I. Đặc điểm, tình hình chung của Công ty CONSTREXIM
5. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và hình thức sổ kế toán Công ty áp
áp dụng.
Khi bắt đầu thành lập bộ máy kế toán cha hoạt động vì cha đủ cán bộ. Đến cuối năm 1983, bộ phận kế toán mới bắt đầu những công việc đầu tiên. Từ đó đến nay, qua nhiều đợt kiểm tra công tác kế toán của Công ty luôn chấp hành đúng những quy định về kế toán thống kê của Bộ Tài Chính. Hiện nay, do khối lợng công việc lớn, Công ty đã áp dụng kế toán trên máy vi tính và đạt hiệu quả cao trong công việc. Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo mô hình sau:
- Kế toán trởng (Trởng phòng Kế toán): Phụ trách điều hành công việc chung của phòng Tài chính - Kế toán, theo dõi tình hình tài chính chung của
Kế toán trưởng Kế toán phó Thủ quỹ Kế toán thanh toán Kế toán tiền lương Kế toán vật liệu Kế toán tập hợp CPSX & tính giá thành Kế toán các xí nghiệp xây lắp Kế toán các Công ty hạch toán phụ thuộc Kế toán các Công ty hạch toán độc lập Kế toán trưởng Kế toán chi tiết Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán chi tiết Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán thanh toán Kế toán tiền lư ơng Kế toán vật liệu tổng hợpKế toán
toàn Công ty. Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty và cơ quan tài chính cấp trên về mọi hoạt động thu, chi, quản lý tài sản, tài chính của Công ty theo chính sách và pháp luật hiện hành. Quản lý và điều hành cán bộ, nhân viên trong phòng và mọi công việc liên quan đến hoạt động tài chính kế toán hàng ngày. Kiểm duyệt, chấp nhận chứng từ gốc từ các cơ sở nộp lên, kiểm soát toàn bộ chứng từ theo hệ thống phân bổ, xem xét việc định khoản của các phần hành kế toán khác có đúng về tài khoản và số tiền hợp pháp hay không sau đó vào sổ cái tổng hợp.
- Kế toán phó (Phó phòng kế toán): Hỗ trợ cho kế toán trởng trong việc kiểm tra, giám sát việc chấp hành các chế độ bảo vệ tài sản, vật t, tiền vốn…
- Thủ quỹ: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã đợc duyệt để thanh toán các chứng từ thu, chi khi đã đợc Giám đốc, kế toán trởng ký duyệt, quản lý quỹ của Công ty, lập báo cáo quỹ hàng tháng, hàng quý.
- Kế toán tiền lơng: Tính toán đầy đủ, chính xác tiền lơng, các khoản phụ cấp, trợ cấp BHXH, thanh toán kịp thời tiền lơng cho công nhân viên, theo dõi tình hình trích và sử dụng quỹ BHXH. Hạch toán và kiểm tra tình hình quỹ l- ơng, theo dõi các khoản tạm ứng cho nhân viên và các khoản thanh toán BHXH…
- Kế toán thanh toán: Tập hợp các chứng từ thu chi tiền mặt, lập phiếu thu và chi, làm các thủ tục vay và trả nợ ngân hàng, theo dõi tình hình quyết toán các sản phẩm, công trình.
- Kế toán vật liệu: Hạch toán, theo dõi tình hình sử dụng các loại công cụ dụng cụ, TSCĐ tại các bộ phận sản xuất, tình hình mua mới, thanh lý máy móc, thiết bị, tính chi phí về công cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ sau mỗi quá trình sản xuất để đa vào các khoản chi phí. Căn cứ vào chứng từ mua vào và giấy tờ đề nghị xuất kho viết phiếu nhập, phiếu xuất kho, từ đó vào thẻ kho. Cuối tháng lập bảng nhập xuất tồn vật t, hàng hoá.
- Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành: Phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác các khoản chi phí thực tế đã phát sinh đối với từng hoạt
động kinh doanh để làm cơ sở tính giá thành từng công trình, xác định kết quả kinh doanh.
Các bộ phận của bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và với các bộ phận khác trong Công ty. Tại các đội công trình, công việc hạch toán kế toán là ghi chép, lập chứng từ ban đầu. Sau khi đợc tập hợp và đính kèm với giấy “Đề nghị thanh toán” các chứng từ gốc này sẽ đợc gửi về phòng Kế toán của Công ty. Tại các đơn vị hạch toán độc lập và phụ thuộc, bộ phận kế toán sẽ ghi chép, tập hợp số liệu và lập các Báo cáo theo quy định rồi gửi về phòng Kế toán Công ty Mẹ. Tại phòng Kế toán, sẽ thực hiện việc kiểm tra, phân loại, xử lý chứng từ, tiến hành ghi sổ, tổng hợp, hệ thống hoá số liệu và lập Báo cáo cuối năm cho toàn Công ty.
Hình thức sổ kế toán:
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô hoạt động của Công ty, Công ty CONSTREXIM đã áp dụng hình thức kế toán Nhật ký
chung.
Theo hình thức kế toán này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải ghi vào Nhật ký chung theo trật tự thời gian phát sinh các nghiệp vụ kinh tế.
Các loại sổ kế toán chủ yếu là: - Sổ Nhật ký chung
- Sổ quỹ, nhật ký chuyên dùng - Sổ Cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ hình thức kế toán của Công ty CONSTREXIM
Trình tự ghi sổ kế toán: Hàng ngày kế toán viên căn cứ vào chứng từ
gốc đã kiểm tra hợp lệ lập định khoản kế toán để ghi ngay vào Nhật ký chung, Nhật ký chuyên dùng.Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sổ Cái là sổ tài
Chứng từ gốc
Sổ quỹ chuyên dùngNhật ký Nhật ký chung toán chi tiếtSổ, thẻ kế
Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
khoản cấp 1, sổ thờng để tờ rời, mỗi tờ sổ mở cho một tài khoản. Hàng ngày kế toán viên căn cứ vào Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái, căn cứ vào sổ cái kế toán lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết), khoá sổ kế toán và định kỳ sử dụng số liệu để lập Báo cáo tài chính.