II. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo
5. Tăng cường công tác đào đạo nguồn nhân lực và trao đổi thông tin nội bộ
nâng cao chất lượng nguyên vật liệu. Mặt khác, sẽ giảm được chi phí kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu không cần thiết khi mua. Hệ thống kho chứa nguyên vật liệu của Công ty tuy được quản lý rất tốt nhưng các kho đã được sử dụng từ rất lâu, cơ sở vật chất, kho chứa đã xuống cấp. Vì vậy, để đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu Công ty nên nâng cấp, xây mới các kho chứa nguyên vật liệu. Mặt khác để nâng cao chất lượng nguyên vật liệu các phòng nghiên cứu, phát triển cần nghiên cứu các nguyên vật liệu mới thay thế có chất lượng tốt hơn, hiệu quả hơn.
5. Tăng cường công tác đào đạo nguồn nhân lực và trao đổi thông tin nội bộ. bộ.
Nhân tố con người có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm. Vi vậy, nâng cao chất lượng sản phẩm đồng nghĩa với việc nâng cao chất lượng nhân tố con người, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Để nâng cao chât lượng nguồn nhân lực, Công ty nên tổ chức các chương trình đào tạo kiến thức chuyên môn cho các bộ phận trong Công ty để họ có thể thực hiện tốt chức năng của mình. Các các bộ quản lý thì được trang bị kiến thức quản lý mới, người lao động thì được nâng cao tay nghề.
Trên cơ sở hoạch định HTQLCL cũng như sản xuất – kinh doanh,lãnh đạo Công ty thực hiện việc xác định và cung cấp nguồn nhân lực cần thiết, Công ty coi yếu tố con người có vai trò quyết định trong việc xây dựng và áp dụng HTQLCL. Để có nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu, Công ty cần phải coi trọng vấn đề sau:
- Tuyển dụng nhân viên mới thích hợp với yêu cầu của công việc.
- Việc đào tạo và tuyển dụng phải căn cứ trên yêu càu thực tế và kế hoạch phát triển Công ty.
- Những người được phân công trách nhiệm tại mỗi vị trí công tác phải đảm bảo có đủ năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm để thực hiện công việc.
- Có kế hoạch đào tào hàng năm và dài hạn.
- Thông tin kịp thời để mỗi người lao động có nhận thức đầy đủ về vai trò của họ và mối liên quan đến các hoạt động khác trong Công ty.
Công ty phải đảm bảo tạo đầy đỉ điều kiện cần thiết cho người lao động về các phuơng tiện và môi trường làm việc. Để người lao động phát huy được tốt nhất năng lực của mình, tạo ra các sản phẩm với chất lượng tốt, những điều kiện chủ yếu công ty cần tạo ra là:
- Các điều kiện làm việc, trong đó môi trường làm việc ( không gian, mặt bằng nhà xưởng, an toàn lao động…) và các phương tiện kèm theo.
-Các trang thiết bị, phần cứng và phần mềm. - Các dịch vụ hỗ trợ khác.
Bên cạnh đó Công ty cần quan tâm đúng mức đến việc nghiên cứu thị trường, phuơng hướng phát triển của các mặt hàng trong tương lai để có đầu tư thích đáng về trang thiết bị máy móc, nhà xưởng… phục vụ cho sản xuất.
Hệ thống thông tin nội bộ trong doanh nghiệp bao gồm những mối quan hệ, những tác động qua lại giữa các phòng ban, giữa các cá nhân trong doanh nghiệp. Đứng đầu mạng lưới thông tin là ban lãnh đạo, những người có quyết định, điều phối toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Họ có vai trò quyết định với hệ thống, là người dẫn dắt hệ thống, thông qua ban lãnh đạo thông tin được truyền đi và nhận về các thông tin phản hồi. Dựa vào đó hệ thống thông tin của Công ty được thông suốt. Trong các doanh nghiệp nước ta, nguồn kinh phí còn khó khăn việc tư liệu hóa đấy đủ các các hoạt độg của doanh nghiệp và thực hiệ chúng một cách nghiêm túc cũng là một phương pháp giúp kênh thông tin của doanh nghiệp được thông suốt. Để làm được điều đó, hệ thống tài liệu phải thực sự phản ánh được thực chất tình hình hoạt
động của doanh nghiệp, người lao động trong doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm túc các hoạt động đó thì hoạt động thông tin sẽ dễ dàng hơn.Để hoạt động trên được hiệu quả, ngay từ đầu doanh nghiệp phải quan tâm đến khâu hoạch định chất lượng đến xấy dựng chương trình,kế hoạch đảm bảo và nâng cao chất lượng trong toàn Công ty. Việc hoạch định tốt thì hệ thống chất lượng sẽ hoạt động một cách có hiệu quả, còn nếu ngược lại sẽ không thống nhất được mọi hoạt động trong Công ty, không làm theo những điều đã quy định dẫn đến tình trạng vừa làm vừa bổ sung hoàn thiện, điều này làm cho thông tin nội bộ không được thông suốt, không phản ánh được hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.
Để khắc phục các khó khăn trên, Công ty cần xây dựng môi trường văn hóa có chất lượng cao, ở đó mọi người thấy được sự đoàn kết của tập thể, nâng cao tinh thần hợp tác, giúp đỡ lẫn nhau, gắn bó và tự hào về Công ty. Các nhân vien được trao quyền và công việc phù hợp với vị trí của mình, thực hiện quản lý tập thể, cá nhân tự chịu trách nhiệm về phần công việc được giao, chỏ có như vậy mới có được những quyết định nhanh chóng, kịp thời. Các công việc được tiến hành theo nhóm phát huy được tinh thần tập thể, tại điều kiện cho người lao động tiếp xúc với nhau nhiều hơn, giúp họ hiểu nhau hơn, quá trình thông tin nhờ đó mà được thông suốt. Bộ máy quản trị của Công ty phải xác định được rõ trách nhiệm, nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi cá nhân, bộ phận, trong mối quan hệ với trách nhiệm về chất lượng. Việc xác định các mối quan hệ này sẽ được thiết lập thông qua các kênh thông tin liên lạc sao cho công việc được thực hiện trôi chảy, không có sự gián đoạn, cản trở bất ngờ. Thông qua đó nhân viên họ sẽ biết mình nhận lệnh tư ai, phải chịu trách nhiệm trước ai, họ phải đến với ai để thu thập thông tin nhằm giải quyết những khó khăn, họ phải trao đổi với ai những thông tin và sản phẩm họ đã xử lý.
Việc trao đổi thông tin nội bộ thực chất là để xác định hiệu quả và hiệu lực của quá trình trao đổi chính sách chất lượng, các hoạt động cụ thể trong doanh nghiệp. Đồng thời thông qua việc trao đổi này nhằm cung cấp thêm những thông tin bổ sung về nguồn lực và những thông tin trực tiếp của mọi người trong doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Do đó vấn đề cần thiết lúc này là Công ty phải phát huy hiệu quả các thông tin nội bộ trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000. Muốn vậy ban lãnh đạo công ty cần khuyến khích việc trao đổi phản hồi giữa các phòng ban, các cá nhân trong toàn Công ty. Tôn trọng, lắng nghe ý kiến của công nhân viên nhằm thu thập những ý kiến hữu ích cho việc đánh giá hệ thống quản lý chất lượng. Bên cạnh đó lãnh dạo cần trao quyền cho công nhân tự xử lý các sự việc xấu gây ảnh hưởng đến quá trình áp dụng ISO, cũng như khuyến khích các đề xuất cải tiến có hiệu quả. Tiếp tục phát huy hình thức người làm tự kiểm tra, tiến tới kiểm tra hệ thống chất lượng toàn đơn vị.
Xây dựng mô hình nhóm chất lượng ở từng phân xưởng, đơn vị giúp cho việc học tập, nghiên cứu ISO được chủ động, người công nhân tự tìm hiểu và giúp đỡ lẫn nhau trong việc thực hiện ISO dưới sự huớng dẫn của các chuyên gia. Nhóm chất lượng có thể là nhóm chuyên môn về chính sách chất lượng, cải tiến chất lượng, giáo dục và đào tạo, kiểm soát chất lượng, kiểm tra đánh giá tính toán hiệu quả, phòng ngừa và khắc phục. Phải xác định rõ mục tiêu nguyên tắc cũng như quy chế hoạt động của nhóm. Thiếu mục tiêu cụ thể hoạt động của nhóm sẽ không hiệu quả, chẳng hạn nhóm cải tiến chất lượng phải thực hiện các mục tiêu cụ thể: thường xuyên cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ khách hàng, tạo mạng lưới nhân viên đã qua đào tạo và giúp đỡ họ tham gia và việc cải tiến chất lượng, tạo ra sắc thái riêng của từng nhóm. Để các nhóm hoạt động có hiệu quả phải chú ý tới các nhân tố thành công của nhóm như: kết hợp chặt chẽ giữa nhóm và lãnh đạo, nguyên tắc thừa nhận,
phát triển nhóm, quản trị tốt các cuộc họp, thông tin cho mọi thành viên của nhóm, tập trung vào quá trình và áp dụng quá trình đã thiết lập.
Đẩy mạnh đầu tư cho hoạt động thông tin, xây dựng phòng thông tin với trang thiết bị kỹ thuật hiện đại, cộng với đội ngũ cán bộ thông tin chuyên trách qua đào tạo, cõ kỹ năng. Đưa vi tính vào hệ thống quản lý, sản xuất, giúp cho việc trao đổi thông tin nhanh chóng, kịp thời, tránh tình trạng tài liệu không được cập nhật, trao đổi thường xuyên giữa các phòng ban. Đảm bảo thông tin nhanh cho lãnh đạo và các phòng ban về tình hình chất lượng, quản lý chất lượng, tình trạng các quá trình sản xuất và quản lý, sự sai lệch giữa kế hoạch và thực tiễn.