II. những giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao chất lợng hoạt động kinh doanh
2. Tăng cờng công tác kế hoạch hoá
Công tác kế hoạch ở HTX nông nghiệp là điều kiện cơ bản đảm bảo thực hiện có hiệu quả phơng hớng hoạt động kinh doanh dịch vụ, là công cụ quan trọng giúp cho Ban Quản trị HTX chỉ đạo điều hành sản xuất nông nghiệp và thực hiện các hoạt động kinh doanh dịch vụ có cơ sở khoa học. Mặt khác, kế hoạch giúp cho HTX nông nghiệp tập trung khai thác mọi tiềm năng của mình để nâng cao năng lực sản xuất và hiệu quả kinh doanh dịch vụ. Nhờ sự tính toán có kế hoạch mà HTX tránh đợc những rủi ro đồng thời chủ động ứng phó khi có sự biến đổi bất thờng. Kế hoạch còn giúp cho các HTX có cơ sở khoa học, kiểm tra đợc những hoạt động của mình, tìm ra đợc những điểm mạnh, điểm yếu của mình và của các đối thủ cạnh tranh để có những giải pháp đối phó thích hợp.
Khi xây dựng và thực hiện kế hoạch, các HTX nông nghiệp trên địa bàn tỉnh Hà Tây cần đảm bảo những nguyên tắc sau:
- Phải phù hợp với nhu cầu của hộ xã viên và nhu cầu của thị trờng.
Trong cơ chế thị trờng, mọi hoạt động kinh doanh dịch vụ của HTX phải tuân theo quy luật của thị trờng, phải chịu sự chi phối của thị trờng và phù hợp với nhu cầu của kinh tế hộ xã viên. Vì vậy, việc xây dựng các chỉ tiêu của kế hoạch cũng nh các biện pháp thực hiện các chỉ tiêu đó phải dựa vào thị trờng và phù hợp với nhu cầu của thị trờng. Để làm đợc điều này cần phải phân tích thị trờng, nghiên cứu và dự báo các quy luật thị trờng. Trớc hết đó là cung, cầu, giá cả sản phẩm dịch vụ trên thị trờng.
- Đảm bảo tính khoa học của kế hoạch :
Kế hoạch của HTX phải đảm bảo tính khoa học, có nghĩa là nội dung, ph- ơng pháp và chỉ tiêu kế hoạch của HTX nông nghiệp phải phù hợp với yêu cầu và khả năng của điều kiện kinh tế- xã hội của HTX, phải đảm bảo đợc tính cân
đối trong kế hoạch ( cân đối giữa các yếu tố, giữa các bộ phận, giữa các chỉ tiêu nhiệm vụ và các chỉ tiêu biện pháp ).
- Đảm bảo tính linh hoạt của kế hoạch.
Kế hoạch không phải cứng nhắc, bất di bất dịch mà nó phải luôn luôn linh hoạt mới ứng phó đợc những biến động, bất ngờ có thể xẩy ra trong quá trình kinh doanh dịch vụ. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trờng luôn biến động, các tình huống bất ngờ càng nhiều hơn thì tính linh hoạt của kế hoạch càng cao. Tuy nhiên, nếu thiếu tính toán mà thay đổi thờng xuyên thì kế hoạch không phải là kế hoạch nữa. Vì vậy, tính linh hoạt đòi hỏi phải có sự tính toán, cân nhắc cẩn thận và vận dụng trong từng trờng hợp nhất định.
- Đảm bảo tính khả thi của kế hoạch ( kế hoạch đợc thực hiện ).
Kế hoạch là công cụ chủ yếu để quản lý các doanh nghiệp nói chung và các HTX nông nghiệp nói riêng, vì vậy kế hoạch trong HTX phải là một văn bản có tính khả thi và mức độ thực hiện cao. Do đó, phải tránh tình trạng hình thức trong việc xây dựng và lập kế hoạch ở HTX.
Việc xây dựng kế hoạch kinh doanh dịch vụ ở HTX bao gồm các nội dung sau:
• Xác định rõ nhiệm vụ của từng dịch vụ HTX phải làm đối với hộ xã viên:
HTX phải căn cứ vào nhu cầu của xã viên, khả năng của HTX và tình hình cụ thể của kinh tế xã hội ở từng địa phơng để xác định loại dịch vụ và nội dung từng dịch vụ mà HTX phục vụ cho hộ xã viên. Nhiệm vụ của từng dịch vụ phải làm rõ: Ban Quản trị làm gì?, tổ dịch vụ làm gì?, tổ xã viên làm gì?, mức độ đảm nhận, thời gian cung cấp, thời gian hoàn thành, chất lợng dịch vụ ra sao;... Nhiệm vụ càng rõ, trách nhiệm của từng bên tham gia dịch vụ phải rõ ràng và xã viên mới có điều kiện kiểm tra mức độ hoàn thành của HTX, để đóng góp trả phí cho thoả đáng.
• Xác định từng đơn giá dịch vụ:
Đơn giá dịch vụ chính là giá bán ( hoặc giá thu dịch vụ ) đối với hộ xã viên tính trong một đơn vị diện tích của một loại dịch vụ cụ thể nh: Giá thu cho một ha tới nớc/năm, đơn giá làm đất cho 1 ha/ năm... Đơn giá dịch vụ không chỉ là
vấn đề kinh tế mà còn là vấn đề xã hội phức tạp. Vì vậy, HTX phải xem xét một cách thấu đáo trên nhiều phơng diện, đảm bảo đợc lợi ích của HTX và của hộ xã viên.
+ Đơn giá dịch vụ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Đơn giá dịch vụ phải thu hồi đủ chi phí dịch vụ HTX đã bỏ ra ( chi phí vật t, công lao động, chi phí quản lý, khấu hao TSCĐ...).
- Đơn giá dịch vụ phải đảm bảo cho HTX có một phần lãi để trích lập quỹ mở rộng năng lực dịch vụ, một phần kích thích xã viên mở rộng dịch vụ và một phần cho các xã viên đóng góp vốn vào HTX.
- Đơn giá dịch vụ của HTX phải thấp hơn hoặc xấp xỉ giá của thị trờng và đợc hộ xã viên chấp nhận.
+ Các căn cứ để xác định đơn giá dịch vụ:
- Căn cứ vào nhiệm vụ của khâu dịch vụ mà HTX đảm nhận.
- Căn cứ vào bình quân chi phí thực tế của HTX trong những năm gần đây nhằm loại bỏ các yếu tố cá biệt.
Chi phí bình quân dịch vụ A = Tổng chi phí các năm cho dịch vụ A Số năm tổng hợp
- Căn cứ vào giá cả trên thị trờng.
- Căn cứ vào các định mức kỹ thuật mà Nhà nớc hớng dẫn.
+ Các yếu tố cấu thành giá dịch vụ gồm: chi phí trực tiếp ( nguyên, nhiên vật liệu, dụng cụ, tiền công...), chi phí gián tiếp phân bổ cho từng dịch vụ ( khấu hao TSCĐ, chi quản lý ...), thuế nộp nhà nớc (nếu có ), lãi định mức từ 0 – 25% doanh thu tuỳ theo các loại dịch vụ.
Nh vậy, gía thu của hộ xã viên sử dụng dịch vụ của HTX gồm các chi phí kế hoạch + lãi định mức. Sau khi xây dựng xong đơn giá phải đợc trình Đại hội xã viên thảo luận và quyết định. HTX căn cứ vào mức giá Đại hội xã viên quyết định để tổ chức thu - chi nhằm đảm bảo tốt cung ứng dịch vụ cho hộ xã viên.
Tổ chức các dịch vụ và điều hành cụ thể từng dịch vụ theo kế hoạch đã đ- ợc Đại hội xã viên quyết định.
• Dự kiến hiệu quả dịch vụ và phân phối kết quả dịch vụ.
• Trách nhiệm và quyền lợi các bên tham gia dịch vụ:
Kế hoạch dịch vụ xây dựng xong đợc các xã viên thảo luận, đóng góp, đợc đại hội xã viên quyết định. Ban Quản trị HTX tổ chức điều hành theo từng dịch vụ. Cuối năm báo cáo kết quả với đại hội xã viên và chấn chỉnh những bất hợp lý làm cơ sở cho việc thực hiện cho kế hoạch năm sau.
3. Thực hiện tốt chế độ kế toán.
Để thực hiện tốt chế độ kế toán, các HTX nông nghiệp trên địa bàn tỉnh Hà Tây phải làm những công việc sau:
• Tổ chức bộ máy làm công tác kế toán:
Kế toán HTX từ 1– 3 ngời, tuỳ thuộc vào quy mô kinh doanh dịch vụ và địa bàn hành chính khác nhau. Nếu doanh thu dới 500 triệu đồng/năm, số dịch vụ từ 2 – 3, hộ xã viên dới 500 hộ thì chỉ bố trí một kế toán. Nếu quy mô HTX có trên 1000 hộ, doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm, số dịch vụ thực hiện từ 5 trở lên thì bố trí 3 kế toán gồm 1 kế toán trởng và 2 kế toán viên.
Kế toán HTX phải thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ đợc quy định trong chế độ kế toán HTX nông nghiệp. Hình thức thanh toán trong HTX, kế toán HTX phải thanh toán thẳng tới hộ xã viên. Các đội trởng tiếp nhận dịch vụ và giúp kế toán HTX tính toán, hạch toán các công việc có liên quan.
• Thực hiện việc ghi chép sổ sách, cập nhật chứng từ và làm đủ các báo cáo tài chính.
HTX nông nghiệp muốn hạch toán tốt, ngoài yếu tố con ngời, chuẩn bị đủ sổ sách, chứng từ và các điều kiện vật chất khác cho công tác hạch toán kế toán cũng rất quan trọng:
- Sổ sách kế toán: Theo quy định hiện hành, HTX nông nghiệp sử dụng 19 loại sổ sách kế toán theo mẫu thống nhất do Bộ Tài chính quy định. Tuỳ theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong HTX mà HTX phải mở sổ sách trên
cơ sở có nghiệp vụ phát sinh liên quan tới sổ nào thì phải mở sổ đó. Hàng ngày phải ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ có liên quan; phải ghi đầy đủ các cột, mục có trong từng loại sổ; cuối mỗi trang phải cộng sổ và hàng tháng phải khoá sổ đối chiếu số d ở các tài khoản với các sổ có liên quan. Không đợc tẩy, xoá các số liệu trong sổ sách kế toán mà phải sử dụng các phơng pháp sửa chữa quy định trong chế độ kế toán.
- Chuẩn bị ghi chép, phát hành đầy đủ các chứng từ kế toán.
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải lập chứng từ, mọi số liệu ghi trên sổ kế toán đều phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ chứng minh. Sau khi sử dụng xong chứng từ kế toán phải đợc sắp xếp, phân loại, bảo quản tốt theo quy định. Kế toán HTX phải lập và phát hành chứng từ tới từng đối tợng có liện quan, không đợc chỉ phát hành tổng hợp cả đội sản xuất một chứng từ. Các hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa HTX và hộ xã viên, là chứng từ quan trọng để cung cấp và thanh toán dịch vụ, điều này thể hiện sự ràng buộc pháp lý giữa HTX và hộ xã viên. Trớc kia ít HTX phát hành, nay cần thực hiện tốt và phát hành đầy đủ các chứng từ ở HTX.
-Lập đầy đủ các báo cáo tài chính theo quy định.
Các báo cáo tài chính có 7 báo cáo gồm: 4 báo cáo trình đại hội xã viên và 3 báo cáo tài chính là: Bảng cân đối tài khoản, Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh dịch vụ. Hàng năm, sau mỗi niên độ kế toán, các HTX phải gửi đúng thời gian theo quy định lên Phòng NN&PTNT huyện; phải ghi đầy đủ các nội dung trong từng báo cáo và có đề xuất các biện pháp để thu nợ đọng sản phẩm ở HTX.
-Trình tự ghi vào các loại biểu kế toán nh sau: (xem sơ đồ 2 ).
Ghi chú: → Ghi hàng ngày ⇒ Ghi định kỳ.
Sơ đồ 2: Trình tự ghi chép vào các biểu kế toán
-Việc hạch toán trong các HTX nông nghiệp gồm: Hạch toán tổng hợp để rút ra kết quả chung của HTX sau 1 năm hoạt động và đợc hạc toán vào cuối năm; hạch toán từng dịch vụ có thể hạch toán sau mỗi vụ sản xuất, hạch toán sau mỗi vụ đã hoàn thành do chủ nhiệm và Ban Quản trị HTX quyết định.
-HTX cần bố trí nơi làm việc, trang bị tốt các điều kiện làm việc nh:
bàn, ghế, tủ đựng tài liệu, máy tính, các biểu mẫu kế toán... Sau khi kết thúc năm tài chính, HTX phải sắp xếp và lập bảng kê để đa các tài liệu kế toán vào bảo quản, lu trữ theo quy định.