công nhân gồm:21 ngời
Tổ chức bộ máy của Công ty có thể nói rằng khá gọn nhẹ .Để cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả, để mỗi phòng ban của Công ty có quyền tự chủ trong kinh doanh, lãnh đạo Công ty đã quy định chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban và cũng hình thành sự phối nhịp nhàng, thống nhất với nhau. Do đặc điểm quản lý của Công ty nh vậy nên cơ cấu tổ chức của Công ty có thể khái quát nh sau:
Đứng đầu Công ty là Giám đốc, quản lý Công ty theo chế độ một thủ tr- ởng chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động kinh doanh và là đại diện pháp nhân của Công ty trớc pháp luật, có quyền tổ chức bộ máy quản lý phù hợp vối chức năng của từng phòng ban. Giám đốc Công ty có quyền hạn cao nhất, chịu trách nhiệm với Nhà nớc và cấp trên về kết quả kinh doanh của Công ty, giám đốc Công ty trực tiếp phụ trách phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán, hai chi nhánh ở hai Thành phố lớn là thành phố Hồ Chí Minh và Đà Nẵng.
Hỗ trợ cho giám đốc là hai phó giám đốc nghiệp vụ phụ trách các lĩnh vực công tác đợc Giám đốc giao phó. Một phó giám đốc phụ trách khối kinh doanh xuất nhập khẩu và du lịch, chịu trách nhiệm liên hệ tìm thị trờng, đối tác , xây dựng mạng lới kinh doanh cho bộ phận của mình. Phó giám đốc thứ hai phụ trách khối kinh doanh thơng mại nội địa, chịu trách nhiệm về hoạt động khối mình phụ trách và cũng hạch toán báo sổ thông qua các kế toán viên ở các bộ phận.
Kế toán trởng là ngời giúp việc Giám đốc hạch toán, xác định kết quả kinh doanh của công ty.
Các phòng chuyên môn đợc tổ chức nh sau:
-Phòng tổ chức hành chính:Có trách nhiệm giải quyết các vấn đề về tổ chức, lao động tiền lơng, bảo hiểm xã hội; bảo hiểm y tế, điều hành các công việc về văn phòng, hành chính. Cụ thể hơn phòng này có nhiệm vụ lập kế hoạch tuyển dụng phân công, đào tạo và bổ nhiệm cán bộ công nhân viên xây dựng nội quy các văn bản về tổ chức nhân sự, tiền lơng theo đúng quy định của luật lao động. Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ tổ chức phục vụ các cuộc họp, quản lý tài sản chung của đơn vị.
-Phòng kế toán:Có trách nhiệm thc hiện các khâu hạch toán kế toán, phát huy hiệu quả huy động vốn, thanh toán các hợp đồng kinh tế ký kết trong và ngoài nớc, viết hoá đơn bán hàng, có trách nhiệm với toàn bộ hoạt động tài chính của công ty theo đúng quy định của pháp luật. Phòng kế toán sẽ đảm nhiệm toàn bộ việc lập và cân đối các kế hoạch tài chính, quản lý theo dõi tài sản đơn vị tham mu cho Giám đốc về điều tiết, cân đối tài chính, quyết toán kịp thời chính xác theo đúng quy định của Nhà nớc.
-Phòng xuất nhập khẩu có trách nhiệm tổ chức các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá nh: xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu hàng hoá, phân tích hiệu quả kinh tế, theo sát các biến động về giá trên thị trờng quốc tế, tiến hành các hợp đồng xuất nhập khẩu theo đúng trình tự phù hợp với luật quốc gia và thông lệ quốc tế, bồi dỡng nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên làm về xuất nhập khẩu.
-Phòng nghiệp vụ 1:Tổ chức tiêu thụ các sản phẩm đợc nhập khẩu về nh:r- ợu, bia, thuốc lá, mở cửa hàng ăn uống, dịch vụ.
-Phòng kinh doanh nội địa: Có trách nhiệm tổ chức, quản lý mạng lới kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm trong phạm vi thị trờng trong nớc.
-Phòng kinh doanh du lịch: đợc thành lập đại lý bán vé máy bay cho hãng hàng không Việt Nam có nhiệm vụ theo dõi sổ sách để báo cáo định kỳ với Công đoàn và hãng hàng không Việt Nam theo đúng quy định.
Ngoài ra Công ty còn có các chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Quảng Ninh cũng đang hoạt động rất có hiệu quả.
Tại thành phố Đà Nẵng có văn phòng chi nhánh tại 171 TRng Nữ Vơng. Tại thành phố Hồ Chí Minh có văn phòng chi nhánh tại 32 Nguyễn Huệ. Tại Quảng Ninh có khách sạn Thăng Long với 40 phòng nghỉ.
Tại Thanh hoá với khách sạn Sầm Sơn với 60 phòng nghỉ.
Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng ban chức năng hỗ trợ có hiệu quả cho Giám đóc trong việc tổ chức, quản lý phù hợp với yêu cầu của công việc, nhiệm vụ của các phòng ban đợc quy định rõ ràng, Công ty hỗ trợ sản xuất và du lịch thơng mại đã có sự cải thiện rất rõ rệt trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Tuy nhiên trong những năm tới Công ty đã có kế hoạch mở rộng mặt hàng và quy mô kinh doanh nên chắc chắn bộ máy quản lý sẽ có những bổ sung kịp thời với tình hình mới.
3)Hoạt động kinh doanh của doanh nghiêp trong giai đoạn hiện nay.
Trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh,dù gặp rất nhiều khó khăn trở ngại nhng Công ty hỗ trợ sản xuất và du lịch Thơng mại luôn cố gắng tìm kiếm và thâm nhập thị trờng kinh doanh. Hiện nay Công ty đã có quan hệ buôn bán với nhiều bạn hàng ở các quốc gia khác nhau. Sau đây là liệt kê 1 số thị trờng chính của Công ty.
-Trung Quốc:Đây là thị trờng kinh doanh chủ yếu của PROCOM với những mặt hàng có tính chủ lực chiếm phần lớn kim ngạch nhập khẩu của Côngty trong những năm qua với những hộp đồng nhập khẩu:
Hoá chất phục vụ sản xuất dân dụng và quốc phòng
Các loại vật t sắt thép, 1 số máy móc cơ điện, nhôm thanh.
Tạm nhập tái xuất một số mặt hàng từ Đài Loan, Hồng Kông, Hàn Quốc nh linh kiện điện tử, hạt nhựa.
Đa đón khách du lịch hai chiều Việt Nam-Trung Quốc
Xuất khẩu một số mặt hàng nông sản, hải sản, hạt điều, cao su, cà phê -Đài Loan:Công ty đã tiến hành xuất khẩu sang Đài Loan một số đồ mỹ nghệ và nhập về các thiết bị điện tử viễn thông.
-Pháp và Tây Ban Nha:chủ yếu là nhập các loại rợu, nớc hoa quả, nớc giải khát đóng hộp
-Liên bang Nga:nhập khẩu các phụ tùng và máy móc cơ điện, xuất khẩu hàng may mặc và thực phẩm.
-Nhật Bản:Nhập các dụng cụ và vật t phục vụ ngành điện.
Ngoài ra PROCOM còn có quan hệ làm ăn với một số khu vực thị trờng khác nhng có quy mô tơng đối nhỏ.
Trên thực tế ta thấy đặc điểm về cơ cấu thị trờng của PROCOM là:
Cơ cấu không đều, ít có những thị trờng dung lợng lớn hay thị trờng truyền thống.Thị trờng xuất khẩu lại quá nhỏ so với thị trờng nhập khẩu và tất nhiên dẫn đến kết quả là nhập siêu.
Một vài thị trờng không ổn định, với thị trờng Nhật Bản chỉ có giao dịch trong năm 2000 còn Hàn Quốc chỉ giao dịch trong năm1999 rồi gián đoạn.
3.2)Đặc điểm về vốn và huy động vốn kinh doanh.
Từ khi thành lập Công ty số vốn ban đầu đợc ghi chính xác trong đăng ký kinh doanh của PROCOM là:
3.675.000.000 đồng (ba tỷ sáu trăm bảy lăm triệu đồng) với cơ cấu: Vốn cố định:2.444.000.000 đồng
Vốn lu động:1.231.000.000 đồng.
Vốn đi vay:931.000.000 đồng.
PROCOM ra đời trong bối cảnh cạnh tranh rất khốc liệt của nền kinh tế thị trờng nên gặp rất nhiều khó khăn để loại trừ những cung cách làm ăn thời bao cấp và thích nghi với tình hình mới.
Cũng nh rất nhiều Công ty khác khó khăn lớn nhất đặt ra với PROCOM là vốn và huy động vốn.Chính vì vậy để huy động vốn nhiều khi công ty phải chấp nhận vay vốn từ bên ngoài với lãi suất cao hơn bình thờng làm giảm lợi nhuận kinh doanh và có thể lỡ cơ hội làm ăn. Tuy nhiên cho đến nay sau nhiều nỗ lực lợng vốn đi vay của Công ty chỉ chiếm một tỷ lệ không lớn trong tổng số vốn kinh doanh của Công ty. Trong những năm tới Công ty sẽ cố gắng đẩy mạnh hoạt động kinh doanh thu lợi nhuận.
4)Những nhân tố ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
-Trong những năm gần đây, cơn bão khủng hoảng tài chính tiền tệ Châu á gây ảnh hởng lớn đối với các nớc trong khu vực, do vậy một số thị trờng của Công ty cũng bị tác động tiêu cực nh:Thái Lan, Malaisia. Mặt khác trên thị trờng các nớc Đông Âu và các nớc thuộc Liên Xô cũ PROCOM hầu nh không giữ đựơc bạn hàng truyền thống do tuyến vận tải Viễn Đông tới các nớc đó không còn nữa.Việc thc hiện những hợp đồng nhập khẩu từ những nớc này về phải vận chuyển hàng về bằng đờng bộ qua Trung Quốc hoặc đi vòng tuyến đờng bộ qua biển Đen làm cho giá thành nhập khẩu tăng vọt.
-Việc mở rộng thị trờng mới gặp rất nhiều khó khăn, đặc biệt là ngay ở thị trờng trong nớc. Về mặt lý thuyết một thị trờng với 80 triệu dân là rất rộng lớn nhng trên thực tế đại đa số nhân dân có mức thu nhập thấp, nhu cầu tiêu đùng không cao, lợng hàng tiêu thụ không nhiều. Cơ sở hạ tầng lại quá lạc hậu xuống cấp gây khó khăn cho lu thông hàng hoá, cản trở các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu tiết kiệm chi phí lu thông.
-Khi mới thành lập, với số vốn kinh doanh là 1714,2 triệu chỉ đảm bảo đợc cho một hợp đồng nhập khẩu cỡ lớn là hết vốn.Mặt khác, sau khi xảy ra những vụ thất thoát vốn lớn, các quy định của Nhà nớc ngày càng chặt chẽ gây nhiều khó khăn cho doanh nghiệp thơng mại.
Điển hình là quy định vay bằng thế chấp chỉ các tổng công ty lớn mới đợc sử dụng tín chấp. Chính vì vậy nhiều khi PROCOM phải huy động vốn từ bên ngoài với lãi suất cao làm giảm lợi nhuận.
Từ năm 1995 PROCOM chỉ đợc cấp vài gian nhà làm trụ sở mà diện tích sử dụng lại không lớn lắm nên rất khó mở rộng Công ty, nhất là trong thời điểm giá đất ngày càng cao lên nh hiện nay.
Trong khi đó nhiều Công ty lớn ra đời trớc những năm 1991 lại đợc thừa hởng khối tài sản tơng đối lớn gồm cả nguồn vốn, trang thiết bị ,nhà xởng,đất đai... và riêng tiền cho thuê đất đã mang lại cho họ một lợi nhuận lớn mà nhiều doanh nghiệp mơ ớc. Sự khác biệt này làm Công ty gặp nhiều khó khăn trên th- ờng.
-Cũng nh nhợc điểm chung của nguồn nhân lực Việt Nam, các nhân viên của Công ty đều đã tốt nghiệp đại học nhng vấn đề đào tạo và đào tạo lại vẫn là yêu cầu hàng đầu đối với Công ty. Chỉ có nh vậy các nhân viên mới có thể thích nghi với những biến động trên thị trờng, nắm bắt nhanh chóng các cơ hôi kinh doanh để nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty.