3. Thực trạng quy trình nhập khẩu của Xunhasaba
3.4.1 Xin giấy phép nhập khẩu
Dựa vào những số liệu thực hiện kế hoạch của các năm trước, Xunhasaba lập bảng dự kiến kim ngạch nhập khẩu năm sau và chia kim ngạch này cho từng thị trường, mặt hàng rồi gửi Bộ Văn hoá duyệt vào cuối năm để được cấp giấy phép nhập khẩu sáu tháng một lần cho các mặt hàng nhập khẩu của công ty vào năm tiếp theo. Mỗi lần tiến hành nhập hàng, hải quan sẽ căn cứ trị giá lô hàng để trừ vào tổng kim ngạch nhập khẩu và kiểm tra so sánh với danh mục hàng nhập khẩu đó được thông qua. Do đó, việc lập kế hoạch cho những mặt hàng sẽ được nhập khẩu đòi hỏi phải chính xác. Nếu có sự chênh lệch quá lớn giữa giá trị thực nhập với giá trị trên
giấy phép nhập khẩu, Công ty sẽ phải xin bổ sung giấy phép hoặc nhập khẩu qua con đường phi mậu dịch.
3.4.2 Thuê phương tiện vận chuyển:
Trong việc nhập khẩu báo chí đòi hỏi phải có báo bán và giao khách kịp thời và thường xuyên nên Xunhasaba nhập khẩu theo điều kiện CFR vì thế công ty không phải thuê phương tiện vận chuyển. Tuy nhiên do vậy, giá báo bán cũng tương đối cao, do không chủ động được trong việc giảm giá cước.
Đối với sách nhập khẩu, theo chế độ ưu đãi của từng nhà cung cấp mà Xunhasaba nhập khẩu theo cỏc điều kiện khác nhau, CIF, CFR, nhưng thường là nhập khẩu theo điều kiện FOB hoặc Ex-work. Nhập khẩu theo điều kiện FOB và Ex-work, công ty đó chủ động được trong việc giảm chi phí vận chuyển, do đó hạ giá thành sản phẩm. Xunhasaba tự nghiên cứu, giao dịch với các công ty vận tải và giao nhận trong và ngoài nước, ký kết các hợp đồng nguyên tắc có thời hạn khoảng một năm. Việc vận chuyển chủ yếu bằng đường biển đối với những lô hàng có số lượng lớn để giảm tối đa giá thành, và bằng đường hàng không đối với những lô hàng có số lượng nhỏ để phục vụ kịp thời đối với những đơn đặt đòi hỏi thời gian tớnh. Công ty sẽ thanh toán theo từng chuyến hàng sau khi hãng vận tải đó giao vận đơn.
3.4.3 Làm thủ tục hải quan và nhận hàng:
Thủ tục hải quan nhập khẩu phức tạp hơn thủ tục xuất khẩu do Nhà nước ta đang thực hiện chính sách tiết kiệm ngoại tệ, hạn chế nhập khẩu. Hơn nữa, mặt hàng sách báo, băng đĩa nhập khẩu thuộc lĩnh vực khá nhạy cảm về chính trị, văn hoá, xã hội, nên Nhà nước quản lý rất chặt. Các đơn vị hải quan cũng kiểm tra rất kỹ lưỡng các lô hàng nhập khẩu cuả công ty. Để nhận hàng ở cửa khẩu hải quan, công ty phải xuất trình một bộ chứng từ bao gồm giấy phép nhập khẩu của Bộ Văn hoá, hợp đồng mua bán hoặc đơn đặt hàng, hoá đơn báo giá hoặc hoá đơn chi tiết kèm phiếu gửi hàng, phiếu theo dõi của Cục hải quan địa phương, tờ khai hải quan và phụ lục kê khai chi tiết, vận đơn và giấy báo hàng đến của các cửa khẩu, giấy giới thiệu và chứng minh thư của người đi nhận hàng. Sau khi nhận hàng xong,
Công ty phải kiểm tra kỹ lô hàng, so sánh giữa đơn đặt hàng và hoá đơn với hàng gửi. Nếu phát hiện thấy hàng gửi không đúng chủng loại, rách nát hoặc sai quy cách phẩm chất thì phải nhanh chúng lập biên bản để làm cơ sở khiếu nại với người bán.
3.4.4 Thanh toán và khiếu nại:
Do giá trị của mặt hàng sách báo nhập khẩu thường có trị giá nhỏ, đơn đặt hàng lớn nhất cũng chưa đến 30.000 USD, nên không sử dụng phương thức thanh toán bằng thư tín dụng, mà thường áp dụng phương thức chuyển tiền qua tài khoản ngân hàng, sau khi nhận được bộ chứng từ thanh toán được gửi bằng đường bưu điện của nhà cung cấp. Hầu hết các nhà cung cấp nước ngoài đặt quan hệ buôn bán với XUNHASABA theo một điều kiện tương đối dễ chịu, họ cung cấp cho Công ty một khoản tín dụng dưới dạng thanh toán chậm từ 30 đến 60 ngày. Đây là điều kiện rất thuận lợi đối với Công ty vì với nguồn vốn lưu động quá ít ỏi, nếu phải thanh toán ngay sau khi giao hàng Công ty sẽ không đáp ứng nổi. Vì thế, nếu hàng bị gửi thiếu hoặc sai chủng loại hay không đủ quy cách thì cụng ty có thể gửi khiếu nại và trừ vào tiền thanh toán chậm cho nhà cung cấp. Trong trường hợp Xunhasaba đã thanh toán trước cho người bán sau đó mới có khiếu nại thì khoản bồi thường cho công ty sẽ được trừ vào những lô hàng sau.
3.5. Cơ cấu và quy mô nhập khẩu.
Hàng nhập của Xunhasaba gồm hai nhóm chủ yếu sách và báo, tạp chí. Ngoài ra, công ty còn nhập khẩu một số sách báo dưới dạng CR-ROM, cơ sở dữ liệu phục vụ nhu cầu trong nước. Tuy nhiên, kim ngạch nhập khẩu của dạng sách báo này không đáng kể.
Kim ngạch nhập khẩu của báo, tạp chí chiếm tỷ trọng cao nhất. Đây là điều đáng mừng vì hiện nay, khách hàng trong nước của XUNHASABA gồm rất nhiều các thư viện, viện nghiên cứu được Nhà nước cấp ngân sách. Với một quốc gia còn đang gặp nhiều khó khăn như chúng ta, cho dù Nhà nước có quan tâm đến mấy thỡ số ngân sách đó cũng còn là rất khiêm tốn, trong khi đó nhu cầu tài liệu phục vụ cho các đối tượng làm công tác nghiên cứu khoa học đòi hỏi phải đa dạng, phong phú
trong nhiều lĩnh vực. Tình trạng này đẩy các thư viện buộc phải lựa chọn cho giải pháp thích ứng. Họ tập trung đặt mua báo tạp chí hơn mua sách, vì giá của một tờ báo, tờ tạp chí nhập khẩu thông thường rẻ hơn một cuốn sách phục vụ cho cùng một nội dung nghiên cứu tới 6- 10 lần, chưa tính cước phí chuyển gửi.
Theo nhu cầu của khách hàng trong nước, hàng năm công ty nhập về khoảng 3000 loại báo, tạp chí từ nhiều nước trên thế giới với số lượng từ 80-100 vạn
tờ/năm. Báo, tạp chí nhập khẩu được viết bằng nhiều thứ tiếng, gồm nhiều chủng loại khác nhau. Có thể chia báo, tạp chí thành hai loại báo tin nhanh và báo, tạp chí chuyên ngành.
Báo tin nhanh là những tờ báo ra hàng ngày và tuần báo. Đây là những tờ báo phản ánh đời sống chính trị, kinh tế xã hội hàng ngày, đòi hỏi phải đưa đến độc giả kịp thời mới có giá trị. Hiện nay, công ty nhập về 49 loại báo tin nhanh. Loại báo nhanh này công ty phải vận chuyển bằng phương thức hàng không để đảm bảo và kịp thời. Các công ty nước ngoài, văn phòng đại diện, sứ quán có trụ sở tại Việt nam thường đặt mua các loại báo tin nhanh này.
Báo, tạp chí chuyên ngành do Công ty nhập về thường để cung cấp cho các thư viện, viện nghiên cứu, các cơ quan đặt mua. Các báo, tạp chí chuyên ngành bao gồm các lĩnh vực y học, tin học, sinh học, chính trị, kinh tế, văn hoá, điện ảnh, kỹ thuật, ...
Tìm hiểu chủng loại hàng nhập khẩu của Xunhasaba trong bảng số liệu dưới đây ta thấy kim ngạch báo chí nhập khẩu chiếm hơn 60% kim ngạch nhập khẩu, chứng tỏ đây là mặt hàng chiếm ưu thế của công ty.
BẢNG 1: CHỦNG LOẠI HÀNG NHẬP KHẨU CỦA XUNHASABA(2003-2007)
Năm Sách Báo, tạp chí Tổng Kim
ngạch NK (1.000 USD) Lượng (cuốn, tờ) Kim ngạch (1.000 USD) Tỷ trọng % Lượng (cuốn, tờ) Kim ngạch (1.000 USD) Tỷ trọn g%
2003 86.930 695.400 30 1.290.100 1.605.000 70 2.300.400 2004 86.850 688.200 29 1.309.000 1.685.000 71 2.373.200 2005 101.200 730.500 29 1.309.082 1.789.000 71 2.519.000 2006 103.561 599.000 25 1.021.603 1.800.000 75 2.399.000 2007 112.000 779.000 31 1.190.000 1.797.000 69 2.526.000
(Nguồn: Báo cáo tổng kết cuối năm 2003-2007 của Xunhasaba )
Mặc dù vậy, cũng nhìn vào bảng ta sẽ thấy kim ngạch sách nhập khẩu sách, hay nói cách khác tỷ trọng của sách nhập cũng dần dần tăng lên. Điều này cho thấy trình độ nhìn chung của đối tượng mà Công ty đang phục vụ tăng lên rõ rệt. Đây cũng thực sự là mong muốn của Công ty vì xét theo góc độ kinh doanh, lãi từ sách nhập khẩu lớn hơn nhiều so với báo và tạp chí. Trừ những từ báo, tạp chí mới thâm nhập thị trường Việt Nam có tỷ lệ chiết khấu cao (nhưng cũng chỉ từ 6 tháng đến một năm) còn nhìn chung đều ở mức 5-10% trong khi đó tỷ lệ chiết khấu của sách thông thường là từ 25- 30%. Hơn nữa đại đa số lượng báo tạp chí nhập khẩu từ nước ngoài về đều phải thanh toán trước khi nhận hàng, còn đối với sách thì điều kiện thanh toán tương đối dễ chịu hơn, thường được chậm 60 đến 90 ngày.
Cũng cần phải nói rằng đại đa số sách báo hiện nay Công ty đang nhập khẩu thuộc lĩnh vực khoa học kỹ thuật (chiếm 80-85 % ) số còn lại thuộc các lĩnh vực khoa học xã hội , kinh tế, giáo khoa..., nằm trong nhóm thuế nhập khẩu 0%. Số lượng sách báo thuộc lĩnh vực văn học, sách báo phục vụ cho lĩnh vực giải trí đơn thuần chỉ chiếm từ 3-5%. Phần còn lại là sách báo phục vụ cho thiếu nhi. Điều này cho thấy tinh thần trách nhiệm cao của Công ty trước Nhà nước. Trong nền kinh tế mở cửa, khi mà nhu cầu đời sống văn hoá tinh thần của cả cộng đồng ngày càng đa dạng và phong phú, cho phép Công ty có quyền lựa chọn mặt hàng nhập khẩu nào đem lại lợi nhuận cao nhất mà vẫn thoát ra khỏi sự quản lý của Nhà nước. Tuy nhiên nếu chỉ chạy theo lợi nhuận đơn thuần, dùng ngoại tệ mạnh nhập khẩu những loại sách báo chưa thực sự cần thiết cho lợi ích quốc gia thì không chỉ đơn giản là lãng phí.
3.6. Các nhà cung cấp
Trước đây, Xunhasaba chủ yếu nhập sách báo từ Liên Xô cũ và Trung Quốc. Sau năm 1979 do quan hệ ngoại giao căng thẳng dẫn tới quan hệ hợp tác kinh tế giữa Việt Nam-Trung Quốc bị gián đoạn. Sau đó, vào những năm đầu thập kỷ 80, Liên Xô và hàng loạt các nước trong phe XHCN tan ró, Việt Nam không còn được hưởng những ưu đãi của các chính phủ mới lên cầm quyền thuộc Liên Xô cũ; việc buôn bán, trao đổi hoàn toàn theo cơ chế thị trường. Xunhasaba đó tìm kiếm những thị trường cung ứng mới. Ngày nay, công ty đã xây dựng được cho mình tương đối hoàn chỉnh một hệ thống các nhà cung cấp ở nhiều nước trên thế giới và bằng sự nghiêm túc trong hoạt động kinh doanh, công ty đã dành được lòng tin và sự tín nhiệm của họ.
Những nhà cung cấp nước ngoài của Xunhasaba thường là những nhà xuất bản, những công ty, cửa hàng kinh doanh xuất bản phẩm có khả năng cung cấp tổng hợp nhiều chủng loại xuất bản phẩm hoặc các xuất bản phẩm mang tính chuyên môn và ứng dụng cao. Để tiện cho việc chào hàng với khách hàng trong nước và đặt hàng, công ty phân loại các nhà cung cấp của mình theo chủng loại sách mà họ có khả năng cung ứng như:
Sách nhiều chủng loại: các nhà cung cấp Barker & Taylor (Mỹ), CIBTC (Trung Quốc), Bookazine (Anh), Laufersweiler (Đức),...
Sách kinh tế, tài chính, khoa học kỹ thuật: nhà xuất bản Pearson, Mc Graw Hill, John Wiley (Mỹ), Hachette (Phỏp),...
Sách chính trị, xã hội: APD (Singapore), Hemisphere Publications Service (Singapore), CIBTC (Trung Quốc) ...
Sách y học, khoa học kỹ thuật cao cấp: Springer (Đức), Elservier (Hà lan), Mc Graw Hill, John Wiley & Sons (Mỹ),...
Sách học ngoại ngữ: Oxford, Cambridge, Longman (Anh), Heinemann (Đức), Happer Colins,...
Sách môi trường: United Nations Publications, Random House, Routledge, Red Elservier ...
Sách kiến trúc, hội hoạ: CA (Hàn Quốc), GA (Nhật Bản), Bikhauser (Đức), ...
Để giảm chi phí, Xunhasaba thường đặt mua trực tiếp từ các nhà kinh doanh sách này chứ không qua trung gian. Tuy nhiên đối với mặt hàng báo và tạp chí nhập khẩu, việc đặt hàng tập trung là cần thiết nhằm tránh thất thoát do báo, tạp chí có số lượng và tổng giá trị tương đối nhỏ nên dễ bị thất lạc trong quá trình vận chuyển.
Ngoài xuất bản phẩm, một số nhà cung cấp của Xunhasaba còn đồng ý nhận công ty làm đại lý bán hàng cho họ. Tuy nhiên, đáng tiếc rằng hình thức kinh doanh này mới chỉ giới hạn trong lĩnh vực báo và tạp chí. Còn đối với mặt hàng sách, mặc dù đã có nhiều cuộc thương lượng, đàm phán được mở giữa Xunhasaba và các nhà cung cấp nước ngoài nhưng chưa có nhà cung cấp nào đồng ý để công ty làm đại lý để công ty làm đại lý bán sách cho họ. Trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay, cũng như nhận thấy hoạt động nhập khẩu của công ty phụ thuộc chủ yếu vào các đơn đặt hàng của khách hàng trong nước; việc chủ động nhập để bán lẻ, nhất là đối với loại sách khoa học thuộc các lĩnh vực còn hạn chế, Xunhasaba đó ý thức được sự cần thiết của phương thức kinh doanh đại lý này và đang tìm kiếm giải pháp để có thể hợp tác với các nhà cung cấp sách nước ngoài. Hiện nay Công ty đã có quan hệ tốt với hơn 160 nhà cung cấp nước ngoài và là đại lý phân phối cho hơn 10 tờ báo của nước ngoài tại Việt nam.
3.7. Thị trường trong nước và khách hàng
Trước khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, khách hàng chủ yếu của Xunhasaba là hệ thống công ty phát hành sách Hà nội từ trung ương tới các địa
phương dưới với hình thức phân phối với giá bán vô cùng ưu đãi để rồi bán giấy vụn cũng vẫn có lãi. Các thư viện, viện nghiên cứu trong nước rất hãn hữu mới mua sách của Xunhasaba vì họ đã có những nguồn cung cấp riêng, thông qua hình thức viện trợ không hoàn lại của những đơn vị nước ngoài có quan hệ trực tiếp. Đối với khách hàng lẻ thì khó mà tìm mua được những cuốn sách nước ngoài cần thiết tại các cửa hàng sách ngoại văn ở các thành phố lớn như Hà Nội, TP. HCM,...
Khi đất nước chuyển sang nền kinh tế thị trường, XUNHASABA phải áp dụng cơ chế giá linh hoạt cho phù hợp với quy luật cung cầu thì cơ cấu khách hàng của Công ty có xu hướng thay đổi theo chiều ngược lại.
Hiện nay, nhu cầu trong nước đối với các mặt hàng nhập khẩu của công ty khá lớn. Tuy nhiên, do giá thành sách báo nhập khẩu hiện nay vẫn quá cao so với mức thu nhập bình quân của người dân nên tiềm năng nhập khẩu sách báo thực sự vẫn chưa được khai thác nhiều. Hơn nữa, nạn vi phạm bản quyền tác giả vẫn diễn ra tràn lan, một cuốn sách nước ngoài sau khi được nhà xuất bản của Việt Nam dịch và in ấn sẽ rẻ được chục lần so với cuốn sách được nhập về. Tuy vậy, do đó hoạt động lâu năm, có kinh nghiệm và uy tín trong lĩnh vực nhập khẩu xuất bản phẩm, lại là một doanh nghiệp nhà nước được hưởng những ưu đãi nhất định nên công ty đã xây dựng được cho mình một mạng lưới khách hàng ổn định được phân làm hai nhóm khách hàng thường xuyên (nhóm 1) và nhóm khách hàng mua buôn và mua lẻ (nhóm 2).
BẢNG 2: CƠ CẤU KHÁCH HÀNG TRONG NƯỚC
Khách hàng 2003 2004 2005 2006 2007 DT (1000 USD) Tỷ trọng (%) DT (1000 USD) Tỷ trọng (%) DT (1000 USD) Tỷ trọng (%) DT (1000 USD) Tỷ trọng (%) DT (1000 USD) Tỷ trọng (%) Nhóm 1 812 33 856 33 600 22 528 21 612 23 Nhóm 2 1670 67 1738 67 2150 78 2046 79 2100 77
Tổng cộng 2482 100 2594 100 2750 100 2574 100 2712 100
(Nguồn: Báo cáo tổng kết cuối năm 2003-2007 của Xunhasaba)
Qua bảng 2 ta thấy thị trường nhóm 1, nhóm 2 là khu vực thay đổi thất thường. Mức tăng giảm kim nghạch nhập khẩu của nhóm này hoàn toàn phụ thuộc vào nhu cầu của thị trường. Nhóm khách hàng này của Xunhasaba chủ yếu là những công ty, những dự án nước ngoài, cửa hàng, cá nhân. Sức mua của những nhóm khách hàng này đang có chiều hướng gia tăng cả về kim nghạch và tỷ trọng do họ đặt mua sách nhiều hơn và giá bán cho nhóm khách hàng này linh hoạt hơn nhóm 1. Tỷ trọng sách chiếm trên 60% tổng kim nghạch của nhóm, lợi nhuận thu được tương đối cao. Đây cũng là mối quan tâm hàng đầu của Công ty. Tuy nhiên, tính