AIRIMEX
2.1.Tổ chức hoạt động nghiệp vụ nhập khẩu
2.1.1. Những bộ phận liên quan đến hoạt động nhập khẩu
Các phòng ban liên quan đến hoạt động nhập khẩu của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không được chia thành ba bộ phận riêng biệt, đó là phòng xuất nhập khẩu I, phòng xuất nhập khẩu II, và phòng xuất nhập khẩu III hay phòng kinh doanh.
− Phòng xuất nhập khẩu I: Nhiệm vụ và chức năng của phòng này là
nhập khẩu các trang thiết bị mặt đất, tại sân bay, các nhà ga, các thiết bị phục vụ khai thác vận chuyển tại sân đậu, sân khai thác khu vực sân bay.
− Phòng Xuất nhập khẩu II: Nhiệm vụ và chức năng của phòng xuất
nhập khẩu II là nhập khẩu toàn bộ những nội dung liên quan đến nhập khẩu máy bay, phụ tùng máy bay, động cơ, đại tu sửa chữa động cơ máy bay.
− Phòng Xuất nhập khẩu III: Với phòng xuất nhập khẩu III, nhiệm vụ
phục vụ cho hoạt động kinh doanh khác của công ty như: rượu, ly thuỷ tinh, vỉ nướng,…
2.1.2. Nghiên cứu thị trường nhập khẩu và lựa chọn đối tác
Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hàng không – AIRIMEX có thị trường đầu vào và đầu ra rất lớn, nhưng hoạt động nghiên cứu thị trường ở công ty lại chưa được tiến hành một cách qui mô, thống nhất và đồng bộ. Do những phòng kinh doanh đảm nhiệm những nhiệm vụ nhập khẩu khác nhau, do đó có những biện pháp nghiên cứu khác nhau, không tạo sự nhất quán trong công ty. Những bước chủ yếu trong tổ chức hoạt động này bao gồm:
− Xác định mặt hàng
Trong bước này, công ty cần tìm hiểu những thông tin về mặt hàng cần nhập khẩu thông qua các kênh thông tin như Internet, báo chí,… Những thông tin này bao gồm: thiết bị vật tư hay phụ tùng loại gì? Tính năng công dụng như thế nào? Khi xác định được thiết bị cần nhập, Công ty cũng xác định luôn nhà cung ứng hay nhà sản xuất ra thiết bị đó để đánh giá công nghệ, uy tín và trình độ của họ.
− Tìm hiểu nhu cầu hàng hóa trong nước
Bước này Công ty không cần phải trực tiếp nghiên cứu mà có thể lấy số liệu từ các báo cáo của Bộ Công thương, hay của Tổng Cục Thống kê. Qua đó xác định xu hướng phát triển của thị trường và tìm được những đối tác trong nước mới.
− Nghiên cứu tình hình nhập khẩu của các đối thủ cạnh tranh
Công ty cần tiến hành nghiên cứu khả năng cung ứng thiết bị hàng trong ngành và ngoài ngành hàng không ở trong nước. Qua bước này, công ty sẽ thấy những hàng hóa nào không đáp ứng đủ nhu cầu trong nước và sau đó sẽ tiến hành các bước tiếp theo.
Trong bước này, công ty cần thu thập giá các các thiết bị hàng không hay ngoài ngành, xu hướng của nó trên thế giới, các phương thức thanh toán và giao nhận hay sử dụng.
Nói chung hoạt động nghiên cứu thị trường của công ty chỉ dừng lại ở mức sơ khai, chưa có sự đầu tư thỏa đáng. Các hợp đồng nhập khẩu của Công ty thường từ các đối tác trong nước uỷ thác cho công ty nhập khẩu hàng hoá mà họ cần.
Chính vì sự đầu tư vào hoạt động nghiên cứu thị trường còn hạn chế nên kết quả của công tác nghiên cứu thị trường chưa giúp nhiều cho những hoạt động nghiệp vụ tiếp theo của công ty, nhất là khi công ty đang ngày mở rộng ngành kinh doanh. Hoạt động xây dựng kế hoạch kinh doanh vì thế cũng chưa được hoàn chỉnh.
2.1.3. Xác định nhu cầu cần nhập khẩu
Sau khi tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường, công ty sẽ xác định được nhu cầu về hàng hoá đó: số lượng bao nhiêu? Giá cả như thế nào? chất lượng hàng hoá ra sao? và kinh doanh vào thời điểm nào?
Việc xác định nhu cầu cần nhập khhẩu có ý nghĩa quan trọng đối với việc lập kế hoạch kinh doanh cho từng phòng xuất nhập khẩu, giúp cho các phòng ban phát huy những ưu điểm của mình, giảm thiểu các chi phí không cần thiết.
2.1.4. Lập kế hoạch nhập khẩu
Công việc lập kế hoạch nhập khẩu do phòng kế hoạch và lao động tiền lương đảm trách. Sau khi thu thập được những thông tin cơ bản của thị trường và căn cứ kế hoạch đầu tư trang thiết bị, phòng tiến hành lập kế hoạch và phương án kinh doanh. Trong bản kế hoạch này, phòng kế hoạch phải mô tả được tiềm năng của bạn hàng, khả năng cung ứng của công ty, những thuận lợi và rủi ro có thể xảy ra, và cuối cùng là những kiến nghị để biến tiềm năng đó thành lợi nhuận và hạn chế rủi ro.
Hoạt động nghiên cứu thị trường chú trọng đến những thông tin mang tính phi vụ trước mắt nên hoạt động lập kế hoạch nhập khẩu gặp nhiều khó khăn. Việc dự đoán những nhu cầu thị trường, khả năng cung ứng của đối tác nước ngoài, khả năng kinh doanh của doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn do thiếu thông tin.
Những kế hoạch được lập cho các năm được sử dụng để định hướng hoạt động nhập khẩu, đối chiếu với số liệu thực tế để rút ra những hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.