1 Chơng I
2.1.3 Thực trạng công tác bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh của
doanh của doanh nghiệp
a, Các phơng thức bán hàng và thanh toán Các sản phẩm hiện nay công ty cung cấp:
Tem chống hàng giả Hóa chất
Phơng thức bán hàng chủ yếu hiện nay công ty áp dụng: Bán hàng qua điện thoại
Gặp gỡ trực tiếp khách hàng Thông qua trung gian kinh doanh
Bán hàng qua điện thoại: Là hình thức phổ biến hiện nay. Nhân viên kinh
doanh tìm kiếm thông tin về khách hàng và liên lạc với khách hàng bằng điện thoại, sau đó t vấn cho khách hàng về đặc điểm ngành nghề kinh doanh, sản phẩm mà công ty cung cấp. Việc kí kết hợp đồng diễn ra sau đó bằng hình thức chuyển phát nhanh hoặc một vài hình thức khác có thể.
Gặp gỡ trực tiếp khách hàng: Nhân viên kinh doanh đI tìm kiếm khách hàng
trên cùng địa phơng nơi công ty đóng trụ sở qua các thông tin ban đầu tìm kiếm đ- ợc từ các nguồn khác nhau.
Thông qua trung gian kinh doanh: Các cộng tác viên công ty chủ động tìm
kiếm khách hàng, giao lại hợp đồng cho công ty và hởng phần trăm hoa hồng từ các hợp đồng đó.
Các phơng thức thanh toán:
sau k hi giao hàng cho bên mua, khách hàng chủ động thanh toán theo hình thức đã kí trong hợp đồng. Có 2 hình thức thanh toán:
Thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng: Khách hàng thanh toán chuyển
Thanh toán bằng tiền mặt: Sau khi giao hàng, nhân viên kinh doanh có thể
trực tiếp thay mặt công ty để thu tiền theo hợp đồng đã kí, hoặc ghi nhận nợ đối với khách hàng. Nếu muốn gia hạn thời gian thanh toán, công ty- đại diện là nhân viên kinh doanh hoặc thủ quỹ – cùng đại diện khách hàng thỏa thuận về thời hạn trả và lợng thanh toán tại các thời điểm trong thời gian trả nợ.
b, Tài khoản sử dụng và phơng pháp kế toán bán hàng
Công ty CPTMQT An Hà kinh doanh chủ yếu là tem chống hàng giả, hóa chất. Để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý, công ty sử dụng phần mềm và tạo nhiều mã hàng hóa khác nhau. Để hạch toán các nghiệp vụ bán hàng, kế toán công ty đã áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, áp dụng các tài khoản:
TK 511: Doanh thu bán hàng
TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp TK 111: Tiền mặt
...
Khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán công ty căn cứ vào chứng từ để hạch toán, trình tự hạch toán nh sau:
Kế toán doanh thu bán hàng:
Doanh thu tiêu thụ là tổng số giá trị thu đợc do tiêu thụ sản phẩm hàng hóa. Để phản ánh doanh thu bán hàng, kế toán căn cứ và các hóa đơn GTGT đợc lập trong kỳ để mở “Bảng báo cáo bán hàng theo mặt hàng”, theo dõi số lợng, thuế GTGT và doanh thu của số hàng hóa đã xuất bán theo hóa đơn:
Ngời lập biểu Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
Định khoản:
Nợ 111,112 Tổng giá thanh toán hàng bán 154125714.6 Có 5111 Doanh thu bán hàng cha có thuế 140114286
Có 3331 Thuế GTGT hàng xuất bán 14011428.6
Kế toán giá vốn hàng bán
Hạch toán giá vốn hàng bán công ty sử dụng tài khoản 632. Hàng nhập về không qua kho, xuất giao thẳng cho khách hàng.
Theo dõi giá vốn của từng mặt hàng xuất trong kỳ (tháng), định khoản:
Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Thành tiền Thuế GTGT Tổng cộng thanh toán Số hiệu Ngày tháng 04/12/2009 T12-01 04/12/2009 Tem chống hàng giả - Davines 14100000 1410000 15510000 04/12/2009 T12-02 04/12/2009 Tem chống hàng giả - TBTT 12000000 1200000 13200000 04/12/2009 T12-03 04/12/2009 Tem chống hàng giả - Seoul 8100000 810000 8910000 11/12/2009 BHĐ000118 11/12/2009 Hóa chất Na2S2O4 714286 71428.6 785714.6 11/12/2009 T12-05 11/12/2009 Tem chống hàng giả - Tigi 9800000 980000 10780000 11/12/2009 T12-06 11/12/2009 Tem chống hàng giả - Global Idea 4800000 480000 5280000 11/12/2009 T12-07 11/12/2009 Tem chống hàng giả - Enternal Sunshine 16500000 1650000 18150000 14/12/2009 BHĐ001100 14/12/2009 Tem chống hàng giả - Viettiep Optic 9800000 980000 10780000 15/12/2009 BHĐ001101 15/12/2009 Tem chống hàng giả - Eveline 6000000 600000 6600000 15/12/2009 BHĐ001102 15/12/2009 Tem chống hàng giả - Viettiepoptic 9500000 950000 10480000 15/12/2009 BHĐ001119 15/12/2009 Tem chống hàng giả - 12000000 1200000 13200000 17/12/2009 BHĐ001120 17/12/2009 Tem chống hàng giả 12000000 1200000 13200000 26/12/2009 T12-11 26/12/2009 Tem chống hàng giả - Trơng Hào Phát 9000000 900000 9900000 28/12/2009 T01-04 28/12/2009 Tem chống hàng giả - Shenyily 12500000 1250000 13750000 29/12/2009 T12-09 29/12/2009 Tem chống hàng giả - Vinaga 3300000 330000 3630000 Tổng cộng 140114286 14011428.6 154125714.6
Có 156 Trị giá vốn mua hàng
Tác dụng: Đối với kế toán giá vốn hàng bán, kế toán lập bảng tính giá vốn hàng bán. Bảng này thể hiện số lợng hàng tồn đầu kỳ, trị giá vốn tơng ứng, số lợng hàng nhập trong kỳ, số lợng và trị giá vốn của khối lợng này, số lợng và trị giá xuất trong kỳ. Qua đó, kế toán giá vốn hàng bán sẽ biết đợc giá trị thực (giá vốn).
Ví dụ: Ngày 11/12/2009, công ty CPTMQT An Hà xuất 15Kg hóa chất
Na2S2O4, giá 28.000đồng/kg cho Viện vật lý kỹ thuật, trờng Đại học Bách Khoa Hà Nội, số 1 Đại Cồ Việt, Hai Bà Trng, Hà Nội. Thuế GTGT hàng bán ra là 10%.
Trong nghiệp vụ kế toán bán hàng, doanh nghiệp sử dụng một số chứng từ để theo dõi và quản lý:
Phiếu xuất kho : Chứng từ này đợc kế toán công ty sử dụng để theo dõi số l-
ợng vật t hàng hóa xuất bán từ kho và số lợng hàng hóa đợc điều chuyển từ kho này tới kho khác trong nội bộ công ty. Tại công ty, căn cứ và lệnh điều động của giám đốc công ty, thủ kho lập phiếu xuất kho cho khách hàng. Phiếu xuất kho đợc lập thành 2 liên. sau k hi xuất kho, thủ kho ghi ngày tháng năm xuất kho vào phiếu xuất kho và ký các liên vào phiếu, một liên giao đợc mang đi cùng với hàng hóa, một liên đợc giao lại cho kế toán để ghi sổ kế toán
Chuyên đề tốt nghiệp 43 HọC VIệN NGÂN HàNG
Sau khi xuất kho giao hàng cho khách hàng, thủ kho chuyển phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT liên 3 cho phòng kế toán. Kế toán nhập trên màn hình giao diện dữ liệu nh sau:
Mã khách hàng : KH0114 – Viện Vật lý Kỹ thuật, Đại học Bách Khoa Hà Nội
Mã hàng hóa : HH001 – Hóa chất Na2S2O4 Diễn giải : Xuất bán hóa chất Na2S2O4 Định khoản Nợ 131 462000 đ Có 511 420000 đ Có 3331 42000 đ Và Nợ 632 360000 đ Có 156 360000 đ
Số liệu sẽ tự động nhập vào các sổ: Sổ nhật ký chung, sổ chi tiết các tài khoản 131, 156… và sổ cái tài khoản 511, 131, 156, 632…
Hóa đơn GTGT:
Hóa đơn GTGT là chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh, dùng để theo dõi, giám sát chất lợng, số lợng, trị giá hàng xuất bán. Trên hóa đơn GTGT phải ghi rõ số hóa đơn, ngày tháng năm, tên đơn vị, tên hàng hóa, qui cách, số l- ợng, đơn giá, thành tiền, thuế suất thuế GTGT, tổng cộng.
Ngời lập phiếu Ngời nhận hàng Thủ kho Thủ trởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Công ty cổ phần thơng mại quốc tế An Hà
Số 18 ngõ 80 phố Lê Trọng Tấn, P.Khơng Mai, Q.Thanh Xuân, Hà Nội MST : 0102318560
Phiếu xuất kho
Ngày 11/12/2009 BHĐ 000118
Họ tên ngời mua hàng: Viện vật lý kỹ thuật, Đại học Bách khoa Hà Nội Địa chỉ: Số 1 Đại Cồ Việt, Hai Bà Trng, Hà Nội
Diễn giải: Xuất kho 15kg Hóa chất Na2S2O4 theo HĐ số 006423 ngày 11/12/2009 Xuất tại kho 156
(Ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trởng BTC
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, hoặc đơn đặt hàng, phòng kế toán lập hóa đơn gồm 3 liên:
Liên 1: Dùng để lu vào sổ gốc Liên 2: Giao cho khách hàng
Liên 3: Nội bộ (Giao cho bộ phận kho để lu, kiểm soát hàng hóa)
Công ty cổ phần thơng mại quốc tế An Hà
Số 8 ngõ 80 phố Lê Trọng Tấn, P.Khơng Mai, Q.Thanh Xuân, Hà Nội
Hóa đơn GTGT
Liên 3: Nội bộ Ngày 11tháng 12 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thơng mại quốc tế An Hà
Địa chỉ: Số 18 ngõ 80 phố Lê Trọng Tấn, P.Khơng Mai, Q.Thanh Xuân, Hà Nội Số tài khoản:
Điện thoại: Mã số thuế: 0102318560 Tên ngời mua hàng: Viện vật lý kỹ thuật, Đại học Bách Khoa Hà Nội
Địa chỉ: Số 1 Đại Cồ Việt, Hai Bà Trng Hà Nội Số tài khoản:
Điện thoại: Mã số thuế: Hình thức thanh toán: Tiền mặt
STT Tên hàng Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Hóa chất Na2S2O4 Kg 15 28000 420.000
Cộng thành tiền: 420.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 42.000
Tổng cộng thanh toán: 462.000 Số tiền bằng chữ: Bốn trăm sáu mơi hai nghìn đồng chẵn.
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
Mẫu số 01 KTGT-3LL Ký hiệu TT/2009B
Nhật ký chung:
Tác dụng: Dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày theo thứ tự thời gian mà cha đợc ghi vào sổ nhật ký đặc biệt
Là cơ sở để lập các sổ cái TK 632, TK 156, TK 511…
Căn cứ lập: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, giấy báo nợ, có ...
Công ty cổ phần thơng mại quốc tế An Hà
Số 18 ngõ 80 phố Lê Trọng Tấn, P.Khơng Mai, Q.Thanh Xuân, Hà Nội
Phiếu thu Ngày 11/12/2009
Số: PT040 Nợ: 1111 Có: 131 Họ tên ngời nộp tiền: Viện vật lý kỹ thuật, Đại học Bách Khoa Hà Nội
Địa chỉ: Số 1 Đại Cồ Việt, Hai Bà Trng, Hà Nội Lý do: Thanh toán tiền mua hóa chất ngày 11/12/2009 Số tiền: 462.000
Số tiền bằng chữ: Bốn trăm sáu mơi hai nghìn đồng chẵn. Kèm theo chứng từ gốc
Giám đốc Kế toán trởng Ngời nộp tiền Ngời lập phiếu Thủ quỹ (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Mẫu số 01-TT (Ban hành theo quyết định
48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của bộ Trởng BTC)
Công ty cổ phần thơng mại quốc tế An Hà
Số 18 ngõ 80 phố Lê Trọng Tấn, P.Khơng Mai, Q.Thanh Xuân, Hà Nội
Sổ Nhật ký chung Từ ngày 01/12/2009 đến ngày 31/12/2009 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi STT dòng Số hiệu TK đối Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
Số trang trớc chuyển sang
….. ….. …… …….. ….. …. ….. 11/12/2009 000118 11/12/2009 Xuất bán hóa chất Na2S2O4 X 131 462000 511 420000 3331 42000 632 360000 156 360000 ….. …. ….. ……… ….. …. …..
Cộng chuyển trang sau x x 427146505 427146505 Sổ này có .... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ....
Ngày mở sổ:
Mẫu số S03a - DNN
(Ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trởng BTC)
Ngày 31 tháng 12 năm 2009
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
Chuyên đề tốt nghiệp 48 HọC VIệN NGÂN HàNG
Sổ cái TK 156
Tác dụng: Sổ này đợc lập vào cuối tháng do kế toán lập dùng để phản ánh giá trị hàng hóa nhập kho, xuất kho trong tháng của Công ty
Dùng để đối chiếu với bảng tổng hợp nhập xuất hàng hóa
Căn cứ lập: căn cứ vào Nhật ký chung, nhật ký bán hàng, sổ này tháng trớc
Sổ cái TK 511
Tác dụng: Phản ánh toàn bộ doanh thu bán hàng của công ty theo từng hóa đơn. Sổ cái doanh thu bán hàng cho ta biết tổng số doanh thu trong một tháng. Dùng để đối chiếu với sổ chi tiết hóa đơn bán ra.
Cơ sở lập: Sổ nhật ký bán hàng và sổ cái TK 511 tháng trớc.
Ngày mở sổ: Số d cuối tháng Lũy kế cuối năm Số phát sinh trong tháng
Công ty cổ phần thơng mại quốc tế An Hà
Số 18 ngõ 80 phố Lê Trọng Tấn, P.Khơng Mai, Q.Thanh Xuân, Hà Nội
Sổ cái
(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) Tháng 12 năm 2009
Tên tài khoản: 156
Ngày 31 tháng 12 năm 2009
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
Ngày mở sổ
Ngày 31 tháng 12 năm 2009
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
Số d cuối tháng
Cộng lũy kế từ đầu năm
Số phát sinh trong tháng
Công ty cổ phần thơng mại quốc tế An Hà
Số 18 ngõ 80 phố Lê Trọng Tấn, P.Khơng Mai, Q.Thanh Xuân, Hà Nội
Mẫu số S03b - DNN
(Ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trởng BTC)
(Ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trởng BTC)
Chuyên đề tốt nghiệp 50 HọC VIệN NGÂN HàNG
Sổ cái TK 632:
Tác dụng: Phản ánh giá vốn hàng bán trong tháng của công ty
Dùng để kết chuyển sang TK 911 xác định kết quả kinh doanh Dùng để đối chiếu với sổ chi tiết TK 632
Cơ sở lập: Sổ nhật ký chung
Phí thu mua hàng hóa: Toàn bộ chi phí thu mua hàng hóa đều đợc hạch
toán vào chi phí quản lý kinh doanh, đây là điểm tồn tại của công ty.
Cuối kỳ, kế toán tiến hành kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh: Kết chuyển doanh thu thuần:
Nợ 511 462000 Có 911 462000 Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ 911 360000 Có 632 360000 Sổ kế toán phản ánh nghiệp vụ bán hàng
Do đặc điểm kinh doanh nên công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Tất cả các nghiệp vụ phát sinh ở công ty đều đợc ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế. Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán đợc xác định là đã tiêu thụ và đợc ghi nhận doanh thu, kế toán phải mở sổ chi tiết, tổng hợp phản ánh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành.
Trình tự ghi sổ kế toán nh sau:
Khi xuất bán hàng hóa cho khách hàng, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoặc khách hàng chấp nhận nợ, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, kế toán vào sổ chi tiết bán hàng cho các mặt hàng tiêu
Ngày mở sổ: Số d cuối tháng Cộng lũy kế cả năm Số phát sinh trong tháng
Công ty cổ phần thơng mại quốc tế An Hà
Số 18 ngõ 80 phố Lê Trọng Tấn, P.Khơng Mai, Q.Thanh Xuân, Hà Nội
Sổ cái
(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) Tháng 12 năm 2009
Tên tài khoản: 632
Ngày 31 tháng 12 năm 2009
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) (Ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC
thụ. Sổ này đợc mở chi tiết cho từng loại sản phẩm hàng hóa dịch vụ đã bán hoặc đã cung cấp cho khách hàng, đợc khách hàng thanh toán tiền ngay hoặc chấp nhận nợ. Đồng thời, căn cứ vào các nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán tiến hành vào sổ Nhật ký bán hàng.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đợc dùng làm căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản.
Cuối tháng, kế toán cộng số liệu trên sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra, khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết thì kế toán tiến hành lập báo cáo tháng.
Cuối mỗi quí, tiến hành rà soát lại toàn bộ số liệu cả ba tháng trong quí, lập báo cáo tài chính theo quí.
Sơ đồ 15: Trình tự ghi sổ kế toán
Mẫu sổ nhật ký chung đơn giản, dễ ghi chép, tiện lợi cho công tác phân