Tìm hiểu HTKSNB của khách hàng là công việc đặc biệt quan trọng mà bất kỳ KTV nào cũng phải thực hiện trong mọi cuộc kiểm toán. Đây là vấn đề có tính chất nguyên tắc, đợc nêu riêng hẳn trong Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400,
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, theo đó: KTV phải có đủ hiểu biết về HTKSNB của KH để lập kế hoạch kiểm toán tổng thể và chơng trình kiểm toán thích hợp, có hiệu quả. KTV phải sử dụng khả năng xét đoán nghề nghiệp để đánh giá rủi ro kiểm soát và xác định các thủ tục kiểm toán để giảm rủi ro xuống mức có thể chấp nhận đợc.
Thông qua đánh giá HTKSNB, KTV thiết kế các thủ tục kiểm toán phù hợp. Nếu HTKSNB đợc đánh giá hoạt động có hiệu quả thì kiểm toán viên có thể tin t- ởng vào HTKSNB, từ đó có thể giảm các thủ tục kiểm toán cơ bản và ngợc lại.
Sau khi nghiên cứu, KTV mô tả lại những thông tin thu thập đợc về HTKSNB. Có 3 cách mô tả đợc sử dụng phổ biến:
Bảng hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ (Questionaire). Theo đó, KTV lập bảng câu hỏi về HTKSNB theo từng khoản mục, chu trình kiểm toán. Các câu hỏi đợc thiết kế theo 2 dạng: câu hỏi đóng và câu hỏi mở. Đối với câu hỏi đóng, câu trả lời là “Có/Không”, trả lời “Có” sẽ cho thấy u điểm của HTKSNB và câu trả lời “Không” sẽ cho thấy nhợc điểm của hệ thống. Trong thực hành kiểm toán, KTV
thờng sử dụng hình thức câu hỏi đóng hơn. Ưu điểm của phơng pháp này là không bỏ sót các vấn đề quan trọng của doanh nghiệp do đã đợc chuẩn bị trớc nhng nó có nhợc điểm là không phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.
Bảng tờng thuật (Narrative). KTV mô tả HTKSNB bằng văn bản. Bảng t- ờng thuật có u điểm là mô tả chi tiết, đầy đủ và sinh động HTKSNB nhng có nhợc điểm là khó thấy đợc mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành hệ thống và khi hệ thống thay đổi thì phải mô tả lại từ đầu.
Lu đồ (Flow chart). Lu đồ là hệ thống biểu đồ và các ký hiệu trình bày HTKSNB cũng nh mô tả chứng từ và quá trình luân chuyển của chúng. Lu đồ có u điểm là giúp KTV dễ thấy đợc các thủ tục kiểm soát áp dụng, dễ dàng phản ánh khi có thay đổi trong hệ thống.
Trong thực hành kiểm toán hiện tại ở ACPA, mới chỉ có 2 hình thức đầu đ- ợc áp dụng và việc áp dụng này không nhất quán. Không có quy định bắt buộc KTV/ trợ lý KTV phải áp dụng hình thức nào hoặc kết hợp cả hai. Do đó, sẽ khó khăn khi giám sát, soát xét công việc và các thủ tục kiểm toán mà KTV đã áp dụng.
Để khắc phục hạn chế này, ACPA nên chuẩn hoá việc ghi nhận thông tin
về HTKSNB của khách hàng. Theo đó, KTV nên sử dụng bảng tờng thuật, lu đồ
kết hợp với bảng hỏi khi tìm hiểu về HTKSNB. Bảng hỏi đơn giản với các câu hỏi sẵn có và tốn rất ít thời gian để thu thập câu trả lời “Có/không” giúp KTV tiếp kiệm đợc thời gian mà vẫn có thể đánh giá đợc u và khuyết điểm của hệ thống một cách hiệu quả. Sau đây là một bảng hỏi đề xuất đối với chu trình tiền lơng – nhân viên:
Bảng 3.1: Bbảng hỏi về HTKSNB chu trình tiền lơng ” nhân viên tại công ty ABC
1. Công ty có phân tách trách nhiệm giữa chức năng tuyển dụng, hạch toán kết quả lao động, tính và thanh toán lơng cho ngời lao động không?
2. Công ty có chính sách tăng lơng bằng văn bản không? 3. Việc giám sát ghi nhận kết quả lao động:
-Kết quả lao động đợc cấp có thẩm quyền phê duyệt không? -Ngời lao động có ký nhận không?
4. Việc hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng có tuân thủ chế độ kế toán hiện hành không?
5. Bộ phận nhân sự có đợc thông báo thờng xuyên việc chấm dứt lao động không?
6. Ngời chấm công có độc lập với bộ phận kế toán không?
7. Bộ phận kế toán và bộ phận sản xuất có thờng xuyên đối chiếu số lợng lao động và ngày công trên bảng tính lơng và thanh toán lơng hay không?
8. Ngời lao động có ký khi nhận lơng hay không? 9. Công ty có trích trớc lơng phép không?
10. Công ty có trích lập dự phòng trợ cấp mất việc làm không? 11. Công ty có thờng xuyên đối chiếu với cơ quan bảo hiểm không?
12. Công ty có ký hợp đồng lao động không?
13. Nhân viên nớc ngoài làm việc tại công ty có giấy phép lao động không?
14. Công ty có quy chế về thởng và phụ cấp không?
15. Nhân viên thử việc có đợc hạch toán trên một bảng lơng riêng hay không?