II. Vài nét về hoạt động kiểm toán nội bộ tại Tổng công ty Thành An
1. Lậpkế hoạch kiểm toán chiến lợc
2.1. Khảo sát, thu thập thông tin về đơn vị đợc kiểm toán
Thu thập thông tin về đơn vị đợc kiểm toán là một bớc công việc không thể thiếu đối với một cuộc kiểm toán nói chung. Đối với KTNB khách thể thờng xuyên và duy nhất là ban quản lý đơn vị nơi có tổ chức KTNB, vì thế khách thể kiểm toán của KTNB là không thay đổi qua các kỳ kế toán. Do đó, bớc khảo sát, thu thập thông tin này chỉ cần phải tiến hành một lần khi bộ phận KTNB đ- ợc thành lập. Sau đó, KTV chỉ cần thu thập một cách thờng xuyên những thông tin mới, những thay đổi trong đơn vị để bổ sung cho những thông tin ban đầu của mình về đơn vị đợc kiểm toán. Những thông tin này, kiểm toán viên lu vào hồ sơ kiểm toán. Cụ thể các thông tin cần thu thập về đơn vị đợc kiểm toán gồm:
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị.
Đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý, tổ chức lao động của đơn vị.
Hệ thống KTNB của đơn vị .
Đặc điểm tình hình hạch toán kinh doanh, mô hình phân cấp tài chính của đơn vị.
Những khó khăn, thuận lợi của hoạt động SXKD trong kỳ của đơn vị.
Tình hình thực hiện của đơn vị trong kỳ kế hoạch.
Đối với Công ty xây lắp 96 những thông tin cần thu thập gồm: Biểu 2: Giấy tờ làm việc – Thu thập thông tin
Tổng cục hậu cần Nội dung kiểm toán TCT thành an Thu thập thông tin Phòng KTNB
Công ty xây lắp 96 là Doanh nghiệp thành viên của TCT Thành An- Tổng Cục Hậu Cần đợc thành lập theo quyết định số 533/QĐ- Ngày 21/04/1996 của Bộ trởng Bộ Quốc Phòng.
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 109912 do Sở Kế hoạch và Đầu t Thành phố Đà Nẵng cấp ngày 05 tháng 6 năm 1996, với ngành nghề kinh doanh xây dựng các công trình công nghiệp dân dụng, công nghiệp chế biến gỗ, xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, thuỷ điện, SXKD vật liệu xây dựng và sản xuất nớc đá lạnh.
Ngoài ra, Công ty còn thực hiện chức năng kinh doanh Nhà khách tại số 96 đờng Trần Phú- Nha Trang- Khánh Hoà, theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 310027 ngày 25 tháng 5 năm 1998 do Sở kế hoạch và đầu t tỉnh Khánh Hoà cấp.
Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động SXKD và hạch toán kế toán: Tại văn phòng Công ty:
Ban Giám đốc Công ty gồm 4 Đ/c: 01 Giám đốc, 03 Đ/c Phó Giám đốc.
Các phòng chức năng gồm 05 phòng: Phòng kế hoạch đầu t, Phòng dự án đấu thầu, Phòng tài chính, Phòng chính trị, Văn phòng.
Sơ đồ 7: Tổ chức bộ máy Công ty xây lắp 96
Hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Hạch toán CPSXKD và tính giá thành sản phẩm theo phơng pháp trực tiếp.
Ban Giám đốc Phòng Kế hoạch đầu tư Phòng dự án đấu thầu Phòng tài chính Văn phòng Phòng chính trị
Doanh thu đợc xác định và ghi nhận căn cứ vào giá trị quyết toán công trình, hạng mục công trình đợc chủ đầu t chấp nhận thanh toán.
Khấu hao TSCĐ theo phơng pháp đờng thẳng, năm 2003 thực hiện theo QĐ 166/1999/QĐBTC ngày 30/12/1999, năm 2004 sử dụng tính khấu hao TSCĐ theo Quyết định số 206/2003/QĐBTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài Chính.
Thực trạng họat động một số năm gần đây:
Tuy gặp nhiều khó khăn do sự cạnh tranh của các Doanh nghiệp khác hoạt động trong lĩnh vực xây lắp song toàn thể các cán bộ công nhân viên Công ty vẫn phấn đấu hoàn thành kế hoạch đợc giao. Trong năm 2004 doanh thu đạt mức 120 tỷ đồng.
Sau khi thu thập đầy đủ thông tin về đối tợng kiểm toán, KTV tiến hành
đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.
Biểu 3: Giấy tờ làm việc- Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ
Tổng cục hậu cần Nội dung kiểm toán
TCT thành an Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ
Phòng KTNB
Tên đơn vị kiểm toán:Công ty xây lắp 96 Ngời thực hiện: Tạ thị Hoan
Niên độ kế toán: 01/01/2004- 31/12/2004 Ngày thực hiện: 23/01/2005
Cơ sở dẫn liệu: Phỏng vấn nhân viên trong Công ty Hồ sơ, tài liệu kế toán
Môi trờng kiểm soát:
Giám đốc là ngời có tác phong làm việc nghiêm túc, rất đúng nguyên tắc, tuân thủ mọi thủ tục và đòi hỏi nhân viên luôn luôn phải tuân thủ các quy định của Nhà nớc nói chung, cũng nh quy định trong chế độ TCKT của Bộ Tài chính và TCT.
Các phó Giám đốc luôn là ngời trợ giúp đắc lực cho Giám đốc trong phạm vi trách nhiệm của mình, luôn tuân thủ tốt các quy định, nội quy.
Kế toán tr ởng do chịu sự điều hành của Ban Giám đốc nên cũng rất nguyên tắc trong công tác quản lý tài chính của Công ty.
………
Hệ thống thông tin kế toán: Chứng từ kế toán đầy đủ, gọn gàng, sạch sẽ, dễ kiểm tra, đợc bảo quản tốt.
Có sự cách ly thích hợp về trách nhiệm: Cách ly giữa ngời bảo quản tài sản với kế toán quản lý TSCĐ, tiền…Cách ly quyền phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với ngời bảo quản tài sản.
Có sự uỷ quyền của các nhà quản lý cho cấp dới trong việc quyết đinh và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Đảm bảo đợc sự phân chia trách nhiệm, quyền hạn.
Sau khi tiến hành tìm hiểu tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ, KTV sẽ tiến hành đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. KTV nội bộ đã hiểu rất rõ về hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình. Vì thế, thông thờng, KTV chỉ cần đánh giá đối với hệ thống kiểm soát nội bộ từ lần kiểm tra, kiểm toán đầu tiên, còn các lần sau chỉ chỉ xem xét lại nếu trong đơn vị đợc kiểm toán có những thay đổi quan trọng.
Đối với Công ty xây lắp 96, KTNB tìm những điểm khác biệt của Công ty với các đơn vị khác, đây chính là những điểm mà KTV cần lu ý trong suốt quá trình kiểm toán.
Sau quá trình tìm hiểu, KTV đa ra nhận xét là hệ thống kiểm soát nội bộ đợc thực hiện khá nghiêm túc, KTV đã khai thác đợc những đặc điểm nổi bật của hệ thống này, từ đó phân tích và phục vụ cho việc lập kế hoạch kiểm toán chi tiết ở bớc tiếp theo.