6- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty liên doanh Happytext Việt Nam:
6.2- Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách, chứng từ tại Công ty:
Là một doanh nghiệp sản xuất trong lĩnh vực may mặc với quy mô không nhỏ, khối lợng công tác kế toán nhiều và phức tạp. Công ty liên doanh Happytext
Việt Nam sử dụng hầu hết các tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp áp dụng thống nhất trong cả nớc.
Công ty áp dụng phơng pháp hạch toán kế toán theo phơng pháp kê khai th- ờng xuyên, tính thuế theo phơng pháp khấu trừ. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là VN đồng. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm và kỳ hạch toán đợc tính theo tháng.
Trên cơ sở tuân thủ các mẫu chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính, hiện nayCông ty sử dụng những chứng từ liên quan đến từng phần hành công việc sau:
+Bảng lao động tiền lơng: Gồm các bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lơng, phiếu nghỉ việc hởng BHXH, bảng thanh toán hởng BHXH, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, biên bản điều tra tai nạn lao động...
+Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật t theo hạn mức, biên bản kiểm nghiệm vật t, thẻ kho, phiếubáo vật t còn lại cuối kỳ, biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm...
+Bán hàng: Phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT...
+Tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng.
+Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, biên bản đánh giá lại TSCĐ.
Mọi chứng từ sử dụng tại Công ty đều đợc quản lý chặt chẽ. Phòng tài vụ mà trực tiếp là kế toán trởng chịu trách nhiệm lên kế hoạch luân chuyển chứng từ và bảo quản, lu trữ chứng từ.
Theo đó tổ chức kế toán áp dụng tại công ty bao gồm có:
+Sổ toán chi tiết bao gồm có: Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết phải thu của khách hàng, sổ thanh toán với ngân hàng, sổ theo dõi nợ với các nhà cung cấp, sổ chi tiết TSCĐ, sổ chi tiết vật t...
+Sổ hạch toán tổng hợp:
.Đối với chi phí sản xuất kinh doanh: Nhật ký chứng từ số 7, bảng kê số 3, 4, 5. .Đối với hàng hoá, thành phẩm, kết quả sản xuất, thanh toán với ngời mua: Nhật ký chứng từ số 8, bảng kê số 8, 9, 11.
.Công ty mở sổ cái cho các tài khoản đã đăng ký sử dụng.
Là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán kinh phí độc lập, có đầy đủ t cách pháp nhân, tự trang trải mọi chi phí, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đạt đợc lợi nhuận ở mức cao nhất. Do đó, khi đi vào công tác hạch toán kế toán, Công ty đã tuân thủ mọi quy định của Bộ tài chính ban hành. Sản phẩm của Công ty đợc sản xuất đại trà, hàng loạt, chu kỳ sản xuất ngắn và theo đơn đặt hàng.
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh nh vậy, chế độ kế toán áp dụng tại Công ty cũng có những đặc điểm riêng. Có thể khái quát chế độ kế toán áp dụng tại Công ty nh sau:
+Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký-chứng từ +Phơng pháp kế toán hàng tồn kho:
.Nguyên tắc đánh giá : Theo từng kho hàng.
.Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. +Thuế: áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
Công ty sử dụng hầu hết chứng từ trong hệ thống các chứng từ do Bộ tài chính ban hành. Việc áp dụng hệ thống các TK theo quyết định 1141/CĐKT ngày 01/11/1995 và việc vận dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký-Chứng từ đã đảm bảo phản ánh đợc đầy đủ, toàn bộ nội dung của nghiệp cụ kế toán phát sinh và giúp cho việc cung cấp thông tin đợc kịp thời, chính xác.
Công ty có trang bị máy vi tính cho công tác kế toán, nhng công việc kế toán không hoàn toàn sử dụng máy vi tính mà chỉ sử dụng một phần công việc kế toán để giảm bớt sự nặng nhọc cho nhân viên kế toán.
Phần hành kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm đã góp phần theo dõi chính xác, trung thực tình hình nhập-xuất kho thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ. Nó đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của Công ty. Sau đây là sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty:
Sơ đồ 2.4: Tổ chức sổ kế toán tại công ty liên doanh Happytext Việt Nam. Chứng từ gốc
Sổ chi tiết 641,642 Sổ kho Sổ chi tiết thanh toán Sổ chi tiết 531,532,911 với ngời mua bán hàng
Bảng kê số 5 Bảng kê số 11 Sổ tiêu thụ Nhật ký chứng từ số 8 Sổ cái TK 155,511,531 632,641,642,911,131
Báo cáo tài chính
ii. Tình hình hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty liên doanh Happytext Việt Nam.
1-Đặc điểm thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Công ty liên doanh Happytext Việt Nam.
1.1-Đặc điểm thành phẩm của Công ty liên doanh Happytext Việt Nam.
Sản phẩm của Công ty liên doanh Happytext Việt Nam chủ yếu là thành phẩm ở giai đoạn cuối, sau khi trải qua quá trình sản xuất và gia công theo đơn đặt hàng. Ngoài ra Công ty còn có bộ phận sản xuất kinh doanh phụ cũng cung cấp một số dịch vụ cho bên ngoài nh dịch vụ vận tải cho khách hàng, tận dụng phế liệu nh các loại vải vụn , bông cắt thừa, vật t thừa do tiết kiệm nguyên vật liệu...
Để tiện cho việc quản lý và hạch toán, thành phẩm của Công ty đợc chia làm nhiều loại, mỗi loại có quy cách, phẩm chất, đặc tính ... khác nhau. Sự phong phú, đa dạng của các loại thành phẩm tạo điều kiện tốt cho khâu tiêu thụ, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên đây cũng là một đặc điểm gây phức tạp, khó khăn cho công tác quản lý thành phẩm cũng nh hạch toán chi tiết, tổng hợp các loại thành phẩm của Công ty.
1.2- Đặc điểm về tiêu thụ thành phẩm tại Công ty liên doanh Happytext Việt Nam.
Để kích thích quá trình tiêu thụ thành phẩm, đồng thời để phù hợp với khả năng thanh toán của mọi khách hàng đến với Công ty, công ty liên doanh Happytext Việt Nam đã sử dụng nhiều phơng thức thanh toán tiền khác nhau nhng chủ yếu là các phơng thức bán hàng thu tiền ngay và bán hàng trả chậm.
Ngoài việc sản xuất theo đơn đặt hàng, Công ty còn nghiên cứu mở rộng thị trờng tiêu thụ nh bán sản phẩm ở các đại lý với hình thức thanh toán định kỳ bán đ- ợc bao nhiêu hàng trả tiền bấy nhiêu, nếu không bán đợc hàng, Công ty chấp nhận việc trả lại hàng của các đại lý. Để hỗ trợ cho việc bán hàng, Công ty còn tổ chức quảng cáo, chào hàng, giới thiệu sản phẩm ở nhiều nơi, nhất là triển lãm, mở quầy giới thiệu sản phẩm nhằm thu hút khách hàng ở mẫu mã, chất lợng các loại áo
Jacket, sơ mi...Các khách hàng đến với Công ty liên doanh Happytext Việt Nam đều có đợc sản phẩm sản phẩm với chất lợng cao, phù hợp với điều kiện ngời tiêu dùng, giá cả hợp túi tiền và có thể lựa chọn hình thức thanh toán thích hợp nhất.
Mặt khác, với các khách hàng thờng xuyên, Công ty cho phép mang hàng đi, khi bán đợc mới phải thanh toán và nếu hàng bị kém phẩm chất hoặc lỗi thời có thể đem tới công ty đổi lấy hàng mới hoặc trả lai. Với các đại lý hợp đồng dài hạn sẽ đợc hởng chính sách u tiên nh hởng % hoa hồng và có thởng nếu bán đợc nhiều hàng.
Với phơng châm, sản phẩm bán ra phải giữ chữ tín với khách hàng, công ty đã đẩy mạnh công tác quản lý thành phẩm cả về số lợng, giá thành, giá bán.
-Về quy cách phẩm chất sản phẩm: Trớc khi cho nhập kho, thành phẩm đã đ- ợc bộ phận thụ hóa ở xí nghiệp kiểm tra và đa đến cho bộ phận KCS của Công ty để kiểm tra lại một cách nghiêm ngặt về chất lợng và quy cách, kiên quyết không cho nhập những thành phẩm không đạt yêu cầu. Công ty đặc biệt chú trọng nguyên tắc sản xuất phải gắn liền với thị trờng, cho phép nhập kho những thành phẩm đợc thị trờng chấp nhận và có thể bán đợc, đặc biệt là phải đúng mẫu mã, kích cỡ mà phía gia công đặt hàng, không đợc thiếu hụt hay vợt quá kiểu cách mà khách hàng yêu cầu. Khi giao hàng cho khách hàng, Công ty cử ngời kiểm tra kỹ chất lợng, quy cách sản phẩm sản xuất so với chứng từ xuất kho.
-Về phía khối lợng thành phẩm xuất bán: Phòng kế hoạch đầu t đảm nhận viết lệnh xuất kho (phiếu xuất kho) và hạch toán chi tiết thành phẩm do phòng kế toán làm. Do đó, phòng kế toán và phòng kế hoạch nắm chắc tình hình hiện có của từng loại, từng thứ sản phẩm là cơ sở để ký kết hợp đồng bán hàng, viết lệnh xuất giúp khách hàng có thể nhận hàng một cách dễ dàng, nhanh chóng, khâu thanh toán tiền hàng và giao nhận hàng không gây phiền hà gì cho khách hàng.
-Về giá cả: Công ty sử dụng giá bán động, tức là giá bán đợc xác định trên cơ sở giá thành sản xuất thực tế và sự biến động của cung cầu thị trờng. Do có sự thay đổi thờng xuyên về giá bán nên tại phòng kế toán luôn có bảng thông báo giá bán để mọi khách hàng tới mua đều biết. Trên bảng thông báo có ghi rõ giá bán cho từng loại, từng thứ sản phẩm và thời hạn có hiệu lực của giá cả để khách hàng tiện theo dõi. Đặc biệt, khi có lệnh giảm giá của Tổng giám đốc Công ty cho bất kỳ mặt hàng nào thì phòng kế toán sẽ thông báo lại cho khách hàng có liên quan. Công ty thực hiện đúng trách nhiệm về giá bán với các hợp đồng đã ký kết trong khi tăng giá ở các hợp đồng khác.
2-Hạch toán doanh thu tiêu thụ:
Sản phẩm của công ty liên doanh Happytext Việt Nam đa dạng, phong phú về chủng loại, mẫu mã bao gồm các loại áo Jacket, áo gilê, áo sơ mi, áo măng tô, quần soóc, áo váy, quần âu, quần áo trẻ em, đồ Jeans...Nghiệp vụ bán hàng diễn ra thờng xuyên, liên tục. Ngoài việc bán các sản phẩm sản xuất ra công ty còn bán cả phế liệu nh giấy trong cuộn vải, vải vụn, bông vụn...vật t thừa do tiết kiệm nguyên liệu hoặc không dùng đến để giải phóng lợng vốn lu động bị ứ đọng, tạo điều kiện quay vòng vốn nhanh.
Hiện nay, quá trình bán hàng ở Công ty đợc thực hiện theo hai nghiệp vụ chủ yếu: bán hàng nội địa và trả hàng gia công cho khách, tơng ứng với doanh thu bán hàng chủ yếu của Công ty là: doanh thu bán hàng nội địa và doanh thu trả hàng gia công cho khách.
*Chứng từ và tài khoản sử dụng:
Chứng từ mà công ty sử dụng là: hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn giá trị gia tăng và invoi trong trờng hợp trả hàng gia công xuất khẩu. Nhng kể từ ngày 01/01/1999 theo sự thay đổi của chế độ kế toán thì khi công ty xuất khẩu hoặc xuất bán trực tiếp trong nớc thì phòng kế hoạch công ty không viết hoá đơn kiêm phiếu
xuất kho nữa mà nay sử dụng ngay hoá đơn giá trị gia tăng để ghi vào các sổ liên quan.
Kế toán doanh thu bán hàng ở công ty sử dụng các tài khoản chủ yếu là: -TK 511: Doanh thu bán hàng, trong đó đợc chi tiết thành cac tiểu khoản +TK 5111-Doanh thu gia công hàng xuất khẩu.
+TK 5112-Doanh thu bán hàng nội điạ. +TK5113-Doanh thu bán vật liệu
+TK 5114-Doanh thu tiết kiệm +TK 5115-Doanh thu bao bì
-TK 131: Phải thu của khách hàng, trong đó chi tiết +TK 1311-Phải thu của khách hàng gia công
+TK 1312-Công nợ đại lý
-TK 531-Hàng bán bị trả lại -TK 532-Giảm giá hàng bán
-TK 333-Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc. Và các TK khác có liên quan.
Kế toán doanh thu bán hàng ở công ty mở các sổ kế toán và bảng sau: -Sổ chi tiết thuế GTGT
-Bảng kê số 11
-Bảng cân đối số phát sinh TK 511 -Bảng tổng hợp tiêu thụ
-Bảng tổng hợp các tài khoản -Sổ cái các TK
Sơ đồ số 2.5: Trình tự ghi sổ bán hàng ở công ty liên doanh Happytext Việt Nam
Bảng cân đối số Hoá đơn GTGT phát sinh TK 511 và các chứng từ bán hàng Bảng tổng hợp Sổ chi tiết tiêu thụ bán hàng Sổ chi tiết TK131 Bảng tổng hợp các TK Bảng kê số 11 Sổ cái Ghi hàng ngày Ghi vào cuối quý
Hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng sẽ đợc ghi trực tiếp vào hoá đơn GTGT. Căn cứ vào chứng từ bán hàng (hoá đơn GTGT, invoce xuất hàng) kế toán ghi sổ chi tiết bán hàng. Sổ chi tiết bán hàng đợc mở theo từng quý. Vì mặt hàng sản xuất của Công ty rất đa dạng nên không mở chi tiết cho từng loại sản phẩm mà theo dõi theo từng hoá đơn bán hàng (doanh thu hàng gia công, doanh thu hàng nội địa, doanh thu bán vật liệu, doanh thu tiết kiệm và doanh thu bao bì). Sổ này chỉ phản ánh doanh thu cha có thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT đầu ra đợc phản ánh ở sổ chi tiết thuế đợc đề cập sau.
Ví dụ: Khi bán hàng nội địa và xuất bán hàng gia công kế toán viết hoá đơn GTGT nh sau:
Biểu số 2.1 Hoá đơn (gtgt)
liên 1: Lu Mẫu số:01 GTKT-3LLNgày 29 tháng 3 năm 2004 N0: 007541