Những tồn tại trong cụng tỏc quản lý chất lượng cụng trỡnh của Cụng ty trong thời gian qua xuất phỏt tư nhiều nguyờn nhõn cả khỏch quan lẫn chủ quan.
Dưới đõy là một số nguyờn nhõn:
- Nhận thức của cỏn bộ kỹ thuật, cũng như người lao động chưa cú sự thống nhất, nhận thức về chất lượng cũn sơ sài, chỉ mới cú cỏn bộ cấp trờn quan tõm, cỏn bộ kỹ thuật cũn đang lỳng tỳng khi tiếp sỳc với lao động mới do chưa cú một quy trỡnh ngay TCVNừ đầu.
- Trong một số biện phỏp quản lý về chất lượng ở một số cụng trỡnh, Cụng ty chưa thực sự chỳ trọng đến đội ngũ cỏn bộ kỹ thuật, chưa cú chế độ ưu đói khuyến khớch họ hết lũng vỡ những cụng việc được giao.
- Mụ hỡnh quản lý chất lượng khụng theo kịp với những thay đổi trong quản lý chất lượng xõy dựng.
Chương 3:
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG HIỂU QUẢ CễNG TÁC QUẢN Lí CHẤT LƯỢNG CễNG TRèNH TẠI CễNG TY. 3.1 Áp dụng hệ thống quản lý ISO 9000 vào trong quản lý chất lượng cụng trỡnh Xõy dựng của Cụng ty.
3.1.1 Cơ sở lý luận của việc ỏp dụng:
Việc ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo quy theo mụ hỡnh ISO 9000 cú những lợi ớch sau:
- Đưa ra được hệ thống quản lý dựa trờn cỏc văn bản và kiểm soỏt TCVNất cả mọi việc của Cụng ty hết sức là chặt chẽ, nú giỳp cho Doanh nghiệp tiếp cần theo một quy trỡnh nhất định giữa trờn nguyờn TCVN làm đỳng ngay TCVNừ đầu.
- Cung cấp một nền tảng tốt cho sự hiểu biết về chất lượng của đơn vị. Cỏc phũng ban sẽ cú tiếng núi chung về chất lượng và phương thức vận hành của đơn vị để đạt chất lượng.
- Cho cỏc cụng trỡnh đỏp ứng được những yờu cầu do Bộ xõy dựng và tiờu chuẩn xõy dựng đề ra, trỏnh tỡnh trạng vi phạm phỏp luật về xõy dựng. Sản phẩm chắc chắn sẽ đạt chất lượng tốt hơn.
- Cung cấp một hệ thống nhằm đảm bảo cho cụng tỏc xõy lắp diễn ra xuyờn xuốt nhờ vũng trũn Derming, TCVNạo nờn một thụng tin phản hồi rất hiểu quả (Plan, Do, Check, Action).
- Cải tiến và duy trỡ phương phỏp vận hành
- Làm tăng năng suất lao động, tiết kiệm được chi phớ về mặt quản lý, phỏt huy hết khả năng của một Doanh nghiệp.
- Khi ỏp dụng hệ thống quản lý giỳp cho nhõn viờn hiểu biết hơn về vai trũ và những mục tiờu từ hệ thống quản trị đó được văn bản húa đầy đủ hơn.
3.1.2. Cơ sở thực tiễn.
Do nước ta là nước đang trong quỏ trỡnh hội nhập với nền kinh tế thế giới, nhu cầu đũi hỏi của thị trường cao hơn, nhu cầu về an toàn con người được đăt lờn hàng
đầu, vỡ vậy khi Cụng ty ỏp dụng mụ hỡnh ISO 9000 nú sẽ đỏp ứng được những nhu cầu trờn.
Nú cũn xuất phỏt từ nhu cầu về thị trường: Như chỳng ta cũng đó thấy nguyờn vật liệu ngày cằng đắt, khan hiếm trờn thị trường, khi mà ỏp dụng ISO thỡ sẽ tiết kiệm và giảm chi phớ rất lớn cho Cụng ty. Khả năng mở rộng thi trường của Cụng ty cũng được cải tiến.
Ngoài ra cũng xuất phỏp từ nội bộ của Cụng ty:
- Do Cụng ty ngày càng cú tuyển thờm đội ngũ cỏn bộ vào làm việc, bộ mỏy của Cụng ty ngày càng cồng kềnh. Khả năng quản lý, kiểm soỏt cũ khụng đỏp ứng được nhu cầu ngày càng cao của Cụng ty.
- Cỏc yờu cầu về hợp đồng: một số khỏch hàng phải bắt buộc nhà cũng ứng phải cú hệ thống quản lý chất lượng được chứng nhận hoặc ỏp dụng theo hệ thụng của khỏch hàng.
- Theo chỉ thị của Tổng Cụng ty, tất cả cỏc Cụng ty con đều phải được chứng nhận và ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000.
3.1.3 Cỏc bước để xõy dựng quy trỡnh ISO 9000.
Quy trỡnh xõy dựng hệ thống quản lý chất lượng trong Cụng ty theo tiờu chuẩn ISO 9000 bao gồm 14 bước chỳng được sắp xếp theo thứ tự liền nhau, buộc Doanh nghiệp phải thực hiện lần lượt từng cụng việc. Dưới đõy là cụng việc cụ thể của từng bước:
Bước1: Cam kết của lónh đạo
Ban Giỏm đốc Cụng ty cam kết sẽ dành ưu tiờn cỏc nguồn lực, phương tiện để thực hiện một hệ thống chất lượng phự hợp với ISO 9000. Cam kết này được thực hiện bằng văn bản và phải truyền thụng cho toàn tổ chức biết.
Bước 2: Thành lập cỏc phũng ban, tổ chuyờn trỏch về ISO
Việc thành lập một phũng ban chuyờn trỏch là hết sức quan trọng, nú nhằm thỳc đẩy cũng như duy trỡ hoạt động cỏc hoạt động chất lượng sau này. Từ khi bắt đầu cũng như kết thỳc đều phải qua phũng ban này chịu trỏch nhiệm. Với những tổ chức lớn cần phải cú ban chỉ đạo và nhúm cụng tỏc.
* Thành phần ban chỉ đạo gồm cú cỏc lónh đạo cao cấp của Doanh nghiệp và trưởng cỏc bộ phận, những người này tham gia dữa trờn tinh thần tự nguyện là chớnh. Ban chỉ đạo cú nhiệm vụ cũ thể như sau:
- Lập chớnh sỏch chất lượng - Lập kế hoạch tổng thể dự ỏn - Phõn phối nguồn lực
- Điều phối, phõn cụng cụng việc cho từng đơn vị thực hiện - Theo dừi và kiểm tra dự ỏn
* Nhúm cụng tỏc: gồm những cỏ nhõn thuộc nhiều đơn vị khỏc nhau, cú sự hiệu biết khỏc nhau về từng lĩnh vực cụ thể. Cụng việc chủ yếu của nhúm cụng tỏc là:
- Phõn tớch thực trạng
- Lờn kế hoạch chi tiết cho dự ỏn ISO 9000 - Đào tạo nhõn viờn ISO
- Phối hợp cỏc hoạt động của từng đơn vị trong cụng trường thi cụng - Theo dừi quỏ trỡnh thi cụng, đỏnh giỏ nội bộ
- Tham gia cỏc hoạt động khắc phục và phũng ngừa
Bước 3: Lựa chọn tư vấn nếu cần thiết
Nếu Cụng ty cảm thấy mỡnh khụng đủ năng lực để xõy dựng hệ thống quản lý chất lượng thỡ cú thể yờu cầu dịch vụ tư vấn giỳp đỡ, để cho hoạt động đạt kết quả cao hơn. Nếu cú ý định thỡ bắt tay với cỏn bộ tư vấn càng sớm càng tốt, trỏnh tỡnh trạng mất thời gian cho Cụng ty.
Cụng việc của tư vấn là hướng dẫn đào tạo chứ khụng phải làm thay thế cho Doanh nghiệp, người xõy dựng văn bản cho Doanh nghiệp khụng phải ai khỏc chớnh là cỏc cỏn bộ trong Cụng ty.
Để cú kết quả tốt thỡ bờn tư vấn phải cú sự phối hợp và thống nhất về phạm vị xõy dựng hệ thống quản lý chất lượng, giải thớch cho tư vấn về phạm vỡ mà cỏn bộ tư vấn hoạt động, cú sự cam kết giữa Cụng ty và cỏn bộ tư vấn về việc giành nguồn lực cho việc xõy dựng.
Để triển hệ thống quản lý chất lượng cú kết quả tốt thỡ cần phải cú một kết hoạch sơ bộ về hệ thống mà Cụng ty sẽ ỏp dụng trong thời gian tới. Làm cho mọi người cú thời gian chuẩn bị và nhận thức một cỏch đỳng đắn về nú, cũng từ đú làm cho mọi người hiệu rừ trỏch nhiệm của mỡnh trũng hệ thống. Tựy theo đặc điểm củ thể, cỏc chương trỡnh về nhận thức sẽ do cỏn bộ trong nhúm hay là cỏc chuyờn giỏ tiến hành. Tốt nhất là cú sự kết hợp giữa chuyờn gia với với cỏn bộ trong nhúm.
Bước 5: Thực hiện việc đào tạo xõy dựng hệ thống tài liệu
Xõy dựng hệ thống tài liệu là một nội dụng cơ bản của dự ỏn. Thành viờn tham gia là cỏc cỏn bộ trong nhúm và cú sự kết hợp với cỏc chuyờn gia bờn ngoài tổ chức. Nội dung đào tạo sõu về cỏch viết sổ tay chất lượng, cỏc thủ tục cũng như quy trỡnh cụng nghệ, hưỡng dẫn vận hành, kiểm soỏt quỏ trỡnh thi cụng.
Bước 6: Khảo sỏt hiện trường
Tổ chức cần phải xem xột hiện tại cỏc hoạt động mà tổ chức đang tiến hành cú hoạt động nào đó đỏp ứng được yờu cầu của tiờu chuẩn hay chưa, hoạt động nào cần phải chỉnh sửa một chỳt là đỏp ứng được yờu cầu của tiờu chuẩn, hoạt động nào chưa đỏp ứng được yờu cầu của tiờu chuẩn. Sau đú liệt kờ tất cả cỏc hoạt động này, phõn tớch để đưa ra cõu trả lời “để đỏp ứng yờu cầu của tiờu chuẩn thỡ tổ chức cần phải làm những việc gỡ nữa”
Bước 7: Lờn kế hoạch chi tiết cho cỏc hoạt động cụ thể trong qỳa trỡnh triển khai:
Sau khi đó xỏc định lĩnh vực cần cú thủ tục và hưỡng dẫn cụng việc, nhúm cụng tỏc cần xỏc định tiến độ thực hiện, trỏch nhiệm của từng đơn vị và cỏc nhõn liờn qua một cỏch củ thể.
Bước 8: Viết tài liệu:
Đõy là hoạt động mất nhiều thời gian và cụng sức nhất trong quỏ trỡnh xõy dựng. Cần phải cú cỏn bộ được đào tạo về viết tài liệu. Hệ thống tài liệu núi chung gồm ba phần: sổ tay chất lượng, cỏc thủ tục quy định, văn bản hướng dẫn, biểu mẫu… Đối với Cụng ty mỡnh chỉ cần sổ tay chất lượng là đủ.
Nếu như sau bước 8, tổ chức cú trong tay cỏc văn bản của hệ thống tài liệu hệ thống quản lý chất lượng bao gồm: Chớnh sỏch chất lượng, mục tiờu chất lượng, cỏc biểu mẫu liờn quan, cỏc loại giấp tờ liờn quan khỏc… Thỡ ở bước 9 này tổ chức phải cụng bố rằng cỏc hoạt động kể từ thời điểm này sẽ được thực thi như trong tài liệu đó quy định
Bước 10: Đỏnh gớa nội bộ hệ thống quản lý chất lượng
Sau khi hệ thống quản lý chất lượng hoạt động một thời gian, thường sau đú một thỏng, Doanh nghiệp tổ chức đỏnh giỏ để xem xột sự phự hợp của nú và hiệu lực của hệ thống đú. Sau khi đỏnh gớa xong thỡ đề xuất cỏc phương ỏn khắc phục những hoạt động khụng phự hợp, tuy theo tỡnh hỡnh cụ thể.
Bước 11: Đưa ra cỏc hoạt động điều chỉnh và cải tiến
Sau khi đỏnh giỏ nội bộ xong thỡ thấy được những hoạt động nào sẽ khụng phự hợp, hay nú chưa hoàn chỉnh thỡ cần phải đưa ra cỏc hoạt động điều chỉnh và khắc phục chỳng
Bước 12: Nộp đơn xin đỏnh giỏ và chứng nhận và chuẩn bị cho quỏ trỡnh đỏnh giỏ chứng nhận
Trước khi Cụng ty xin chứng nhận thỡ cần phải tiếp xỳc với tổ chức để lựa chọn tổ chức chứng nhận phủ hợp với bản chất mặt hàng kinh doanh và cỏc yếu tố khỏc như: địa lý, phớ chứng nhận… và những quy trỡnh đỏnh giỏ chứng nhận do bờn chứng nhận yờu cầu. Nếu thống nhất thỡ nộp hồ sơ cho bờn chứng nhận.
Bước 13: Đỏnh gớa chứng nhận và nhận được chứng chỉ
Đỏnh giỏ gồm hai phần: Đỏnh giỏ tài liệu và đỏng giỏ cho việc ỏp dụng. Mục đớch của việc đỏnh giỏ tài liệu (chủ yếu là sổ tay chất lượng và cỏc thủ tục cú liờn quan) để xem xột sự khụng phự hợp của hệ thống tài liệu so với cỏc yờu cầu của tiờu chuẩn ISO đề ra. Sau khi đỏnh giỏ tài liệu xong thỡ đỏng giỏ cho việc ỏp dụng. Sau đú Doanh nghiệp sẽ nhận được thụng bỏo về những thiếu sút hay những điểm khụng phự hợp của hệ thống quản lý và thời gian cần thiết để khắc phục khi tiến hành đỏnh giỏ tại doanh nghiệp
Kết thỳc quỏ trỡnh đỏnh giỏ, đoàn đỏng giỏ thụng bỏo kết quả đỏng giỏ, nếu trong khi đỏng giỏ, phỏp hiện điều khụng phự hợp thỡ doanh nghiệp phải cú biện phỏp khắc phục thỏa đỏng.
Sau khi thấy Cụng ty chứng tỏ đó thực hiện cỏc hoạt động khắc phục và thỏa món cỏc yờu cầu của bộ tiờu chuẩn, tổ chức chứng nhận ra quyết đỡnh chứng nhận cho Cụng ty. Trờn giấy ghi rừ phạm vị cũng như những điều kiện củ thể ỏp dụng của Cụng ty.
Bước 14: Duy trỡ hệ thống quản lý chất lượng sau khi đó nhận được chứng nhận
Sau khi cú được giấy chứng nhận thỡ tổ chức cần phải duy trỡ hệ thống quản lý chất lượng của mỡnh chứ khụng thể coi nú là một giấy phộp thụng hành, cú được nú rồi sẽ khụng phải làm gỡ nữa. Cần phải tổ chức những buổi đỏnh giỏ định kỳ theo hàng thỏng để đảm bảo rằng Doanh nghiệp vẫn duy trỡ tốt cỏc hoạt động phự hợp với yờu cầu tiờu chuẩn đề ra. Ngoài đỏnh giỏ đỡnh kỳ ra, tổ chức nờn đỏng giỏ đột suốt, để thấy rừ tớnh quan trọng của việc duy trỡ. Việc đỏnh giỏ định kỳ hay đột suất thỡ để cỏc bộ phũng ban ISO chịu trỏch nhiệm.
3.2 Xõy dựng cỏc hoạt động nhằm duy trỡ và triển khai hoạt động ISO 9000 saukhi đó xõy dựng. khi đó xõy dựng.
3.2.1 Thành lập nhúm chất lượng
Nhúm chất lượng cú nhiệm vụ chủ yếu là đúng vai trũ kiểm soỏt và cải tiến chất lượng. Nhằm đưa ra chững đề suất cú liờn quan đến vấn đề chất lượng, đũi hỏi phải cú giải phỏp cựng nhau thảo luận đưa ra một phương thức làm việc tốt nhất cho một tổ chức. Triển khai mọi vấn đề đến tất cả cỏc phũng ban cũng như cỏc đội thi cụng cụng trỡnh.
* Thành phần của nhúm chất lượng:
+ Cỏc thành viờn là tham gia một cỏch tự nguyện, khoảng 5 đến 12 thành viờn cựng nhau tham gia cỏc hoạt động liờn quan đến chất lượng.Thường thỡ lấy cỏc thành viờn tư cỏc phũng ban khỏc nhau.
+ Phải cú giỏm sỏt nhúm, là người chịu trỏch nhiệm về hoạt động của nhúm, thường xuyờn phải duy trỡ hoạt động của nhúm, để thỳc dục mọi người tham gia hoạt động.
+ Điều phối nhúm là người bao quỏt nhúm, điều phối mọi hoạt động, hỗ trở cho nhúm trưởng
+ Ban quản lý nhúm: cú thể khụng tham gia sinh hoạt đều đặn với nhúm và thường là ở cấp quản lý cao hơn. Đõy là người cú quyền bỏc bỏ cỏc ý kiến của nhúm và người cú trỏch nhiệm bỏo cỏo với Giỏm đốc cỏc hoạt động liờn quan đến chất lượng về quỏ trỡnh thi cụng cụng trỡnh.
* Hoạt động của nhúm:
+ Định kỳ cỏc thành viờn của Nhúm chất lượng gặp gỡ nhau (trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc tỳ thuộc vào tổ chức), để đề xuất ra phương ỏn giải quyết những vấn đề liờn quan đến chất lượng, những khỳc mắc trong quỏ trỡnh thi cụng cụng trỡnh và những vi phạm.
+ Sản phẩm mà Nhúm chất lượng cú là những giải phỏp cho quỏ trỡnh làm việc của tổ chức, hướng đến hành vi về chất lượng của cỏc cụng trỡnh và nõng cao tớnh hiểu quả của nú.
+ Nhúm trưởng vừa đúng vai trũ lónh đạo vừa là chất xỳc tỏc của nhúm vừa là nguồn hỗ trở của nhúm. Đồng thời chịu trỏch nhiệm về những gỡ mà nhúm gõu ra.
+ Do nhúm chất lượng hoạt động trờn tinh thần tự nguyờn nờn quy mụ và cơ cấu của nú khụng hạn chế. Cụng ty cần phỏt huy tớnh tớch cực hỡnh thức tổ chức này để cụng việc đạt được hiệu quả
3.2.2 Đỏnh gớa chất lượng nội bộ theo định kỳ
Đỏnh giỏ chất lượng nội bộ là việc đỏnh giỏ hệ thống quản lý chất lượng của Cụng ty do chuyờn gia đỏnh gớa nội bộ thực hiện.
Lợi ớch của việc đỏnh giỏ này để xem xột hệ thống mà Cụng ty xõy dựng nờn cú phự hợp hay khụng, cú như kế hoạch đặt ra hay khụng. Nú cũn cú chỗ nào cũn phải khắc phục.
Chuyờn gia đỏng gớa nội bộ là người của Cụng ty được đào tạo về nghiệp vụ đỏnh giỏ chất lượng và được cấp chứng chỉ.
Cần phải cú kế hoạch cho việc đỏnh giỏ, quy rừ trỏch nhiệm của từng thành viờn trong buổi đỏnh giỏ, lập một chương trỡnh cụ thể và xem xột cỏc khõu chuẩn bị. sau khi cú kế hoạch thỡ cần tiến hành đỏnh giỏ ngay. Trong quỏ trỡnh đỏnh giỏ thỡ phải xem sột đến cỏc hoạt động phỏt sinh trong quỏ trỡnh đỏnh giỏ. Sau đú bỏo cỏo những điểm khụng phự hợp trong quỏ trỡnh đỏnh giỏ, nú thường được nờu trong bỏo cỏo