II. Phân tích thực trạng công tác tiêu thụ sản phẩm của công ty trong thời gian qua.
2.5 Công tác tổ chức bán hàng.
2.5.1 - Hoạch định chơng trình bán hàng (Lập chơng trình bán hàng).
Công ty thờng căn cứ vào thông tin nghiên cứu thị trờng, tính chất thời vụ của hoạt động tiêu thụ, mục tiêu của công ty, nhất là vào tính chất thời vụ và kế hoạch tiêu thụ để hoạch định chơng trình bán hàng với việc phân công công việc và đa ra các chỉ tiêu: doanh số bán từng nới, từng quý, chi phí từng quý... Trên cơ sở đó, chia công việc ra từng phần giao cho các cá nhân, bộ phận phụ trách. Nhìn chung, việc xác định chơng trình bán hàng của công ty khá tuần tự, chặt chẽ. Đồng thời chơng trình bán hàng cũng đợc điều chỉnh cho phù hợp theo sự biến động của thị trờng.
Việc thay đổi, điều chỉnh là cần thiết bởi hầu hết các mặt hàng của công ty, nhất là các mặt hàng chủ yếu có sức tiêu thụ phụ thuộc từng mùa trong năm, mùa năng tiêu thụ lớn hơn và ngợc lại. Quý III nắng nhất nên bao giờ cũng tiêu thụ mạnh nhất. Quý IV vào cuối năm, nhu cầu đi lại, vận chuyển tăng nên sức tiêu thụ cũng khá cao (xem biểu 14). Nắm bắt đợc đặc điểm này đã giúp công ty trong việc chuẩn bị nguyên liệu, máy móc, tổ chức lao động, mạng lới bán hàng một cách hợp lý tránh tình trạng thiếu hụt hàng bán, thiếu đầu vào trong những thời điểm quan trọng. Mặc dù vậy, việc lập chơng trình bán hàng của công ty vẫn dựa vào định tính là nhiều.
Khi đã xác định rõ nơi bán, lợng hàng bán công ty tổ chức vận chuyển hàng đến các đại lý, cửa hàng và tiến hành thanh toán theo thoả thuận. Đội xe gần 20 chiếc của công ty đảm nhiệm khâu vận chuyển. Các trung gian cũng thờng tham gia vận chuyển. Việc tổ chức bán hàng thông qua ký kết các hợp đồng với khách hàng, nhất là các khách hàng lớn đợc tiến hành thờng xuyên, nh với xe đạp Thống Nhất, Lixeha, Xi măng Bỉm Sơn.v.v... Các nhân viên chuyên trách của công ty luôn có mặt tại các chi nhánh, thị trờng để liên hệ tìm kiếm bạn hàng và có thể đàm phán, ký kết hợp đồng. Ngoài ra việc bố trí cửa hàng về địa điểm, cảnh quan, trang bị... cha đợc hợp lý.
Đối với lực lợng bán hàng, công ty đã chú trọng trong tuyển chọn và sử dụng. Đây là lực lợng có vai trò cực kỳ quan trọng, ảnh hởng lớn tới khả năng tiêu thụ của công ty. Tầm quan trọng của nó đã đợc đề cập đến ở trên. ở công ty cao su Sao Vàng, lực lợng bán hàng là các nhân viên, ngời bán hàng tại các chi nhánh, đại lý, cửa hàng của công ty. Tại các chi nhánh thì lực lợng bán hàng thờng là ngời của công ty. Đôi khi do thiếu, công ty cũng tuyển thêm ở ngoài, nơi mà chi nhánh đóng ở địa phơng. Các chi nhánh đều hoạt động độc lập. Các nhân việc tự bán hàng, tự trang trải mọi chi phí liên quan. Với các đại lý thì việc tuyển chọn đơn giản hơn. Những ai có khả năng đúng điều kiện của công ty đều có thể làm đại lý cho công ty. Tuy vậy, việc tuyển dụng, đào tạo, quản lý lực lợc bán hàng tại các chi nhánh, đại lý còn cha có sự thống nhất với công ty nên khó kiểm soát chất lợng, gây khó khăn cho công ty hiện nay và thời gian tới. Trong khi đó, lực lợng bán hàng tại các cửa hàng của công ty thực chất là lực lợng lao động d thừa ở các xí nghiệp. Do vậy, họ không đợc đào tạo một cách có hệ thống. Công ty cũng thờng xuyên tổ chức các khoá tập huân, bồi dỡng kiến thức song hiệu quả cha cao.
Tóm lại, công tác tổ chức bán hàng, nhất là lực lợng bán hàng còn nhiều thiếu sót, cần phải khắc phục trong thời gian tới.
III - Đánh giá việc thực hiện hoạt động tiêu thụ sản phẩm của công ty thời gian qua.