II- ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠI CễNG TY
2. Hàng hoỏ và cỏc kờnh phõn phối của Cụng ty FINTEC
Cụng ty FINTEC chủ yếu kinh doanh cỏc mặt hàng sau:
• Thiết bị văn phũng của hóng CANON: mỏy in phun, mỏy in lazer, mỏy quột scanner, mỏy photocopy, mỏy fax ...
• Mực in SEPOMS cho mỏy in: CANON, HP, EPSON,.... • Mỏy vi tớnh thương hiệu KEYMAN của Việt Nam
• Cỏc sản phẩm mỏy vi tớnh của cỏc hóng: COMPAQ, IBM, HP, DELL, ... • Cỏc thiết bị mạng và giải phỏp hệ thống của CISCO, 3COM, HP, INTEL,... • Mỏy huỷ giấy của hóng INTIMUS
Cụng ty FINTEC phõn phối sản phẩm rộng rói trờn thị trường Hà Nội và cỏc chi nhỏnh tại cỏc thành phố lớn như Hà Nội, TP Hồ Chớ Minh, Đà Nẵng
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Hoàng Nguyên Thuỳ
Sơ đồ16: Cỏc kờnh phõn phối của cụng ty FINTEC 3. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toỏn
Để đỏp ứng yờu cầu cung cấp thụng tin phự hợp với thực tế, kể từ năm 1998 đến nay Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức sổ Nhật ký chung. Từ 01/01/1999, Cụng ty đăng ký mó số thuế và ỏp dụng nộp thuế giỏ trị gia tăng theo phương phỏp khấu trừ thuế, niờn độ kế toỏn được ỏp dụng từ 01/01 đến 31/12. Caực soồ saựch ủửụực sửỷ duựng bao goàm:
• Soồ caựi: laứ baỷng lieọt keừ soỏ dử, chi tieỏt soỏ phaựt sinh, taứi khoaỷn
ủoỏi ửựng cuỷa tửứng taứi khoaỷn theo thửự tửự heọ thoỏng taứi khoaỷn aựp duựng, soồ caựi ủửụực chửụng trỡnh keỏ toaựn tửự ủoọng laọp & ủửụực in ra theo ủũnh kyứ.
• Nhaọt kyự baựn haứng: laứ nhaọt kyự ghi cheựp caực nghieọp vuự baựn
haứng khi ủaừ giao haứng hoaởc xuaỏt hoaự ủụn cho khaựch haứng; vieọc ghi
FINTEC Chi nhỏnh TP Hồ Chớ Minh Chi nhỏnh TP Đà Nẵng Thiết bị văn phũng v sà ản phẩm tin học TP H à Nội
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Hoàng Nguyên Thuỳ
cheựp trong nhaọt kyự baựn haứng theo thửự tửự soỏ hoaự ủụn, ngaứy chửựng tửứ.
• Nhaọt kyự chung: duứng ủeồ ghi cheựp caực nghieọp vuự khoừng lieừn quan ủeỏn mua haứng, baựn haứng, thanh toaựn; duứng ủeồ ghi cheựp caực nghieọp vuự nhử: haựch toaựn khaỏu hao taứi saỷn coỏ ủũnh, haựch toaựn caực chi phớ veà lửụng, caực buựt toaựn phaừn boồ, trớch trửụực …..
Việc hạch toỏn tiờu thụ hàng hoỏ tại Cụng ty được tiến hành theo trỡnh tự sau: Hàng ngày, nhõn viờn bỏn hàng nộp cỏc chứng từ gốc ( hoỏ đơn GTGT, phiếu xuất kho) để kế toỏn phản ỏnh vào nhật ký bỏn hàng, Nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 632, 511, nếu khỏch hàng nợ thỡ phản ỏnh vào sổ chi tiết tài khoản 131. Từ Nhật ký chung, kế toỏn phản ỏnh vào sổ cỏi TK 632, 641, 642, 156.
Định kỳ 7 hoặc 10 ngày, kế toỏn lấy số liệu từ nhật ký bỏn hàng phản ỏnh vào sổ cỏi TK 511. Cuối thỏng, từ sổ chi tiết TK 632, 511, 131, kế toỏn lập bảng tổng hợp chi tiết.
Từ sổ cỏi TK 632, 511, 641, 642, 156, kộ toỏn lập bảng cõn đối tài khoản. Từ bảng cõn đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết , kế toỏn lập bỏo cỏo kế toỏn. Đồng thời, kế toỏn phải đối chiếu, kiểm tra giữa Nhật ký chung và bảng tổng hợp chi tiết , giữa sổ cỏi TK 632, 511, 156, 641, 642 với bảng tổng hợp chi tiết, giữa bảng cõn đối tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Hoàng Nguyên Thuỳ
Sơ đồ 2: Qui trỡnh hạch toỏn tiờu thụ và kết quả tiờu thụ hàng hoỏ theo hỡnh thức Nhật ký chung
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày Ghi định kỡ Quan hệ đối chiếu
Sổ nhật ký bỏn h ngà Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật kớ chung
Bỏo cỏo kế toỏn Bảng cõn đối t i à khoản Sổ cỏi TK 632, 511, 156, 641, 642 Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 632, 511, 131
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Hoàng Nguyên Thuỳ
III- HẠCH TOÁN TIấU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CễNG TY FINTEC 1. Phương thức tiờu thụ hàng hoỏ và tài khoản sử dụng.
1.1. Phương thức tiờu thụ hàng hoỏ
Cụng ty FINTEC chuyờn kinh doanh cỏc thiết bị văn phũng và sản phẩm tin học. Trong điều kiện kinh tế thị trường, sự cạnh tranh luụn diễn ra quyết liệt, việc đưa sản phẩm đến tay người tiờu dựng đũi hỏi cỏc phương thức tiờu thụ của Cụng ty phải phự hợp với ngành nghề và mặt hàng kinh doanh sao cho vựa thuận tiện vừa đỏp ứng được nhu cầu của khỏch hàng.
Hiện nay, Cụng ty đang thức hiện hai phương thức tiờu thụ là phương thức bỏn buụn và phương thức bỏn lẻ hàng hoỏ. Cụng ty cú nhiều mối quan hệ khỏch hàng nhưng nhỡn chung cú hai nhúm khỏch hàng chớnh: cỏc chi nhỏnh của Cụng ty và cỏc khỏch hàng khỏc. Cỏc chi nhỏnh và cỏc cụng ty khỏc mua hàng qua cỏc hợp đồng kinh tế và thường là cỏc lụ hàng lớn, giỏ trị. Cũn khỏch lẻ thường khụng ký hợp đồng kinh tế mà mua theo đơn đặt hàng.
Tại Cụng ty, chỉ ỏp dụng hai phương thức thanh toỏn đối với khỏch hàng là thu tiền ngay và chậm trả. Với khỏch hàng thường xuyờn, cú tớn nhịờm, Cụng ty cho phộp nợ lại theo thời hạn. Cũn những khỏch hàng khụng thường xuyờn thi phải thanh toỏn đầy đủ mới được nhận hàng
Về hỡnh thức thanh toỏn, Cụng ty chấp nhận cỏc hỡnh thức như: tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng, sec.
Về phương thức giao hàng, Cụng ty thường giao hàng trực tiếp tại kho cho khỏch và khỏch hàng tự vận chuyển về . Tuy nhiờn, nếu khỏch hàng cú yờu cầu thi Cụng ty sẽ lo phương tiờn vận tả, cỏc khoản chi phớ phỏt sinh sẽ được hạch toỏn vào tài khoản 641 (chi phớ bỏn hàng).
1.2. Tài khoản sử dụng
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Hoàng Nguyên Thuỳ
+ TK 156: hàng hoỏ
Chi tiết: TK 1561 Giỏ mua hàng hoỏ
TK 1562 Chi phớ thu mua hàng hoỏ
+ TK 511: Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ + TK 531: Hàng bỏn bị trả lại
+ TK 532: Giảm giỏ hàng bỏn + TK 632: Giỏ vốn hàng bỏn
+ TK 333: Thuế và cỏc khoản phải nộp nhà nước Chi tiết: TK 33311 Thuế GTGT đầu ra phải nộp TK 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu
2. Chớnh sỏch giỏ cả, phương thức thanh toỏn và phương phỏp tớnh giỏ vốnhàng tiờu thụ tại Cụng ty FINTEC hàng tiờu thụ tại Cụng ty FINTEC
Giỏ bỏn của hàng hoỏ được xỏc định dựa trờn ba căn cứ: Giỏ trị hàng mua vào, giỏ cả thị trường vàa mối quan hệ của Cụng ty với khỏch hàng. Đối với khỏch hàng thường xuyờn, khỏch mua với khối lượng lớn, Cụng ty sẽ giảm giỏ cho họ. Nhờ thực hiện chớnh sỏch giỏ cả linh hoat như vậy mà Cụng ty thu hỳt được khỏch hàng, uy tớn của Cụng ty ngày càng được nõng cao, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh
Phương thức thanh toỏn của Cụng ty cũng rất đa dạng, điều này phụ thuộc vào sự thoả thuận của hai bờn theo hợp đồng kinh tế đó ký. Viờc thanh toỏn cú thể được thực hiện ngay hoặc sau một thời gian nhất định. Cụng ty luụn muốn tạo điều kiện thuận lợi cho khỏch hàng, do đú hỡnh thức thanh toỏn chu yếu hiờn nay là thanh toỏn chậm. Tuy nhiờn, Cụng ty cũng khụng muốn làm ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh của mỡnh nờn luụn phải giỏm sỏt chặt chẽ cỏc khoản phải thu của khỏch hàng, phan tớch cỏc mối nợ để trỏnh tỡnh trạng bị chiếm dụng vốn.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Hoàng Nguyên Thuỳ
Về phương phỏp kế toỏn hàng tồn kho ỏp dụng:Trờn thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh của cụng ty, cụng ty đăng kớ phương phỏp kế toỏn hàng tồn kho là phương phỏp Kiểm kờ định kỡ và trờn thực tế đó tớnh hàng hoỏ xuất kho cuối thỏng căn cứ vào cỏc phiếu nhập kho, lượng tồn đầu thỏng và kiểm kờ kho cuối thỏng kế toỏn tớnh “giỏ trị hàng xuất kho = tồn đầu thỏng + nhập trong thỏng - tồn cuối thỏng”.
Đối với hàng nhập kho, kế toỏn tớnh trị giỏ hàng nhập theo giỏ mua thực tế của hàng hoỏ chưa cú chi phớ thu mua, khoản chi phớ này được Cụng ty hạch toỏn vào tài khoản 1562.
Đối với hàng xuất kho, kế toỏn tớnh trị giỏ hàng xuất kho được coi là tiờu thụ theo phương phỏp giỏ đơn vị bỡnh quõn cuối kỳ trước.
3. Thực trạng hạch toỏn tiờu thụ hàng hoỏ tại Cụng ty FINTEC
3.1. Cỏc chứng từ sử dụng và cỏc qui định chung được tuõn thủ trong tiờu thụ hàng hoỏ tại Cụng ty
Cỏc chứng từ được sử dụng trong tiờu thụ hàng hoỏ tại Cụng ty FINTEC bao gồm:
• Phieỏu ủeà nghũ xuaỏt haứng ra khoỷi coừng ty kieừm phieỏu xuaỏt kho:
laứ chửựng tửứ ủeồ Thuỷ kho xuaỏt haứng ra khoỷi kho & haứng hoaự ra khoỷi coồng baỷo veọ do boọ phaọn theo doừi vieọc xuaỏt haứng laọp khi coự yeừu caàu xuaỏt haứng hoaự ra khoỷi coừng ty & ủửụực kyự duyeọt, ủoàng thụứi laứ phieỏu xuaỏt kho.
• Hoaự ủụn baựn haứng: laứ hoaự ủụn taứi chớnh cuỷa coừng ty duứng laứm
chửựng tửứ thanh toaựn & ủi ủửụứng cho haứng hoaự xuaỏt baựn.
Bờn cạnh đú thỡ việc xuất hàng ra khỏi Cụng ty phải tuõn theo một số qui định sau:
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Hoàng Nguyên Thuỳ
• Haứng hoaự xuaỏt baựn ra khoỷi coừng ty phaỷi coự Phieỏu ủeà nghũ xuaỏt haứng ra khoỷi coừng ty kieừm phieỏu xuaỏt kho ủaừ ủửụực kyự duyeọt.
• Thụứi gian traỷ chaọm ủoỏi vụựi khaựch haứng trong nửụực ủửụực aựp duựng theo chớnh saựch baựn haứng cuỷa Coừng Ty. Coừng Ty đóó xaừy dửựng chớnh saựch baựn haứng cho tửứng loaựi khaựch haứng, tửứng maởt haứng bao goàm: chớnh saựch giaự caỷ, chớnh saựch thanh toaựn… ủeồ deú daứng cho vieọc thửực hieọn & kieồm tra.
• Keỏ toaựn coừng nụự phaỷi theo doừi coừng nụự, nhaộc nhụỷ khaựch haứng coự nụự quaự haựn & laọp baựo caựo nụự quaự haựn cuỷa khaựch haứng moúi ngaứy gửỷi cho Giaựm ẹoỏc Taứi Chớnh (Keỏ Toaựn Trửụỷng) ủeồ kieồm tra vieọc thu nụự & xuaỏt haứng.
3.2. Qui trỡnh hạch toỏn nghiệp vụ bỏn buụn tại Cụng ty FINTEC
Hiện nay thỡ Cụng ty ỏp dụng hai hỡnh thức bỏn buụn là: bỏn buụn qua kho và bỏn buụn vận chuyển thẳng cú tham gia thanh toỏn.
Qui trỡnh bỏn hàng diễn ra như sau:
• Boọ phaọn baựn haứng tỡm khaựch haứng, thoaỷ thuaọn giaự baựn, nhaọn ủụn ủaởt haứng cuỷa khaựch haứng vaứ kyự keỏt hụựp ủoàng baựn ( neỏu coự). • Boọ phaọn baựn haứng laọp phieỏu ủeà nghũ xuaỏt haứng ra khoỷi coừng ty
kieừm phieỏu xuaỏt kho (03 lieừn) theo ủụn ủaởt haứng cuỷa khaựch haứng. • Phieỏu ủeà nghũ xuaỏt haứng ra khoỷi coừng ty kieừm phieỏu xuaỏt kho sau
khi ủửụực kyự duyeọt cuỷa Trửụỷng boọ phaọn baựn haứng seừ chuyeồn cho boọ phaọn keỏ toaựn ủeồ xuaỏt hoaự ủụn GTGT hoaởc laọp caực chửựng tửứ ủi ủửụứng. Hoỏ đơn GTGT được lập thành 3 liờn (đặt giấy than viết một lần): -Liờn 1: lưu tại quyển gốc
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Hoàng Nguyên Thuỳ
-Liờn 3: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đú chuyển cho kế toỏn chi sổ và làm thủ tục thanh toỏn
Trờn mỗi hoỏ đơn cú ghi đầy đủ họ tờn khỏch hàng, địa chỉ, hỡnh thức thanh toỏn, khối lượng, đơn giỏ của từng loại hàng bỏn ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và số tiền phải thanh toỏn.
• Hoaự ủụn GTGT & phieỏu ủeà nghũ xuaỏt haứng ra khoỷi coừng ty kieừm phieỏu xuaỏt kho ủửụực kyự duyeọt cuỷa Giaựm ẹoỏc Taứi Chớnh (Keỏ Toaựn Trửụỷng) vaứ Toồng Giaựm ẹoỏc hoaởc Phoự Toồng Giaựm ẹoỏc. Neỏu khaựch haứng traỷ tieàn ngay thỡ Giaựm ẹoỏc Taứi Chớnh (Keỏ Toaựn Trửụỷng) kieồm tra vieọc thu tieàn trửụực khi kyự duyeọt phieỏu ủeà nghũ xuaỏt haứng ra khoỷi coừng ty .
• Thuỷ kho caờn cửự vaứo Phieỏu ủeà nghũ xuaỏt haứng ra khoỷi coừng ty kieừm phieỏu xuaỏt kho ủaừ ủửụực kyự duyeọt, ghi nhaọn soỏ lửụựng thửực xuaỏt, coự chửừ kyự cuỷa Thuỷ kho, Ngửụứi nhaọn & xuaỏt haứng ra khoỷi kho. 01 lieừn Phieỏu ủeà nghũ xuaỏt haứng ra khoỷi coừng ty kieừm phieỏu xuaỏt kho giao cho khaựch haứng hoaởc ngửụứi giao haứng ủeồ ra coồng. • 01 lieừn hoaự ủụn GTGT ủửụực khaựch haứng kyự nhaọn khi giao haứng,
caờn cửự vaứo hoaự ủụn GTGT, boọ phaọn keỏ toaựn ghi nhaọn coừng nụự cuỷa khaựch haứng(neỏu coự).
Khi phỏt sinh nghiệp vụ bỏn hàng, kế toỏn sẽ viết hoỏ đơn và thủ kho xuất hàng tại kho (đối với trường hợp bỏn buụn qua kho), cũn với trường hợp bỏn buụn vận chuyển thẳng cú tham gia thanh toỏn thỡ Cụng ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khỏch sau khi mua hàng hoỏ của nha cung cấp. Cụng ty thường bỏn buụn vận chuyển thẳng đối với những khỏch hàng truyền thống. Điều này giỳp Cụng ty tiột kiờm được chi phớ vận chuyển, bục dỡ, hao hụt, trỏnh ứ đọng hàng hoỏ.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Hoàng Nguyên Thuỳ
Vớ dụ sau đõy sẽ minh hoạ cho quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ và hạch toỏn nghiệp vụ bỏn buụn hàng hoỏ tại Cụng ty FINTEC.
Ngày 27 thỏng 3 năm 2003, Chi nhỏnh Thăng Long đặt mua với số lượng lớn mặt hàng Mỏy in Canon LBP 1120 và Mực EP-22. Sau khi thoả thuõn giỏ cả, nhận đơn đặt hàng của khỏch, Bộ phận bỏn hàng của Cụng ty lập Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Cụng ty kiờm phiếu xuất kho với cỏc khoản mục chủ yếu sau:
Loại hàng: Mỏy in Canon LBP 1120 vỏ Mực EP-22 Số lượng, đơn giỏ, tổng giỏ trị; ghi trong hoỏ đơn GTGT
Phương thức thanh toỏn: Thanh toỏn chậm 30 ngày kể từ ngày giao hàng Sau khi phiộu này được trưởng bộ phận bỏn hàng ký duyệt , phiếu sẽ được chuyển cho bộ phận kế toỏn để xuất hoỏ đơn GTGT. Do Cụng ty tớnh thuế GTGT thưo phương phỏp khấu trừ nờn sử dụng hoỏ đơn GTGT theo mẫu số 01/GTKT- 3LL.Hoỏ đơn được lập thành 03 liờn, đặt giấy than viết một lần và được luõn chuyển như sau: 01 liờn lưu tại quyển hoỏ đơn, 01 liờn đỏ giao cho khỏch hảng, 01 liờn xanh dựng để thanh toỏn. Hoỏ đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Cụng ty kiờm phiếu xuất kho được đem cho Kế toỏn trưởng và Tổng giỏm đốc ký duyệt.
Sau cỏc thủ tục trờn, nhõn viờn bộ phận bỏn hàng sẽ cầm hai thứ chứng từ này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. Thuỷ kho căn cứ vào Phieỏu ủeà nghũ xuaỏt haứng ra khoỷi coừng ty kieừm phieỏu xuaỏt kho ủaừ ủửụực kyự duyeọt, ghi nhaọn soỏ lửụựng thửực xuaỏt, coự chửừ kyự cuỷa Thuỷ kho, Ngửụứi nhaọn & xuaỏt haứng ra khoỷi kho. 01 lieừn Phieỏu ủeà nghũ xuaỏt haứng ra khoỷi coừng ty kieừm phieỏu xuaỏt kho giao cho khaựch haứng hoaởc ngửụứi giao haứng ủeồ ra coồng. Đồng thời, thủ kho ghi thẻ kho số lượng hàng được bỏn
Thẻ kho do thủ kho mở hàng thỏng và được chi tiết theo từng loại hàng hoỏ. Sau khi ghi vào thẻ kho. Sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hoỏ đơn GTGT
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Hoàng Nguyên Thuỳ
và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Cụng ty kiờm phiếu xuất kho của số hàng mỡnh vừa xuất lờn phũng kế toỏn. Căn cứ vào đú, kế toỏn sẽ phản ỏnh vào sổ Nhật ký chung, đồng thời vào sổ chi tiết hàng hoỏ.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Hoàng Nguyên Thuỳ
Cụng ty FINTEC Số phiếu: 00987X Địa chỉ: 109 Trần Hưng Đạo Kho:Cty
PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG RA KHỎI CễNG TY KIấM PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 27 thỏng 03 năm 2003
Xuất cho: Chi nhỏnh Thăng Long
Địa chỉ: 101-K1, Giảng Vừ, Đống Đa, Hà Nội
Phương thức thanh toỏn: Thanh toỏn chậm 30 ngày kể từ ngày giao hàng
STT Tờn hàng Đơn
vị
Số lượng Ghi
chỳ Yờu cầu Thực xuất 1 Mỏy in Canon LBP 1120 cỏi 240 240
2 Mực EP-22 hộp 144 144
Người Trưởng KT trưởng Tổng giỏm đốc Thủ kho Người nhận đề nghị phũng
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Hoàng Nguyên Thuỳ
Cụng ty FINTEC
Địa chỉ: 109 Trần Hưng Đạo, Hà Nội
THẺ KHO
Thỏng 03 năm 2003
Hàng hoỏ: Mỏy in Canon LBP-1120
Đơn vị tớnh:cỏi Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chỳ Số hiệu Ngày
