II. Thực trạng công tác kế toán nhập,xuất và bảo quản Nguyên
2. Công tác kế toán
2.1.2. Phơng pháp hạch toán chi tiết
Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu đợc tiến hành tại kho và phòng kế toán. Hiện nay, công ty đang áp dụng theo phơng pháp ghi thẻ song song:
- Tại kho: Thủ kho bảo quản, nắm vững số lợng, chất lợng, chủng loại, từng thứ Nguyên vật liệu ở bất kỳ thời điểm nào trong kho, sẵn sàng cung cấp kịp thời cho các phân xởng. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho phát sinh thủ kho ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hay mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho.
Thẻ kho đợc mở cho từng thứ Nguyên vật liệu, mỗi chứng từ ghi một dòng. Đối với phiếu xuất vật t theo định mức sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần. Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số thực tế Nguyên vật liệu còn tồn trong kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớp nhau. Hàng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất về phòng kế toán.
- Tại phòng kế toán: Kế toán phải mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết Nguyên vật liệu cho từng danh điểm Nguyên vật liệu tơng ứng với thẻ kho mở ở kho.
Thẻ (sổ) kế toán chi tiết Nguyên vật liệu có mội dung nh thẻ kho, chỉ khác là theo dõi về mặt giá trị và hiện vật. Hàng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày một lần sau khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất do thủ kho chuyển đến kế toán vật t phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất với các chứng từ liên quan ( hoá đơn mua hàng, hợp đồng vận chuyển...) ghi đơn giá hạch toán và tính thành tiền trên các chứng từ nhập, xuất. Sau đó ghi lần lợt các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào sổ kế toán chi tiết Nguyên vật liệu liên quan giống nh trình tự ghi thẻ kho của thủ kho. Trên cơ sở đó lập bảng kê nhập, xuất, tồn vật liệu.
Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp ghi thẻ song song
Chứng từ nhập
Sổ Bảng kê
chi tiết Nhập-Xuất-Tồn
Thẻ kho NVL
Chứng từ xuất Kế toán tổng hợp
Ghi chú: Ghi hàng ngày.
Ghi cuối tháng. Đối chiếu.
- Ngày 01/01/2005 Ông Nguyễn Văn Xê mua kẽm Nhật Bản 61x72 cm của công ty TNHH Nam Việt số lợng 5000 tấm, đơn giá 45.000 đ/ tấm. Thuế xuất, thuế GTGT 10%, chi phí vận chuyển là 400.000 đ.
- Ngày 01/01/2005 xuất kho kẽm Nhật Bản cho sản xuất là 677 tấm. - Ngày 10/01/2005 xuất kho 853 tấm kẽm Nhật Bản dùng cho sản xuất. - Ngày 17/01/2005 xuất kho 720 tấm kẽm Nhật Bản dùng cho sản xuất. - Ngày 28/01/2005 xuất kho 930 tấm kẽm Nhật Bản dùng cho sản xuất.
Hoá đơn ( GTGT)
No: 12543
Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Nam Việt. Địa chỉ : 72 Bà triệu – Hà Nội.
Số tài khoản : 030352300101 – 4 NHCT Việt Nam. Họ và tên ngời mua hàng: Ông Nguyễn Văn Xê.
Đơn vị : Công ty In Hàng không. Địa chỉ : Sân bay Gia Lâm – Hà Nội.
Số tài khoản : 71A – 00032 NHCT Chơng Dơng. Hình thức thanh toán : Chuyển khoản.
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Kẽm Nhật Bản 61x72 cm Tấm5000 45.000225.000.000
Cộng 225.000.000 Cộng tiền hàng hoá, dịch vụ: 225.000.000
Tiền thuế GTGT 10%: 22.500.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 247.500.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bốn mơi bảy triệu năm trăm ngàn đồng chẵn.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Công ty In Hàng không
Phiếu nhập kho
Số 004 Ngày 01/01/2005
Nhập của : Ông Nguyễn Văn Xê.
Lý do : Nhập vật t của công ty TNHH Nam Việt.
Nhập vào kho: Chị Lan – Công ty In Hàng không.
ST Tên hàng ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Ghi chú A B C 1 2 3 4 1 Kẽm Nhật Bản 61x72 cm Tấm 5000 45.080 225.400.000 Cộng 225.400.000
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai trăm hai mơi lăm triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn.
Thủ trởng đơn vị Ngời viết phiếu Thủ kho Ngời giao
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm HN–
Số 007 Ngày 01/01/2005.
Bộ phận sử dụng : Phân xởng in Offset.
Mục đích sử dụng : In tạp chí Hàng không, in hoá đơn xăng dầu, In vé máy bay.
Xuất tại kho : Công ty in Hàng không.
STT Tên quy cách, vật t ĐVT Số lợng xin lĩnh Số lựơng thực lĩnh
Đơn giá Thành tiền
1 Kẽm Nhật Bản 61x72 cm
Tấm 677 677 45.080 30.519.160
Cộng 30.519.160
Cộng thành tiền (viết bằng chữ):Ba mơi triệu năm trăm mời chín nghìn một trăm sáu mơi đồng chẵn.
Thủ trởng đơn vị Ngời nhận Thủ kho Ngời viết phiếu
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm HN–
Ngày: 10/01/2005.
Bộ phận xử dụng : Phân xởng in Flexo.
Mục đích sử dụng: In sách theo hợp đồng số 504 với công ty in Tiến Bộ.
Xuất tại kho : Công ty In Hàng không.
STT Tên quy cách, vật t ĐVT Số lợng xin lĩnh Số lợng thực lĩnh Đơn giá Thành tiền 1 Kẽm Nhật Bản 61x72 cm Tấm 853 853 45.080 38.453.240 Cộng 38.453.240
Cộng thành tiền (viết bằng chữ):Ba mơi tám triệu bốn trăm năm mơi ba nghìn hai trăm bốn mơi đồng.
Thủ trởng đơn vị Ngời nhận Thủ kho Ngời viết phiếu
( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Công ty In Hàng không
Sân bay Gia Lâm HN–
Phiếu xuất kho
Số: 059. Ngày: 17/01/2005.
Bộ phận sử dụng : Phân xởng sách.
Mục đích sử dụng: In tạp chí Hàng không.
Xuất tại kho : Công ty In Hàng không.
STT Tên quy cách, Vật t ĐVT Số lợng Xin lĩnh Số lợng Thực lĩnh Đơn giá Thành tiền 1 Kẽm Nhật Bản 61x72 cm Tấm 720 720 45.080 32.457.600 Cộng 32.457.600
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Ba mơi hai triệu bốn trăm năm mơi bảy nghìn sáu trăm đồng chẵn.
Thủ trởng đơn vị Ngời nhận Thủ kho Ngời viết phiếu
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm HN–
Phiếu xuất kho
Số: 102 Ngày 28/01/2005.
Bộ phận sử dụng : Phân xởng in Offset.
Mục đích sử dụng: In thẻ hành lý và thẻ lên máy bay.
Xuất tại kho : Công ty In Hàng không.
STT Tên, quy cách vật t ĐVT Số lợng xin lĩnh Số lợng thực lĩnh Đơn giá Thành tiền 1 Kẽm Nhật Bản 61x72 cm Tấm 930 930 45.080 41.924.400 Cộng 41.924.400
Cộng thành tiền (viết bằng chữ):Bốn mơi mốt triệu chín trăm hai mơi t nghìn bốn trăm đồng chẵn.
Thủ trởng đơn vị Ngời nhận Thủ kho Ngời viết phiếu
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm HN–
Thẻ kho
Tháng 01/2005
Kho : Công ty In Hàng không.
Tên vật t, hàng hoá: Kẽm Nhật Bản 61x72 cm Đơn vị tính : Tấm. Chứng từ Số lợng NT SH Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 0 01/01 N004 Nhập mua kẽm 5000 01/01 X007 Xuất sử dụng 677 10/01 X028 Xuất sử dụng 853 17/01 X059 Xuất sử dụng 720 28/01 X102 Xuất sử dụng 930 Cộng 5000 3180 1820 Diễn giải