2. Một số giải pháp cơ bản hoàn thiện quy trình nhập khẩu sách báo của
2.2.Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại Côngty
a) Giải pháp hoàn thiện nghiên cứu thị trường.
Nghiên cứu thị trường là hoạt động đầu tiên của quá trình kinh doanh nói chung và kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng. Mục tiêu của công tác này là xác định cho được khu vực nào là thị trường có triển vọng nhất đối với hàng hoá của Công ty, với khả năng là bao nhiêu, bán với phương thức nào và hàng hoá cần có những ứng thích gì trước những đòi hỏi của thị trường. Đây là quá trình thu thập thông tin, số liệu về thị trường, so sánh, phân tích các số liệu đó để rút ra kết luận. Những kết luận này là cơ sở để lãnh đạo Công ty đưa ra quyết định đúng lập kế hoạch Marketing.
Trong những năm qua, Công ty đã quan tâm đến hoạt động này song việc nghiên cứu thị trường chưa được thực hiện một cách hợp lý. Với quy mô hoạt động không nhỏ, song Công ty vẫn chưa có bộ phận chuyên trách làm công tác nghiên cứu thị trường. Hiện nay, việc nghiên cứu thị trường do các phòng nhập khẩu thực hiện một cách riêng biệt. Điều này khiến cho các thông tin được thu thập thiếu tính hệ thống và đồng bộ. Hơn nữa, nhiệm vụ của các phòng nghiệp vụ lại rộng, vừa phải nghiên cứu nhu cầu, vừa phải tìm đối tác cũng như nghiên cứu các hợp đồng kinh tế. Do đó không đủ thời gian để tập trung vào công tác tổ chức thu thập thông tin nghiên cứu thị trường.
Để hoạt động nghiên cứu thị trường trở thành có hệ thống, Công ty cần thiết lập một bộ phận chuyên làm công tác nghiên cứu thị trường, tạo điều kiện để mở rộng các cơ hội kinh doanh của Công ty. Trên cơ sở tổ chức bộ máy hiện đại, Công ty nên thành lập riêng một phòng marketing hoặc có thể ghép với phòng công nghệ thông tin mới đuợc lập vì hiện phòng này còn ít nhân lực.
Bộ phận nghiên cứu thị trường có 3 đến 4 nhân viên thực hiện trong đó phân công thành hai khu vực, thị trường trong nước và thị trường nước ngoài. Do hoạt động của công ty chủ yếu là nhập khẩu nên ở khu vực thị trường nước ngoài lại chia thành thị trường đã có quan hệ và thị trường mới. Bộ phận này không chỉ tiến hành nghiên cứu , kiểm tra các thông tin thực sự về khả năng tài chính, năng lực kỹ thuật, kinh nghiệm, uy tín...của các đối tác truyền thống mà còn nghiên cứu thị trường tiềm năng mới. đồng thời bộ phận này cũng phải tiến hành nghiên cứu các vấn đề kinh tế- chính trị- xã hội, môi trường luật pháp của các nước xuất khẩu, xúc tiến nghiên cứu các chế độ chính sách , các phong tục tập quán có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu của các nước này. Trên cơ sở đó mở rộng thị trường nhập khẩu, mở rộng mối quan hệ bạn hàng với các nhà cung cấp tiềm năng và tìm ra những điểm thuận lợi cho việc giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng và giải quyết các tranh chấp hợp đồng sau này. Bộ phận này cũng kiêm luôn chức năng lập kế hoạch, có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch cho toàn Công ty nói chung và kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng. Để việc xây dựng kế hoạch được thuận lợi
cần bố trí một nhân viên tổng hợp , xử lý các số liệu từ bộ phận nghiên cứu thị trường cũng như từ các bộ phận khác trong Công ty.
Việc nghiên cứu thị trường có thể được tiến hành theo 2 phương pháp, nghiên cứu tại Công ty thông qua các tài liệu hoặc nghiên cứu tại hiện trường bằng các chuyến đi thực tế. Bộ phận này sẽ tổng hợp , phân tích và dự báo qua các tài liệu thu thập được như các tạp chí chuyên nghành, các đơn đạt hàng, các chào hàng, các hội chợ, triển lãm...hoặc từ các thông tin của chi nhánh, văn phòng đại diện gửi về và cử cán bộ ra nươc ngoài khảo sát thực tế. Mỗi phương pháp đều có những ưu điểm và nhược điểm nhất định, tuỳ vào mục tiêu nghiên cứu mà Công ty nên lựa chọn việc nghiên cứu tại bàn hay nghiên cứu tại hiện trường.
Dù công tác tiến hành nghiên cứu thị trường có tiến hành theo phương pháp nào thì Công ty cũng nên tổ chức quy trình nghiên cứu thị trường một cách hoàn thiện và đồng bộ hơn để có thể đưa ra những kết quả chính xác trong hoạt động kinh doanh của mình.Quy trình nghiên cứu thị trường đề xuất cụ thể như sau:
CÁC BƯỚC THỰC HIỆN NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG
Trong việc nghiên cứu thị trường, Công ty nên xác định cho mình một thị trường nhập khẩu trọng điểm, thị trường mà phù hợp với mục tiêu và tiềm năng của Công ty. Hiện nay, mặc dù đã thiết lập được mối quan hệ với nhiều nhà xuất bản và các công ty xuất nhập khẩu sách báo trên thế giới nhưng Công ty vẫn chưa xác định cho mình được thị trường nhập khẩu trọng điểm. Đây là một điểm hạn chế tới hoạt động kinh doanh của Công ty.
Xác định được thị trường nhập khẩu trọng điểm sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty trong việc nhập khẩu một khối lượng lớn hàng hoá với gía cả ổn định, khả năng thanh toán thuận tiện. Bên cạnh đó, Công ty có thể tranh thủ tối đa các thông tin trợ giúp về kỹ thuật từ phía các nhà cung cấp để nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ chuyên viên kỹ thuật của Công ty nói riêng và Ngành nói chúng.
Mặt khác, để nhập khẩu nâng cao chất lượng phục vụ cho các đơn vị trong ngành xuất bản phẩm và đạt được mục tiêu trong giai đoạn 2006- 2010, ngoài việc
XÂY DỰNG MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
PHÂN TÍCH ĐỐI TƯỢNG VÀ LỰA CHỌN MỤC TIÊU
NGHIÊN CỨU THU THẬP THÔNG TIN
XỬ LÝ THÔNG TIN PHÂN TÍCH VÀ LỰA CHỌN CHỦNG LOẠI HÀNG NHẬP PHÂN TÍCH VÀ LỰA CHỌN THỊ TRƯỜNG PHÂN TÍCH ĐỐI THỦ CẠNH TRANH PHÂN TÍCH KHAI THÁC CÔNG SUẤT THỊ TRƯỜNG DỰ BÁO THỊ TRƯỜNG
lựa chọn thị trường trọng điểm, Công ty cấn phải theo dõi tình hình chung trên thị trường văn hóa phẩm để có thể phát hiện và lựa chọn bạn hàng mới. Công ty cần mở rộng thị trường nhập khẩu để chủ động ký kết hợp đồng với các hãng trực tiếp sản xuất , hạn chế giao dịch với các đại diện trung gian, từ đó tiết kiệm được chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty.
b) Giải pháp hoàn thiện công tác giao dịch, đàm phán
Trong việc kinh doanh hàng hoá nhập khẩu nói chung và đặc biệt là nhập khẩu sách báo nói riêng, người tham gia kinh doanh phải là người có kiến thức tổng hợp về nghiệp vụ ngoại thương, về kỹ thuật chuyên ngành và cả kiến thức xã hội. Đặc biệt trong việc giao dịch và đàm phán với đối tác nước ngoài, người kinh doanh phải có kinh nghiệm, nghệ thuật giao tiếp. Trong giao tiếp, nếu không có kinh nghiệm sẽ không đánh giá đúng về đối tác có thể dẫn các quyết định sai lầm. Chính vì vậy, các cán bộ kinh doanh nhập khẩu của Công ty Xuất nhập khẩu sách báo phải trau dồi bản thân về nghiệp vụ, kinh nhiệm đàm phán. Người tham gia đàm phán phải có bản lĩnh, nẵm vững các quy tắc trong đàm phán, các Luật pháp Quốc gia và Quốc tế và phải có khả năng quyết định nhanh chóng, chính xác.
Giao dịch, đàm phán có vai trò quan trọng trong việc xác lập và ký kết hợp đồng. Song hiện nay đa số các đối tác của Công ty đều là những bạn hàng cũ, quen thuộc do đó công tác này không được Công ty chú ý đến nhiều. Hầu hết các giao dịch đàm phán được thực hiện bởi nhân viên của các phòng ban mà chưa có sự phối hợp với nhau. Để hoàn thiện công tác này, Công ty nên có sự phối hợp giữa các phòng, tạo nên một tổ chuyên làm công tác đàm phán.
Trong đàm phán, người đàm phán phải dấu kỹ bối cảnh của mình và tìm hiểu kỹ bối cảnh của đối tác càng nhiều các tôt. Thời gian dành cho đàm phán cũng phải cân nhắc kỹ lưỡng, cần quan sát thái độ của đối phương để ra quyết định. Có như vậy, Công ty sẽ đạt được mục tiêu của mình mà không bị áp đặt những điều khoản bất lợi.
Mỗi công ty, mỗi cá nhân khi tiến hành đàm phán đều có những sách lược của riêng mình. Tuy vậy, Công ty vẫn có thể tham khảo các sách lược sau:
- Trong đàm phán phải tạo ra sự cạnh tranh, người đàm phán phải thông tin cho đối tác biết họ không phải là bạn hàng duy nhất. Côngty có thể kết hợp với bất cứ đối tác nào nếu họ đáp ứng tốt các yêu cầu đặt ra.
Cần chia nhỏ mục tiêu của mình để từng bước tiến tới, nắm được tâm lý đối phương cho tới khi đạt được toàn bộ mục tiêu. Khi nêu yêu cầu của mình với đối tác cần thể hiện mục tiêu cao để hai bên thoả hiệp.
- Không bộc lộ những suy nghĩ của mình để đối phương biết, chủ động gây áp lực và tránh việc thoả thuận nhanh chóng. Song cũng tuỳ cơ ứng biến làm cho đối phương nhượng bộ từng bước mà vẫn giữ được thể diện cho họ.
Sau các bước thực hiện, Công ty nên lập bảng ghi nhớ những điều khoản quan trọng mà hai bên đã đạt được để tiếp tục bàn sâu hơn cho đến khi ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, biên bản ghi nhớ này không có gía trị pháp lý, nó chỉ có giúp cho Côngty có thể luôn nắm bắt được vấn đề chủ động trước những bước đi tiếp theo của đối tác.
c) Mở rộng nguồn vốn.
Để thực hiện quy trình nhập khẩu xuất bản phẩm phục vụ CNH-HĐH đất nước trong xu thế toàn cầu hoá, kinh tế tri thức theo đường lối của Đảng, rất cần tăng nguồn vốn để mở rộng kinh doanh, giảm bớt khó khăn khi thực hiện quy trình nhập khẩu. XUNHASABA có nguồn vốn không lớn vào khoảng trên 7 tỷ VNĐ, chủ yếu lại là tài sản cố định theo số liệu năm 2006.
Còn các cơ quan, đơn vị đặt hàng thường theo nguyên tắc gửi tiền đặt hàng trước hàng năm, khi sách báo nhập về Xunhasaba mới thanh toán cho bên bán. Trong điều kiện hoạt động thiếu vốn như vậy, nên Xunhasaba thường phải dành nhiều ưu tiên, thậm chí còn bị lệ thuộc vào phía đặt hàng. Muốn phát triển sự nghiệp kinh doanh xuất bản phẩm, quảng cáo, tuyên truyền, triển lãm, mở thêm các cửa hàng đại lý ở Hà Nội, TP Hồ Chí Minh và các tỉnh, kể cả việc liên kết xuất bản sách nước ngoài tốt ở trong nước, v.v... đặc biệt là cải thiện quy trình nhập khẩu của
mình, Xunhasaba rất cần đến vốn. Hiện nay Công ty Xunhasaba ở Hà Nội chỉ có một ngôi nhà chính vừa dùng làm trụ sở, vừa để làm kho hàng, còn các cửa hàng bán lẻ đều phải đi thuê hoặc liên kết hoạt động.
Nền kinh tế thị trường định hướng XHCN của nước ta ngày càng phát triển, nhu cầu sách báo nước ngoài của các cơ quan và nhân dân ngày càng lớn, khách hàng là các cơ quan, tổ chức quốc tế, các liên doanh với nước ngoài, khách nước ngoài vào Việt Nam ngày càng tăng.
Vấn đề mở rộng các hoạt động kinh doanh xuất bản phẩm của XUNHASABA đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của xã hội là tất yếu. Đó đến thời điểm cần có tăng nguồn vốn để mở rộng kinh doanh hàng nhập khẩu có thể theo 3 hướng sau đây: Một là, tiếp tục phát triển nguồn vốn đặt hàng trước của các cơ quan trong nước như trước đây. Hai là, đề nghị với Bộ VHTT bổ sung nguồn vốn nhà nước để tạo cho Xunhasaba chủ động trong mở rộng kinh doanh, hoặc xin được vay vốn dài hạn của ngân hàng trong nước hay quốc tế theo chế độ ưu đãi. Ba là, cho phép vay vốn hoặc đóng góp cổ phần của cán bộ, công nhân viên trong phạm vi Công ty. Đó là những suy nghĩ bước đầu, xin để tham khảo.
d) Quảng cáo, tuyên truyền triển lãm.
Trong nền kinh tế thị trường, môi trường cạnh tranh thì quảng cáo, tuyên truyền, triển lãm càng có vai trò quan trọng để kích thích tiêu dùng; thông qua tiêu dùng mà kích thích sự phát triển sáng tạo mới, sản xuất mới, nâng cao chất lượng, mẫu mó sản phẩm ngày càng tốt hơn, hoàn chỉnh hơn.
Xunhasaba cần tăng cường tuyên truyền, triển lãm không chỉ ở Hà Nội và các thành phố lớn, mà cả ở các tỉnh để người cần sách báo nhập khẩu có thể tìm mua, kể cả gửi phiếu điều tra nhu cầu sách báo nhập đến các nhà khoa học, các thày cô giáo và những bạn đọc quan tâm đến tri thức tiên tiến của nhân loại. Đặc biệt với quảng cáo, cần tăng cường quảng cáo các xuất bản phẩm tốt, lành mạnh nhập khẩu trên các báo chí, phát thanh truyền hình, các panô quảng cáo, các tờ gấp, tranh ảnh
quảng cáo, tiếp thị v.v... Dĩ nhiên, việc tham gia các Hội chợ sách báo nước ngoài; quảng cáo, tiếp thị sách báo xuất khẩu ra thị trường nước ngoài trên Internet là rất cần thiết vì phần lớn các gia đình đều quen thu thập thông tin, mua bán qua mạng Internet; nhưng xin không bàn thêm, vì đề tài này chỉ liên quan đến sách báo nhập khẩu.
Xunhasaba cũng cần phối hợp với hệ thống hoạt động của ngành bưu điện trên cả nước để đáp ứng tốt mọi nhu cầu về xuất bản phẩm nhập khẩu của nhân dân. Cách làm đó tuy lợi nhuận không nhiều, lặt vặt, nhưng “rộng đồng thu lại” sẽ nhiều hơn những món thu lớn, và cao hơn sẽ đạt được mục tiêu phổ cập tri thức tiến bộ của nhân loại đến với khách hàng ở mọi cơ sở là những người đang mày mò kiến thức để góp phần CHN-HĐH đất nước ở các địa phương. Phương thức phục vụ thuận tiện như thế sẽ làm cho nhu cầu của khách hàng đối với các xuất bản phẩm nhập khẩu với thời gian sẽ được tăng dần. Tất nhiên, do đó vai trò và uy tín của Xunhasaba sẽ được ngày càng mở rộng trong xã hội.
e) Hợp tác xuất bản sách.
Từ khi Nhà nước ta Đổi Mới, Mở Cửa, chủ trương Việt nam là bạn của các nước trên cơ sở tôn trọng độc lập, chủ quyền quốc gia mỗi nước; nhất là từ khi nước ta trở thành thành viên chính thức của Hiệp hội các nước Đông Nam Á (ASEAN) ngày 28/7/1995 10, việc sử dụng, học tiếng Anh trở nên phổ biến. Nhu cầu nhập khẩu sách học tiếng Anh và các lọai sách báo khoa học công nghệ của các nước trên thế giới tăng cao.
Nghiên cứu liên kết hợp tác xuất bản sách nước ngoài tại Việt Nam với các nhà xuất bản có uy tín trên thế giới, sau khi đã nghiên cứu kỹ về nội dung, chất lượng sách; xin Cục Xuất bản cấp giấy phép xuất bản, nhằm đưa nhiều loại sách hữu ích, lành mạnh của nước ngoài theo giá hợp lý vào với thị trường Việt Nam, cung cấp cho người đọc nhiều loại sách nước ngoài có chất lượng in ấn tốt trong 10 Tổng Cục Thống Kê. Sách: “Tư liệu kinh tế bảy nước thành viên ASEAN. Nxb. Thống Kờ, H. 1996, tr. 5.
nước, giá cả hợp lý, phù hợp với thực trạng thu nhập của nhân dân ta. Làm được điều đó còn gúp phần đấu tranh chống nạn ăn cắp bản quyền, sách nhái, sách dịch, photocopy đang lan tràn, không quản lý nổi hiện nay. Xunhasaba cần mạnh dạn tìm kiếm thêm đối tác, nâng cao năng lực, trình độ để mở rộng hợp tác xuất bản sách .
f) Quản lý nhà nước.
Công việc kinh doanh văn hoá phẩm của XUNHASABA như trên đã nói vừa mang tính chất của một doanh nghiệp phải tính đến lợi nhuận, lỗ lãi, mang tính cạnh tranh; mặt khác lại cần phải đảm bảo đúng qui định của Luật báo chí, Luật xuất bản một cách nghiêm túc, nhằm không để lọt một xuất bản phẩm đồi truỵ, độc hại, phản động đến khách hàng. Chỉ một cuốn sách, một bài báo có nội dung xấu lọt lưới sẽ xoá bỏ cả một quá trình kinh doanh tốt. Vì vậy, việc phối hợp kiểm tra sách báo ngoại văn mới nhập khẩu của các cơ quan quản lý Nhà nước là rất cần thiết.