- Hệ thống chính sách, pháp luật của các nước
2.2.1. Tình hình hoạt động thanh toán L/C nhập khẩu 1 Quy trình thanh toán L/C nhập khẩu
2.2.1.1. Quy trình thanh toán L/C nhập khẩu
(1) Mở L/C cho người nhập khẩu a. Tiếp nhận yêu cầu
Chuyên viên khách hàng tiếp nhận yêu cầu của khách hàng và hướng dẫn khách hàng lập 02 bản chính và chuẩn bị các hồ sơ sau:
Hồ sơ pháp lý:
- Giấy phép thành lập, giấy đăng ký kinh doanh - Quyết định bổ nhiệm đại diện theo pháp luật
- Văn bản uỷ quyền của người đại diện theo pháp luật (nếu ký theo uỷ quyền)
- Bản đăng ký mã số hải quan của doanh nghiệp
- Nghị quyết Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên giao quyền cho người đại diện trước pháp luật/ người được uỷ quyền ký các giao dịch về mở L/C, ký quỹ, ký hợp đồng bảo đảm với ngân hàng (nếu điều lệ không quy định)
- Chứng minh thư nhân dân/ hộ chiếu của người đại diện/ người được uỷ quyền giao dịch.
- Các giấy phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền nếu kinh doanh ngành nghề pháp luật quy định phải cấp phép
Nếu khách hàng đã có giao dịch tại Techcombank thì chuyên viên khách hàng không cần yêu cầu khách hàng xuất trình hồ sơ pháp lý.
Hồ sơ về tình hình sản xuất kinh doanh, khả năng tài chính của khách hàng
Trường hợp thanh toán bằng vốn tự có, ký quỹ 100%: - Hợp đồng nhập khẩu và các giấy tờ tương đương hợp đồng
- Giấy phép hoặc hạn ngạch được cấp đối với lô hàng nhập nếu là hàng hoá quản lý bằng hạn ngạch
- Hợp đồng mua bán ngoại tệ để ký quỹ thanh toán L/C (nếu khách hàng có nhu cầu mua ngoại tệ để ký quỹ)
- Hợp đồng đầu ra hoặc phương án kinh doanh và các tài liệu liên quan đến kế hoạch tiêu thụ hàng hoá theo L/C
- Văn bản của Ngân hàng Nhà nước xác nhận đã đăng ký vay, trả nợ nước ngoài đối với yêu cầu mở L/C trả chậm trung, dài hạn.
Trường hợp ký quỹ dưới 100% và trường hợp thanh toán bằng vốn vay - Các giấy tờ yêu cầu tại mục trên
- Hồ sơ tài sản bảo đảm, trừ trường hợp được cấp tín dụng không có tài sản bảo đảm thực hiện theo quy định hiện hành của Techcombank.
b. Kiểm tra, thẩm định và phê duyệt hồ sơ mở L/C
Chuyên viên khách hàng kiểm tra và xác định rõ tính đầy đủ, rõ ràng của yêu cầu phát hành hoặc điều chỉnh thư tín dụng, so sánh với hợp đồng ngoại thương để kịp thời lưu ý khách hàng khi có mâu thuẫn. Yêu cầu phát hành hoặc điều chỉnh L/C không được tẩy xoá, nếu có thay đổi thì phải có xác thực của người ký trên yêu cầu của người phát hành hoặc điều chỉnh L/C và người ký sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc xác thực này.
Chuyên viên khách hàng chịu trách nhiệm thẩm định khách hàng có đủ điều kiện để phát hành, điều chỉnh L/C hay không theo các hướng dẫn hiện hành về thẩm định khách hàng tại Techcombank, cụ thể:
- Thẩm định pháp lý: xem xét các giấy tờ trong hồ sơ pháp lý của khách hàng.
- Thẩm định rủi ro: thẩm định báo cáo tài chính, khả năng thanh toán của khách hàng, số tiền ký quỹ, tiền phí, mặt hàng nhập, khả năng tiêu thụ hàng nhập, bên xuất khẩu và các rủi ro có thể xảy ra.
- Thẩm định tín dụng: thẩm định uy tín, ngành nghề kinh doanh truyền thống, kinh nghiệm xuất nhập khẩu…
- Thẩm định hồ sơ tài sản đảm bảo
Sau khi kiểm tra, thẩm định, chuyên viên khách hàng có trách nhiệm lập tờ trình về yêu cầu phát hành, điều chỉnh L/C của khách hàng và trình cấp có thẩm quyền kiểm soát, phê duyệt.
Kiểm soát và phê duyệt
Trưởng hoặc phó phòng nghiệp vụ chịu trách nhiệm kiểm soát nôij dung đơn yêu cầu phát hành hoặc điều chỉnh L/C, kiểm soát những nội dung mà chuyên viên khách hàng đã kiểm tra, thẩm định. Nếu đồng ý thì phê duyệt chấp nhận trong phạm vi uỷ quyền.
c. Phát hành L/C
Sau khi hồ sơ được cấp thẩm quyền phê duyệt, chuyên viên khách hàng thông báo cho khách hàng về việc đơn yêu cầu phát hành L/C đã được chấp nhận
và chuyển lại cho khách hàng 01 bản chính yêu cầu phát hành. Đồng thời yêu cầu khách hàng ký hợp đồng hạn mức (khách hàng được cấp hạn mức mở L/C) và hợp đồng tín dụng (nếu có). Sau đó, chuyên viên khách hàng trình cấp có thẩm quyền ký duyệt rồi chuyển bộ phận thanh toán tại đơn vị hoặc Trung tâm thanh toán và hướng dẫn khách hàng mở tài khoản.
Chuyên viên thanh toán tại đơn vị hoặc Trung tâm thanh toán tiếp nhận hồ sơ yêu cầu phát hành hoặc điều chỉnh thư tín dụng và kiểm tra. Nếu mâu thuẫn hoặc sai sót thì báo cho chuyên viên khách hàng. Yêu cầu phát hành hoặc điều chỉnh được fax (scan) gửi Trung tâm thanh toán phải có chữ ký của cấp có thẩm quyền của đơn vị, đồng thời phải gắn Testkey nội bộ của Techcombank để xác định tính chân thực của bản fax hoặc bản scan. Chuyên viên thanh toán tiến hành nhập dữ liệu trên T24 (Hệ thống lưu trữ tất cả các thông tin kinh doanh của ngân hàng) và thực hiện hạch toán phát hành (thu ký quỹ và thu phí liên quan đến phát hành hoặc điều chỉnh).
Tại Trung tâm thanh toán, sau khi soạn điện và được cấp có thẩm quyền phê duyệt cuối cùng thì tiến hành phát điện vào phiên giao dịch gần nhất. Phát điện là khâu chính thức phát hành hoặc điều chỉnh thư tín dụng của Techcombank.
(2) Tiếp nhận, kiểm tra bộ chứng từ thanh toán
Ngay khi nhận được chứng từ, chuyên viên thanh toán tiến hành kiểm tra, nếu thấy phù hợp thì thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán với người thụ hưởng; sau đó giao bộ chứng từ cho người nhập khẩu để người nhập khẩu nhận hàng.
Thanh toán L/C dựa trên điện đòi tiền:
Khi nhận được điện đòi tiền, chuyên viên thanh toán phải kiểm tra tính xác thực của bức điện, sau đó đối chiếu nội dung bức điện với quy định của L/C. Chuyên viên thanh toán lập điện thanh toán cho ngân hàng gửi đến nếu thấy nội dung và chỉ dẫn của điện đòi tiền hợp lệ và đã được xác thực. Thông thường, bộ chứng từ đến sau so với điện đòi tiền. Trong trường hợp có sai sót, chuyên viên
thanh toán phải gửi điện từ chối thanh toán, đồng thời liên hệ ngay với khách hàng về những sai sót của bộ chứng từ. Nếu bộ chứng từ bị người nhập khẩu từ chối thanh toán, TTGDHS tiến hành truy đòi cả gốc lẫn lãi kể từ ngày đến hạn thanh toán đến khi đòi được tiền.
Thanh toán L/C dựa trên thư đòi tiền gửi kèm bộ chứng từ qua đường bưu điện
Chuyên viên thanh toán kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy bộ chứng từ hợp lệ, không có sai sót thì căn cứ vào các quy định trả tiền trong L/C để thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán:
Với loại L/C trả ngay:
Trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được bộ chứng từ, chuyên viên thanh toán sẽ lập điện và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, sau đó tiến hành phát điện; đồng thời thông báo kết quả kiểm tra chứng từ gửi cho khách hàng
Với loại L/C trả chậm:
Cũng với quy trình nghiệp vụ như trên, chỉ khác là chuyên viên thanh toán lập điện để thông báo chấp nhận thanh toán đúng thời hạn quy định trong L/C, sau đó theo dõi việc trả tiền đúng hạn như đã chấp nhận. Trường hợp ký chấp nhận thanh toán trên hối phiếu thì gửi đi liên thứ nhất của hối phiếu, liên thứ hai được lưu trong hồ sơ của Trung tâm.
Ngược lại, trong trường hợp bộ chứng từ có sai sót thì phải lập điện thông báo các sai sót và từ chối thanh toán, đồng thời thông báo ngay cho khách hàng. Về phần mình, khách hàng xem xét và đưa ra quyết định có chấp nhận những sai sót đó hay không vào ngay bản thông báo sai sót chứng từ của ngân hàng và gửi trả ngân hàng trong thời gian quy định chậm nhất là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo. Nếu trong thời gian đó, khách hàng không có ý kiến gì thì sẽ được hiểu đương nhiên là từ chối thanh toán bộ chứng từ; ngược lại nếu khách hàng chấp nhận những sai sót đã được phát hiện và được sự đồng ý của ngân
hàng thì chuyên viên thanh toán sẽ lập điện thanh toán bình thường để trình duyệt và phát đi.