II- Kiểm toán hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty
2.2.1 Quan sát vật chất HTK:
Quan sát vật chất HTK thực chất là sự có mặt của KTV vào quá trình kiểm kê của công ty khách hàng. Và khi tham gia kiểm kê HTK cùng với đơn vị khách hàng, KTV thực hiện theo chơng trình kiểm kê do Công ty A&C quy định.
Bảng 9: Chơng trình kiểm kê hàng tồn kho
Tên khách hàng: Công ty X Niên độ kế toán: 2004 Các mục tiêu
1.Cuộc kiểm kê đợc tổ chức bảo đảm thể hiện đầy đủ và chính xác số hàng tồn kho thuộc về đơn vị tại ngày kiểm kê.
2. Bảo đảm rằng các thủ tục này đợc tuân thủ trong suốt cuộc kiểm kê.
4 3.Qua quan sát thực tế thu thập các thông tin quan trọng khác: hàng hoá mất mát h hỏng, lỗi thời, giảm giá, ngng sản xuất, cho thuê kho, mợn kho, hàng giữ hộ…
Thành phần tham gia:
+ Kiểm toán viên: + Nhân viên của khách hàng - ……….. - ………..
Địa điểm kiểm kê: ... Ngày kiểm kê... Loại hàng kiểm kê:... Cách lu kho:... Đơn vị tính:... Giá trị ớc tính:... Chiếm % trên tổng số hàng tồn kho : ... Thủ tục kiểm kê
Các bớc thực hiện Có Không Ghi chú + Giai đoạn chuẩn bị kiểm kê
1. Chơng trình kiểm kê có đợc xem xét lại trớc khi thực hiện. 2. Chơng trình kiểm kê có đợc lập nhằm:
a) Đếm và ghi nhận chính xác số lợng b) các loại hàng tồn kho đợc đếm tách biệt c) Kiểm tra việc phân chia niên độ
d) Định ra hàng hoá do ngời thứ 3 giữ hộ e) Xác định hàng hoá do ngời thứ 3 giữ hộ
3. Cuộc kiểm kê có ngời giám sát để đảm bảo rằng các mục tiêu trên đợc đáp ứng
4. Ban kiểm kê gồm những ngời không liên quan đến trách nhiệm hàng tồn kho.
+ Quan sát cuộc kiểm kê
5. Kiểm toán viên làm quen khu vực kiểm kê và tính chất hàng hoá 6. Hàng hoá có đợc lu giữ để hạn chế h hại
7. Hàng hoá nhận giữ hộ và các hàng hoá khác không thuộc sở hữu của đơn vị có đợc tách biệt để khỏi đếm tới.
8. Hàng hoá đã đợc đếm có đợc đánh dấu để không bị đếm lại. 9. Các phiếu, giấy tờ kiểm kê có đợc kiểm soát tốt.
10. Việc di chuyển hàng hoá trong khi kiểm kê có đợc kiểm soát để tránh đếm trùng hoặc đếm sót.
+ Thực hiện kiểm mẫu:
11. Khi kết thúc cuộc kiểm kê thực hiện quan sát tổng thể một vòng để đảm bảo tất cả hàng hoá đã đợc đếm.
12. Kiểm toán viên thực hiện test count qua hai bớc:
a) từ ghi chép kiểm kê kiểm tra số lợng và sự tồn tại của hàng tồn kho.
b) Từ hàng tồn kho thực tế đối chiếu với ghi chép kiểm kê. + Thực hiện ghi nhận việc chia cắt niên độ
13. Ghi nhận lại chi tiết về hàng nhận và giao trong ngày kiểm kê, chú ý tới:
a) Hàng hoá mới nhận về
b) Hàng hoá đã sẵn sàng để giao. + Ghi nhận về giảm giá, h hỏng, mất mát
14. Các ghi chú của Kiểm toán viên về hàng hoá không sử dụng, h hỏng, giảm giá…cùng các ghi nhận liên quan khác( yêu cầu ghi nhận trên giấy tờ làm việc)
+ Các ghi nhận khác của Kiểm toán viên
15. Các ghi chú về hàng hoá nhận giữ hộ, bên thứ 3 giữ, cho thuê kho, cho thuê bãi, hoạt động gia công.
+ Thủ tục quan sát kiểm kê bổ sung ………. + Bớc kết thúc
16.Lu giữ một bản copy của biên bản kiểm kê và biên bản xử lý( nếu có)
17. Xem xét lại toàn bộ các bớc công việc trong chơng trình này.
Kết luận và kiến nghị Đối với Công ty X:
Công việc kiểm kê tại Công ty X đã đợc các KTV ghi chép vào giấy tờ làm việc một cách rõ ràng và cụ thể nh sau:
Bảng 10: Trích tờ ghi chép về công việc kiểm kê của KTVtại X
Công ty Kiểm toán và T vấn (A&C) W.P.Ref.No:
Clients Name: Công ty X File No:
Notes of Account : Kiểm kê Year End: 31/12/2004
Reviewed by Prepared by
Intial Date Initial H. Đ
Date 31/12/0 4
Vào ngày 31/12/2004, nhóm KTV của A&C đã tham gia kiểm kê cùng với đơn vị khách hàng. Thực tế, vì công ty A bao gồm nhiều phân xởng khác nhau, thời gian không cho phép nên kiểm toán viên chỉ tiến hành chọn mẫu kiểm kê tại kho thành phẩm, bán thành phẩm, sản phẩm dở dang và kho phân xởng vi sinh, kho động lực.
1/ Thành phần tham gia kiểm kê sản phẩm dở dang tại phân xởng đờng: Đỗ Nh A- Phó phòng TC- KT
Ngyễn Đăng B- Đại diện phòng Kế hoạch Nguyễn QD – Phó Giám đốc phân xởng Nguyễn H.Đ - KTV chứng kiến.
2/ Thành phần tham gia kiểm kê NVL tại PX vi sinh: Hà MĐ - Đại diện phòng TCKT
Hoàng Thị K – Phó phòng KH Nguyễn TS – thành viên PX vi sinh Nguyễn TD – KTV chứng kiến
do đó không tiến hành kiểm kê đợc. 4/ Tại kho động lực ( NVL, CCDC...)
Thủ kho xin nghỉ làm từ ngày 30/12/2004 khi KTV đi quan sát trớc khu vực kiểm kê.
Kết luận: Nhìn chung công việc chuẩn bị, lập kế hoạch thời gian và địa điểm kiểm kê của đơn vị không tốt.
Quá trình chuẩn bị kiểm kê:
Ban kế hoạch chi tiết nh thời gian kiểm kê , chia tổ và thực hiện nh thế nào thì thành viên tổ kiểm kê đều không nắm rõ, không có việc tập huấn, hớng dẫn cho tổ kiểm kê trớc khi thực hiện, các đơn vị liên quan ( phân xởng, kho) không đợc báo trớc kế hoạch hoặc thiếu trách nhiệm, thủ kho tại hai kho thành phẩm và động lực đều vắng mặt. Ban kiểm kê đợc thành lập ngày 27/12/2004 theo quyết định 759QĐ/ĐNC-TCHC của giám đốc công ty X. Tuy nhiên khi KTV yêu cầu kế hoạch chi tiết nh thời gian kiểm kê , chia tổ và thực hiện nh thế nào thì thành viên tổ kiểm kê đều không nắm rõ, không có việc tập huấn, hớng dẫn cho tổ kiểm kê trớc khi thực hiện, các đơn vị liên quan ( phân xởng, kho) không đợc báo trớc kế hoạch hoặc thiếu trách nhiệm, thủ kho tại hai kho thành phẩm và động lực đều vắng mặt.
Các ý kiến nhận xét của KTV về công tác kiểm kê tại đơn vị đợc tiếp tục trình bày vào giấy tờ làm việc Notes of Accounts bao gồm những nhận xét nh sau:
1/ Kiểm kê sản phẩm dở dang tại phân xởng đờng
Thành phần tham gia kiểm kê gồm: phó phòng tổ chức kỹ thuật, đại diện phòng kế hoạch, phòng kỹ thuật, phó giám đốc phân xởng và KTV
Tổ kiểm kê đợc phó giám đốc dẫn tới từng tổ sản xuất (tơng ứng với từng khâu liên quan tới sản phẩm ở từng giai đoạn): tổ nấu đờng, tổ bốc hơi, tổ làm sạch, tổ ly tâm, tổ đóng bao và tổ cẩu mía (nguyên liệu)
Tại các tổ, do bán chế phẩm nằm trong một dây chuyền kín, mặt khác, tổ kiểm kê không đủ hiểu biết về kỹ thuật nên chỉ yêu cầu các tổ trởng sản xuất cung cấp các số liệu về số lợng, nồng độ…chủ yếu là dựa vào kinh nghiệm thực tế của các tổ sản xuất để xác định.
Đối với mía nguyên liệu tồn trên bãi chỉ ớc tính bằng cách xác định số l- ợng mía tơng đơng để xác định mía tồn
Số lợng mía tơng đơng = Số xe mía* 9 tấn/xe
Sau khi có kết quả sản phẩm ở từng công đoạn sản xuất, phòng kỹ thuật sẽ tiến hành tính toán % hoàn thành để quy đổi về sản phẩm.
2/ Thực hiện kiểm kê tại kho thành phẩm
- Quy trình nhập – xuất kho: khi thành phẩm đợc đóng bao, đợc chuyển vào kho có máy đếm tự động. Hàng ngày hoặc hàng ca, thủ kho ghi vào phiếu
nhập kho có đối chiếu với máy đếm bao và ghi vào thẻ kho. Khi khách hàng vào lấy hàng, căn cứ vào phiếu xuất kho tại phòng kế hoạch, thủ kho xuất hàng dới sự giám sát của một nhân viên bảo vệ. Phiếu xuất kho phải có đủ chữ ký của thủ kho, ngời nhận, bảo vệ thì xe mới có thể ra khỏi nhà máy. Mặt khác, tại cổng công ty xe sẽ qua cân bàn điện tử để kiểm tra hàng, đối chiếu với phiếu xuất kho.
- Thẻ kho đợc rút số d đầy đủ hàng ngày: Tại kho thành phẩm loại I và loại II đợc xếp riêng lẻ, vệ sinh tại kho sạch sẽ, thông thoáng và an toàn, tuy nhiên, việc sắp xếp rất khó cho việc kiểm đếm. Việc sắp xếp do một đội công nhân thực hiện, có hàng xếp dọc, một vài hàng xếp ngang (tránh đổ) không vuông vắn do chất cao hoặc do lấy hàng xuất kho không theo thứ tự, lấy lộn xộn. Chính vì vậy nên không tiến hành kiểm đếm đợc. Tổ kiểm kê chỉ có thể yêu cầu rút số d và điều chỉnh với số liệu kế toán. Tuy nhiên, thời điểm kiểm kê không có mặt thủ kho nên không thực hiện đợc.
3/ Kiểm kê tại phân xởng vi sinh:
Tại phân xởng này, tổ kiểm kê đã thực hiện kiểm kê bằng cách đếm từng bao phân NPK tồn trong kho tại thời điểm tiến hành kiểm kê rồi quy ra số Kg theo trọng lợng quy định của từng kho.
Tuy nhiên qua quan sát việc kiểm kê của đơn vị, KTV thấy sự chuẩn bị cho quá trình kiểm kê là không tốt. Tại thời điểm kiểm kê, số hàng tồn kho lớn nhng lại không đợc sắp xếp theo quy cũ, hàng cột để nhân ra số lợng bao tồn. Vì vậy, việc kiểm đếm không thực hiện đợc.Tổ kiểm kê đã tạm thời lấy số liệu tồn kho theo sổ sách của phân xởng vi sinh.
Nh vậy công việc kiểm kê tại phân xởng vi sinh là không thực hiện đợc. Kết thúc kiểm kê, KTV cùng đại diện của công ty X ghi nhận kết quả kiểm kê, KTV thu thập một số biên bản kiểm kê, lập bảng tổng hợp số liệu trên biên bản kiểm kê và cho thấy một số lợng lớn vật t, sản phẩm dở dang ở các phân xởng vi sinh, cơ điện, nớc TNTK cha có phiếu nhập kho.
Tại phân xởng động lực có 29m3 dầu Fo và 75m3 củi đốt lò gửi xởng, không có phiếu nhập kho.
Số lợng nguyên vật liệu chính (mía) tồn cuối kỳ đợc ghi nhận tại biên bản kiểm kê là 59.520.000.
Sau đây là biên bản kiểm kê tại phân xởng vi sinh của Công ty X:
Bảng 11: Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm dở dang Công ty X
Tính đến 0h 1/1/2005
Hôm nay, 31/12/2004 tại PX vi sinh công ty X, ban kiểm kê gồm: Hà MĐ - Đại diện phòng TCKT
Hoàng Thị K – Phó phòng KH Nguyễn TS – thành viên PX vi sinh Nguyễn TD – KTV chứng kiến
stt Nội dung kiểm kê Số lợng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
1 Đạm Urê 13.26T 11.96t cha phiếu gửi kho
2 Lân nung chảy 28.97t 12.93 gửi kho
3 Kaly 25.83t Gửi kho
4 Phôtphorit 80.72t Gửi kho
5 Đôrômit 72.38t 6 Vi lợng 13.738t
7 Phụ trợ OA 4.08t Gửi kho
8 Men vi sinh 4080 bộ Gửi kho 9 Than bùn 20.75 m3 Gửi kho 10 Mùn HCVS 736t 11 Bao 4.4.4 48.344 C 12 Bao 9.2.9 7.622 C 13 Mùn trộn 24 luống 30t/ luống 14 Phân NPK 4.4.4 137.8t 15 Phân NPK 9.2.9 12.65t Những vật t gửi kho là cha có phiếu nhập
Dựa vào kết quả kiểm kê và phân tích tổng quát ở trên BCĐKT và BCKQKD cho thấy khoản mục HTK có những biến động lớn và bất thờng, do đó KTV cần tiếp tục tiến hành các thủ tục kiểm tra chi tiết đối với khoản mục này.
Đối với Công ty Y:
Do Công ty Y là khách hàng năm đầu tiên của A&C nên việc quan sát vật chất HTK tại Công ty Y không đợc thuận lợi. KTV tham gia vào cuộc kiểm kê với t cách là những ngời quan sát kiểm kê, đánh giá thủ tục kiểm kê và ghi nhận các nhận định trên giấy tờ làm việc (notes of account). Thời điểm kiểm kê tại Công ty Y đợc tiến hành ngay trong thời gian kiểm toán tại đơn vị do Y là khách
hàng đầu tiên nên A&C sẽ gặp khó khăn trong việc sử dụng biên bản kiểm kê của đơn vị. Công việc kiểm kê đợc thực hiện vào ngày 23/02/2004 tại kho vải do kho này chiếm giá trị lớn trong tổng số HTK, đồng thời kho vải là kho có chứa các nguyên vật liệu chính, phụ liệu chính cho quá trình sản xuất của đơn vị.
Và do việc thực hiện kiểm kê đợc thực hiện ngay trong thời gian tiến hành kiểm toán mà không phải là vào thời điểm 31/12/2004 nên KTV phải thực hiện việc cộng trừ lùi để xác định số lợng HTK cuối kỳ theo công thức:
Giá trị kiểm kê = tại 31/12/2004
Giá trị kiểm kê + Tại 23/02/2005 Tổng cộng lợng - hàng xuất trên PXK Tổng cộng lợng hàng nhập trên PNK
Với sự có mặt của KTV, giám đốc Công ty, kế toán trởng và thủ kho công việc kiểm kê đợc thực hiện bằng cách một thành viên của nhóm kiểm đếm, một thành viên còn lại ghi kết quả. Cụ thể tại kho vải thu đợc biên bản kiểm kê nh sau:
Bảng 12: Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu tại kho vải công ty Y
STT Tên vật liệu ĐVT SL trên sổ sách SL thực tê Chênh lệch
1 Vải trắng K 1.2m Mét 20 25 5 2 Vải trắng K 1.5m Mét 165 165 0 3 Vải bạt 154 Mét 560 593 33 4 Vải cotton Mét 200 200 0 5 Vải Kaki Mét 83 83 0 ... ...
Qua quá trình kiểm kê tại đơn vị, KTV đã đa ra nhận xét và ghi chép trên giấy tờ làm việc nh sau: Việc thực hiện kiểm kê tuân theo đúng phơng pháp kiểm kê mà khách hàng đã đa ra, công việc đợc tiến hành nghiêm túc, cẩn thận. Nhóm kiểm kê đếm lần lợt từng mặt hàng và đánh dấu hàng đã đợc đếm. Đồng thời đơn vị cũng đã chuẩn bị đầy đủ các tài liệu liên quan đến công tác kiểm kê.
Kho đợc sắp xếp ngăn nắp, khoa học dễ dàng cho việc kiểm đếm tuy nhiên một số nguyên vật liệu đã xuất kho cho phân xởng sản xuất nhng vẫn để lẫn vào kho vải chứa nguyên vật liệu và phụ liệu dẫn đến chênh lệch nh trên ở vải trắng K 1.2m và vải bạt 154. Những sai sót này KTV đã thông báo với Ban Giám đốc và đợc đồng ý điều chỉnh cho phù hợp. Tuy nhiên đây chỉ là những sai sót nhỏ do ghi chép không ảnh hởng nghiêm trọng đến Báo cáo tài chính của đơn vị.
Nh vậy, khi tiến hành thực hiện công việc kiểm kê HTK thì ở 2 đơn vị khách hàng đều gặp phải những khó khăn nhất định.
+ Đối với Công ty X khó khăn trong việc kiểm kê HTK là do tại thời điểm 31/12/2004 KTV không tham gia chứng kiến kiểm kê kho vật t, phụ tùng, thành phẩm và hàng gửi bán cũng nh không thể áp dụng phơng pháp kiểm toán thay thế khác để xác định số lợng và tình trạng của các loại HTK tại thời điểm trên. Đồng thời công việc kiểm kê không thể thực hiện đợc tại các kho do sắp xếp không khoa học nên không thể kiểm đếm đợc, thủ kho lại không có mặt tại thời điểm kiểm kê.
+ Đối với công ty Y: Công việc kiểm kê gặp khó khăn chỉ do Y là khách hàng năm đầu nên KTV không thể tiến hành tham gia kiểm kê vào thời điểm cuối niên độ mà tiến hành ngay trong thời gian kiểm toán dẫn đến mất thời gian trong việc xem xét, tính toán và cộng trừ lùi các nghiệp vụ nhập – xuất từ thời điểm kiểm toán đến thời điểm cuối niên độ.