V. Kiểm tra chi tiết
2.2.2.3. Khảo sát nghiệp vụ và kiểm tra chi tiết
Sau khi thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, thủ tục phân tích kiểm toán viên thực hiện kiểm tra chi tiết, việc kiểm tra này chủ yếu tập trung vào các thủ tục kế toán có hệ thống kiểm soát yếu hoặc các khoản mục phát sinh chênh lệch và có biến động lớn sau khi phân tích. Các thủ tục thực hiện bao gồm:
Khảo sát nhân viên khống
Kiểm tra các khoản tính dồn về tiền lơng và các khoản trích theo lơng
Kiểm tra việc thanh toán lơng
Kiểm tra việc sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ
Kiểm toán viên kiểm tra lần lợt từng tài khoản có liên quan một cách đan xen đồng thời xem xét sự ảnh hởng của các sai phạm trên tài khoản tới các khoản khác để có thể bao quát hết đợc những sai phạm tiềm tàng đối với toàn bộ chu trình.
Khảo sát nhân viên khống: Để tiến hành khảo sát nhân viên khống, kiểm toán viên tiến hành chọn ngẫu nhiên một số nhân viên trên danh sánh trả lơng của đơn vị, tiến hành kiểm tra ngợc Hồ sơ cá nhân, Hợp đồng lao động đợc lu trữ trên Phòng Nhân sự. Kiểm toán viên chú ý kiểm tra chữ ký trên bảng chấm công với chữ ký trên bảng lĩnh lơng và chữ ký trên hợp đồng lao động của nhân viên đợc chọn. Điều này nhằm mục đích kiểm tra khả năng đơn vị trả lơng cho ngời hết hạn hợp đồng.
Do tính chất phức tạp và quy mô lớn của cơ cấu lao động nên việc kiểm tra chi tiết và khảo sát các nghiệp vụ tại ABC đợc kiểm toán viên thực hiện
với mức độ thận trọng cao, số lợng mẫu chọn theo đó cũng lớn tơng xứng. Trong việc khảo sát nhân viên khống tại ABC, kiểm toán viên chọn ra 25 trờng hợp trong danh sách trả lơng tại đơn vị rồi tiến hành kiểm tra đối chiếu.
Bảng 22 : Kiểm tra nhân viên thực tế tại công tại ABC
(1) Kiểm tra hợp đồng lao động tại phòng nhân sự (2) Kiểm tra lao động thực tế tại bộ phận làm việc. NX: Tại đơn vị không có hiện tợng nhân viên khống.
Tuy nhiên, để đảm bảo tính thận trọng cũng nh tính hoài nghi nhề nghiệp thích đáng, kế toán viên cho rằng có khả năng tồn tại một số lao động tái ký hợp đồng vào cuối năm nhng đã hết hạn hợp đồng trớc đó mà Công ty không lập hợp đồng mới tại thời điểm hết hợp đồng cũ và Công ty vẫn tiến hành thanh toán lơng cho những đối tợng này. Kiểm toán viên yêu cầu đơn vị cung cấp danh sách các
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: ABC
Mục đích: Kiểm tra nhân viên thực tế Niên độ kiểm toán: 31/12/2004
Ngày Ngời TH Ngời KTr Mã số: Trang:
STT Họ và tên Chức danh Tiền lơng (1) (2)
1 Nguyễn Thanh Vân Quản đốc 1.550.000
2 Nguyễn Ngọc Dung Văn phòng 873.000
3 Phạm Thanh Thuỷ Công nhân 1.315.650
4 Văn Nh Cơng Công nhân 1.012.500
nhân viên đã hết hạn nhận hợp đồng trong năm và tiến hành chọn 25 mẫu kiểm tra tình trạng lao động thực tế và kiểm tra tính kịp thời trong việc kí kết hợp đồng
mới.
Bảng 23: Kiểm tra nhân viên hết hạn hợp đồng tại Công ty ABC
&: Đã chuyển công tác
@: Vi phạm quy chế kí kết hợp đồng lao động X: Tuân thủ quy chế kí kết hợp đồng lao động
NX: Qua kiểm tra cho thấy có 05 trờng hợp cha tái ký Hợp đồng lao động năm 2004 nhng vẫn đợc thanh toán lơng và có đóng BHXH đầy đủ.
Kiểm tra các khoản thanh toán lơng
Để kiểm tra các khoản tính dồn về tiền lơng , kiểm toán viên thu thập các Bảng tổng hợp thanh toán lơng, Bảng thanh toán lơng( tách riêng cho văn phòng và các phân xởng), Bảng thanh toán phụ cấp, sau đó đối chiếu với sổ và
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: ABC
Mục đích: Kiểm tra nhân viên hết hạn hợp đồng
Niên độ kiểm toán: 31/12/2004
Ngày Ngời TH Ngời Ktr Mã số: Trang: ST T Họ và tên Chức danh Ngày hết hạn
Tình trạng hiện tại Ngày tái ký Chuyển Đang làm
việc
1 Phạm Ngọc Công nhân 31/08/04 &
2 Lê Phớc Công nhân 15/06/04 @ 31/12/04
3 Trịnh Cờng Lái xe 30/04/04 &
4 Trần Công Vật t 15/09/04 X 15/09/04
5 Bùi Sang Kế toán 15/09/04 X 15/09/04
chứng từ chi tơng ứng. Qua chọn mẫu 25 nhân viên bất kỳ, kiểm toán viên nhận thấy trên bảng lĩnh lơng có một chữ ký xác nhận lĩnh hộ lơng cho 05 nhân viên văn phòng với tổng số tiền là 8.326.655đ. Qua phỏng vấn đợc biết những ngời này đều đang làm việc tại Công ty và có nhờ một ngời ký nhận l- ơng hộ trong khi đi vắng.
Kiểm tra việc trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ.
Để kiểm tra việc trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, kiểm toán viên tiến hành xem xét các Biên bản đối chiếu số liệu nộp BHXH của từng quý.
Bảng 24: Biên bản đối chiếu số liệu nộp BHXH Quý III Năm 2004 tại Công ty ABC
Qua đối chiếu các Biên bản nộp BHXH do khách hàng cung cấp, kiểm toán viên nhận thấy có chênh lệch tơng đối lớn về số bảo hiểm phải nộp giữa các quý. Kiểm toán viên tiến hành xác minh nguyên nhân của sự thay đổi này bằng cách thu thập các Danh sách lao động điều chỉnh mức lơng, phụ cấp nộp
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: ABC
Mục đích: Kiểm tra Biên bản đối chiếu số liệu nộp BHXH
Niên độ kiểm toán: 31/12/2004
Ngày Ngời TH Ngời KTr Mã số: Trang:
Chỉ tiêu Số báo cáo Số kiểm tra Chênh lệch
1. Số lao động 576 576 0 2.Tổng quỹ lơng 1.012.755.385 1.012.755.385 0 3.BHXH phải nộp 232.933.739 232.933.739 0 4.Số kỳ trớc mang sang Thừa Thiếu 5.Số đã nộp trong quý 232.933.739 232.933.739 0 6. Số chuyển sang kỳ sau
Thừa Thiếu
BHXH ( của cả 12 tháng); Danh sách thu BHXH, BHYT ( kèm theo có Bảng giải trình của doanh nghiệp)
Bảng 25: Danh sách lao động điều chỉnh mức lơng, phụ cấp nộp BHXH Tháng 9/2004 tại Công ty ABC
STT Họ tên Số sổ
Bhxh
Mức lơng đóng BHXH Truy thu, thoái thu
Ghi chú
Cũ Mới thay đổi Thời gian Tăng Giảm
1 Ngô Thừa Ân BT2560 1.78 1.78 2 tháng 3.56 nghỉ việc từ T4-T12
2 Trần Nhật Tân BT1530 2.2 2.2 5tháng 11.1 chuyển tháng 4
3 Lý Công Uẩn BT6951 2.92 3.76 1 tháng 0.84 tăng lơng
4 Lê Vân BT1232 1.78 1.78 2tháng 3.56 Nghỉ việc từ T6-T12
Qua kiểm tra, kiểm toán viên nhận xét tại đơn vị, việc theo dõi và hạch toán các khoản BHXH, BHYT đã đảm bảo phản ánh, cung cấp các thông tin, số liệu cho cấp trên cũng nh cơ quan chức năng kịp thời, chính xác. Mặt khác, kiểm toán viên nhận thấy việc đăng ký, trích nộp đầy đủ các khoản này của đơn vị chính là công cụ đảm bảo, giúp đỡ cho ngời lao động trong lúc khó khăn, bệnh tật, giúp họ yên tâm hơn trong lao động sản xuất.
Đối với KPCĐ, kiểm toán viên thu thập và xem xét Bảng trích nộp KPCĐ lên Tổng công ty của ABC sau đó đối chiếu số tổng tiền lơng trên bảng này với tiền lơng trên sổ sách kế toán .
Bảng số 26 : Kiểm tra trích nộp KPCĐ tại Công ty ABC
@: Đã kiểm tra, đối chiếu phiếu hạch toán của Tổng công ty, phiếu, chứng từ chi, sổ lơng .
Nhận xét: Tại đơn vị, KPCĐ đợc phản ánh, trích nộp trung thực, hợp lý
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: ABC
Mục đích: Kiểm tra trích nộp KPCĐ
Niên độ kiểm toán: 31/12/2004 Ngày Ngời TH Ngời KT Mã số: Trang:
Chỉ tiêu Tổng tiền lơng KPCĐ Đã nộp Ghi chú
Tháng 1 432.023.654 8.640.473 8.640.473 @
Tháng 2 420.365.025 8.407.300 8.407.300 @
Tháng 3 460.543.695 9.210.874 9.210.874 @
Để xác minh liệu các khoản chi BHXH, PKCĐ có đợc sử dụng đúng mục đích không, kiểm toán viên kiểm tra chi tiết 10 trờng hợp mỗi loại.
Bảng số 27: Kiểm tra chi tiết sử dụng BHXH, KPCĐ tại ABC
(1) : kiểm tra sự khớp đúng số tiền trên sổ sách, chứng từ kèm theo (2): kiểm tra thủ tục phê duyệt
x: thoả mãn điều kiện kiểm tra
@:không thoả mãn điều kiện kiểm tra.
Qua xác minh hai trờng hợp không đủ chữ ký phê duyệt của Ban Giám đốc, kiểm toán viên đợc đơn vị giải thích do đó là các khoản chi tất yếu, nh ng do Giám đốc đi vắng không ký đợc, đơn vị sẽ hoàn tất thủ tục sau.
Ngoại trừ các sai phạm mang tính thủ tục kiểm toán viên đánh giá tại đơn vị việc sử dụng các khoản BHXH, KPCĐ đã phản ánh hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu .
Cuối cùng, kiểm toán viên thực hiện thủ tục kiểm tra các khoản tính dồn về tiền lơng và trích theo lơng. Thủ tục này nhằm khẳng định tính trung thực của các số d dồn tích. Để thực hện thủ tục này, kiểm toán viên tiến hành
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: ABC
Mục đích: Kiểm tra chi tiết sử dụng BHXH, KPCĐ.
Niên độ kiểm toán: 31/12/2004
Ngày Ngời TH Ngời KT Mã số: Trang:
Chứng từ Nội dung Số tiền (1) (2)
SH NT
UNC 36 15/03 chi tiền Bhxh Ô.Hà ốm 360.000 X x
LC 68 25/06 Chi tiền Bhxh cô Thuỷ nghỉ đẻ 1.521.000 X x
Phiếu chi
67 08/03
Chi tiền KPCĐ vé xem phim
08/03 200.000 X @
UNC 90 2/09 Chi tiền KPCĐ 2/9 600.500 X @
Phiếu chi
100 31/10 Chi tiền thăm quan, nghỉ mát 5.321.000 X x
tham khảo số liệu kiểm toán năm trớc, đồng thời tiến hành lập Bảng phân tích số d tài khoản trong kỳ nhằm kiểm tra việc hạch toán và bảo đảm số d trên các tài khoản này là hợp lý.
Bảng 28 : Phân tích số d tài khoản tại ABC
Qua kiểm tra, đối chiếu với kết quả kiểm toán năm trớc, kiểm toán viên nhận thấy số d trên các tài khoản 334, 3382, 3383, 3384 đã phản ánh trung thực, hợp lý.
• Tại XYZ
Khảo sát nhân viên khống: Để tiến hành khảo sát nhân viên khống, t- ơng tự nh tại ABC, kiểm toán viên tiến hành chọn 20 nhân viên trên danh sánh trả lơng của đơn vị, tkiểm tra ngợc tới Hồ sơ cá nhân, Hợp đồng lao động đợc lu trữ trên Phòng Nhân sự. Tiếp theo đó, kiểm toán viên cũng lựa chọn 20 hợp đồng hết hạn lao động để kiểm tra việc tái ký hợp đồng cúng nh thanh toán lơng cho các đối tợng này tại đơn vị. Tại công ty XYZ, kiểm toán viên kết luận không có hiên tợng nhân viên khống và việc ký kết hợp đồng lao động đợc thực hiện đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời.
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: ABC
Mục đích: Phân tích số d tài khoản. Niên độ kiểm toán: 31/12/2004
Ngày Ngời TH Ngời KT Mã số: Trang: Tài khoản SD ĐK PS.Nợ PS.Có SDCK TK 334 377.881.168 6.731.797.903 6.792.340.517 197.339.062 TK 3382 1.882.158 2.718.822 3.919.038 3.082.372 TK 3383 4.385.976 27.074.837 29.805.731 7.116.880 TK 3384 1.590.752 5.475.410 4.470.860 586.202
Kiểm tra các khoản thanh toán lơng
Để kiểm tra các khoản tính dồn về lơng, kiểm toán viên tiến hành chọn mẫu một bảng thanh toán lơng, trong đó chọn ra 10 nhân viên để kiểm tra chi tiết. Kiểm toán viên độc lập thực hiện việc tính toán lại các con số trên bảng tính của đơn vị rồi đối chiếu.
Bảng 29 : Kiểm tra chi tiết tính lơng tại XYZ
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: XYZ
Mục đích: Kiểm tra chi tiết tính lơng Niên độ kiểm toán: 31/12/2004
Ngày Ngời TH Ngời KT
Mã số: Trang:
STT Họ tên Chức danh Sổ sách (đ) Thực tế (đ) Chênh lệch
1 Vũ hà Qđốc 1.036.500 1.035.124 1.376
2 Lê lai K.toán 815.150 815.150 0
... ... ... ... ... ...
Tổng 22.135.368 22.115.652 19.716
Chênh lệch số tiền nhỏ không đáng kể, mặt khác những chênh lệch này đều là do làm tròn số của kế toán, do đó kiểm toán viên nhận định việc tính l - ơng của đơn vị đợc tính toán chính xác, hợp lý.
Để kiểm tra chi tiết các khoản thanh toán lơng, kiểm toán viên thực hiện chia lơng của đơn vị thành 2 loại: lơng cho lao động Việt Nam và lơng trả cho lao động nớc ngoài rồi từ đó thực hiện kiểm tra. Đối với lao động Việt Nam, kiểm toán viên chọn ra 20 trờng hợp từ các bảng thanh toán lơng, xem xét việc phê chuẩn, ký nhận, phiếu chi lơng kèm theo. Đối với tiền lơng trả cho lao động Nhật Bản, do số lợng chuyên gia ít và quy mô số tiền lớn, kiểm toán viên kiểm tra 100% các trờng hợp.
Bảng 30 : Kiểm tra chi tiết thanh toán lơng tại XYZ
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: XYZ
Mục đích: Kiểm tra chi tiết thanh toán lơng
Niên độ kiểm toán: 31/12/2004
Ngày Ngời TH
Mã số: Trang:
Ngời KT ST T Họ tên Bộ phận Tiền lơng (VNĐ) Thuế TNCN phải nộp Còn lĩnh (VNĐ) 1 Lee Juong V.P 20.020.000 1.202.000 18.818.000 2 Han suck V.P 15.400.000 740.000 14.660.000 3 Coco Jan V.P 25.000.000 2.2000.000 22.800.000 4 Kown Dong Q.đốc 15.260.000 726.000 14.534.000 5 Han Teake Q.đốc 12.000.000 400.000 11.600.000 6 Trần Hà CN 752.267 0 752.267 7 Lý Dinh Lái xe 1.025.069 0 1.025.069 ... ... ... ... ... ...
NX: Việc thanh toán lơng tại công ty đợc phản ánh trung thực, hợp lý.
Kiểm tra việc trích nộp, sử dụng BHXH, BHYT
Tơng tự nh tại ABC, để kiểm tra việc trích nộp BHXH, BHYT kiểm toán viên tiến hành thu thập, đối chiếu Biên bản đối chiếu số liệu nộp BHXH của từng quý; danh sách lao động điều chỉnh mức lơng đóng BHXH, BHYT; danh sách thu BHXH, BHYT; bản giải trình của doanh nghiệp ...kiểm toán viên nhận xét tại đơn vị đã thực hiện trích nộp các khoản này đầy đủ, hợp lý.
Đối với việc xác minh liệu các khoản chi BHXH, KPCĐ có đợc sử dụng đúng mục đích không, giống nh tại ABC kiểm toán viên kiểm tra chi tiết 10 tr- ờng hợp mỗi loại, trong đó xem xét đến tính hợp lý, phê chuẩn của các khoản này cũng nh các chứng từ chi kềm theo và các bút toán định khoản trên sổ sách kế toán. Kiểm toán viên nhận xét tạị XYZ các khoản này đợc chi tiêu, ghi sổ hợp lý.
Đối với các khoản thuế TNCN, kiểm toán viên thực hiện kiểm toán trong phần hành kiểm toán thuế, tại chu trình tiền lơng và nhân viên chỉ thực hiện xem xét việc kê khai thu nhập để tính thuế đã đầy đủ ch a. Do các khoàn này chỉ phát sinh đối với ngời nớc ngoài, đã đợc kiểm tra chi tiết toàn bộ tổng
thể, kiểm toán viên nhận định quá trình kiểm soát thu nhập tính thuế TNCN rất chặt chẽ.
Cuối cùng, kiểm toán viên thực hiện thủ tục kiểm tra các khoản tính dồn về tiền lơng và trích theo lơng nhằm khẳng định tính trung thực của các số d dồn tích. Kiểm toán viên đối chiếu số liệu trên sổ kế toán với số liệu đã đ ợc kiểm toán năm trớc, đồng thời tiến hành lập Bảng phân tích số d tài khoản trong kỳ nhằm kiểm tra việc hạch toán và bảo đảm số d trên các tài khoản này là hợp lý.
Bảng 31 : Phân tích số d tài khoản tại XYZ
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: XYZ
Mục đích: Phân tích số d tài khoản. Niên độ kiểm toán: 31/12/2004
Ngày Ngời TH Ngời KT
Mã số: Trang:
NX: số d trên các tài khoản 334, 3383, 3384 đã đợc phản ánh trung thực, hợp lý. Tài khoản SD ĐK PS.Nợ PS.Có SDCK TK 334 26.265.000 3.400.307.750 3.425.307.750 51.265.000 TK 3383 5.265.025 650.061.550 685.061.550 40.265.025 TK 3384 800.500 90.100.232 102.759.232 11.858.500
* Nhận xét quy trình kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên tại hai Công ty ABC và XYZ do AISC thực hiện.
Thứ nhất: Đối với mỗi cuộc kiểm toán, việc thiết kế các thủ tục kiểm toán phụ thuộc rất lớn vào sự xét đoán của kiểm toán viên, không có một ch- ơng trình mẫu chung cho mọi trờng hợp. Qua hai cuộc kiểm toán chúng ta đã thấy đợc tính sáng tạo trong việc thiết kế các phơng pháp thu thập bằng chứng. Các kiểm toán viên tại AISC đều sử dụng óc xét đoán nghề nhạy bén, từ đó thiết kế các thủ tục kiểm toán hợp lý, tiết kiệm thời gian và chi phí mà vẫn có đợccác bằng chứng thích hợp, đầy đủ.
Thứ hai: Khác với ABC là khách hàng thờng xuyên, XYZ là một khách hàng mới, đợc đầu t bằng 100% vốn nớc ngoài, do ông Kim Hye Joon quốc tịch Nhật đứng dầu, do đó AISC có thực hiện đánh giá khả năng chấp nhận khách hàng này nhng quá trình đó diễn ra nhanh chóng.
Thứ ba: Việc lựa chọn kiểm toán viên tham gia: kiểm toán viên tham gia kiểm toán tại Công ty ABC phần lớn là những ngời đã thực hiện cuộc kiểm toán năm trớc, có đầy đủ kinh nghiệm và hiểu biết về ngành nghề kinh doanh