III. Thực trạng của công tác đảm bảo vật t kỹ thuật tại công ty
3. Công tác tiếp nhận, vận chuyển vật t về kho
Trên cơ sở của hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng, thông báo của đơn vị giao hàng, đơn vị vận tải...
Tuỳ theo địa điểm giao hàng ghi trong hoá đơn ở đâu thì công ty tổ chức nhận hàng tại đó nhng thờng việc giao - nhận hàng tại kho vật t của công ty. Khi giao nhận hàng phải có đủ các thành phần tham gia: đại diện phòng kỹ thuật, đại diện phòng vật t và thủ kho. Thủ kho có nhiệm vụ nhận đúng đủ theo số lợng và chất lợng vật t, kiểm tra và ghi chi tiết vào biên bản kiểm nghiệm vật t:
Đơn vị: ... Số: ...
Biên bản kiểm nghiệm vật t hàng hoá
Ngày... tháng... năm...
Căn cứ vào... số... ngày... tháng... năm... Của...
Theo hợp đồng số: ... ngày... tháng... năm... giao theo hợp đồng số... ngày... tháng... năm... Ông (bà)... Chức vụ: ... Ông (bà)... Chức vụ: ... Đã kiểm nghiệm vật t dới đây tại: ...
Đại diện ký
Phòng KT&ĐH Phòng Vật t Thủ kho
Sau khi lập biên bản kiểm nghiệm vật t thì thủ kho chuyển cho thống kê vật t để tiến hành làm thủ tục nhập kho. Nội dung phiếu nhập kho nh sau: STT Tên, nhãn, hiệu quy cách vật t Đơn vị tính Số lợng Giá đơn vị Tình trạng kỹ thuật Ghi chú
Đơn vị: ... Phiếu nhập kho
Địa chỉ: ... Ngày... tháng... năm...
Số: ... Nợ: ... Có: ... - Họ tên ngời giao hàng: ...
- Theo... số... ngày... tháng... năm... của... Nhập tại kho: ... ST
T
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, vật t (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐV T Số l- ợng Đơn giá Thành tiền Cộng thành tiền: ... Viết bằng chữ: ... Thủ trởng đơn vị (ký, họ tên, đóng dấu) Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Ngời giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên)
vụ để mở sổ theo dõi - 1 liên giao cho kế toán thanh toán để làm thủ tục thanh toán - 1 liên gốc thống kê vật t lu - 1 liên giao cho thủ kho. Sau khi hàng hoá đã đợc chuyển vào kho phòng kế hoạch vật t tổ chức quản lý và bảo quản. Tuỳ theo tính chất lý, hoá học của vật t hàng hoá mà bố trí sắp xếp theo từng loại kho.
Theo dõi kế hoạch nghiệp vụ bằng thực hiện kế hoạch mua sắm vật t Khi hàng đã đợc nhập kho căn cứ vào phiếu đề nghị lĩnh vật t của các đơn vị sử dụng:
Nội dung phiếu đề nghị lĩnh vật t nh sau:
Đơn vị: .... Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - tự do - hạnh phúc
Phiếu đề nghị lĩnh vật t
Tên ngời đề nghị... Lý do sử dụng... STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất,
vật t (sản phẩm, hàng hoá)
ĐVT Số lợng Ghi chú
Ngời đề nghị Phụ trách đơn vị Phòng vật t Giám đốc
Các đơn vị dựa vào phiếu đề nghị lĩnh vật t điền vào cột 1,2,3,4 sau đó chuyển đến phòng kế hoạch vật t kiểm tra và Giám đốc ký duyệt và điền vào
cột 5. Thống kê vật t căn cứ vào phiếu đề nghị lĩnh vật t và phiếu xuất kho. Đơn vị: ... Phiếu xuất kho
Địa chỉ: ... Ngày... tháng... năm...
Số: ... Nợ: ... Có: ... - Họ tên ngời nhận hàng: ...
- Lý do xuất kho:... Xuất tại kho: ...
TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm
chất, vật t (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐT T Số l- ợng Đơn giá Thành tiền Cộng thành tiền: ... Viết bằng chữ: ... Thủ trởng đơn vị (ký, họ tên, đóng dấu) Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Ngời nhận hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên)
Sau khi thủ trởng đơn vị đã ký đồng ý cấp hàng thì thống kê vật t gọi ngời nhận đến ký phiếu xuất và giao cho ngời nhận 3 liên. Phiếu xuất kho theo dõi chặt chẽ số lợng vật t, sản phẩm, hàng hóa xuất kho cho các bộ phận
sản phẩm và tiến hành kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật t.
Ngời nhận hàng mang phiếu xuất kho xuống kho và nhận hàng. Cuối tháng, kế toán theo dõi vật t xuống kho và lấy phiếu ký thẻ kho để theo dõi tình hình sử dụng vật t để kiểm kê xác định số lợng vật t sử dụng trong tháng và số lợng vật t còn tồn trong kho.
Để theo dõi số lợng vật t xuất kho trong trờng hợp lập phiếu một lần theo định mức nhng xuất kho theo nhiều lần trong tháng cho một bộ phận sử dụng vật t thì công ty sử dụng phiếu xuất kho theo hạn mức
Đơn vị:...
Địa chỉ:...
Phiếu xuất vật t theo hạn mức số:...
Ngày...tháng...năm 200...
Nợ:...
Có:...
Bộ phận sử dụng:...
Lý do xuất:...
Xuất tại kho:...
TT Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm chất vật t Mã số Đơn vị tính Hạn mức đợc duyệt trong tháng Số l- ợng Đơn giá Thành tiền
Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Hạn mức đợc duyệt trong tháng là số lợng vật t đợc duyệt trên cơ sở khối lợng sản phẩm sản xuất trong tháng theo kế hoạch, định mức tiêu hao vật t cho một sản phẩm, nhu cầu vật t cho sản phẩm dở dang, cho dự trữ và l- ợng tồn kho đầu kỳ. Phụ trách bộ phận quản lý vật t căn cứ vào chỉ tiêu kế
hoạch sản xuất trong tháng và định mức sử dụng vật t cho một đơn vị sản phẩm để xác định mức đợc duyệt trong tháng cho từng bộ phận sử dụng. Phiếu xuất kho vật t theo hạn mức đợc lập thành hai liên và giao cả 2 liên cho bộ phận sử dụng, khi lĩnh lần đầu bộ phận sử dụng mang 2 liên đến kho ngời nhận vật t giữ 1 liên, giao cho chủ kho 1 liên, chủ kho ghi số lợng thực xuất và ngày xuất, ngời nhận vật t ký vào 2 liên, lần lĩnh tiếp theo ngời nhận mang phiếu đến kho lĩnh không phải qua ký duyệt. Cuối tháng dù hạn mức còn hay hết thủ kho thu cả hai phiếu cộng số thực xuất trong tháng để ghi thẻ kho và ký tên vào phiếu, sau khi giao thẻ kho chuyển về phòng kế hoạch 1 liên, phòng kế toán thống kê 1 liên.
Nhân viên kinh tế từng đơn vị sẽ lập báo cáo sử dụng vật t hàng tháng của mình gửi cho phòng kế hoạch vật t để báo cáo tình hình sử dụng vật t trong tháng của đơn vị mình.
Từ những báo cáo đó phòng kế hoạch - vật t kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch vật t cho đơn vị.