Trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh do cú nhiều nguyờn nhõn khỏc nhau thường tồn tại một khoản vốn trong quỏ trỡnh thanh toỏn : cỏc khoản phải thu, phải trả. Tỷ lệ cỏc khoản phải thu phải trả trong cỏc doanh nghiệp cú thể khỏc nhau, thụng thường chỳng chiếm từ 15%-20% trờn tổng tài sản của doanh nghiệp.
Cỏc nhõn tố ảnh hưởng đến quy mụ cỏc khoản phải thu thường là : - Khối lượng sản phẩm, hàng hoỏ dịch vụ bỏn chịu cho khỏch hàng trong một số trường hợp để khuyến khớch người mua, doanh nghiệp thường ỏp dụng phương phỏp bỏn chịu (giao hàng trước, trả tiền sau) đối với khỏch hàng. Điều này cú thể làm tăng thờm một số chi phớ do việc tăng thờm cỏc khoản nợ phải trả
- Thu của khách hàng (chi phí quản lý khoản phải thu, chi phí thu hồi nợ, chi phí rủi ro...). Đổi lại doanh nghiệp có thể tăng thêm đợc lợi nhuận nhờ
- Sự thay đổi theo thời vụ của doanh thu: Đối với các doanh nghiệp sản xuất có tính chất thời vụ, trong những thời kỳ sản phẩm của doanh nghiệp có nhu cầu tiêu dùng lớn, cần khuyến khích tiêu thụ để thu hồi vốn. Giới hạn của lợng vốn thu hồi: Nếu lợng vốn phải thu quá lớn thì không thể tiếp tục bán chịu vì sẽ làm tăng rủi ro cho doanh nghiệp.
- Thời hạn bán chịu và chính sách tín dụng của mỗi doanh nghiệp, đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, có tiềm lực tài chính mạnh, sản phẩm có đặc điểm sử dụng lâu bền thì kỳ thu tiền bình quân thờng dài hơn các doanh nghiệp ít vốn, sản phẩm dễ h hao, mất phẩm chất, dễ bảo quản.
- Một điều dễ nhận thấy, hầu nh các doanh nghiệp lâm vào tình trạng phá sản đều mắc một sai lầm nghiêm trọng là quá dễ dãi trong vấn đề bán chịu.
- Trong thơng mại, hình thức bán chịu không thể bị loại bỏ mà buộc các doanh nghiệp phải chấp nhận sự tồn tại của nó song song với các hình thức tiêu thụ sản phẩm khác doanh nghiệp muốn có nhiều cơ may phát triển thì phơng thức bán “đồng trả đồng chịu” phải đợc coi nh là một chính sách, một điều tất yếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhng có điều bán hàng thiếu chịu cho ai đều phải đợc xử lý thận trọng.
- Doanh nghiệp chỉ nên cho thiếu chịu những ngời xét thấy có khả năng đợc hỏng sự tín dụng, đó là những ngời “tâm huyết với nghề” đều trả những khoản nợ đúng hẹn. Họ không thuộc những thành phần hay khuyếch
trơng về doanh thu và đặc biệt họ không bao giờ chấp nhận giá cả một cách tuỳ tiện.
- Không ít doanh nghiệp cho bạn hàng thiếu chịu, sau đó không thể thu hồi đợc vốn, mà trong số các lý do không chỉ đơn thuần là việc tin tởng khách hàng ngay lần gặp gỡ đầu. Có những khách hàng thời gian đầu thanh toán rất đúng hẹn nhng đến một lúc nào đó số nợ tăng lên quá lớn, với tốc độ gia tăng rất nhanh và chủ doanh nghiệp buộc phải tới ngân hàng để vay tiền vì số tiền thu về đã ít lại chậm không đủ để trang trải những chi phí cần thiết. Trong trờng hợp này chủ doanh nghiệp là ngời phải chịu trách nhiệm trớc nhất. Các doanh nghiệp rơi vào tình trạng thiếu vốn trầm trọng chủ yếu do những nguyên nhân sau:
- Cả nể và dễ tin vào lời hứa hẹn của khách hàng. - Sợ mất bạn hàng.
- Khuyếch trơng thực lực của mình.
Trong trờng hợp này, phía khách hàng thờng đa ra những nguyên nhân dẫn đến chậm thanh toán:
- Hàng hoá không bán đợc, tốc độ lu thông chậm. -Cha thu đợc nợ của bạn hàng.
- Biến cố bất ngờ.
Và để kết thúc cuộc trao đổi thông tin phía bên cho nợ sẽ tự biện hộ cho mình:
- Số nợ nh vậy không đáng kể gì so với thực lực tài chính của doanh nghiệp đang cho nợ.
Để giúp doanh nghiệp có thể nhanh chóng thu hồi đợc các khoản phải thu, hạn chế việc phát sinh các chi phí không cần thiết hoặc rủi ro, doanh nghiệp phải đặc biệt coi trọng các biện pháp xử lý sau đây:
- Phải mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu trong và ngoài doanh nghiệp và thờng xuyên đôn đốc để thu hồi nợ đúng hạn.
- Có các biện pháp phòng ngừa rủi ro không đợc thanh toán (lựa chọn khách hàng, giới hạn giá trị tín dụng, yêu cầu đặt cọc, tạm ứng hay trả trớc một phần giá trị đơn hàng, bán nợ...)
- Có chính sách bán chịu đúng đắn với từng khách hàng. Khi bán chịu cho khách hàng phải đánh giá kỹ khả năng thanh toán trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã ký kết.
- Có sự ràng buộc chặt chẽ trong hợp đồng bán hàng, nếu vợt quá giới hạn thanh toán theo hợp đồng thì doanh nghiệp đợc thu lãi suất tơng ứng nh lãi suất quá hạn của ngân hàng.
- Phân loại các khoản nợ quá hạn: Tìm nguyên nhân của từng khoản nợ ( khách quan, chủ quan) để có biện pháp xử lý thích hợp nh gia hạn nợ, thoả ớc xử lý nợ, xoá một phần nợ cho khách hàng hoặc yêu cầu toà án kinh tế giải quyết theo thủ tục phá sản doanh nghiệp.