2.1. Về công tác kế toán nói chung
Nhìn chung chứng từ luân chuyển trong công ty còn chậm làm ảnh h−ởng đến tốc độ của công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp. Việc chứng từ luân chuyển chậm nh− trên là do nhiều nguyên nhân chủ yếu là 3 nguyên sau: Thứ nhất: Do trình độ kế toán trong công ty là ch−a đồng đều dẫn đến việc chứng từ đ−ợc l−u chuyển từ các xí nghiệp đội thi công công trình còn chậm. Thứ hai Là do quan niệm về công tác kế toán của các cán bộ nhân viên chức nói chung và cán bộ kế toán nhiều khi còn coi nhẹ, không tập trung vào công tác đẩy mạnh việc đ−a chứng từ vào l−u chuyển, tại các đơn vị phụ thuộc, việc xử lý chứng từ không đ−ợc giải quyết. Thứ ba Do đặc điểm của công ty là doanh nghiệp xây dựng cơ bản hoạt động trong quân đội, nơi thi công công trình phân bố rải rác không tập trung trên một địa bàn nhất định, điều kiện làm việc luôn phải thay đổi để có thể theo sát đ−ợc công trình.
2.2. Về công tác hạch toán kế toán và quản lý tài sản cố định
ạ Hạch toán chi tiết tài sản cố định
Trong việc hạch toán chi tiết tài sản cố định Công ty xây dựng 472 đã thực hiện t−ơng đối chuẩn các quy định về chứng từ sổ sách chi tiết, tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số mặt sau:
* Công ty không theo dõi chi tiết tình hình sử dụng về số l−ợng và nguyên giá đối với các tài sản cố định ở từng xí nghiệp thành viên. Điều này dẫn đến tình trang là việc quản lý về giá trị không thống nhất với việc quản lý về mặt hiện vật không ràng buộc trách nhiệm vật chất của ng−ời sử dụng tài sản cố định trong tr−ờng hợp xảy ra mất mát h− hỏng TSCĐ….
* Công ty không thực hiện đánh số TSCĐ. Nếu xét trên góc độ hạch toán chi tiết thì rõ ràng việc không đánh số TSCĐ sẽ thực sự khó khăn cho việc sắp xếp, phân loại , kiểm kê và phản ánh và phản ánh vào Sổ chi tiết TSCĐ. Trong khi đó, về nguyên tắc TSCĐ đ−a vào sử dụng tại công ty phải đ−ợc đánh số để thuận lợi cho việc theo dõi, quản lý và th−ờng đ−ợc áp dụng linh hoạt cho từng doanh nghiệp.
b. Hạch toán tổng hợp tài sản cố định
Nhìn chung, việc hạch toán kế toán tổng hợp các nghiệp vụ có liên quan đến TSCĐ của công ty đ−ợc ghi chép và phản ánh theo đúng chế độ kế toán cho doanh nghiệp xây dựng cơ bản. Trong quá trình thực tập tại Công ty xây dựng 472 em thấy có những điểm v−ớng mắc sau đây trong công tác hạch toán tổng hợp.
* Việc lập các Bảng kê phân loại
Công ty thực hiện hạch toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chung, Các bảng kê này đ−ợc lập làm cơ sở cho kế toán tổng hợp thực hiện phản ánh vào Sổ tổng hợp. Các bảng kê phân loại này không quy định cụ thể áp dụng ghi Có hay ghi Nợ cho các tài khoản cụ thể nàọ Bên cạnh đó, trong tr−ờng hợp nghiệp vụ xảy ra liên quan đến nhiều bút toán thì công ty phải lập một số l−ợng lớn Bảng kê phân loạị
* Hạch toán ứng tiền tr−ớc cho các xí nghiệp thực hiện thi công các công trình xây dựng cơ bản
Khi ứng tiền cho các xí nghiệp
Nợ TK 136 Số tiền ứng tr−ớc cho xí nghiệp Có TK 111
Các chi phí phát sinh có liên quan đến quá trình xây lắp đ−ợc tập hợp vào TK 154 và kê khai trong Bảng tổng hợp chi phí cho công trình. Khi thực hiện bàn giao , kế toán hạch toán:
ạ Ghi tăng nguyên giá tài sản cố định Nợ TK 211 Nguyên giá TSCĐ
Có TK 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang b. Kết chuyển nguồn vốn
Nợ TK 441 Nguyên giá TSCĐ Có TK 411
Việc hạch toán nh− vậy là không đúng quy định tại quyết định số 1864/1998/ QĐ- BTC
* Hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định
Đối với việc sửa chữa th−ờng xuyên: Khi phát sinh các chi phí sửa chữa đối với bất kỳ tài sản nào kế toán đều hạch toán voà TK 627 kể cả khi phát sinh chi phí sửa chữa TSCD dùng choi hoạt động quản lý toàn doanh nghiệp
Đối với việc sửa chữa lơn: Công ty thực hiện lập kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ do vậy không có các bút toán trích trích tr−ớc chi phí cho công tác nàỵ Chỉ khi nào phát sinh các
nghiệp vụ sửa chữa TSCĐ thì công ty mới thực hiện phản ánh vào chi phí sản xuất kinh doanh. Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ đ−ợc tập hợp vào TK 241 (2413) "XDCB dở dang" Cuối kỳ kế toán thực hiện kết chuyển:
Nợ TK 627 Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 142 (1421) Chi phí trả tr−ớc (nếu chi phí lớn) Có TK 241 (2413) XDCB dở dang
Việc không trích tr−ớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ làm cho công ty không chủ động trong việc hạch toán chi phí, tính giá thành sản phẩm xây lắp.
* Hạch toán khấu hao tài sản cố định
Trích khấu hao tài sản cố định
Nợ TK 623 (6234) Chi phí khấu hao máy thi công
Nợ TK 627 (6274) Chi phí khấu tại khu nhà làm việc ĐA Nợ TK 642 (6424) Chi phí khấu hao tại văn phòng
Có TK 214 Khấu hao TSCĐ
Đồng thời ghi Nợ TK 009 - Nguồn vốn khấu hao
Công ty chỉ trích khấu hao TSCĐ tại Khu nhà làm việc tại Đông Anh để phân bổ vào chi phí sản xuất chung là ch−a đủ. Bởi vì ngoài Khu nhà làm việc ĐA , chi phí khấu hao các thiết bị quản lý tại các xí nghiệp xây lắp không đ−ợc xác định điều này làm chi phí của công trình giảm, lợi nhuận tăng và công ty vẫn phải nộp thuế thu nhập cho khoản lợi nhuận nàỵ
c. Hệ thống Sổ tổng hợp
Các nghiệp vụ có liên quan đến TSCĐ đ−ợc công ty phản ánh vào các Sổ tổng hợp là Sổ Nhật ký chung và Sổ cái theo mẫu ( Biểu số 3.1, Biểu số 3.2). Sổ Nhật ký chung không có cột "Đã ghi sổ cái" cột này có ý nghĩa là dấu hiệu cho việc đã phản ánh nghiệp vụ trên sổ Nhật ký chung vào Sổ cái các khoản. Điều này sẽ dẫn đến khó khăn trong việc kiểm tra, theo dõi quá trình ghi chép vào Sổ cáị T−ơng tự Sổ cái các tài khoản cũng không có cột "Trang Nhật ký chung"
d. Công tác quản lý và sử dụng tài sản cố định
* Công ty xây dựng 472 không tiến hành đánh số tài sản cố định
Xét trên góc độ quản lý thì việc không đánh số TSCĐ làm cho công ty khó khăn trong việc quản lý TSCĐ: Công ty không thể biết một máy móc thiết bị đang đ−ợc sử dụng tại đơn vị nào, phòng ban nếu nh− không quản lý chặt chẽ theo đơn vị, bộ phận sử dụng, công ty không thể biết TSCĐ đ−ợc đầu t− bằng nguồn vốn nào nếu nh− không quản lý TSCĐ theo nguồn vốn hình thành
Biểu số 3.1 Sổ nhật ký chung Quý / năm 200 Chứng từ Số phát sinh Ký hiệu NT Diễn giải SHTK Nợ Có Số trang tr−ớc Mang sang ……..
Cộng mang sang trang sau Cộng cuối quý Ngày –.. tháng –.. năm –– Ng−ời ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) Kê toán tr−ởng (Ký, ghi rõ họ tên)
Bên giao khoán
(Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 3.2 Tổng công ty xd Tr−ờng sơn Công ty xây dựng 472 Sổ cái Tài khoản Quí / năm 200 Chứng từ Số phát sinh Ký hiệu NT Diễn giải SHTK Nợ Có Số d− đầu kỳ ……… Cộng phát sinh D− cuối kỳ Ngày –.. tháng –.. năm –– Ng−ời ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) Kê toán tr−ởng (Ký, ghi rõ họ tên)
Bên giao khoán
(Ký, họ tên, đóng dấu) * Phân loại TSCĐ
Hiện nay Công ty đang thực hiện phân loại tài sản cố định theo Nguồn hình thành vào hình thái vật chất. Hai cách phân loại này phần nào đã giúp cho công ty quản lý đ−ợc tài sản cố định tại công tỵ Vấn đề đặt ra làm thế nào để công ty có thể biết hiện tại công ty còn tài sản cố định đang đ−ợc sử dụng vào mục đích gì, có bao nhiêu tài sản đang cho thanh lý,
nh−ợng bán….Nếu chỉ dựa vào cách phân loại trên thì Công ty có đ−ợc những thông tin liên quan đến vấn đề trên.
* Quản lý và trích khấu hao tài sản cố định
Hiện nay công ty áp dụng ph−ơng pháp trích khấu hao riêng cho từng loại TSCĐ khác. Việc tích khấu hao cho ph−ơng tiện máy móc theo giá bình quân giờ ca hoạt động là không đúng theo quy định kế toán. Bên cạnh đó việc phân bổ khấu hao TSCĐ cho các công trình theo tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp là không hợp lý bởi đối với một công trình sử dụng nhiều giờ máy thi công mà sử dụng ít chi phí nhân công thì khấu hao TSCĐ phân bổ.
* Quản lý sử dụng TSCĐ của công ty luôn đ−ợc điều động đến các công trình. Việc theo dõi sử dụng các thiết bị thi công không đ−ợc thực hiện một cách chặt chẽ. Ví dụ: Việc đ−a một máy móc đi thi công các công trình th−ờng không đ−ợc quản lý bằng văn bản. Do vậy không có sự ràng buộc về trách nhiệm đối với việc sử dụng máy thi công. Bên cạnh đó việc bảo quản các loại máy móc thiết bị ở các công trình rất khó khăn, chất l−ợng máy móc bị ảnh h−ởng.
IỊ Ph−ơng h−ớng hoàn thiện hạch toán và quản lý tài sản cố định và các giải pháp nhằm nâng cào hiệu quả sử dụng tài sản cố định tại Công ty xây dựng 472
1. Ph−ơng h−ớng hoàn thiện hạch toán và quản lý tài sản cố định tại Công ty
1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện hạch toán và quản lý tài sản cố định
Trong thời kỳ đổi mới hiện nay, công tác kế toán luôn đ−ợc chú trọng ở tất cả các doanh nghiệp vì tầm quan trọng của nó. Chức năng kế toán là ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kinh doanh của một doanh nghiệp. Ngoài ra kế toán còn cung cấp thông tin cho rất nhiều đối t−ợng trong và ngoài doanh nghiệp. Đối với các nhà quản lý, các thông tin này giúp cho họ có những cơ sở để đ−a ra những quyết định kinh tế phù hợp với các nhà đầu t−, các thông tin này là cơ sở để ra các quyết định đầu t−.
Việc hạch toán và quản lý tài sản cố định có ý nghĩa đặc biệt quan trọng và là một bộ phận không thể thiếu trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty xây dựng 472. Trong điều kiện ngày càng có thêm nhiều đối thủ cạnh tranh trên thị tr−ờng hiện nay, kế toán là công cụ hữu hiệu để công ty có thể phân tích đ−ợc tình hình tài sản của mình, từ đó có h−ớng đầu t− và ph−ơng pháp quản lý thích hợp để tạo nên sức mạnh nội lực. Việc hạch toán và quản lý TSCĐ hiện nay tại Công ty cần đ−ợc hoàn thiện để đáp ứng những nhu cầu trên.
1.2 . Hoàn thiện hạch toán kế toán tài sản cố định
1.2.1. Hoàn thiện hạch toán chi tiết tài sản cố định ạ Về sổ chi tiết tài sản cố định
Để quản lý tài sản cố định tại các đơn vị trực thuộc, các bộ phận khác nhau, theo Em Công ty nên mở thêm Sổ chi tiết tài sản cố định theo đơnvị sử dụng. Tại mỗi các đơn vị phụ thuộc kế toán tài sản cố định cần có một sổ theo dõi TSCĐ mà chỉ cần theo dõi về nguyên giá, thời gian sử dụng, tên công trình phục vụ, ng−ời quản lý tài sản cố định.
Mẫu sổ chi tiết tài sản cố định sử dụng tại phòng Kế toán tài chính công ty theo quy định đợc trình bày ở Biểu số 2.3, Mẫu số sổ theo dõi tình hình TSCĐ sử dụng cho các bộ phận công ty có thể thực hiện thiết kế theo Mẫu 1.43
Biểu số 3.3 sổ chi tiết tài sản cố định theo đơn vị sử dụng
Bộ phận sử dụng:………. Quý…./ năm 200
Ghi tăng tài sản cố định Ghi giảm tài sản cố định
Chứng từ Chứng từ Số hiệu Ngày tháng Tên, ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng TSCĐ) Đ V T Số l−ợng Đơn giá Số tiền SH NT NT Lý do giảm TSCĐ Cộng Ng−ời ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán tr−ơng (Ký, ghi rõ họ tên)
Trình tự Sổ chi tiết TSCĐ cho các bộ phận sử dụng ( Sử dụng tại phòng Kế toán tài chính) cũng t−ơng tự nh− ghi sổ chi tiết TSCĐ mà doanh nghiệp đang áp dụng.
Trình tự ghi Sổ theo dõi TSCĐ, cán bộ tại các đơn vị phản ánh nguyên giá TSCĐ. Căn cứ vào các biên bản liên quan đến việc điều động TSCĐ kế toán phản ánh ng−ời sử dụng TSCĐ, thời gian sử dụng TSCĐ, tên công trình phục vụ (nếu có)
Biểu số 3.3 sổ theo dõi tài sản cố định
Quý…./ năm 200 Chứng từ Giảm TSCĐ Chứng từ SH NT Mã số TSCĐ Nguyên giá Ng−ời quản lý Từ ngày Đến ngày SH NT Lý do Ghi chú Cộng Ng−ời ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, ghi rõ họ tên)
b. Phân loại tài sản cố định theo tình trạng sử dụng
Để thực hiện quản lý tốt hơn tình hình tài sản cố định Công ty nên thực hiện quản lý TSCĐ theo tình trạng sử dụng. Việc phân loại TSCĐ theo tiêu thức tình trạng sử dụng sẽ giúp cho công ty nắm bắt đ−ợc thông tin về TSCĐ và ra quyết định đầu t− hoặc thanh lý để thu hồi vốn. TSCĐ phân loại theo tình trạng sử dụng bao gồm 4 loại sau:
- TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất - TSCĐ dùng cho quản lý
- TSCĐ dùng cho hoạt động khác - TSCĐ đã chờ xử lý
+ TSCĐ không cần dùng, ch−a cần dùng + TSCĐ h− hỏng chờ xử lý
Với cách phân loại TSCĐ theo tình trạng sử dụng, Sổ chi tiết TSCĐ theo tình trạng sử dụng ( giả sử TSCĐ chờ thanh lý) đ−ợc thiết kế theo Biểu số 3.5
c. Hoàn thiện ph−ơng pháp tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
Đối với các loại xe vận tải chuyển chở phục vụ cho các công trình, công ty nên thực hiện tính khấu hao theo một tỷ lệ quy định của Nhà n−ớc. Khấu hao các loại máy thi công đ−ợc phân bổ cho các công trình theo tiêu thức giờ ca làm việc theo công thức sau:
Chi phí khấu hao máy Tổng chi phí khấu Số giờ máy
thi công phân bổ cho = hao máy thi công x thi công của
công trình A công trình A
1.2.2. Hoàn thiện hạch toán tổng hợp tài sản cố định ạ Về việc lập Bảng kê phân loại
Để phục vụ cho quá trình hạch toán tổng hợp cho phù hợp với tình hình thực tế của công ty, dễ dàng cho việc phân loại các Bảng kê này theo Em công ty nên thực hiện theo Bảng kê hạch toán nh− theo Biểu số 3.6
b. Về hạch toán khoán công trình xây dựng cơ bản
Theo quyết định số 1864/ QĐ- BT Công ty nên thực hiện hạh toán nh− sau: Khi tạm ứng vật t−, tiền vốn cho các đơn vị thi công
Nợ TK 141 (1413) Chi tiết đơn vị nhận khoán Có TK liên quan 111, 112, 152, 153….
Khi thanh lý hợp đồng căn cứ vào quyết toán tạm ứng, kế toán phản ánh chi phí thực tế: Nợ TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nợ TK 622 Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 623 Chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 627 Chi phí sản xuất chungp Nợ TK 133 Thuế GTGT đầu vào Có TK 141(1413)
Khi công trình XDCB hoàn thành bàn giao, kế toán phản ánh: BT1. Ghi tăng nguyên giá TSCĐ
Nợ TK 211 Nguyên giá TSCĐ
Co TK 512 Ghi tăng thu nhập BT2. Phản ánh giá vốn
Nợ TK 632
Có TK 154
Biểu số 3.5 Sổ chi tiết tài sản cố định
Tình trạng sử dụng: Chờ thanh lý STT Tên TSCĐ Mã TSCĐ Nguyên giá TSCĐ Khấu hao tích luỹ Giá trị còn lại Kiến nghị 1 2 3 4 5 6 7 Cộng Ng−ời ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán tr−ởng (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 3.5 bảng kê hạch toán
Số:….. Quí…./ năm 200 Chứng từ Tài khoản SH NT Diễn giải Nợ Có Số tiền Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 Cộng
c. Về hạch toán khấu hao TSCĐ
Công ty xác định số khấu hao TSCĐ phục vụ cho công tác quản lý tại các xí nghiệp để hạch toán vào chi phí sản xuất chung
d. Về hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ
Công ty nên trích tr−ớc chi phí sửa chữa TSCĐ để khi phát sinh các nghiệp vụ sửa chữa TSCĐ công ty đã có sẵn nguồn bù đắp. Việc hạch toán trích tr−ớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ