Các nhà cung cấp gồm các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, các nhà cung cấp dịch vụ lu trú, các nhà cung cấp dịch vụ tham quan, vui chơi, giải trí và nhà cung cấp khác.
Để hoàn thiện mối quan hệ với các nhà cung cấp trên, Chi nhánh cần tiến hành các biện pháp sau:
3.2.6.1. Hoàn thiện mối quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển
Đây là loại phơng tiện thông dụng nhất mà Chi nhánh hay sử dụng để tổ chức các chơng trình du lịch của mình. Đối với loại phơng tiện này Chi nhánh vẫn cha có khả năng có đội xe riêng của mình mà vẫn phải thuê của các nhà cung cấp dịch vụ ô tô. Trong thời gian tới, Chi nhánh cần thực hiện các biện pháp sau để hoàn thiện mối quan hệ với các nhà cung cấp này để nâng cao năng lực cạnh tranh đối với các đối thủ cạnh tranh.
- Tiếp tục lựa chọn thêm một số nhà cung cấp mới đặc biệt là các hãng vận chuyển t nhân, có các loại xe hiện đại, tiện nghi để ký hợp đồng với họ.
- Chi nhánh luôn luôn phải kết hợp với các hãng vận chuyển để cùng nhau mở các lớp bồi dỡng nghiệp vụ cho đội ngũ lái xe để họ hiểu biết hơn về quy trình phục vụ đoàn khách du lịch trong các chuyến hành trình bằng phơng tiện vận chuyển ô tô. Đây là công việc cần thiết bởi vì làm tốt việc này nó sẽ làm nâng cao chất lợng chơng trình du lịch của Chi nhánh.
- Chi nhánh cần chủ động tổ chức các buổi giao lu giữa lái xe và hớng dẫn viên để họ hiểu biết về nhau hơn, trao đổi kinh nghiệm thực tế nhằm phối hợp với nhau tốt hơn trong việc phục vụ khách du lịch và giải quyết những trờng hợp bất thờng trong chuyến hành trình du lịch. Đây là công việc rất cần thiết phải thực hiện bởi vì trong chuyến hành trình du lịch luôn luôn có trờng hợp bất thờng xẩy ra đặc biệt là những vấn đề liên quan đến vận chuyển và khi đó hớng dẫn viên và lái xe cùng phối hợp nhau thì hiệu quả công việc sẽ cao hơn.
- Chi nhánh cần có mối liên hệ với các hãng vận chuyển để có thể có những biện pháp tốt nhất trong việc điều động và lựa chọn các loại xe cũng nh các lái xe phù hợp với chơng trình du lịch cụ thể. Tất cả sẽ tạo điều kiện tốt nhất trong việc phục vụ nhu cầu của khách du lịch.
- Trong khi ký hợp đồng với các hãng vận chuyển cần thiết phải có những quy định yêu cầu các điều khoản chặt chẽ, tránh tình trạng các hãng vận chuyển ô tô lợi dũng những sơ hở trong hợp đồng để làm khó Chi nhánh.
• Đối với các hãng Hàng không dân dụng Việt Nam
Thị trờng mục tiêu của Chi nhánh là thị trờng khách Trung Quốc, Chi nhánh đang hớng tới phát triển khai thác thị trờng khách Nhật, Hàn Quốc cùng
với việc kinh doanh các chơng trình du lịch Inbound, Công ty còn hoạt động kinh doanh các chơng trình du lịch Outbound. Khách du lịch sử dụng các chơng trình du lịch này thờng chọn phơng tiện chính là hàng không.
Do hãng Hàng không về cơ bản vẫn thuộc độc quyền nên họ rất có điều kiện để tăng sức ép với các công ty du lịch nói chung và Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ Hồng Gai Chi nhánh Hà Nội nói riêng. Chính vì vậy Chi nhánh cần thiết lập, duy trì và củng cố mối quan hệ với các hãng hàng không trong việc tăng giá, hạ thấp chất lợng phục vụ cũng nh trong việc tạo điều kiện thuận lợi trong việc đa đón khách du lịch của Chi nhánh.
Để làm đợc vấn đề này Chi nhánh cần có một số giải pháp sau:
- Tiếp tục duy trì mối quan hệ tốt với các đại lý máy bay trong nớc và nớc ngoài. Ngoài ra, Chi nhánh còn có thể ký hợp đồng với các hãng Hàng không dân dụng của Việt Nam để đợc u tiên về giá, tiền hoa hồng và đặc biệt là việc bố trí sắp xếp các chuyến bay cho khách du lịch của Chi nhánh.
- Chi nhánh cần thống nhất với các hãng hàng không về trách nhiệm và thông tin kịp thời về những chuyến bay bị hoãn, huỷ, hay chậm giờ để các bên có liên quan khắc phục sự cố một cách nhanh nhất. Cụ thể trong các điều khoản về hợp đồng giữa hai bên cần quy định trách nhiệm rõ ràng về mức tiền phạt và những chi phí liên quan về sự cố xẩy ra làm chậm trễ thời gian cho khách hàng và ảnh hởng đến lợi ích của các bên liên quan.
- Kiến nghị với các hãng hàng không về mức giá giành cho khách nội địa và khách quốc tế, cho phép xe đón khách ở những nơi gần hơn, u tiên cho xe du lịch lớn của Chi nhánh đến đón ở những nơi thuận tiện. Điều này sẽ tạo điều kiện cho hớng dẫn viên của Chi nhánh đón khách chính xác và nhanh nhất. Tránh tình trạng lạc khách gây ảnh hởng xấu đến uy tín của Chi nhánh.
- Trong tơng lai khi đông khách, Chi nhánh có thể ký với hãng Hàng không dân dụng Việt Nam để thuê trọn gói các chuyến bay nhỏ để phục vụ khách du lịch của Chi nhánh tham quan các điểm du lịch trong nớc và nớc ngoài thuận tiện và chất lợng cao hơn.
Hiện tại nguồn khách du lịch quốc tế chủ yếu của Chi nhánh là khách Trung Quốc, ngoài một số lợng khách lựa chọn phơng tiện vận chuyển là máy bay, còn lợng khách khác lại sử dụng phơng tiện vận chuyển đờng sắt. Do vậy, để làm tốt công tác phục vụ khách Chi nhánh cần có những biện pháp nhằm hoàn thiện mối quan hệ với ngành đờng sắt. Các công việc cụ thể cần làm nh sau:
- Cần phối hợp với các nhân viên đờng sắt, các nhà ga để phục vụ khách du lịch một cách tốt hơn trong chuyến hành trình.
- Cần có những quy định và thông báo những thông tin kịp thời cho nhau giữa Chi nhánh và các nhà ga ở các địa phơng về những thay đổi của hai phía, để Chi nhánh chủ động trong việc giải quyết những thay đổi đó.
- Chi nhánh cần đàm phán với ngành đờng sắt trong việc giảm giá hoặc hởng hoa hồng khi Chi nhánh có những đoàn khách với số lợng đông. Điều này sẽ đảm bảo cho Chi nhánh có thể hạ giá thành sản phẩm của mình so với các đối thủ cạnh tranh.
• Đối với các phơng tiện vận chuyển khác nh: xích lô, tàu thuỷ
Chi nhánh phải có mối quan hệ tốt với họ. Đặc biệt phơng tiện xích lô, các khách du lịch quốc tế đi du lịch Hà Nội họ muốn có những chuyến du lịch trong Hà Nội bằng xích lô. Chi nhánh cần ký hợp đồng với các đội xe xích lô để khi nào cần sử dụng có thể yêu cầu họ phục vụ khách du lịch một cách dễ dàng với chất lợng phục vụ tốt, giá cả phù hợp.
3.3.6.2. Hoàn thiện mối quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ lu trú.
Nhu cầu lu trú của khách du lịch là một trong những nhu cầu cơ bản trong chuyến du lịch. Đối với các nhà cung cấp các dịch vụ lu trú Chi nhánh phải luôn luôn đợc tạo điều kiện thuận lợi nhất trong việc đặt phòng khách sạn phục vụ khách với chất lợng cao nhất. Ngoài ra, những khoản hoa hồng mà Chi nhánh thu đợc không phải làm nhỏ. Chính vì vậy, Chi nhánh cần thiết phải hoàn
thiện mối quan hệ với các nhà cung cấp này. Để làm đợc điều đó Chi nhánh cần có những biện pháp sau:
- Chi nhánh cần thiết phải duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ lu trú truyền thống của Chi nhánh nh: khách sạn Công đoàn, khách sạn Thắng Lợi … đồng thời thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp lu trú mới và quan hệ tốt với họ để chủ động trong việc phục vụ khách tránh tình trạng khách du lịch không có chỗ ở trong mùa vụ du lịch đông khách.
- Có những biện pháp kiểm tra chất lợng phục vụ của các khách sạn, nhà hàng đảm bảo các dịch vụ cung cấp cho khách đúng với nhu cầu của khách.
-Phối hợp với các khách sạn, nhà hàng để đa thêm dịch vụ mới vào khách sạn, để tăng cờng chất lợng sản phẩm du lịch của Chi nhánh.
- Cần ký hợp đồng với các khách sạn về việc giảm giá các dịch vụ, các khoản hoa hồng hay khuuến khích các dịch vụ miễn phí khi Chi nhánh đa nhiều khách đến với khách sạn, nhà hàng. Để có thể hạ giá thành chơng trình du lịch, nâng cao sức cạnh tranh về giá đồi với đối thủ cạnh tranh.
-Trong những thời điểm mùa vụ du lịch đông khách Chi nhánh cần tiến hành đặt phòng trớc với số lợng hợp lý và phải có những cam kết ràng buộc với khách sạn dể tránh tình trạng thiếu phòng.
- Hiện nay với số lợng khách sạn nhà hàng rất lớn, Chi nhánh có thể đàm phán để họ giảm giá. Tuy nhiên khi họ giảm giá Chi nhánh cần chú ý đến mức chất lợng mà họ cung ứng đặc biệt là yêu cầu vệ sinh.
- Thông thờng các khách sạn, nhà hàng đều tập trung phục vụ khách hàng mục tiêu của mình. Chính vì vậy Chi nhánh phục vụ những đối tợng khách này thì phải đa họ đến nhứng khách sạn nhà hàng đó. Khi ấy sẽ đảm bảo mối quan hệ hài hoà giữa các bên.
3.3.6.3 Hoàn thiện mối quan hệ với các nhà cung cấp các dịch vụ tham quan, vui chơi giải trí
Đối với Chi nhánh thì các điểm tham quan vui chơi giải trí ở Hà Nội và những vùng lân cận nh Quảng Ninh, Ninh Bình… là những nơi cơ bản để xây dựng các tuyến điểm tham quan trong các chơng trình du lịch của Chi nhánh.
Đối với các nhà cung cấp dịch vụ du lịch này Chi nhánh cần có những biện pháp sau để hoang thiện mối quan hệ với họ.
- Ngoài những điểm tham quan quen thuộc ở Hà Nội vànhững vùng lân cận Chi nhánh cần tích cực tím các điểm tham quan mới để tạo nên tính mới lạ của sản phẩm du lịch cuả Chi nhánh. Làm tốt việc nay nó sẽ giảm sức ép của khách đối với các điểm tham quan.
- Thiết lập mối quan hệ với nhà múa rối, ca múa nhạc dân tộc để tạo điều kiện thuận lợi trong việc đặt chỗ, giảm giá cho Chi nhánh khi đa khách du lịch đến thăm ,xem
- Kiến nghị với các cơ quan chức năng trong việc khắc phục những yếu kém, khó khăn của các điểm tham quan nh: tình trạng ô nhiễm môi trờng, ăn xin, cớp giật. Ngoài ra, Chi nhánh còn có thể tham mu với các điểm tham quan trong việc phát triển các khu mới.
- Nghiên cứu các lễ hội, làng nghề truyền thống, lễ hội về thời gian, ý nghĩa, để xây dựng các chơng trình du lịch mới đến các điểm tham quan này.
- Chi nhánh cần có mối quan hệ tốt với các điểm vui chơi, giải trí hiện đại nh: Công viên nớc Hồ Tây, các điểm chơi thể thao … để phục vụ nhu cầu của khách.
- Cần t vấn cho các điểm tham quan về việc bán một số hàng lu niệm. Công việc này sẽ tạo thuận lợi cho cả hai phía, đó là Chi nhánh và các điểm tham quan.
- Cần ký hợp đồng với họ về quy định cụ thể những khoản hoa hồng dành cho Chi nhánh và giảm giá khi Chi nhánh đa đông khách đến tham quan.
3.3.6.4. Hoàn thiện mối quan hệ với các nhà cung cấp khác.
Ngoài những nhà cung cấp dịch vụ cơ bản trên. Chi nhánh còn có các nhà cung cấp khác nh: các nhà cung cấp dịch vụ bảo hiểm, môi giới, bu chính… các cơ quan công quyền.
• Đối với các nhà cung cấp dịch vụ nh : bảo hiểm, môi giới... cần thiết phải lựa chọn những nhà cung cấp có uy tín, để đảm bảo chất lợng và mức giá phù hợp.
• Đới với các cơ quan chức năng công quyền:
- Tiếp tục duy trì và quan hệ chặt chẽ với các cơ quan chức năng nh: Hải quan, Công an biên phòng… đặc biệt là phòng Xuất nhập cảnh trong việc xin cấp phép và Visa cho khách du lịch.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho ngành công an trong việc quản lý thông tin về khách.
- Hớng dẫn viên của Chi nhánh cần phải phối hợp với nhân viên hải quan, cửa khẩu, sân bay để làm thủ tục nhanh nhất và thuận tiện nhất.
- Kiến nghị với các cơ quan an ninh để họ xử lý các tệ nạn xã hội ở các điểm tham quan.
- Kiến nghị với Tổng cục Du lịch để có hớng, biện pháp tích cực đồng bộ về mối quan hệ giữa du lịch, hàng không, đờng sắt và các cơ quan hữu quan trong thời gian đó.