V. Hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu
2. Hạch toán tổng hợp về Nguyên vật liệu theo phơng pháp KKĐK
2.2.1. Nguyên vật liệu thu mua nhập kho
Trong nghiệp vụ thu mua, nhập kho Nguyên vật liệu thì doanh nghiệp phải có 2 loại chứng từ bắt buộc đó là hoá đơn khi mua hàng“Hoá đơnGTGT” hoặc “Hoá đơn bán hàng” (do ngời bán lập giao cho doanh nghiệp) và phiếu xuất kho (do cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp), trờng hợp Nguyên vật liệu là nông, lâm, thuỷ, hải sản mua trực tiếp của ngời sản xuất thì doanh nghiệp lập “ bảng kê mua hàng” thay cho hóa đơn. Ngoài ra, trong các trờng hợp đặc biệt, doanh nghiệp cần phải lập một số chứng từ khác nh: “Biên bản kiểm kê vật t”, “ Biên bản xử lý vật t thiếu”...
Việc ghi chép nghiệp vụ thu mua và nhập kho Nguyên vật liệu của kế toán phụ thuộc vào tình hìnhthu nhận các chứng từ trên.
- Trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về:
Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi:
Nợ 152: Phần ghi vào giá trị Nguyên vật liệu nhập kho. Nợ 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Có 331: Hoá đơn cha trả ngời bán (theo giá thanh toán). Có 111,112,311: Thanh toán bằng tiền.
Có 331: Cha thanh toán. - Trờng hợp hàng đang đi đờng:
Khi kế toán chỉ nhận đợc hoá đơn mà cha nhận đợc phiếu nhập kho thì lu hoá đơn vào cặp hồ sơ hàng đang đi đờng, nếu trong tháng hàng về thì ghi bình thờng nh trờng hợp trên, nhng cuối tháng hàng vẫn cha về thì căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ khác có liên quan, kế toán ghi:
Nợ 151: Trị giá Nguyên vật liệu đang đi đờng. Nợ 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Có 111,112,311: đã thanh toán bằng tiền. Có 331: Cha thanh toán.
Sang các tháng sau, khi số hàng đã về kho,căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ 152 Có 151
- Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn:
Khi kế toán chỉ nhận đợc phiếu nhập, cha nhận đợc hoá đơn thì căn cứ vào lợng Nguyên vật liệu thực tế nhập kho và giá tạm tính(giá hạch toán) kế toán ghi:
Nợ 152: Giá tạm tính. Có 331: Giá tạm tính.
Khi nhận đợc hoá đơn, kế toán dùng bút toán ghi bổ sung hoặc ghi số âm để điều chỉnh giá tạm tính giá thành hoá đơn và phản ánh số thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ). Chẳng hạn khi giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính, kế toán ghi bút toán bổ sung:
Nợ 152: Giá nhập thực tế trừ (-) giá tạm tính. Nợ 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Có 331: Giá thanh toán trừ giá tạm tính.
- Trờng hợp doanh nghiệp ứng trớc tiền hàng cho ngời bán:
Khi ứng trớc tiền, căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán ghi: Nợ 331: ứng trớc tiền cho ngời bán.
Có 111,112,331: Số tiền ứng trớc.
Khi ngời bán chuyển hàng cho doanh nghiệp, căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ 152: Giá nhập kho Nguyên vật liệu. Nợ 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Có 331: Giá thanh toán.
- Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình thu mua Nguyên vật liệu:
Nợ 152: Chi phí thu mua Nguyên vật liệu. Nợ 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Có 111,112,331...
- Nếu nhập kho phát hiện thấy Nguyên vật liệu thiếu so với hoá đơn thì tuỳ theo nguyên nhân, kế toán ghi:
Nợ 1381: Chờ xử lý.
Nợ 1388: Yêu cầu bồi thờng.
Có 111,112,311,331: Giá thanh toán của số Nguyên vật liệu thiếu.
- Nếu khi nhập kho phát hiện thấy Nguyên vật liệu thừa so với hoá đơn thì: kế toán có thể ghi số thừa vào tài khoản 002 “ Vật t, hàng hoá giữ hộ” (nếu doanh nghiệp không mua số thừa) hoặc căn cứ vào giá hoá đn của Nguyên vật liệu thừa, kế toán ghi:
Nợ 152 Có 3388
- Trờng hợp khi nhận đợc Hoá đơn GTGT , Hoá đơn bán hàng ,“ ” “ ”
Hoá đơn c
“ ớc vận chuyển ...mà doanh nghiệp đã thanh toán một phần,”
số còn lại doanh nghiệp nhận nợ với ngời bán thì kế toán căn cứ hoá đơn để ghi:
Nợ 151,152: Giá không có thuế GTGT. Nợ 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Có 331: Giá thanh toán ghi trên hoá đơn. Phản ánh số tiền đã thanh toán, kế toán ghi:
Nợ 331: Số tiền đã thanh toán. Có 111,112,141,331.