II. Vài nét về hoạt động kiểm toán nội bộ tại Tổng công ty Thành An
1. Lậpkế hoạch kiểm toán chiến lợc
3.1. Đối chiếu tổng quát chỉ tiêu chi phí sản xuất kinh doanh của đơn vị
Đây là bớc đầu tiên khi tiến hành kiểm toán bất kỳ một khoản mục nào trên BCTC.
Để tiến hành bớc này, KTV cần thu thập các tài liệu sau:
Báo cáo kế toán nội bộ:
Bảng cân đối phát sinh tài khoản: mẫu số B01- KTNB
CPSXKD theo yếu tố: mẫu số B02- KTNB
Sổ cái các TK:
Sổ cái TK 154- CPSXKD dở dang theo yếu tố chi tiết đến từng hạng mục công trình: TK 1541- Chi phí vật liệu chi tiết đến từng công trình; TK 1542- Chi phí nhân công chi tiết đến từng công trình; TK 1543- Chi phí sử dụng máy thi công công trình chi tiết đến từng công trình; TK 1544- Chi phí dịch vụ mua ngoài chi tiết đến từng công trình; TK 1545- Chi phí bằng tiền khác chi tiết đến từng công trình.
Sổ cái TK 621- Chi phí NVLTT chi tiết đến từng hạng mục công trình Sổ cái TK 622- Chi phí NCTT chi tiết đến từng
Sổ cái TK 623- Chi phí sử dụng máy thi công
Sổ cái TK 627- Chi phí SXC chi tiết theo từng yếu tố và từng hạng mục công trình
Sơ đồ 8: Sơ đồ đối chiếu tổng quát chi phí sản xuất kinh doanh
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel(: 0918.775.368 B02- KTNB
Cụ thể, việc đối chiếu đợc tiến hành nh sau:
Do TK 154; TK 621; TK 622; TK 623; TK 627 là các TK không có số d nên KTV sẽ tiến hành đối chiếu số phát sinh. Số phát sinh của TK 154 sẽ bao gồm số phát sinh của TK: 621; 622; 623; 627 vì cuối kỳ số phát sinh của các TK này sẽ đợc chuyển toàn bộ sang TK 154.
Sau khi đối chiếu số liệu từ các tài liệu ở trên, KTV sẽ mở rộng kiểm tra sang các yếu tố chi phí có chênh lệch. Còn nếu số liệu đã khớp đúng thì KTV xác nhận số liệu cho đơn vị. Tuy nhiên, cho dù số liệu giữa số tổng hợp và các báo cáo đã khớp nhau thì bớc tiếp theo KTV vẫn cần phải kiểm tra chi tiết để chứng minh cho sự đúng đắn về số liệu đó.
Trong trờng hợp KTV phát hiện chênh lệch ngay từ bớc đối chiếu tổng quát, KTV yêu cầu kế toán đơn vị giải trình số liệu trớc khi mở rộng kiểm tra nhằm tránh những chênh lệch do chuyển sổ, đánh máy nhầm. Thờng thì ở bớc đối chiếu tổng quát sự chênh lệch hiếm khi xảy ra vì hệ thống kiểm soát nội bộ ở đơn vị trực thuộc tơng đối tốt, hoạt động kiểm tra, đối chiếu diễn ra thờng xuyên nên số liệu tổng quát này luôn khớp đúng.
Dới đây là giấy tờ làm việc của KTV trong bớc đối chiếu tổng quát tại cuộc kiểm toán CPSXKD ở công trình xây dựng sân bay Sơn Trà (Đà Nẵng) do Công ty xây lắp 96 thực hiện:
Biểu 6: Giấy tờ làm việc- Đối chiếu tổng quát CPSXKD
TCT Thành An nội dung kiểm toán
Phòng KTNB Đối chiếu tổng quát
Tên đơn vị đợc kiểm toán: Công ty xây lắp 96 Niên độ kế toán: 01/01/2004- 31/12/2004 Cơ sở dẫn liệu: B02- KTNB, Sổ cái
B01- KTNB
Ngời thực hiện: Tạ Thị Hoan Ngày thực hiện: 05/02/2005
Chỉ tiêu B02 Sổ cái TK 15411 B01 Chênh lệch D đầu kỳ 3 258 396 585 3 258 396 585 3 258 396 585 0 PS tăng 6 456 585 219 6 456 585 219 6 456 585 219 0 PS giảm 7 698 235 214 7 698 235 214 7 698 235 214 0 D CK 2 016 746 590 2 016 746 590 2 016 746 590 0 2.Chi phí NCTT
Chỉ tiêu B02 Sổ cái TK 15421 B01 Chênh lệch
D đầu kỳ 895 658 369 895 658 396 895 658 396 0
PS tăng 562 325 895 562 325 895 562 325 895 0
PS giảm 659 456 482 659 456 482 659 456 482 0
D CK 2 016 746 590 2 016 746 590 2 016 746 590 0
3.Chi phí SXC
Chỉ tiêu B02 Sổ cái TK 15431 B01 Chênh lệch
D đầu kỳ 562 582 562 562 582 562 562 582 562 0
PS tăng 231 259 568 231 259 568 231 259 568 0
PS giảm 586 123 586 586 123 586 586 123 586 0
D CK 207 718 544 207 718 544 207 718 544 0
4.Chi phí sử dụng máy thi công
Chỉ tiêu B02 Sổ cái TK 15441 B01 Chênh lệch
D đầu kỳ 23 456 896 23 456 896 23 456 896 0
PS tăng 35 146 565 35 146 565 35 146 565 0
PS giảm 45 156 892 45 156 892 45 156 892 0
D CK 13 446 569 13 446 569 13 446 569 0
5.Chi phí dịch vụ mua ngoài
Chỉ tiêu B02 Sổ cái TK 15451 B01 Chênh lệch
D đầu kỳ 0 0 0 0
PS tăng 258 300 258 300 258 300 0
PS giảm 258 300 258 300 258 300 0
D CK 0 0 0 0
6.Chi phí bằng tiền khác
Chỉ tiêu B02 Sổ cái TK 15411 B01 Chênh lệch
D đầu kỳ 0 0 0 0
PS tăng 4 856 235 4 856 235 4 856 235 0
PS giảm 4 856 235 4 856 235 4 856 235 0
D CK 0 0 0 0
Sau khi tiến hành đối chiếu, KTV có nhận xét chung là:
Việc tổng hợp số liệu từ sổ cái lên các báo cáo là đúng đắn
Sổ sách, báo cáo của đơn vị đầy đủ, đợc tổ chức sắp xếp, lu giữ gọn gàng, khoa học, thuận tiện cho công tác kiểm tra.
Nh vậy, trong bớc đối chiếu tổng quát này, KTV đã sử dụng phơng pháp đối chiếu trực tiếp để xác minh số liệu về CPSXKD, sử dụng nhiều tài liệu khác nhau trong quá trình kiểm toán.
3.2. Kiểm tra chi tiết đối với chi phí sản xuất kinh doanh
Sau khi tiến hành đối chiếu tổng quát, KTV tiến hành kiểm tra chi tiết CPSXKD. Đa số các sai phạm lại nảy sinh ngay từ khâu tập hợp CPSXKD vào sổ tổng hợp trong quy trình kế toán, do đó, kiểm tra chi tiết là không thể thiếu đợc trong mọi trờng hợp số liệu trong bớc đối chiếu tổng quát là khớp nhau hoặc không khớp nhau.
Tại Công ty xây lắp 96, CPSXKD bao gồm:Chi phí nhân công, chi phí vật liệu, chi phí công cụ dụng cụ sản xuất, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác.
Khi tiến hành kiểm tra chi tiết KTV sẽ kiểm tra theo yếu tố cấu thành chi phí và kiểm tra việc xác định giá trị sản phẩm dở dang và tính giá thành.
Mục tiêu của quá trình kiểm toán BCTC là xác nhận tính trung thực, hợp
lý của các chỉ tiêu về chi phí phản ánh trên Báo cáo kế toán. Đối với chi phí, KTV xác định xem chi phí phản ánh trên sổ sách báo biểu có phải là số thực tế phát sinh tại đơn vị hay không. Vì thế, khi kiểm toán, chủ yếu KTV tại công ty quan tâm là những chi phí này có đợc hạch toán thừa hay thiếu không.
Bên cạnh đó, sai phạm thờng gặp đối với chi phí tại Công ty là ghi tăng nên đối chiếu ng ợc (tiến hành kiểm toán ngợc với trình tự kế toán) là trình tự phổ biến đợc áp dụng tại Tổng Công ty. Cụ thể là:
Các bớc cơ bản Chứng từ kế toán Sổ chi tiết và sổ phụ Sổ cái Bảng tổng hợp kế toán Trình tự kế toán I II III IV Trình tự kế toán IV III II I
Tại Công ty xây lắp 96 hoạt động kiểm toán CPSXKD đợc tiến hành nh sau:
3.2.1.Chi phí nhân công
Chi phí nhân công tại Công ty xây lắp 96 bao gồm:
Chi phí NCTT: Phần chi phí này hạch toán vào TK 622 sau đó kết chuyển vào TK 1542.
Chi phí nhân công cho Văn phòng, quản lý: Phần chi phí này hạch toán vào TK 627 sau đó kết chuyển vào TK 1542.
Chi phí nhân công tại Công ty xây lắp 96 bao gồm các mục sau: Tiền lơng theo đơn giá; BHXH,BHYT, KPCĐ; Lơng thêm giờ; Ăn giữa ca.
Để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả kiểm toán, kiểm toán chi phí nhân công có sử dụng số liệu của kiểm toán khoản mục tiền lơng. Các thủ tục kiểm toán đối với khoản mục này đợc thực hiện nh sau:
Thủ tục 1: Tiến hành tính toán lại Tổng quỹ lơng cả năm tại đơn vị dựa
trên đơn giá tiền lơng TCT giao cho.
Tại Công ty xây lắp 96 việc tính toán quỹ lơng thờng đợc áp dụng theo từng công trình, hạng mục công trình . Do đó, KTV cần xem xét việc xác định tổng quỹ lơng nh vậy đã đúng cha thông qua tính toán lại quỹ lơng.
Công thức xác định quỹ lơng tại đơn vị nh sau: Tổng quỹ l-
ơng =
Khối lợng đơn
vị thực hiện X
Đơn giá thanh toán theo khu vực xây dựng
Dựa vào công thức này, KTV tính toán lại quỹ lơng tại đơn vị rồi tiến hành đối chiếu với số liệu tại đơn vị. Trong đó, khối lợng thực hiện đợc tính căn cứ vào dự toán thanh toán của công trình, KTV đối chiếu với số lợng nghiệm thu cho ngời lao động. Còn đơn giá đã đợc quy định theo khu vực từ phía TCT.
Kiểm toán đã ghi lại thủ tục kiểm toán này trong Giấy tờ làm việc của mình
Biểu 7: Giấy tờ làm việc- Kiểm tra Tổng quỹ lơng
TCT Thành An
Phòng KTNB
Nội dung kiểm toán
Chi phí tiền l ơng
Tính toán lại Tổng quỹ lơng
Tên đơn vị đợc kiểm toán: Công ty xây lắp 96 Niên độ kế toán: từ 01/01/2004 – 31/12/2004 Cơ sở dẫn liệu: Biểu 03- 06
Ngời thực hiện: Đ/ c Tạ Thị Hoan Ngày thực hiện: 05/02/2005 Biểu trích tiền lơng năm 2004.
Đơn vị: 1000 đ
Tên công trình KL thực hiện Đơn vị tính ĐG thanh toán Tiền lơng thực hiện Nhà làm việc của vùng 3
Hải quân 2561 m
2 225 576 225
Đờng HCM 258,650 km 10 521 2 721 256.65
Sân bay Sơn Trà 1025 m2 258 264 450
…….
Tổng quỹ lơng 25 561 892 126
Qua tính toán lại quỹ lơng, KTV nhận thấy số liệu này đã khớp với số liệu do Công ty xây lắp 96 tính.
Thủ tục 2: Tiến hành tính toán lại lơng thêm giờ và tiền ăn ca tại công ty xây lắp 96 Việc tính toán cũng tiến hành tơng tự nh đối với thủ tục 1. KTV cũng căn cứ vào khối lợng thực hiện để lập bảng tính toán rồi so sánh với số nghiệm thu cho ngời lao động. Song đối với tiền lơng thêm giờ, KTV cần kiểm tra số giờ công thêm giờ của các cá nhân, đối chiếu với quy định không đợc vợt quá 200 giờ/ năm. Nếu có, KTV cần kiến nghị với đơn vị để sắp xếp lại lao động cho phù hợp.
Thủ tục 3 : Tiến hành chọn mẫu các nghiệp vụ để tiến hành kiểm tra chi
tiết nội dung, số tiền cũng nh tính đúng đắn của việc hạch toán, kế toán.
KTV tiến hành chọn mẫu bằng cách đọc lớt các TK 622, 6272 để tìm các nghiệp vụ có nội dung bất thờng, những bút toán lạ và lọc các nghiệp vụ này ra để tiến hành kiểm tra. Thờng KTV chọn khoảng 30 nghiệp vụ, sau đó tiến hành quy trình nh sau: kiểm tra từ chứng từ đến sổ sách. Cụ thể, KTV kiểm tra từ biểu trích tiền lơng (đối với lơng theo đơn giá) và Bảng kê thanh toán lơng (đối với lơng thêm giờ và ăn ca) do Phòng tổ chức lập có hợp lý, hợp lệ hay không
(có đầy đủ chữ ký phê duyệt hay không, xác định xem số tiền và các số liệu khác có liên quan ghi trên chứng từ có đúng không bằng cách đối chiếu với các chứng từ ban đầu) đến việc vào chứng từ ghi sổ và sổ cái tơng ứng.
Qua kiểm tra chi tiết các bút toán lạ, KTV nhận thấy Công ty đã hạch toán vào tiền lơng cả phần chi lao động giỏi cuối năm số tiền 6 350 000đ. Khoản chi này phải lấy từ quỹ khen thởng. KTV đa ra bút toán điều chỉnh giảm chi phí tiền lơng trong kỳ:
Nợ TK 4311: 6 350 000 Có TK 622 : 6 350 000
Trừ trờng hợp trên còn lại kết quả cho thấy từ việc lập chứng từ đến việc định khoản và vào sổ kế toán đều đảm bảo tính đúng đắn, hợp lý, hợp lệ.
Thủ tục 4: Kiểm tra việc tính toán và trích vào chi phí các khoản BHXH,
BHYT, KPCĐ tại Công ty có đúng chế độ và chính xác không. Cụ thể, KTV
kiểm tra tính có thật của các khoản trích theo lơng và tính đúng đắn của tỉ lệ trích.
Trớc hết, KTV phải kiểm tra số d các TK 3382, 3383, 3384 đối chiếu số d cuối kỳ của các TK này với biên bản xác nhận của cơ quan BHXH, cơ quan BHYT và Công đoàn đơn vị và cấp trên. Qua đối chiếu, KTV nhận thấy số liệu đã khớp đúng.
Sau đó, KTV phải xác định xem phần tiền lơng để tiến hành tính toán các khoản trích trên lơng có đúng với Quy định của Nhà nớc và Công ty hay không. Cụ thể, BHXH, BHYT thì trích trên lơng cơ bản, KPCĐ tính trên tổng tiền lơng phải trả. Việc tính toán này khớp với số liệu tính toán của đơn vị.
KTV cũng kiểm tra việc áp dụng tỉ lệ trích các khoản theo lơng có đúng quy định hay không bằng cách lấy tổng tiền lơng cơ bản chia cho tổng số BHXH, BHYT (kiểm tra tỉ lệ trích đối với BHXH, BHYT); lấy tổng tiền lơng phải trả chia cho tổng số KPCĐ (kiểm tra tỉ lệ trích đối với KPCĐ)
Việc áp dụng tỷ lệ trích tại Công ty đúng theo Quy định của Nhà nớc và Công ty. Tuy nhiên, do nguồn trích không chính xác nên tổng mức trích là không chính xác. KTV đã điều chỉnh giảm KPCĐ theo số lơng điều chỉnh giảm xuống là:
Có TK 622 : 127 000
Nh vậy, qua quá trình kiểm tra chi phí nhân công, KTV có nhận xét là việc hạch toán yếu tố chi phí nhân công tại Công ty cha đợc phản ánh trung thực, hợp lý, hợp lệ nên cần thực hiện các bút toán điều chỉnh.
3.2.2.Chi phí vật liệu
Chi phí vật liệu tại Công ty đợc hạch toán vào TK 621- nếu vật liệu cấu tạo trực tiếp vào thực thể công trình; TK 6271- nếu vật liệu dùng cho bộ phận quản lý và Văn phòng Công ty, sau đó sẽ kết chuyển vào TK 1541.
Khi phân chia theo yếu tố, chi phí vật liệu bao gồm: Vật liệu dùng cho công trình, khai thác nghiệp vụ, sửa chữa tài sản, nhiên liệu.
Thủ tục kiểm toán: Kiểm toán căn cứ vào sổ cái các TK 621, TK 6271, TK 1541 tiến hành chọn mẫu để kiểm tra. KTV cũng tiến hành chọn mẫu tơng tự nh đối với chi phí nhân công nhng KTV thờng chọn ra 45 mẫu vì so với chi phí nhân công thì số lợng nghiệp vụ vật liệu phát sinh nhiều hơn để tiến hành kiểm tra chứng từ (bao gồm việc kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ) chủ yếu là phiếu xuất kho và các hoá đơn mua hàng đến việc hạch toán kế toán vào sổ kế toán. Cụ thể, KTV kiểm tra việc hạch toán kế toán, định khoản, ghi chép ngày tháng, nội dung, số tiền trên sổ sách có phù hợp với các chứng từ gốc có liên quan hay không. Đồng thời xem xét tính hợp lệ của các chứng từ gốc.
Song khi kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ, KTV cần lu ý là chỉ mua ngoài vật liệu khi tại kho không còn hay không có vật liệu đó. Đồng thời, cũng phải chú ý đến định mức vật liệu đặc biệt là chi phí nhiên liệu, KTV cần căn cứ vào lịch trình xe chạy để tiến hành kiểm tra xem chi phí nhiên liệu đó có vợt quá hay không.
Qua quá trình kiểm tra, KTV phát hiện trờng hợp sai phạm sau:
Chứng từ Nội dung
chứng từ Số tiền Ghi chú
Số CT Ngày
PC 215 05/02/2004 Mua vật liệu
xây dựng 3 258 686 Phiếu chi do phó Giám đốc kýnhng thiếu Giấy uỷ quyền
Sau khi kiểm tra, KTV có nhận xét là việc hạch toán chi phí vật liệu là đúng đắn song còn có một số phiếu chi cha hợp lệ.
Đối với quá trình kiểm tra chi tiết vật liệu, KTV cũng ghi lại trên giấy tờ làm việc theo mẫu nh đối với kiểm tra chi phí nhân công ở trên.
Qua quá trình kiểm tra, KTV kết luận là chi phí vật liệu tại đơn vị đợc phản ánh trung thực nhng một số trờng hợp còn cha hợp lệ.