II. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NVL TẠI CTCP ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG BƯU ĐIỆN
1.1. Đặc điểm và phân loại NVL
a. Đặc điểm NVL
CTCP đầu tư và xây dựng bưu điện bao gồm các xí nghiệp xây dựng nhà bưu điện, xí nghiệp công trình thông tin... và nhà máy nhựa, nhà máy cáp viễn thông sản xuất các sản phẩm công nghiệp phục vụ cho Ngành Bưu chính viễn thông và các ngành kinh tế khác. Tuy nhiên các xí nghiệp công trình đều hạch toán bán độc lập dưới sự quản lý vĩ mô của Công ty, các xí nghiệp tự tìm kiếm thị trường, tiến hành thu mua NVL phục vụ cho thi công các công trình và hạch toán chi phí NVL vào giá thành công trình hoàn thành. Trong khi đó, nhà máy nhựa và nhà máy cáp viễn thông chịu sự chỉ đạo sản xuất trực tiếp của Công ty, Công ty quản lí và cung cấp NVL cho các nhà máy này.
Sản phẩm công nghiệp của Công ty rất đa dạng, bao gồm 2 loại chính: + Sản phẩm nhựa: Bao gồm ống nhựa sóng các loại dùng để bảo vệ cáp ngầm, cáp quang, cáp điện, cáp thoát nước; các loại nhà nhựa, các loại cửa nhựa, vách nhựa, cabin điện thoại bằng nhựa theo tiêu chuẩn Việt Nam và tiêu chuẩn Châu Âu.
+ Cáp viễn thông phục vụ cho các công trình viễn thông.
Để sản xuất những sản phẩm công nghiệp, NVL sử dụng ở Công ty đa dạng nhiều chủng loại. NVL đều do Công ty mua ngoài. Một số bột hoá chất dùng để sản xuất ống nhựa phải nhập từ nước ngoài, tuy nhiên Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức tiêu hao vật tư cho từng sản phẩm và định mức dự trữ thích hợp nên luôn đảm bảo tiến độ sản xuất và sử dụng có hiệu quả NVL. Những loại NVL khan hiếm trên thị trường trong nước, phải nhập khẩu, Công ty thường dự trữ với khối lượng lớn, những loại NVL sẵn có trên thị trường và chiếm tỷ trọng nhỏ trong giá thành sản phẩm, Công ty thường không dự trữ, khi có nhu cầu mới tiến hành thu mua.
Trong các loại NVL, NVL dùng để sản xuất sản phẩm nhựa có giá trị lớn, nhưng dễ cháy và biến chất, do đó Công ty rất chú ý đến việc bảo quản vật liệu, bên cạnh việc xây dựng hệ thống kho bãi đủ tiêu chuẩn, Công ty còn chú trọng nâng cao ý thức trách nhiệm của nhân viên công tác tại kho trong việc bảo quản tài sản chung của Công ty.
Hiện nay chi phí NVL chiếm khoảng 80% trong tổng giá thành sản phẩm nhựa, sự thay đổi nhỏ về số lượng hay giá thành vật liệu cũng gây ảnh hưởng lớn tới giá thành sản phẩm. Vì vậy, Công ty rất quan tâm tới công tác
quản lí NVL ở tất cả các khâu, từ khâu nhập mua, bảo quản, đến khâu sử dụng, khâu dự trữ.
b. Phân loại NVL
Vì NVL sử dụng trong Công ty có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất. Trong điều kiện đó đòi hỏi phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán NVL. Công ty tiến hành phân loại vật liệu dựa vào vai trò, công dụng kĩ thuật của NVL trong quá trình sản xuất, bao gồm:
- NVL chính: Là đối tượng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm, bao gồm: Các loại bột và hóa chất nhựa (bột PVC-800, bột PVC-LSO80, bột PVC-LS100, bột hoá chất STA), dây thép xoắn, nhôm, sắt thép các loại, đồng dây...
- Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với NVL chính nhằm góp phần nâng cao tính năng, chất lượng, mẫu mã sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm công cụ lao động hoạt động bình thường, bao gồm: Dung môi, bột màu, mực in, nước rửa, keo dán...
- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như xăng, dầu... - Phụ tùng thay thế các loại: Vòng bi, công tắc, rơle, môtơ...
- Phế liệu thu hồi: ống hỏng, bột quét kho sản xuất...
Hạch toán theo cách phân loại trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL. Để bảo đảm thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của NVL, Công ty tiếp tục chi tiết và hình thành nên “Danh mục nhóm vật tư” trong phần hành “Kế toán vật tư” của chương trình kế toán máy. Danh mục xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu của từng danh điểm NVL.
Bảng 1: Danh mục nhóm hàng hóa, vật tư (Trích)
STT
nhóm Mã nhóm Tên nhóm Bậc nhóm
1 DAYTHEP Dây thép 1
1.1 DAYTHEP1 Dây thép xoắn 7c x 1.2mm 2
1.2 DAYTHEP2 Dây thép xoắn 7c x 1.6mm 2
2.1 NHFJT Nhôm Fuji trắng 2
2.2 NHFJM Nhôm Fuji màu 2
2.2.1 F9012M Nhôm màu Fujimetal F9021M 3
2.2.2 F9045M Nhôm màu Fujimetal F9045M 3
... ... ... ...
3 NHSP Nhôm Singapo 1
3.1 NHSPT Nhôm Singapo trắng 2
3.1.2 4588T Nhôm trắng Singapo 4588T 3
3.1.2 AA223T Nhôm trắng Singapo 223 3
3.2 NHSPM Nhôm Singapo màu 2
4 BOT Bột và hóa chất nhựa 1
4.1 BOT66 Bột nhựa PVC K66 2
4.2 CACO3 Bột CaCO3 2
4.3 HDPE Hạt nhựa HDPE 5502 2
... ... ... ...
5 VLCT Vật liệu chống thấm 1
6 CUANHUA Phụ kiện cửa nhựa 1
7 SATTHEP Sắt thép các loại 1
8 MSAT Vật liệu kho mộc sắt 1
9 PKNHOM Phụ kiện nhôm 1
9.1 BNHOM03 Băng nhôm 0.3 2
9.2 BNHOM49 Băng nhôm 49mm 2
... ... ... ...
10 MANH Vật liệu mành 1
11 KHAC Vật tư khác 1
12 THUHOI Nhôm thu hồi Vĩnh Phú 1
13 JOANG Joăng 1
14 DIEN Vật liệu điện 1
15 NUOC Vật liệu nước 1
16 GO Gỗ 1
17 CUAGO Phụ kiện cửa gỗ 1
18 CAPTTIN Cáp và vật liệu cáp thông tin 1
18.1 CHICAP Chỉ cuốn chặt 2
18.2 JELCOMPO Dầu nhồi cáp Jelly 2
... ... ... ...