Cụng ty Cổ phần Dược trung ương Mediplantex hiện nay cú 628 cỏn bộ cụng nhõn viờn trong đú cú 165 người cú trỡnh độ đại học và trờn đại học với bộ mỏy tổ chức được thể hiện qua sơ đồ sau:
Tổng Giỏm đốc P.Tổng giỏm đốc phụ trỏch KD dodoanh P.Tổng giỏm đốc phụ trỏch sản xuất Chi nhỏnh Phũng kho vận Phũng kinh doanh nhập khẩu Phũng Kế toỏn - Tài vụ Phũng Tổ chức – Hành chớnh Phũng xuất khẩu Xưởng Hoỏ dược Phũng đảm bảo chất lượng Xưởng thuốc viờn Xưởng Đụng dược Văn phũng Cỏc cửa hàng Tổ chức LĐTL Hành chớnh quản trị Xõy dựng cơ bản
Bảo vệ Kỹ thuật Kiểm nghiệm
Qua sơ đồ ta nhận thấy, Cụng ty tổ chức bộ mỏy theo kiểu trực tuyến chức năng, thực hiện chế độ 1 thủ trưởng quản lý điều hành chớnh trong sản xuất kinh doanh trờn cơ sở thực hiện quyền làm chủ một tập thể cỏn bộ cụng nhõn viờn trong Cụng ty. Người lónh đạo cấp cao nhất vẫn chịu trỏch nhiệm về mọi cụng việc và toàn quyền quyết định trong phạm vi tổ chức. Cụng ty cú 628 cỏn bộ cụng nhõn viờn được phõn bố theo cỏc phũng ban chức năng, cỏc cửa hàng, chi nhỏnh, phõn xưởng,… cỏc bộ phận chức năng này cú vai trũ trong việc giỳp cỏn bộ lónh đạo trong quỏ trỡnh ra và thực hiện quyết định. Mệnh lệnh được truyền theo hướng quy định. Người lónh đạo cỏc phũng ban khụng trực tiếp ra quyết định cho người thừa hành ở cỏc tuyến. Tuy nhiờn, do cú quỏ nhiều bộ phận chức năng nờn lónh đạo phải tổ chức họp hành nhiều, gõy căng thẳng và lóng phớ thời gian, cú thể tạo ra sự xung đột về thứ tự ưu tiờn giữa cỏc bộ phận và rất khú khăn trong việc phối hợp giữa cỏc bộ phận chức năng.
Cú thể núi, bộ mỏy tổ chức quản lý của Cụng ty được bố trớ tương đối đơn giản phự hợp với cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh. Điều này sẽ được làm rừ hơn khi ta xem xột chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận phũng ban.
2.2.Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, phũng ban
Do đặc điểm của Cụng ty vừa sản xuất, vừa kinh doanh nờn người lónh đạo Cụng ty khụng những chỉ hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh mà cũn phải hiểu biết cả về lĩnh vực kỹ thuật.
* Hội đồng quản trị: Gồm cú 7 người do đại hội đồng cổ đụng bầu ra: một chủ tịch, một phú chủ tịch và cỏc thành viờn hội đồng. Chủ tịch hụi đồng quản trị là người được nhà nước uỷ quyền 28% vốn nhà nước và cũng là người cú số cổ phần lớn nhất. Cỏc thành viờn của hội đồng đều là những
người cú số cổ phần lớn, là những người đứng đầu Cụng ty cú trỏch nhiệm lớn đưa ra cỏc phương ỏn kinh doanh, sản xuất phự hợp cho Cụng ty.
*Ban Tổng giỏm đốc: Gồm cú giỏm đốc và hai phú giỏm đốc.
- Tổng Giỏm đốc: Chớnh là Chủ tịch hội đồng quản trị, là người đứng đầu Cụng ty, đại diện phỏp nhõn của Cụng ty điều hành mọi hoạt động và chịu trỏch nhiệm về tổ chức quản lý hoạt động quản lý kinh doanh theo đỳng phỏp luật của Nhà nước. Giỏm đốc quản lý và điều tra mọi phần hành thụng qua sự trợ giỳp của hai phú giỏm đốc và cỏc trưởng phũng.
Tổng giỏm đốc cú quyền hạn và nhiệm vụ sau: + Xỏc định mục tiờu cho Cụng ty.
+ Sắp xếp cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh. + Tổ chức cỏc hoạt động kinh doanh.
Căn cứ vào tỡnh hỡnh thực tế của thị trường, Tổng giỏm đốc tổ chức cỏc hoạt động kinh doanh từ khõu nghiờn cứu, xỏc định nhu cầu thị trường đến tổ chức đàm phỏn, ký kết hợp đồng mua bỏn và cỏc dịch vụ sau bỏn hàng nhằm đỏp ứng tối đa nhu cầu thị trường, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
+ Xõy dựng tốt mối quan hệ với bạn hàng trong và ngoài nước.
- Phú Tổng giỏm đốc phụ trỏch kinh doanh: Phụ trỏch cỏc phũng ban và chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc về những hoạt động liờn quan đến lĩnh vực của mỡnh như nghiờn cứu thị trường đầu vào, đầu ra, quan hệ với cỏc đối tỏc,….
- Phú Tổng giỏm đốc phụ trỏch sản xuất: là người phụ trỏch bộ phận kỹ thuật và phõn xưởng, kiểm định, kiểm kờ chất lượng, hướng dẫn lắp đặt, sử dụng cỏc mặt hàng kỹ thuật cụng nghệ mới.
Việc bố trớ lao động trong Ban Tổng giỏm đốc như vậy là hợp lý, trỡnh độ chuyờn mụn cao, bố trớ cụng việc phự hợp với trỡnh độ đào tạo. Ban giỏm đốc đó thực hiện chức năng nhiệm vụ của mỡnh tương đối tốt giỳp Cụng ty đứng vững và thớch ứng nhanh với điều kiện hiện nay.
*Phũng tổ chức – hành chớnh: Trực thuộc ban Tổng giỏm đốc, giỳp giỏm đốc quản lý, chỉ đạo thực hiện cỏc mặt tổ chức cỏn bộ, quy hoạch cỏn bộ, quản lý lao động, chế độ chớnh sỏch, tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xó hội, bảo hiểm y tế. Tham gia đào tạo cỏn bộ, huấn luyện nõng cao tay nghề cho cụng nhõn, tham mưu cho giỏm đốc về cụng tỏc thi đua, khen thưởng, kỷ luật, dõn quõn tự vệ, bảo bệ an ninh chớnh trị nội bộ, bảo vệ kinh tế, phũng chống chỏy nổ. Xõy dựng mới và sửa chữa cơ sở vật chất kỹ thuật của toàn Cụng ty. Quản lý tốt cụng tỏc hành chớnh quản trị phục vụ tốt sản xuất kinh doanh của Cụng ty.
*Phũng đảm bảo chất lượng: Trực thuộc ban Tổng giỏm đốc, giỳp giỏm đốc chỉ đạo và tổ chức thực hiện cụng tỏc quản lý chất lượng. Tổ chức kiểm nghiệm, kiểm tra, kiểm soỏt và theo dừi tuổi thọ của thuốc nhằm nõng cao chất lượng, đảm bảo tiờu chuẩn đó quy định. Tham gia đào tạo, huấn luyện, nõng cao tay nghề cho cụng nhõn. Tham gia và thường trực hội đồng nghiờn cứu khoa học – cụng nghệ, sỏng kiến cải tiến, xõy dựng hồ sơ xin phộp cỏc mặt hàng hết hạn xin phộp lại, xõy dựng cỏc quy chế chuyờn mụn trong nội bộ.
Số lượng lao động trong phũng Đảm bảo chất lượng phự hợp với yờu cầu sản xuất kinh doanh của Cụng ty, chất lượng lao động cao, cú chức năng nhiệm vụ phự hợp với chuyờn ngành đào tạo.
*Phũng tài chớnh – kế toỏn: Trực thuộc ban Tổng giỏm đốc, giỳp giỏm đốc quản lý kế toỏn. Tổ chức và chỉ đạo thực hiện hạch toỏn kế toỏn trong
toàn Cụng ty. Tham mưu cho giỏm đốc về cỏc biện phỏp quản lý tài chớnh theo chế độ hiện hành để phục vụ sản xuất-kinh doanh. Thực hiện việc huy động cỏc nguồn vốn theo chủ trương của Cụng ty. Trực tiếp quản lý cỏc loại vốn, quỹ cụng nợ và đề xuất cỏc biện phỏp nhằm giảm phớ lưu thụng, giảm giỏ thành sản xuất, tăng vũng quay vốn thỳc đẩy sản xuất -kinh doanh phỏt triển và cú lói.
Nhỡn chung, phũng Tài chớnh kế toỏn đó cú sự bố trớ lao động phự hợp giữa trỡnh độ chuyờn mụn và cụng việc được giao của người lao động. Chất lượng lao động cao và tất cả đều được đào tạo chuyờn ngành kế toỏn. Tuy trong phũng mỗi người thực hiện một nhiệm vụ khỏc nhau nhưng tất cả mọi người đều thực hiện cụng việc tương đối tốt gúp phần hoàn thành nhiệm vụ được giao.
*Phũng kinh doanh – nhập khẩu: Trực thuộc ban giỏm đốc, giỳp giỏm đốc xõy dựng kế hoạch sản xuất, kế hoạch lưu thụng, phõn phối, kế hoạch vật tư thiết bị ngắn và dài hạn, kế hoạch trồng trọt dược liệu. Tổ chức cung ứng nguyờn, phụ liệu, bao bỡ, nhón thuốc cho cỏc xưởng sản xuất. Thực hiện cụng tỏc nhập khẩu và bỏn hàng trong nội địa dựa trờn kế hoạch của Cụng ty. Trực tiếp quản lý hàng hoỏ và đụn đốc thực hiện cỏc quy chế chuyờn mụn của ngành, quy định của Cụng ty.
* Cỏc chi nhỏnh: Trực thuộc ban giỏm đốc, cú con dấu riờng, tài khoản riờng, làm nhiệm vụ tỡm kiếm thị trường và phõn phối hàng hoỏ cho Cụng ty. Hàng thỏng nộp bỏo cỏo doanh thu, chi phớ về Cụng ty. Để phũng kế toỏn tập hợp bỏo cỏo toàn Cụng ty.
*Phũng xuất khẩu:Trực thuộc ban giỏm đốc, giỳp giỏm đốc hướng dẫn, trồng trọt, chế biến dược liệu đạt tiờu chuẩn cung cấp cho sản xuất và xuất khẩu. Tổ chức khai thỏc hàng xuất khẩu cả trong và ngoài nước nghiờn cứu,
đề xuất và tiếp cận với khỏch hàng nước ngoài để ký kết hợp đồng xuất khẩu dựa trờn kế hoạch và nhiệm vụ được Cụng ty giao đảm bảo hiệu quả và an toàn.
*Phũng kho vận: Trực thuộc ban giỏm đốc, giỳp đỡ giỏm đốc tổ chức nhập xuất, hàng hoỏ theo đỳng quy định của Cụng ty và quy chế của ngành. Phũng kho vận cú nhiệm vụ quản lý chặt chẽ, chớnh xỏc về số lượng và chất lượng hàng hoỏ trong kho. Thường xuyờn kiểm tra hàng hoỏ kết hợp bảo quản trỏnh hư hỏng, nhầm lẫn. Kiểm kờ định kỳ để nắm chắc hàng hoỏ trong kho.
*Xưởng sản xuất thuốc viờn: Trực thuộc ban giỏm đốc, trực tiếp sản xuất cỏc loại thuốc viờn Tõn dược và Đụng dược theo kế hoạch Cụng ty giao. Cỏc sản phẩm do xưởng sản xuất ra phải đảm bảo chất lượng, đảm bảo quy chế ngành, của đơn vị nhằm cạnh tranh được với cỏc sản phẩm thuốc phũng và chữa bệnh trờn thị trường.
Cơ cấu lao động ở mỗi tổ trong xưởng là tương đối hợp lý phự hợp với yờu cầu sản xuất sản phẩm. Trong những năm qua, được sự quan tõm của ban lónh đạo Cụng ty, sự nỗ lực của từng cỏ nhõn trong xưởng, đổi mới trang thiết bị và cải thiện điều kiện làm việc…. Xưởng luụn hoàn thành nhiệm vụ vượt chỉ tiờu kế hoạch do Cụng ty giao.
*Xưởng đụng dược: Trực thuộc ban giỏm đốc, chuyờn sản xuất cỏc loại thuốc cú nguồn gốc từ dược liệu, cỏc sản phẩm do xưởng sản xuất ra phải đảm bảo chất lượng, đảm bảo quy chế chuyờn mụn của ngành, của đơn vị, phải đẹp, giỏ cả cạnh tranh được trờn thị trường.
*Xưởng Hoỏ dược: Trực thuộc ban giỏm đốc, xưởng trực tiếp chiết xuất cỏc loại hoạt chất dựng làm thuốc phũng và chữa bệnh từ Dược liệu và sản xuất một số mặt hàng khỏc theo kế hoạch của Cụng ty. Thực hiện quy trỡnh
cụng nghệ bỏn tổng hợp cỏc dẫn xuất từ Artemisinin và cỏc sản phẩm khỏc như: DEP…
Cỏc phũng ban, phõn xưởng trong cơ cấu quản lý của Cụng ty cú mối quan hệ chặt chẽ với nhau cụ thể như sau:
- Mối quan hệ giữa phũng Tổ chức hành chớnh và phũng Đảm bảo chất lượng trong phạm vi của việc tổ chức đào tạo cụng nhõn kỹ thuật, trong cụng tỏc xõy dựng định mức lao động và đơn giỏ sản phẩm. Cụ thể từ ban thiết kế sản phẩm phũng Đảm bảo chất lượng phải xỏc định cỏc cụng đoạn, cỏc bước cụng việc, trong mỗi cụng đoạn cần bao nhiờu lao động từ đú phũng Tổ chức hành chớnh sẽ làm căn cứ định mức lao động, phõn cụng hiệp tỏc lao động….
- Cỏc xưởng trực tiếp phối hợp bới phũng đảm bảo chất lượng, với tổ nghiờn cứu tham gia nghiờn cứu cỏc sản phẩm mới, cải tiến cỏc sản phẩm cũ để đỏp ứng nhu cầu thị trường. Cỏc phũng ban trong cơ cấu quản lý của Cụng ty cú mối liờn hệ chặt chẽ với nhau khi thực hiện cỏc chức năng quản lý, cỏc dự ỏn, cỏc biện phỏp tổ chức lao động, chấp hành cỏc quan hệ bỏo cỏo cung cấp thụng tin giữa cỏc cỏ nhõn và cỏc bộ phận trong việc tổ chức hợp lý cỏc dũng thụng tin trong bộ mỏy quản lý.
Túm lại, với bộ mỏy tổ chức quản lý gọn nhẹ, linh hoạt, sự phối hợp chặt chẽ giữa cỏc bộ phận phũng ban là điều kiện tốt để Cụng ty nõng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.