Hỡnh thức kế toỏn là một hệ thống cỏc loại sổ kế toỏn cú chức năng ghi chộp, kết cấu nội dung khỏc nhau, được liờn kết với nhau trong một trỡnh tự hạch toỏn trờn cơ sở của chứng từ gốc.
Tựy theo loại hỡnh, quy mụ và điều kiện kế toỏn, mỗi doanh nghiệp xõy lắp cú thể ỏp dụng một hỡnh thức kế toỏn phự hợp, trờn thực tế cú 4 hỡnh thức kế toỏn sau:
- Hỡnh thức Nhật ký chung - Hỡnh thức Nhật ký- Sổ cỏi - Hỡnh thức Chứng từ - Ghi sổ - Hỡnh thức Nhật ký- Chứng từ.
Hỡnh thức nhật ký chung.
- Đõy là hỡnh thức kế toỏn đơn giản, thớch hợp với mọi đơn vị hạch toỏn, đặc biệt là thuận lợi khi sử dụng mỏy vi tớnh để xử lý thụng tin kế toỏn.Số lượng loại sổ gồm: sổ nhật ký, sổ cỏi và cỏc sổ chi tiết cần thiết.
- Ưu điểm : thuận tiện đối chiếu kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ gốc, tiện cho việc sử dụng kế toỏn mỏy.
- Nhược điểm: Một số nghiệp vụ bị trựng lặp do vậy cuối thỏng phải loại bỏ số liệu trựng mới ghi vào sổ cỏi.
Sơ đồ 1-8: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức nhật ký chung.
Hỡnh thức Nhật ký- Sổ cỏi.
Đõy là hỡnh thức kế toỏn trực tiếp, kế toỏn đơn giản bởi đặc trưng về số lượng sổ, kết cấu sổ cũng như đặc trưng về trỡnh tự hạch toỏn.
Số lượng và loại sổ: nhật ký sổ cỏi, sổ,thộ chi tiết cho một số đối tượng cần thiết.
Ưu điểm: đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, thớch hợp với đơn vị cú quy mụ nhỏ, ớt nghiệp vụ kinh doanh, nội dung hoạt động kinh tế đơn giản, sử dụng ớt tài khoản, số người làm kế toỏn ớt.
Nhược điểm:Khụng ỏp dụng được cho những đơn vị kế toỏn vừa và lớn, số nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh nhiều, hoạt động phức tạp phải sử dụng nhiều tài khoản, kết cấu sổ khụng thuận tiện cho nhiều người cựng ghi sổ một lỳc nờn cụng việc lập bỏo cỏo bị chậm trễ.
Chứng từ gốc Nhật ký chung Nhật ký đặc
biệt
Bỏo cỏo kế toỏn
Bảng tổng hợpchi tiết Sổ thẻ hạch toỏn chi tiết Sổ cỏi Bảng cõn đối kế toỏn Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu ) Thẻ tớnh giỏ thành sảnphphẩm (1) (4) (8a) (9) (6b ) (6) (2) (3) (7b) (8b)) (5) (7a)
Sơ đồ 1-9: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký- Sổ cỏi:
Hỡnh thức Chứng từ- Ghi sổ
Đõy là hỡnh thức kế toỏn phỏt triển cao hơn so với 2 hỡnh thức Nhật ký chung và Nhật ký- Sổ cỏi trong lĩnh vực thiết kế hệ thống sổ đạt được mục tiờu hợp lý húa cao nhất trong hạch toỏn kế toỏn trong cỏc mặt.
Số lượng sổ dựng:
Sổ chứng từ ghi sổ( sổ nhật ký tài khoản), sổ đăng ký chứng từ ghi sổ( sổ nhật ký tổng quỏt), sổ cỏi tài khoản, sổ chi tiết cho 1 đối tượng.
Ưu điểm: dễ làm, dể kiểm tra, đối chiếu, cụng việc kế toỏn được phõn đều trong thỏng, dễ phõn cụng chia nhỏ. Hỡnh thức này thớch hợp với mọi loại hỡnh, quy mụ đơn vị sản xuất kinh doanh và đơn vị hành chớnh sự nghiệp.
Nhược điểm: ghi chộp trựng lặp, làm tăng khối lượng ghi chộp chung nờn ảnh hưởng đến năng suất lao động và hiệu quả của cụng tỏc kế toỏn.
Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ hạch toỏn chi tiết Nhật ký – Sổ cỏi
Bỏo cỏo kế toỏn Sổ quỹ
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chỳ: Ghi hàng ngày
Ghi cuối kỳ
Sơ đồ 1-10: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Chứng từ-Ghi sổ: Chứng từ kế toỏn Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại Sổ thẻ kế toỏn chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng kớ chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cỏi Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cõn đối số phỏt sinh
Bỏo cỏo tài chớnh
Ghi chỳ: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỡ
Hỡnh thức Nhật ký- Chứng từ
Đõy là hỡnh thức kế toỏn phỏt triển cao nhất, nú kế thừa cỏc ưu điểm của cỏc hỡnh thức trờn, đảm bảo tớnh chuyờn mụn húa cao của sổ kế toỏn, thực hiện chuyờn mụn húa và phõn cụng chuyờn mụn húa kế toỏn.
Cỏc loại sổ dựng: sổ nhật ký chứng từ, bảng kờ, bảng phõn bổ, sổ cỏi, cỏc sổ chi tiết.
Ưu điểm: trỏnh trựng lặp, giảm khối lượng cụng việc ghi chộp hằng ngày, nõng cao năng suất lao động của người làm cụng tỏc kế toỏn, tiện lợi cho việc chuyờn mụn húa cỏn bộ kế toỏn.
Nhược điểm: mẫu sổ kế toỏn phức tạp do đú khụng phự hợp với đơn vị cú quy mụ nhỏ, ớt nghiệp vụ kinh tế hay những đơn vị mà trỡnh độ nghiệp vụ của cỏn bộ kế toỏn cũn yếu.
Sơ đồ 1-11:Trỡnh tự ghi sổ theo hỡnh thức Nhật ký - Chứng từ:
Chứng từ gốc
Bảng phõn bổ
Nhật ký chứng từ
Sổ cỏi
Bỏo cỏo kế toỏn Sổ quỹ
Bảng kờ gốc
Sổ thẻ hạch toỏn chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chỳ: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ