- Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán
2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần đầu t và Phát triển KALAPTOP
2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công Ty Cổ phần đầu t và Phát triển KALAPTOP.
Công Ty Cổ phần đầu t và Phát triển KALAPTOP là một doanh nghiệp hoạt động theo hình thức Công ty thơng mại đợc thành lập theo Quyết định số 0103020337 ngày 26 tháng 10 năm 2007 và đăng ký thay đổi lần 1 ngày 17 tháng 11 năm 2008 do Sở kế hoạch và đầu t Hà Nội
Tên Công ty: Công ty Cổ phần đầu t và Phát triển KALAPTOP Điạ chỉ: 95 Lý Nam Đế - Hoàn Kiếm - Hà Nội
Công ty mới đợc thành lập và đi vào hoạt động nên bớc đầu cha có những bớc phát triển mạnh mẽ song ta cũng thấy đợc xu hớng phát triển đi lên của nó cụ thể nh công ty đã tiến hành tiêu thụ nhiều các mặt hàng mang lại doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp
Công ty Cổ phần đầu t và Phát triển KALAPTOP đợc thành lập và thực hiện các công tác sau:
- Buôn bán máy vi tính xách tay, máy ảnh, máy quay kỹ thuật số, máy chiếu và các linh kiện điện tử
- Buôn bán điện thoại, thiết bị điện tử viễn thông.
- Dịch vụ t vấn trong lĩnh vực tin học, điện tử viễn thông.
Công ty đợc thành lập với số vốn điều lệ là 2.000.000.000đ và đợc phép huy động các nguồn vốn khác để sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ sở vật chất. Trong quá trình hoạt động Công ty đợc tự chủ kinh doanh, đợc dùng con dấu riêng đồng thời cũng phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình với nhà nứơc
Từ khi thành lập công ty đã gặp rất nhiều những khó khăn trong viêc khai thác thị trờng cũng nh gặp phải sự canh tranh gay gắt của các công ty khác nh- ng nhờ có sự quản lí chỉ đạo đúng đắn của các lãnh đạo công ty cùng với lòng nhiệt tình, sự năng động, sáng tạo của công nhân viên đã giúp công ty vợt qua
đợc những khó khăn thử thách trong thời đại mở cửa và đã đạt đợc những thành tựu nhất định, cụ thể có thể thông qua báo cáo KQKD của những năm gần đây dới đây
Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009
Doanh thu thuần(VND) 15.621.068.824 12.8498.896.956 Lợi nhuận gộp
(VND) 1.723.502.304 1.131.241.200
Nộp ngân sách nhà n- ớc(VND)
482.580.645 282.810.300
Qua đó cho chúng ta thấy Công ty đang bớc những bớc đi vững chắc, góp phần phát triển nền kinh tế xã hội nói chung.
2.1.2.Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần đầu t và phát triển KALAPTOP.
2.1.2.1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh
Hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty là kinh doanh các thiết bị điện tử và máy tính xách tay các loại.
Máy tính xách tay: Sonyvaio, Apple, Acer, Hp
Các thiết bị mạng và phụ kiện các loại: Chuột, thẻ nhớ, tai nghe, ổ cứng... Các loại điện thoại cao cấp: Iphone, BlackBerry và các phụ kiện điện thoại.
Sản phẩm kinh doanh của Công ty đa dạng nhiều nhiều kích cỡ, nhiều màu sách, chất lợng đảm bảo, là nơi tin cậy cho ngời tiêu dùng.
Công Ty Cổ phần đầu t và phát triển KALAPTOP áp dụng nhiều hình thức bán hàng bao gồm cả bán buôn và bán lẻ.
*Phơng thức bán buôn:
. Theo phơng thức này, công ty ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng. Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, khách hàng có thể nhận hàng tại kho của Công ty
hoặc giao hàng tại địa điểm quy định trong hợp đồng. Có hai phơng thức bán buôn là:
Bán buôn vận chuyển thẳng: Khách hàng ký hợp đồng với Công ty. Căn cứ vào nhu cầu nhận hàng của khách hàng ở từng thời điểm mà Công ty lập kế hoạch bán hàng và chuyển hàng cho khách hàng ngay mà không nhập kho lô hàng đó. Sau khi khách hàng nhận đợc hàng, ký nhận đủ hàng, bên mua chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán ngay thì hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ.
Bán buôn qua kho: là hình thức bán buôn hàng hoá mà công ty xuất hàng từ kho bảo quản của công ty. Công ty giao hàng trực tiếp cho bên mua, đại diện của bên mua có thể trực tiếp đến kho của Công ty để nhận hàng hoặc Công ty vận chuyển hàng đến một địa điểm nào đó trong hợp đồng kinh tế đã ký kết. Chỉ khi nào bên mua nhận đủ hàng hoá, chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán thì hàng hoá mới xác định là tiêu thụ.
* Phơng thức bán lẻ: Là phơng thức bán hàng trực tiếp cho Ngời có nhu cầu mua . Ngời mua trực tiếp đến công ty xem mua hàng theo giá thoả thuận.
Hiện nay, trong kinh doanh Công ty cũng luôn củng cố, phát huy việc bán hàng theo hợp đồng và đơn đặt hàng. Vì theo hình thức này, hoạt động kinh doanh của Công ty có cơ sở vững chắc về pháp luật. Do đó Công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của Công ty.
* Bán gửi đại lý : công ty gửi hàng qua các đại lý để bán và phải chịu khoản hoa hồng thanh toán cho đại lý.
2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức quản lý ở Công ty
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần đầu t và phát triển kalaptop.
Chức năng, nhiệm vụ trong bộ máy quản lý của công ty :
- Ban giám đốc công ty cổ phần đầu t và phát triển KALAPTOP
Cơ cấu của ban giám đốc bao gồm: 01 Giám Đốc, 01 phó giám đốc của Ban Giám Đốc:
* Giám đốc công ty:
Là ngời đại diện cho công ty và chịu trách nhiệm trớc cơ quan cấp trên và trớc pháp luật, có toàn quyền quyết định mọi vấn đề trong công ty.Là ngời điều hành chung toàn bộ hoạt động của đơn vị:
+ Hoạt động doanh nghiệp do nhà nớc quy định;
+ Là ngời thực hiện các quyết định khi hội đồng quản trị thông qua; + Là ngời duy nhất chịu trách nhiệm ký giao dịch tài khoản của công ty; + Duyệt phơng án sản xuất, kinh doanh của từng nhiệm vụ;
+ Lập phơng án nhân sự ( tiếp nhận, thay đổi của các bộ phận của công ty) nhằm mục đích hoạt động phù hợp và có hiệu quả;
+ Duyệt các phơng án triển khai công việc hợp đồng, phơng thức quản lý thực hiện hợp đồng, ký duyệt tạm ứng, thanh quyết toán ( thông qua hệ thống phục vụ quản lý Phòng tổ chức hành chính, phòng KH&KD, phòng TC & KT, xởng sản xuất, ban dịch vụ); P.Giám đốc Trưởng phòng kỹ thuật Trưởng phòng kinh doanh Phòng tài chính-kế toán Giám đốc
+ Uỷ quyền cho phó giám đốc những nhiệm vụ theo phân cấp trong ban Giám Đốc;
+ Lập báo cáo mỗi quỹ/ 1 lần trình HĐQT khả năng thực hiện cam kết lãi suất cổ đông;
+ Duyệt phơng án tiền lơng trình HĐQT.
* Phó giám đốc
Là ngời giúp giám đốc quản lý điều hành mọi hoạt động kinh doanh bán hàng, thị trờng tiêu thụ sản phẩm hàng hoá thực hiện các nhiệm vụ của giám đốc giao. Chịu trách nhiệm trớc Ban Giám Đốc chỉ đạo phơng án tiếp cận thị trờng công nghệ, thị trờng sản phẩm.
Lập phơng án hiệu quả kinh doanh thị trờng;
Là ngời thay mặt Giám Đốc điiêù hành công ty khi đợc Giám Đốc uỷ quyền.
Các phòng ban:
* Phòng Kinh Doanh:
Là phòng chịu sự quản lý điều hành trực tiếp của phó giám đốc kế hoạch – kỹ thuật với nhiệm vụ và chức năng dự báo và tìm hiểu thị trờng tiêu thụ và đa ra các phơng án kinh doanh phù hợp.
Cụ thể theo dõi các nội dung sau:
+ Phối hợp với ban Giám đốc và các phòng chức năng lập chiến lợc phát triển của công ty, kế hoạch năm, quý và kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ hợp đồng cụ thể;
+ Là bộ phận t vấn cho giám đốc phơng án thực hiện các hợph đồng kinh tế, nhiệm vụ cụ thể của công ty;
+Tìm hiểu và mở rộng thị trờng tiêu thụ sản phẩm
+ Lập báo cáo tổng kết tháng, quý, năm và dự báo kế hoạch năm tiếp theo;
+ Theo dõi kế hoạch thực hiện và thanh lý các hợp đồng cùng phòng TC - KT, báo cáo Giám Đốc duyệt;
+ T vấn cho Giám Đốc chế độ lơng, thởng và các chế độ giao việc.
* Phòng tài chính - Kế toán:
Là phòng chịu sự quản lý điều hành trực tiếp của Giám đốc, có mối quan hệ trực tiếp với các phòng, các phân xởng toàn công ty. Chức năng cơ bản của phòng tài chính là giám sát, tham mu và quản lý chặt chẽ mọi nguồn vốn, tài sản của doanh nghiệp. Hạch toán đúng đầy đủ và kịp thời mọi nghiệp vụ phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Định kỳ lập các báo cáo: Báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, kê khai thuế.
- Cập nhật và thực hiện công tác tài chính theo các văn bản hớng dẫn tài chính doanh nghiệp của Bộ Tài chinh Việt Nam, đảm bảo đúng pháp luật và thuận lợi cho công ty thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh;
+ Xây dựng văn bản tài chính chi tiêu nội bộ bao gồm: Định mức công tác phí phơng tiện đi lại, phụ cấp, sử dụng điện nớc, điện thoại, ... định mức chế độ trình ban Giám Đố.
+ Đảm bảo tài chính để thực hiện các phơng án sản xuất, kinh doanh, dịch vụ sau khi đợc Giám đốc phê duyệt;
+ Thực hiện công tác tạm ứng, thanh toán theo đúng quy định quản lý tài chính của công ty, của nhà nớc;
+ Kiểm tra kiểm soát các chứng từ tài chính hợp lệ và các chứng từ chi phí không có chứng từ tài chính. Trờng hợp chứng từ không có hoá đơn tài chính thì phải báo cáo lãnh đạo công ty. ( Giám đốc xem xét giải quyết).
+ Xây dựng quy trình ứng và thanh toán tài chính cụ thể:
ứng tiền phải theo đúng biểu mẫu của Bộ tài chính mà công ty đã quy đinh nh: Giấy tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán.
Trờng hợp do điều kiện công tác các phòng ban không có mặt đầy đủ vào những thời điểm nhất định thì phải báo cáo lãnh đạo công ty, để có ý kiến cho tạm ứng. Hoàn thành đầy đủ ngay thủ tục khi có mặt các phòng ban;
Các cá nhân khi thực hiện cùng một nội dung công việc của công ty phải hoàn ứng đợt 1 mới giả quyết tạm ứng đợt 2. Trong trờng hợp đặc biệt phải có sự đồng ý của Giám Đốc.
+ Thanh toán phải thực hiện theo quy trình quy định đúng nh biểu mẫu của công ty quy định.
+ Phân tích hoạt động tài chính của các công việc, hợp đồng kinh tế. Báo cáo kết quả thực hiện tài chính các công việc, đầu t, hợp đồng kinh tế két thúc ( thanh lý hợp đồng ) cho Giám đốc.
+ Hàng quý phải có báo cáo tổng hợp hoạt động tài chính cho ban Giám đốc.
+ Thủ quỹ là ngời trực tiếp nhận tiền, chuyển tiền và giữ két;
+ Nhân lực quản lý trực tiếp: Kế toán trởng, kế toán tổng hợp, thủ quỹ và các đơn vị liên quan: Phòng TCHC, ban dịch vụ và Giám đốc là ngời chỉ đạo trực tiếp.
+ Xây dựng quy chế cụ thể trên nền quy định chung của công ty về an toàn lao động, phòng cháy nổ trình ban Giám đốc duyệt.
*Phòng tổ chức hành chính:
Là phòng phụ trách công tác tổ chức và hoạt động hành chính. Cụ thể nh sau:
+ Quản lý nhân sự, hồ sơ, tiếp nhận cán bộ công nhân viên, tham mu cho Giám Đốc về công tác tuyển cán bộ, theo dõi đề xuất chế độ khen thởng, chế độ nghỉ hu, sinh đẻ, lập và lu giữ hồ sơ cán bộ đến và đi;
+ Tiếp nhận các công văn đi, đến; trình các văn bản đến, đi theo nội dung yêu cầu;
+ Theo dõi các chế độ của ngời lao động theo luật lao động quy định: Hợp đồng lao động, chế độ bảo hiểm;
+ Công tác đối ngoại của công ty: tiếp khách, quan hệ với các đơn vị liên quan (địa phơng, xã, huyện, tỉnh)
+ Đánh máy các văn bản theo yêu cầu của Giám Đốc + Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đờng công tác;
+ Lập kế hoạch mua sắm vật t, nhu cầu sử chữa theo phần việc mình quản lý. Trình phòng Kế Hoạch & Kinh Doanh, Phòng Tài Chính & Kế Toán để Giám Đốc duyệt;
+ Về nhân lực quản lý: Công tác hành chính hiện nay là do phòng tài chính kế toán đảm nhận, tổ quản lý nhân sự phòng Tổ Chức Hành Chính hiện thời đang do Giám đốc kiêm nghiệm phụ trách.
*Phòng kỹ thuật
Là phòng phụ trách về công tác kỹ thuật, chăm sóc khách hàng sau bán hàng. Các trục trặc về máy móc, các phần mềm và các linh kiện điện tử phòng có trách nhiệm vụ bảo hành, sửa chữa ,thay thế cho khách hàng trong quá trình sử dụng
Mối quan hệ giữa các phòng ban: Các phòng ban có mối quan hệ qua lại hỗ trợ lẫn nhau, giúp Giám Đốc dự thảo, đàm phán, tổ chức thực hiện và quản lý công ty tốt hơn.
Đối với nghiệp vụ bán hàng tại công ty thì cơ sở cho mỗi nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá thờng dựa vào các hoá đơn bán hàng hoặc dựa vào đơn đặt hàng của khách hàng. Trong hoá đơn bán hàng hoặc các đơn đặt hàng phải ghi rõ những điểm chính sau: Tên khách hàng, số tài khoản, chủng loại hàng, số lợng, đơn giá, quy cách, phẩm chất của hàng hoá, thời gian và địa điểm giao hàng, thời hạn thanh toán. Căn cứ vào đó để giao hàng và theo dõi thanh toán. Hiện nay trong kinh doanh công ty luôn củng cố, phát huy việc bán hàng theo hợp đồng và đơn đặt hàng vì theo hình thức này hoạt động kinh doanh của công ty có cơ sở vững chắc về pháp luật do đó công ty có thể chủ động lập kế hoạch bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của công ty.
2.1.2.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Công Ty cổ phần đầu t và phát triển KALAPTOP là một doanh nghiệp có quy mô vừa, số lợng chủng loại hàng hoá kinh doanh đa dạng.Với đặc điểm này
để tổ chức công tác kế toán đạt hiệu quả cao công ty tổ chức theo mô hình trực tuyến, tập trung.Theo đó toàn bộ công tác kế toán đợc tập trung thực hiện tại phòng kế toán- tài vụ.
Sơ đồ 2.2 Bộ máy kế toán của công ty
* Ghi chú:
* Chức năng và nhiệm vụ của mỗi thành viên phòng kế toán
+ Kế toán trởng: Chịu trách nhiệm cao nhất về kế toán của công ty. Kiểm tra giám sát mọi số liệu trên sổ sách kế toán, đôn đốc các bộ phận kế toán chấp hành đúng quy chế, chế độ kế toán Nhà nớc ban hành đồng thời có nhiệm
Quan hệ quản lý Quan hệ làm việc Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương BHXH Kế toán
hàng hoá Kế toán TSCĐ Kế toán công nợ
Kế toán TM, TGNH
vụ theo dõi tài sản của công ty, tính toán khấu hao tăng giảm số tài sản cố định trong năm.
Báo cáo cơ quan chức năng cấp trên về tình hình hoạt động tài chính của công ty nh: Báo cáo với cơ quan thuế về tình hình làm nghĩa vụ với nhà nớc.
Nắm bắt và phân tích tình hình tài chính của công ty về vốn và nguồn vốn để tham mu cho lãnh đạo biết về tình hình tài chính của công ty để đề ra quyết định quản lý kịp thời, chính xác, cùng giám đốc công ty chịu trách nhiệm về tài chính của công ty bao gồm: Phê duyệt các văn bản, giấy tờ sổ sách liên quan đến tài chính.
Kế toán trởng có nhiệm vụ xác định kết quả kinh doanh, tổng hợp mọi số liệu, chứng từ mà kế toán viên giao cho để lập báo cáo tài chính.Kiểm tra việc ghi chép, luân chuyển chứng từ sau đó tập hợp và tính toán các khoản thuế phải nộp
+ Thủ quỹ: Thực hiện các khoản thu chi tiền mặt tại ngân quỹ của công ty dựa trên các phiếu thu, phiếu chi hàng ngày, ghi chép kịp thời , phản ánh