Thẩm quyền và các công việc cần thiết khi thực hiện giai đoạn này được pháp luật quy định cụ thể, chi tiết tại Điều 50 Nghị định 84/2007:
Căn cứ vào văn bản của UBND đã ban hành ở trên, cơ quan TN&MT chỉ đạo Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cùng cấp thực hiện hoặc trực tiếp thực hiện (đối với nơi chưa có Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất) chuẩn bị hồ sơ địa chính cho khu đất bị thu hồi theo các quy định sau:
Chỉnh lý bản đồ địa chính cho phù hợp với hiện trạng và làm trích lục bản đồ địa chính đối với những nơi đã có bản đồ địa chính chính quy hoặc trích đo địa chính đối với nơi chưa có bản đồ địa chính chính quy;
Hoàn chỉnh và trích sao hồ sơ địa chính (sổ địa chính) để gửi cho tổ chức làm nhiệm vụ bồi thường, giải phóng mặt bằng;
Lập danh sách các thửa đất bị thu hồi với các nội dung: số hiệu tờ bản đồ, số hiệu thửa đất, tên người sử dụng đất, diện tích của phần thửa đất có cùng mục đích sử dụng, mục đích sử dụng đất;
Đối với khu đất phải trích đo địa chính thì UBND cấp huyện nơi có đất bị thu hồi thông báo bằng văn bản cho người sử dụng đất thuộc khu vực phải thu hồi đất về việc đo địa chính. Người sử dụng đất có trách nhiệm chấp hành, phối hợp và tạo điều kiện thuận lợi cho việc đo đạc xác định hiện trạng thửa đất.
Với các quy định trên, nghị định đã gián tiếp quy định cho các cơ quan chức năng không được “đốt cháy giai đoạn” khi tiến hành thu hồi đất. Chuẩn bị hồ sơ địa chính cho khu đất bị thu hồi là một giai đoạn khá quan trọng, nó ảnh hưởng đến quyền và lợi ích chính đáng của nhiều người. Vấn đề này từ trước đến nay pháp luật còn “bỏ ngỏ” chưa thực sự coi trọng, chưa được quan tâm đúng mức. Cho nên, trên thực tế đã xảy ra rất nhiều sai phạm, dẫn đến nhiều quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền chưa hợp lòng dân. Giải phóng mặt bằng sân Golf Minh Trí – huyện Sóc Sơn tại khu kinh tế mới Bản Tiện, xã Minh Trí đã có nhiều vấn đề nảy sinh liên quan đến bản đồ địa chính, bản đồ rừng. Nguồn gốc của khu đất qua quá trình tìm hiểu được biết: năm 1985 – 1986, khu kinh tế mới Bản Tiện được hình thành theo chủ trương đưa một số hộ
dân ở các thôn, xóm trên địa bàn xã lên xây dựng vùng kinh tế mới. Khi đó khu vực này là khu đất trống, đồi núi trọc. Chính quyền địa phương đã giao đất và hỗ trợ lương thực, vật liệu xây dựng cho người dân lên đây. Cán bộ địa chính xã lúc đó đã trực tiếp đo đất cho các hộ gia đình giao cho mỗi gia đình 3 sào (1.080m2), trong đó 2 sào đất ở, 1 sào làm kinh tế gia đình. Sau đó, họ đã khai phá, mở rộng diện tích đất xung quanh để xây dựng phát triển kinh tế, nhờ đó khu kinh tế ngày một phát triển, đời sống người dân dần ổn định. Do nhu cầu của cuộc sống, một số hộ dân có nhu cầu mua, bán đất và đã được chính quyền xã xác nhận. Ngày 27/7/2004, UBND Thành phố Hà Nội ra quyết định thu hồi 1.085.833m2 đất tại xã Minh Trí - Sóc Sơn - Hà Nội giao cho công ty liên doanh Golf Hà Nội thuê 1.019.104m2 đất và giao 66.729m2 đất để thực hiện dự án liên doanh nước ngoài. Trong diện tích thu hồi đất có khu kinh tế mới Bản Tiện, được xác định đền bù 400m2 tính theo giá đất ở. Càng bất ngờ khi UBDN huyện Sóc Sơn đã ra quyết định 1377/QĐ-UB ngày 31/8/2003 phê duyệt giá bồi thường thiệt hại về đất lâm nghiệp của dự án sân Golf. Vậy là, UBND huyện đã có quyết định về giá bồi thường trước khi có quyết định thu hồi đất của thành phố gần 1 năm. Khi giải thích về vấn đề này, cả huyện và xã đều đưa ra lý do chưa có bản đồ địa chính, chỉ có bản đồ rừng; Trước đó, ngày 11/6/1998 Thành phố Hà Nội đã phê duyệt chi tiết rừng phòng hộ Sóc Sơn và Bản Tiện nằm trong quy hoạch rừng phòng hộ. Đến lúc này người dân mới biết đất của mình là đất lâm nghiệp, trong khi họ không được thông báo từ trước và cũng không có sổ lâm bạ.[11]
Qua vụ việc trên, có thể nhận thấy rằng chính quyền cần quan tâm hơn đến quyền và lợi ích chính đáng của người dân, ngoài việc xác định trên sổ lâm bạ và các giấy tờ liên quan, thì rất cần phải có khâu kiểm đếm đo đạc thực tế khi thu hồi đất, xác định đúng hạng đất, mục đích sử dụng đất, nhằm giải quyết quyền lợi cho người dân một cách thấu tình, đạt lý.
Trong hồ sơ địa chính, cần xác định cụ thể tên người sử dụng đất, mục đích sử dụng làm cơ sở cho công tác bồi thường sau này được chính xác, tránh
11[11]. Quang Hậu, giải phóng mặt bằng sân golf Minh Trí – Huyện Sóc Sơn, nhiều quyết định chưa hợp lòng dân. Tạp chí Tài Nguyên và Môi Trường, 6/2006.
tình trạng bồi thường sai đối tượng, tình trạng xác định sai hạng đất, diện tích đất, mục đích sử dụng đất. Bởi vì, trên thực tế đã xảy ra rất nhiều sai phạm liên quan đến bản đồ địa chính, xác định hạng đất, số thửa đất, xác định mục đích sử dụng đất cả từ phía người sử dụng đất, cả từ phía các cơ quan chức năng. Vì vậy, chuẩn bị hồ sơ địa chính cho khu đất bị thu hồi là công việc rất quan trọng, là bước đệm cho việc thực hiện các bước tiếp sau. Pháp luật còn quy định kinh phí cho việc chỉnh lý bản đồ địa chính, trích lục bản đồ địa chính, trích đo địa chính, trích sao hồ sơ địa chính do chủ đầu tư dự án chi trả đối với trường hợp thu hồi đất theo dự án, do tổ chức phát triển quỹ đất chi trả đối với trường hợp thu hồi đất theo quy hoạch.