Khi nhận được L/C hoặc sửa đổi L/C từ ngân hàng phát hành hoặc các ngân hàng thông báo khác, thanh toán viên sẽ xác thực L/C hoặc sửa đổi L/C trước khi thông báo cho khách hàng. Việc xác thực được thực hiện như sau:
- L/C hoặc sửa đổi L/C truyền qua Swift thì phải là điện có Swift Key (mã khóa).
- L/C hoặc sửa đổi L/C nhận qua Telex thì phải có Test Key (mã khóa) và Test Key đó phải được xác thực.
- L/C hoặc sửa đổi L/C được chuyển đến bằng đường thư thì phải kiểm tra và xác thực chữ ký của người có thẩm quyền trên L/C.
- Những L/C phát hành bằng Telex hoặc bằng thư phải dẫn chiếu tới UCP (xuất bản mới nhất và đang có giá trị hiện hành).
- Nếu bức điện bị lỗi, thư bị mờ hoặc bị rách thì thông báo ngay cho ngân hàng phát hành/ ngân hàng thông báo khác và yêu cầu chuyển lại.
- Kiểm tra tên và địa chỉ người hưởng lợi, Ngân hàng gửi điện, các chỉ dẫn thông báo L/C (thông báo trực tiếp cho người hưởng lợi, thông báo qua Ngân hàng thông báo thứ hai …), loại L/C (xác nhận, chuyển nhượng, …) để lựa chọn hình thức thông báo phù hợp.
Khi thông báo L/C cho khách hàng, Phòng Tài Trợ Thương Mại sẽ xem xét các điều khoản của L/C hoặc sửa đổi L/C, tư vấn cho khách hàng và/hoặc tư vấn cho phòng tín dụng (nếu Sở giao dịch II – NHCTVN tài trợ xuất khẩu) các điều khoản khó thực hiện hoặc có thể mang lại rủi ro cho Người hưởng và/ hoặc cho ngân hàng tài trợ để yêu cầu sửa đổi L/C kịp thời.
* Thông báo sơ bộ:
- Khi nhận được điện L/C hoặc sửa đổi L/C ghi “các chi tiết đầy đủ gửi sau” hay một câu có nội dung tương tự, thanh toán viên sẽ lập thông báo sơ bộ gửi khách hàng.
- Theo dõi cho đến khi nhận được L/C hoặc sửa đổi L/C chính thức. Kiểm tra và thông báo L/C như trên.
- Sau 5 ngày làm việc mà không nhận được L/C hoặc sửa đổi L/C chính thức, thanh toán viên phải tra soát Ngân hàng phát hành.
* Từ chối thông báo:
- Sở giao dịch II – NHCTVN từ chối thông báo những L/C không xác định được tính chân thực bề ngoài hoặc không xác định được tên, địa chỉ của người hưởng lợi.
- Từ chối thông báo sửa đổi L/C khi L/C gốc không do Sở giao dịch II – NHCTVN thông báo.
* Xác nhận L/C
Nếu L/C yêu cầu xác nhận, NHCTVN sẽ xem xem xét các yếu tố cần thiết để thực hiện việc xác nhận và thông báo sự xác nhận đó cùng lúc với thông báo L/C cho nhà xuất khẩu.
Xác nhận L/C mang lại khá nhiều rủi ro cho ngân hàng vì vậy nghiệp vụ này chỉ được tập trung thực hiện tại hội sở chính. Những L/C mà Ngân hàng phát hành ký quỹ đủ 100% sẽ được làm thủ tục xác nhận, những L/C mà ngân hàng
phát hành ký quỹ dưới 100% trị giá L/C, việc xác nhận L/C chỉ được thực hiện khi có đủ các điều kiện sau:
- Ngân hàng phát hành là ngân hàng hoạt động tốt, tình hình tài chính lành mạnh, có uy tín trên trường quốc tế, có quan hệ lâu dài và có thiện chí với NHCTVN.
- L/C thanh toán ngay hoặc trả chậm từ 90 ngày trở xuống.
- Các điều khoản L/C rõ ràng, phù hợp với thông lệ quốc tế, có tính khả thi và hạn chế tiềm ẩn rủi ro cho Ngân hàng xác nhận và cho người hưởng.
- L/C có giá trị chiết khấu tại NHCTVN.
- L/C chỉ ra ngân hàng hoàn tiền và cho phép đòi tiền bằng điện.
- Mặt hàng xuất khẩu là mặt hàng có giá trị cao, tiêu thụ dễ dàng trên thị trường quốc tế, giá cả ổn định.
- Thị trường truyền thống, không nằm trong danh sách các nước bị cấm vận. Việc thẩm định hoạt động của ngân hàng phát hành, khách hàng nước ngoài và thị trường nước ngoài sẽ do Phòng Định chế tài chính NHCTVN thực hiện.